6. Kết cấu đề tài
2.2.5.3.Theo dõi và đo lường quá trình
2.2. Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng của công ty
2.2.5.3.Theo dõi và đo lường quá trình
Các q trình hoạt động trong cơng ty được xây dựng thành các văn bản rõ ràng như
các quy trình, hướng dẫn cơng việc… Việc đo lường các q trình này được thực hiện
thơng qua việc đo lường kết quả công việc, qua kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Khi kết quả không như mong đợi, các quy trình sẽ được mang ra phân tích và thay
đổi quy trình khi cần thiết. Nhưng qua khả sát, các hoạt động thực tế luôn đi trước và
việc thay đổi quy trình ln đi sau, có thể nói là việc ban hành một quy trình mới để phù hợp với sự thay đổi trong thực tế là khá chậm, thường trễ từ 1 đến 3 tháng. Kết quả khảo sát cũng cho thấy hầu hết những người trả lời đều nhận biết được sự chậm chạp trong việc thay đổi của quy trình khi hoạt động thực tế thay đổi (điểm trung bình chung cho cả 2 cấp là 3,14/5).
Việc này xảy ra thường do các hoạt động thực tế cần được thực hiện thử nghiệm
trước một thời gian, khi quá trình đã đi vào ổn định thì mới tiến hành xây dựng thành văn bản hoàn chỉnh. Thêm nữa, khi đã hồn chỉnh và trình Ban lãnh đạo phê duyệt quy
trình mới, lại có thêm các phát sinh cải tiến quy trình nên việc xây dựng được lặp lại, mất nhiều thời gian.
Hệ quả của việc chậm thay đổi quy trình khiến cho nhân viên nhiều khi không biết thực hiện công việc theo yêu cầu nào, thực hiện theo quy trình hay theo thực tế. Các cá
nhân thực hiện theo dõi và giám sát hệ thống như Trợ lý ĐDLĐ, đoàn đánh giá nội bộ
cũng khó khăn trong việc theo dõi và kiểm tra, không biết áp dụng theo quy định nào để thực hiện kiểm tra.