3.3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp chế biến gỗ
3.3.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Trước tiên DN phải dựa vào đặc thù ngành nghề kinh doanh, quy mô hoạt động, các nghiệp vụ phát sinh để xác định danh mục số lượng hệ thống TKKT cần dùng theo chế độ TKKT hiện hành, nhằm phản ánh toàn diện hoạt động trong DN, xây dựng một hệ thống TKKT gọn nhẹ, dễ vận dụng.
Khi xây dựng một hệ thống TKKT kết hợp giữa KTTC và KTQT cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Tuân thủ theo hệ thống tài khoản do BTC ban hành. DN phải tuân thủ, không được chỉnh sữa, thêm bớt các tài khoản cấp 1, cấp 2 đã được ban hành trong danh mục
hệ thống TKKT theo quy định của Chế độ kế toán hiện hành. DN dựa vào tài khoản cấp 1, cấp 2 đó để mở thêm các tài khoản chi tiết theo yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin cho KTQT.
+ Xác định đối tượng kế toán liên quan cần quản lý chi tiết trong từng nghiệp vụ, xác định yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý liên quan đến đối tượng.
+ Phải thống nhất và có quy định trong việc thiết kế mở thêm tài khoản chi tiết, điều này thuận tiện cho việc vận dụng, phân biệt được nội dung cung cấp thông tin của tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết thể hiện được thông tin cần theo dõi.
+ Phải căn cứ vào trình độ nhà quản lý, trình độ nhân viên, mức độ trang bị phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin tại DN chẳng hạn như đáp ứng được yêu cầu cung cấp thơng tin trên phần mềm kế tốn và hiệu quả đem lại của việc mở thêm các tài khoản chi tiết.
Tài khoản chi tiết được xây dựng phục vụ cho KTQT phải thực hiện được các mục tiêu sau:
- Hệ thống TKKT phản ánh được chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm theo chi phí thực tế, chi phí định mức hay chi phí thực tế kết hợp chi phí dự tốn. - Xây dựng hệ thống tài khoản theo trung tâm trách nhiệm hay theo từng đối tượng, các khoản chi phí tách ra theo cách ứng xử chi phí phục vụ cho việc kiểm sốt chi phí để có các biện pháp phù hợp nhằm tối thiểu hố chi phí. Các DN chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Dương có nhiều quy mơ hoạt động khác nhau như DN nhỏ, DN vừa và DN lớn. Các DN có qui mơ khác nhau thì cách tổ chức cơng tác kế tốn cũng khác nhau, nhu cầu về thơng tin liên quan đến hoạt động của DN cũng khác nhau. Do đó, tuỳ vào quy mơ hoạt động DN, nhu cầu cung cấp thông tin của nhà quản lý mà xây dựng mã tài khoản chi tiết cho phù hợp và khoa học.
+ Đối với DN nhỏ: thông tin về KTQT là phân tích chi phí thành biến phí, định
phí, chi phí hỗn hợp và phân tích biến động của chi phí thực tế theo định mức, dự toán phục vụ cho yêu cầu hoạch định và ra quyết định của nhà quản trị, chẳng hạn:
Đối với nhóm tài khoản loại 6 “Tài khoản chi phí”
Tài khoản cấp 1: Tài khoản theo quy định của BTC Tài khoản cấp 2: Chi tiết theo đối tượng sản xuất
Tài khoản cấp 3: Chi tiết theo cách ứng xử chi phí Tài khoản cấp 4: Chi tiết đến nơi phát sinh chi phí
Tài khoản cấp 5: Thể hiện chi phí thực tế (T) và chi phí dự tốn, kế hoạch (K)
Ví dụ: Tài khoản 621 “Chi phí NVL trực tiếp” có thể được mở chi tiết theo đối tượng sản xuất
Tài khoản 6211 – Chi phí NVL trực tiếp gỗ xẻ Tài khoản 6212 – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm
Tài khoản cấp 3 thể hiện mối quan hệ giữa chi phí và mức độ hoạt động
D là định phí B là biến phí
H là chi phí hỗn hợp
Tài khoản 6211B – Chi phí NVL trực tiếp gỗ xẻ là biến phí Tài khoản 6212B – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí
Tài khoản cấp 4 thể hiện nơi phát sinh chi phí
Tài khoản 6212B1-Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 1 Tài khoản 6212B2-Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 2 ……………………………….
