6. Kết cấu đề tài
2.2. Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng của công ty
2.2.4.4. Quá trình mua hàng
Quá trình mua hàng được quy định cụ thể trong “Quy trình mua hàng”, mã kiểm sốt PM – ADM – MH – 7.4. Quy trình quy định cụ thể các bước từ nhận yêu cầu mua hàng,
xác định thông tin mua hàng, đặt hàng đến kiểm tra hàng khi về đến kho và thanh toán
cho nhà cung cấp.
được Ban Giám đốc phê duyệt, phòng Hành chánh – mua hàng giữ danh sách này và
liên hệ nhà cung cấp khi cần. Đối với các loại mặt hàng mới, công ty chưa từng sử dụng, luôn yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hàng mẫu để thử nghiệm trong một thời gian nhất
định, hoặc nếu là nhà cung cấp nước ngồi, khơng thể gửi mẫu được thì cần gửi các
thông tin giới thiệu sản phẩm, nếu các thông số phù hợp sẽ cho mua thử nghiệm một số
lượng ít. Cơng ty chủ yếu mua các thiết bị dùng cho mạng cáp như dây cáp, nút quang,
khuếch đại trục, khuếch đại nhánh, các đầu nối dây cáp, thùng nguồn,…. Các thiết bị này chủ yếu mua từ nước ngồi, nhà cung cấp quen từ khi cơng ty mới thành lập.
Bảng 2.11: Kết quả khảo sát nhân viên về quá trình mua hàng của LBC
S T T
Nội dung khảo sát
Cấp nhân viên Cấp quản lý
Đ T B c h ung Điểm Đ T B Điểm Đ T B 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Số người trả lời Số người trả lời
1
Thông tin mua hàng ln
được xác nhận trước khi đặt hàng từ phịng Hành
chánh
0 2 7 20 17 4,13 0 0 4 5 5 4,07 4,10
2
Cơng ty có xây dựng các tiêu chuẩn cho việc đánh giá nhà cung cấp
0 4 32 10 0 3,13 1 3 5 4 1 3,07 3,10
3
Các nhà cung cấp luôn
được công ty đánh giá theo định kỳ
0 21 22 2 1 2,63 4 2 6 2 0 2,43 2,53
(Nguồn: tác giả tổng hợp sau khi khảo sát)
Về thông tin mua hàng: số lượng thiết bị cần thiết sử dụng cho một năm được khối kỹ thuật lập bảng dự tốn vào đầu năm, dựa trên khối lượng cơng việc dự kiến thực hiện
trong năm. Phòng Hành chánh – Mua hàng sẽ đảm nhận nhiệm vụ đặt hàng theo kế
hoạch đã được trình bởi khối kỹ thuật và phê duyệt bởi Giám đốc điều hành.
Khi đến đợt đặt hàng theo kế hoạch, Phòng Hành chánh – Mua hàng sẽ lập “Đơn đặt hàng”, trong đó xác định tên các thiết bị cần mua (cả tiếng Việt và tiếng Anh), thông số
kỹ thuật, hình mẫu hoặc hàng mẫu, nhà cung cấp…tất cả các thông tin này phải được xác nhận lại thông qua chữ ký xác nhận của Giám đốc kỹ thuật bên cạnh các thông tin
này. Việc xác nhận các thông tin mua hàng cũng được xác nhận thông qua việc gởi “Phiếu đề nghị mua sắm”, trong đó xác định đầy đủ các thông tin về hàng hóa và do
chính người đề xuất xác nhận. Hoạt động này diễn ra rộng rãi và phổ biến trong toàn
công ty nên phần lớn người trả lời bảng câu hỏi nhận thấy rằng các thông tin mua hàng của mình ln được xác nhận và đảm bảo mua đúng hàng hóa mình cần (điểm trung
bình của cả 2 cấp là 4,1/5).
