6. Kết cấu đề tài
2.2. Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng của công ty
2.2.5.2. Đánh giá nội bộ
Việc đánh giá nội bộ được thực hiện theo quy định trong “Quy trình đánh giá nội bộ”, mã kiểm soát PM – ISO – DG – 8.2. Việc đánh giá nội bộ được xây dựng kế hoạch tổng quát theo từng năm, kế hoạch này được ĐDLĐ và GĐĐH phê duyệt vào đầu mỗi
năm. Kế hoạch chi tiết do Trưởng đoàn đánh giá thực hiện khi đến thời gian đánh giá
nội bộ đã được phê duyệt trong bản kế hoạch tổng quát và cũng sẽ do hai cá nhân trên phê duyệt.
Công ty tiến hành đánh giá nội bộ từ 3 đến 4 lần trong một năm và đánh giá luân phiên các phòng ban. Nội dung đánh giá là các yêu cầu trong bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008, các quy trình, quy định trong cơng ty, kết quả của các cuộc đánh giá trước.
Đoàn đánh giá bao gồm các trưởng bộ phận làm việc lâu năm, thấu hiểu sự vận hành
của hệ thống quản lý chất lượng, các thành viên trong đoàn đánh giá được lựa chọn hồn
tồn độc lập với phịng ban được đánh giá.
Kết quả đánh giá được thống nhất trong toàn bộ đoàn đánh giá và được Trưởng đồn
đánh giá quyết định cuối cùng trước khi cơng bố và trình Ban Lãnh đạo phê duyệt. Ban
lãnh đạo sẽ chỉ đạo cải tiến trong một buổi họp sau khi kết thúc việc đánh giá, đồn đánh giá có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện các chỉ đạo sau khi buổi họp kết thúc. Biên bản đánh giá nội bộ, các phiếu hành động khắc phục – phịng ngừa sẽ do Trợ lý ĐDLĐ
lưu bản chính, các phịng ban lưu bản sao để thực hiện. Công tác đánh giá nội bộ được
Ban lãnh đạo quan tâm sâu sát và đốc thúc trong các cuộc họp giao ban hàng tuần và
hàng tháng. Cơng ty có một nhóm các thành viên tham gia trong đồn đánh giá nội bộ, các thành viên này bao gồm ĐDLĐ, Trợ lý ĐDLĐ và 4 Trưởng bộ phận trong cơng ty.
Trưởng đồn đánh giá được phân công cố định do Trợ lý ĐDLĐ đảm nhiệm, cá nhân
tham gia vào đoàn đánh giá, đảm bảo tính khách quan là các thành viên trong đoàn phải hoàn toàn độc lập với bộ phận được đánh giá.
Tuy nhiên, với chỉ có sáu cá nhân trong cơng ty luân phiên tham gia vào đoàn đánh giá nội bộ, và các thành viên này là các Trưởng bộ phận của các phòng ban chức năng trong công ty. Việc này dẫn đến những điểm khó khăn cho việc thực hiện đánh giá nội bộ như: (1) các Trưởng bộ phận này rất bận rộn, khó sắp xếp thời gian cho đồn đánh giá; (2) do quá quen với các nội dung đánh giá nên việc đánh giá chưa được cải tiến nhiều, các nội dung đánh giá chưa đa dạng, chưa phát hiện nhiều điểm không phù hợp mới khi thực hiện đánh giá lần thứ hai một bộ phận trong công ty; (3) số lượng 6 thành
viên trong đoàn đánh giá nội bộ so với tổng số nhân viên là 132, có thể nói đội ngũ này chưa đông đảo, chưa đáp ứng được yêu cầu kiểm soát và theo dõi hệ thống.
Hơn nữa, Trưởng đoàn đánh giá nội bộ được cố định là Trợ lý ĐDLĐ, đảm nhận
việc xây dựng, duy trì và kiểm tra tồn bộ hệ thống nên nhiều khi chưa kiểm tra thường xuyên và sâu sát các hoạt động trong hệ thống. Các kế hoạch đánh giá nội bộ cũng do
Trưởng đoàn là Trợ lý ĐDLĐ lập nên đơi khi chưa có sự đổi mới phù hợp, lặp lại các
nội dung đánh giá giữa các kỳ đánh giá. Các thành viên trong đoàn đánh giá được lựa
chọn là những cá nhân làm việc lâu năm tại công ty, am hiểu hệ thống quản lý chất
lượng của cơng ty nhưng có 2 trong số 6 người khơng có chứng chỉ đánh giá viên nội bộ
do các tổ chức có chức năng đào tạo bên ngoài cấp.
Khi được hỏi về năng lực của các thành viên trong đồn đánh giá nội bộ, có 37/60 người trả lời cho rằng tất cả thành viên đều có đầy đủ năng lực để đánh giá nội bộ, nhưng sau khi được giải thích rằng việc đánh giá nội bộ cần phải được đào tạo và phải được cấp chứng chỉ thì đa phần câu trả lời là họ không biết, họ chỉ đánh giá dựa trên
thực tế hoạt động của công ty.
Về chất lượng của các cuộc đánh giá nội bộ, phần lớn cá nhân được khảo sát (46/60
người) cho rằng công tác đánh giá nội bộ giúp ích cho cơng việc của họ. Kết quả đánh
giá nội bộ thường chỉ ra những điểm chưa phù hợp, giúp bộ phận được đánh giá có cơ hội phát hiện ra những điều mình làm sai mà chưa được chỉnh sửa, cũng như đoàn đánh giá cũng đề ra những cải tiến giúp công việc hàng ngày của các phòng ban tốt hơn. Hồ
cho các bộ phận liên quan, các hồ sơ này được phân phối ngay sau khi đợt đánh giá nội bộ kết thúc, các bộ phận lưu giữ để tìm hiểu nguyên nhân của sự không phù hợp, đề ra các biện pháp khắc phục – phòng ngừa nên việc lưu giữ tại các bộ phận khá cẩn thận.
Tuy Ban lãnh đạo có đốc thúc, kiểm tra việc đánh giá nội bộ, có chỉ đạo hướng khắc phục và xử lý sau khi đợt đánh giá kết thúc nhưng Ban lãnh đạo chưa quan tâm sâu đến công tác kiểm tra sau chỉ đạo, chưa có biện pháp xử lý cứng rắn với những sự không phù hợp không được khắc phục hoặc khắc phục không triệt để, lặp lại nhiều lần trong nhiều đợt đánh giá nội bộ.