Tài khoản cấp 5 thể hiện chi phí thực tế (T) và chi phí dự tốn, kế hoạch (K)
Tài khoản 6212B1T – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 1 phát sinh thực tế
Tài khoản 6212B2T – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 2 phát sinh thực tế
……………………………….
+ Đối với DN vừa và lớn: bên cạnh các thông tin của DN nhỏ còn phân biệt thêm từng trung tâm trách nhiệm (thực hiện kế toán trách nhiệm) để lập các báo cáo trách nhiệm. Tiếp theo nhóm tài sản loại 6 “Tài khoản chi phí” sẽ xây dựng thêm tài khoản cấp 6, cấp 7.
Tài khoản cấp 6: Chi tiết theo cấp quản lý (1: Hội đồng quản trị, 2: Tổng giám đốc, 3: Phó giám đốc, giám đốc phụ trách, 4: Trưởng phòng ban, phân xưởng)
Tài khoản cấp 7: Thể hiện mức độ kiểm soát của nhà quản trị (1: Kiểm soát được, 2: Khơng kiểm sốt được)
Ví dụ tiếp theo về tài khoản 621 “Chi phí NVL trực tiếp” có thể được mở chi tiết theo cấp 6, cấp 7 như sau:
Tài khoản cấp 6 thể hiện chi tiết theo cấp quản lý
Tài khoản 6212B1T4 – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 1 phát sinh thực tế tại phân xưởng
Tài khoản 6212B2T4 – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 2 phát sinh thực tế tại phân xưởng
……………………………….
Tài khoản cấp 7 thể hiện mức độ kiểm soát của nhà quản trị
Tài khoản 6212B1T41 – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 1 phát sinh thực tế tại phân xưởng và có thể kiểm sốt được.
Tài khoản 6212B2T41 – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 2 phát sinh thực tế tại phân xưởng và có thể kiểm sốt được.
……………………………….
Các DN chế biến gỗ sẽ căn cứ vào quy mơ và mục đích u cầu quản trị trong nội bộ DN mà xây dựng các tài khoản chi tiết sao cho khoa học, hợp lý nhưng vẫn tuân thủ hệ thống TKKT theo chế độ kế toán hiện hành. Hầu hết các DN đều áp dụng phần mềm kế toán, việc mã hoá tài khoản áp dụng trong DN được xây dựng ngay từ đầu triển khai phần mềm và cho phép mở thêm hoặc bỏ bớt tài khoản chi tiết KTQT trong quá trình vận dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống phần mềm kế toán. Số liệu chi tiết sẽ được phân loại ngay từ khâu nhập liệu chứng từ đầu vào, các kế tốn phần hành sẽ làm việc này.
3.3.4. Hồn thiện tổ chức sổ kế toán
Phần lớn các DN chế biến gỗ đang vận dụng sổ sách theo hình thức Nhật ký chung, tùy vào quy mô hoạt động và thông tin cần dùng mà xác định số lượng sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần mở. Đối với KTQT để thực hiện tốt yêu cầu thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin phục vụ cho công tác quản trị công ty,
DN cũng cần xây dựng và thiết kế mẫu sổ kế toán phù hợp đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý của lãnh đạo DN để lập các báo cáo KTQT có liên quan.
Sổ KTQT phải theo dõi được chi tiết đến từng đối tượng, địa điểm phát sinh cho thấy số liệu định mức và số liệu thực tế, dễ áp dụng và có thể so sánh được. Để trách gây lãng phí về thời gian, nguồn lực cho việc mở sổ KTQT, DN dựa vào mẫu sổ chi tiết giành cho KTTC rồi căn cứ theo nhu cầu quản lý thông tin cụ thể của nhà quản trị, kế toán sẽ thêm hoặc bớt các chỉ tiêu cần thiết.
Chẳng hạn, sổ KTQT chi phí có sổ chi tiết theo dõi chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung,... Ở các DN chế biến gỗ chi phí NVL trực tiếp chiếm 80-85% giá thành sản phẩm, vì vậy tiết kiệm NVL và tận dụng tối đa trong quá trình SX sẽ nâng cao lợi nhuận cho DN nên cần có sự theo dõi chặt chẽ khoản chi phí này, do đó luận văn sẽ lấy mẫu sổ chi tiết tài khoản 621 để mở sổ KTQT bằng cách thêm cột chỉ tiêu về số liệu định mức, cột chênh lệch phù hợp với đặc điểm tổ chức SX ngành chế biến gỗ như Sổ chi phí nguyên vật liệu (Phụ lục số 25).