Khi thiết bị về đến cơng ty, ln có Giám đốc kỹ thuật hoặc nhân viên kỹ thuật do
Giám đốc kỹ thuật chỉ định sẽ kiểm tra chất lượng thiết bị trước khi nhập kho. Việc này được ghi nhận vào “Phiếu kiểm tra chất lượng và đề nghị nhập kho”, những thiết bị không đảm bảo chất lượng sẽ được tách riêng ra và trả về nhà cung cấp, đảm bảo các
thiết bị có chất lượng tốt mới được nhập kho và sử dụng.
Ngay từ khi xây dựng quy trình mua hàng, cơng ty xác định việc đánh giá nhà cung cấp là một trong những nguồn thông tin giúp công ty xác định đúng chất lượng thiết bị,
đảm bảo chất lượng tín hiệu khơng bị ảnh hưởng bởi các thiết bị. Việc đánh giá nhà
cung cấp cũng giúp công ty xác định được nhà cung cấp lâu dài cho hoạt động của công ty. Chính vì thế, cơng ty đã xây dựng 4 tiêu chuẩn chính cho việc đánh giá nhà cung cấp,
quy định về thời gian và nhân sự đánh giá nhà cung cấp cũng được công ty quy định
trong “Quy trình mua hàng”. Bốn tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp bao gồm: giá cả, chất lượng, dịch vụ hỗ trợ và tiêu chuẩn về giao hàng; trong đó, tiêu chuẩn về chất lượng sẽ do Giám đốc kỹ thuật hoặc nhân viên kỹ thuật được chỉ định đánh giá, bộ phận Kho
tham gia đánh giá về khả năng lưu kho, chống chọi lại với mơi trường của vật tư, 3 tiêu
chuẩn cịn lại sẽ do Phòng Hành chánh – Mua hàng đánh giá. Thời gian đánh giá được
quy định là cuối năm, chậm nhất là đến ngày 31/12 của năm phải hồn tất đánh giá. Nhưng qua khảo sát, có 37/60 người được khảo sát không biết về quy định đánh giá
nhà cung cấp này, khơng biết có các tiêu chuẩn dùng để đánh giá nhà cung cấp (điểm trung bình chung cả 2 cấp là 3,13/5). Điều này xuất phát từ một thực tế là công ty chưa thực hiện đánh giá nhà cung cấp theo định kỳ từ khi xây dựng quy trình đến nay, và hầu hết các cá nhân được hỏi đều cho rằng không thấy việc đánh giá nhà cung cấp được tiến
Tuy Ban lãnh đạo nhìn nhận từ đầu việc đánh giá nhà cung cấp là quan trọng, nhưng
chưa truyền đạt được tầm quan trọng này đến cho các cấp thực hiện bên dưới. Theo lý
giải của các cá nhân có trách nhiệm thực hiện cơng việc này thì có một số nguyên nhân khiến họ bỏ qua công việc này: (1) họ không thấy được tầm quan trọng của việc đánh giá nhà cung cấp, vai trò của việc đánh giá này với việc cải tiến chất lượng và cải tiến hệ thống, (2) nhà cung cấp các thiết bị chủ yếu lại ở nước ngồi nên họ chưa có khả năng
đánh giá trực tiếp tại công ty của nhà cung cấp, (3) công việc cuối năm thường bận rộn
nên họ cũng bỏ qua những việc họ cho là khơng cần thiết, (4) khơng có chỉ đạo và đốc thúc từ Ban Giám đốc và Ban Lãnh đạo hệ thống.
Do không đánh giá nhà cung cấp theo định kỳ, nên có một số thiết bị khơng đạt chất lượng như mong đợi nhưng vẫn được công ty nhập về sử dụng, việc thay thế và sửa
chữa gây tốn kém nhiều về thời gian và tiền bạc, điển hình như thùng nguồn cung cấp
điện cho các thiết bị trên mạng cáp (được mua bởi nhà cung cấp mới trong 3 năm trở lại đây) thường xuyên bị hư hỏng so với thùng nguồn mua từ khi thành lập công ty.