2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp chế biến gỗ trên tỉnh
2.2.3. Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán
Theo số liệu khảo sát ở 40 DN chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Dương (Phụ
lục số 15) hệ thống sổ kế toán được tổ chức như sau:
Chiếm tỷ lệ 85% DN chế biến gỗ được khảo sát (34/40 cơng ty) đang áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế tốn trong tổ chức cơng tác kế toán, một tỷ lệ nhỏ 6/40 DN (chiếm tỷ lệ 15%) khơng sử dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính mà sử dụng hình thức Nhật ký chung để tổ chức sổ kế toán ở đơn vị. Trong 34 DN đang áp dụng hình thức kế tốn máy, đại đa số các công ty chế biến gỗ sử dụng mẫu sổ được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung chiếm 91% (31/34 cơng ty được khảo sát), một số ít DN áp dụng mẫu sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ chiếm khoảng 9% (3/34 DN được khảo sát). Nhìn chung, hình thức Nhật ký chung được DN chế biến gỗ sử dụng chủ yếu, lựa chọn theo hình thức sổ này là đúng đắn và hợp lý vì hình thức Nhật ký chung thích hợp cho DN có quy mơ nhỏ và vừa, số lượng sổ sách được mở để ghi chép không quá nhiều, dễ dàng ngay cả khi thực hiện bằng phần mềm kế tốn hay bằng thủ cơng mang lại hiệu quả cao hơn các hình thức kế tốn khác.
Nhiều sổ kế toán chi tiết ở các DN chế biến gỗ được mở theo nguyên tắc DN xây dựng thêm tài khoản kế toán chi tiết nào sẽ mở thêm sổ kế toán chi tiết tương ứng với tài khoản chi tiết đó. Với sự trợ giúp của phần mềm kế tốn các DN chế biến gỗ đã mở sổ kế toán chi tiết theo dõi chi tiết cho từng đối tượng tương ứng theo thời gian và bảng tổng hợp chi tiết của tất cả các đối tượng, chẳng hạn: mở sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả theo dõi theo mã khách hàng, theo thời gian; sổ chi tiết hàng tồn kho theo dõi từng mã NVL, công cụ dụng cụ, thành phẩm; về theo dõi nợ vay mở sổ chi tiết cho từng ngân hàng nhận nợ, trong từng ngân hàng mở chi tiết theo tiền VND, tiền ngoại tệ (USD, EUR).
Tuy nhiên, đây chỉ là những sổ kế toán chi tiết phục vụ theo dõi tình hình tài sản DN, phục vụ cho việc lập BCTC và giải trình trong phần thuyết minh BCTC của DN. Phần lớn các DN chế biến gỗ chưa thật sự quan tâm đến việc thiết kế mẫu sổ chi tiết phục vụ cho KTQT để lập các BCQT có liên quan.
In sổ sách kế toán thường in theo tháng nhưng đa số các DN chế biến gỗ in sổ nhật ký và sổ cái theo tháng, cịn các sổ kế tốn chi tiết được in theo năm. Nhiều DN sử dụng phần mềm kế tốn sau khi kết thúc năm tài chính vẫn khơng in sổ sách ra để lưu trữ, khi có quyết định kiểm tra của cơ quan thuế mới in sổ ra để phục vụ cho công tác kiểm tra. DN sẽ gặp nhiều rủi ro, khả năng mất dữ liệu rất cao khi phần mềm bị lỗi không khắc phục được.
Sử dụng phần mềm kế toán các DN được tự do chỉnh sửa trực tiếp trên phần mềm khi sổ sách phát hiện sai giúp sổ in ra đẹp khơng có sự chỉnh sữa nhưng tính cẩn thận của nhân viên kế toán giảm do được chỉnh sửa lại dễ dàng nếu có nhập sai.