Đa số các DN chế biến gỗ tính giá thành sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng nên sẽ mở sổ chi phí NVL theo đơn hàng (hay theo lệnh sản xuất), bao gồm cả NVL chính và phụ, cho biết chi phí NVL thực tế, chi phí NVL định mức của đơn hàng và chênh lệch chi phí NVL như Sổ chi phí NVL theo lệnh sản xuất (Phụ lục số 26).
Sổ tổng hợp theo dõi NVL (Phụ lục số 27) chi tiết theo lệnh sản xuất, theo
phân xưởng SX giúp so sánh chênh lệch giữa thực tế và định mức về NVL SX lệnh sản xuất ở từng phân xưởng giúp nhà quản trị đánh giá được lệnh sản xuất của phân xưởng này đã hao phí hay tiết kiệm được bao nhiêu NVL gỗ trong quá trình SX để có chính sách khen thưởng khích lệ nếu NVL gỗ dư thừa so với định mức và ngược lại tìm ngun nhân hao phí NVL gỗ so với định mức, nếu là nguyên nhân khách quan do máy móc, dụng cụ SX thì khắc phục sữa chữa kịp thời, nếu do chủ quan ở người quản lý phân xưởng thì có biện pháp xử phạt hợp lý.
Để theo dõi chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm sẽ mở Sổ chi phí sản xuất theo lệnh sản xuất (Phụ lục số 28) để phản ánh định mức và dự tốn chi phí tính cho lệnh sản xuất sản phẩm.
Để đánh giá tình hình thực hiện các trung tâm trách nhiệm thì phải mở sổ riêng cho từng bộ phận, từng khoản mục chi phí để cung cấp đầy đủ thông tin nhằm đánh
giá trách nhiệm của từng bộ phận và xác định chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của từng đơn vị. Do đó cần lập thêm sổ chi tiết chi phí, doanh thu thể hiện số thực tế và số kế hoạch, các chi phí tách ra biến phí và định phí nhằm cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ việc đánh giá tình hình thực hiện các trung tâm trách nhiệm như Sổ chi tiết trả lương công nhân (Phụ lục số 29), Sổ chi tiết phân loại chi phí (Phụ lục số 30), Sổ theo dõi phân bổ chi phí sản xuất chung (Phụ lục số 31) kế tốn sẽ phân loại chi phí theo cách ứng xử và cuối tháng phân bổ chi phí theo tiêu thức thích hợp như phân bổ theo giá trị nguyên vật liệu xuất dùng sẽ phù hợp với tính chất của sản phẩm gỗ hơn.
Sổ chi tiết chi phí bán hàng (Phụ lục số 32), Sổ chi tiết bán hàng theo đơn
hàng (Phụ lục số 33), Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp (Phụ lục số 34) đây là nhóm chi phí ảnh hưởng nhiều đến lợi nhuận DN, cần có sự theo dõi chi tiết và chính xác các loại chi phí này nhằm kiểm sốt và tối thiểu hố các chi phí trong DN.
Như vậy, tùy vào nhu cầu thơng tin của lãnh đạo DN muốn có những thơng tin gì liên quan đến đối tượng nào, phục vụ cho loại quyết định nào của nhà quản trị sẽ là cơ sở quan trọng giúp mở sổ KTQT cung cấp những thơng tin có ý nghĩa.
3.3.5. Hồn thiện tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Qua số liệu khảo sát, phân tích kết quả về lập BCTC ở các DN chế biến gỗ cho thấy phần lớn DN tuân thủ tốt các quy định về lập đầy đủ các báo cáo trong bộ BCTC, lập theo mẫu quy định, nộp BCTC đúng hạn quy định. Trong khi đó BCQT lại ít được DN chú trọng, để nhà quản trị thực hiện tốt chức năng điều hành và quản lý DN hiệu quả cần thiết phải xây dựng hệ thống báo cáo KTQT. Việc thiết kế và xây dựng hệ thống BCQT phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Phải theo nhu cầu sử dụng thông tin của lãnh đạo DN.
+ Các chỉ tiêu trong báo cáo phải ngắn gọn, quan hệ chặt chẽ với nhau, phù hợp với trình độ quản lý của nhà quản trị.
+ Thông tin trên báo cáo được phân thành các chỉ tiêu sao cho phù hợp với các chỉ tiêu làm tiêu chuẩn để đánh giá.
