2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp chế biến gỗ trên tỉnh
2.2.1. Thực trạng tổ chức chế độ chứng từ kế toán
Qua kết quả thu được từ khảo sát thực tế tổ chức chế độ chứng từ kế toán ở các DN chế biến gỗ trên tỉnh Bình Dương (Phụ lục số 13), cho thấy:
Chế độ kế toán DN ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 quy định mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn cho DN áp dụng, 40/40 công ty được khảo sát (chiếm tỷ lệ 100%) đều đang áp dụng cả hai loại chứng từ kế toán trên. Đối với chứng từ kế toán bắt buộc theo mẫu quy định của BTC thì hiện có 38/40 cơng ty là tn thủ đúng quy định (chiếm 95%), chỉ có 2/40 công ty (chiếm tỷ lệ 5%) đang sử dụng chứng từ kế toán bắt buộc vừa theo mẫu quy định và không theo mẫu quy định. Tuy nhiên, danh mục chứng từ kế toán mà BTC ban hành vẫn còn thiếu mẫu chứng từ hướng dẫn cho ngành chế biến gỗ, thiếu các chứng từ thu thập thông tin cho KTQT. Hầu hết các DN chế biến gỗ phải tự thiết kế thêm nhiều loại chứng từ để phù hợp với nhu cầu cung cấp thông tin và phù hợp với ngành chế biến gỗ của đơn vị mình, chẳng hạn chứng từ về nghiệm thu gỗ, về lệnh sản xuất, về nghiệm thu cơng trình,...
Các nội dung phản ánh trên chứng từ kế toán được DN ghi chép bằng máy vi tính chiếm tỷ lệ lớn 67% (27/40 công ty được khảo sát), DN ghi chứng từ vừa ghi bằng tay vừa ghi bằng máy vi tính chiếm 30% (12/40 cơng ty) và chiếm gần 3% (1/40 công ty) đang ghi chứng từ kế toán bằng tay. Phần lớn các DN chưa sử dụng chứng từ kế tốn điện tử 33/40 cơng ty được khảo sát (chiếm 82,5%), có 7/40 cơng ty (chiếm 17,5%) cho rằng cơng ty có sử dụng chứng từ điện tử.
Hiện tại các DN chế biến gỗ đang hoạt động trên tỉnh Bình Dương, có 29/40 DN được khảo sát (chiếm tỷ lệ 72,5%) khơng có mở sổ đăng ký chữ ký thủ trưởng đơn vị, các trưởng phòng, nhân viên trong cơng ty; 27,5% tỷ lệ cịn lại (11/40 cơng ty) có đăng ký mẫu chữ ký lãnh đạo công ty trên giấy phép đăng ký kinh doanh. Nguyên nhân là do các DN chế biến gỗ phần lớn có quy mơ nhỏ và vừa, số lượng nhân viên ở các phịng ban khơng nhiều nên không cần đến thủ tục này. Để tránh tình trạng giã mạo chữ ký gây tổn hại cho cơng ty, các DN cần nhanh chóng khắc phục việc này.
Thực tế có 25/40 cơng ty được khảo sát (chiếm tỷ lệ 62,5%) chứng từ kế toán trong DN được ln chuyển giữa các phịng ban với nhau khơng theo kế hoạch, trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nào hết và 15/40 công ty khảo sát (chiếm tỷ lệ
37,5%) là có lập quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn. Ta thấy đa số DN khơng có lập quy trình ln chuyển chứng từ giữa các phòng ban với nhau làm cho chứng từ về đến phịng kế tốn chậm trễ, không được phản ánh ghi chép kịp thời. Do đó các DN cần lập quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn cho đơn vị mình.
Chứng từ về đến phịng kế tốn trước khi ghi sổ kế toán, tất cả đều được kiểm tra, xem xét tính trung thực, hợp lý, hợp pháp. Tuy nhiên, nhiều DN chưa thực hiện đúng theo quy định của Chế độ kế toán trong việc ghi chép các nội dung trên chứng từ, khơng thể hiện đầy đủ hết thơng tin, có nhiều chỉ tiêu cịn bỏ trống khơng được ghi ra; nhiều chứng từ in ra bị tẩy xoá, sửa chữa trực tiếp lên chứng từ khi phát hiện có sai sót; chứng từ khơng được ký đầy đủ chữ ký trên chứng từ; nhiều DN chưa xây kho lưu trữ và bảo quản chứng từ mà để ln ở phịng kế tốn.