+ Biểu mẫu BCQT cần linh hoạt, đa dạng theo nhu cầu thông tin nhà quản trị. + Số liệu trên báo cáo KTQT phải thể hiện được số thực tế, định mức, dự toán, phải so sánh được với nhau giúp nhà quản trị DN sử dụng thơng tin để kiểm sốt.
+ Đảm bảo tính kịp thời, hữu ích và tiết kiệm.
Báo cáo KTQT được phân làm nhiều loại là báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ, báo cáo theo đối tượng quản lý. Báo cáo nhanh thường theo những nhu cầu tức thời của nhà quản trị, những thơng tin cấp bách này thường có nội dung ít và thơng tin có khoảng thời gian ngắn, phục vụ cho các quyết định nhanh nên địi hỏi thơng tin phải kịp thời và độ chính xác cao. Báo cáo định kỳ là báo cáo thường xuyên hàng tháng, hàng quý, hàng năm có thể giúp nhà quản trị giải thích các chỉ tiêu trên báo cáo KTTC, ra quyết định điều hành hoạt động DN trong tương lai. Báo cáo theo đối tượng quản lý tùy vào cấp quản lý khác nhau mà sẽ có những báo cáo KTQT khác nhau [27]. Ví dụ: Lập mẫu báo cáo nhanh về tình hình NVL gỗ trịn và gỗ xẻ khơ. Khi có đơn đặt hàng từ khách hàng, nếu biết nhanh thông tin về những loại gỗ nào cần dùng, số lượng bao nhiêu để sản xuất cho đơn hàng này, so với tồn kho hiện tại thừa hay thiếu, hữu ích cho nhà quản trị lên kế hoạch NVL và tính tốn thời gian hoàn thành để ký hợp đồng với khách hàng như Báo cáo nguyên vật liệu tồn kho (Phụ lục số 35). Nhìn vào cột chênh lệch giúp đưa ra ý kiến nếu loại gỗ xẻ khô dùng để SX đơn hàng này mà bị thiếu (số liệu âm) sẽ đưa ra ý kiến mua thêm gỗ xẻ khơ hay xuất gỗ trịn để xẻ thêm, việc này tùy vào việc điều hành và kế hoạch của lãnh đạo DN.
Tương tự lập báo cáo NVL tồn kho với gỗ tròn, hai báo cáo này được lập cùng với nhau sẽ cung cấp thơng tin tồn diện về NVL gỗ nhằm giúp cho việc dự toán nhanh số lượng gỗ cần dùng cho SX, kế hoạch mua thêm gỗ (gỗ trịn hay gỗ xẻ khơ) phục vụ q trình SX liên tục, khơng bị gián đoạn.
Xác định chính xác nhu cầu thơng tin của nhà quản trị là rất quan trọng, giúp việc thiết kế mẫu BCQT và nội dung BCQT mang lại nhiều thông tin hữu ích, đúng ý nhà quản trị. Ở những quy mô hoạt động khác nhau, các nhà quản trị cần những thông tin để quản lý và điều hành DN sẽ khác nhau nên tùy vào từng quy mô hoạt động của DN và yêu cầu thông tin của nhà quản lý mà tổ chức lập báo cáo KTQT phù hợp như:
+ Đối với DN nhỏ: lập các báo cáo liên quan đến chi phí, phân tích biến động chi phí, báo cáo thể hiện số kế hoạch, số thực hiện và phản ánh chênh lệch giữa hai số này, các báo cáo về dự toán như dự toán sản xuất, dự toán hàng tồn kho, báo cáo về giá thành sản phẩm và các báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định (từ Phụ lục số 36
+ Đối với DN vừa và lớn: BCQT được lập đầy đủ và có hệ thống cho thấy
được mọi khía cạnh của thơng tin liên quan đến hoạt động SXKD của DN, bên cạnh các báo cáo sử dụng cho DN nhỏ còn lập thêm các báo cáo phục vụ cho quyết định dài hạn, các báo cáo đánh giá trách nhiệm liên quan đến các trung tâm chi phí, doanh thu, lợi nhuận và đầu tư giúp nhà quản trị có thêm thơng tin hữu ích, phù hợp để đánh giá hiệu quả, trách nhiệm của từng trung tâm trách nhiệm.
Kế toán trách nhiệm là hệ thống kế toán do nhà quản trị chịu trách nhiệm giám sát và đánh giá kết quả theo từng bộ phận trong DN. Các trung tâm trách nhiệm được hình thành dựa vào đặc điểm tổ chức hoạt động, đặc điểm ngành nghề kinh doanh tại