3.3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp chế biến gỗ
3.3.2. Hồn thiện tổ chức chứng từ kế tốn
Các DN chế biến gỗ cần dựa vào quy mô, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình mà lựa chọn những chứng từ kế tốn cần thiết sử dụng, thiết kế chứng từ phù hợp tình hình SXKD tại đơn vị nhằm thu thập đầy đủ, kịp thời, chính xác nhu cầu thơng tin ban đầu, các DN chế biến gỗ cần hoàn thiện những nội dung sau đây:
Một là, Các chỉ tiêu nội dung trên chứng từ
Chứng từ kế toán mà các DN đang áp dụng có chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn, để đáp ứng yêu cầu thông tin quản trị trong nội bộ DN theo ngành CN chế biến gỗ, các DN sẽ phải thiết kế thêm nhiều loại chứng từ nằm ngoài danh mục chứng từ kế toán do BTC ban hành nhưng tất cả các loại chứng từ trên phải đảm bảo đầy đủ các nội dung được quy định tại Điều 17 của Luật kế tốn năm 2003, ngồi những nội dung chủ yếu đó DN có thể thêm các nội dung khác theo yêu cầu quản lý của mình làm căn cứ hạch toán, ghi sổ kế toán.
Tuỳ vào đặc điểm từng loại hình DN chế biến gỗ để hồn thiện hệ thống chứng từ kế tốn cho phù hợp với DN mình. Khi xây dựng hệ thống chứng từ liên quan đến KTQT phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Chứng từ phải được phân loại, chi tiết cho từng hoạt động, từng bộ phận liên quan, từng trung tâm trách nhiệm quản lý nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát của nhà quản trị.
+ Chứng từ phải đảm bảo tính so sánh, đối chiếu giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí định mức, chi phí dự tốn. Chi phí phải được phân loại thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp.
+ Quy định việc lập chứng từ, thời điểm lập chứng từ cho từng bộ phận cụ thể. Chứng từ kế toán càng chi tiết, càng cụ thể sẽ giúp cho việc tập hợp số liệu kế toán chi tiết cho từng đối tượng được chính xác hơn, giúp cơng việc xử lý thơng tin và lập báo cáo kế toán thuận lợi hơn. Trước tiên, các DN chế biến gỗ cần lập bảng phân loại chi phí theo cách ứng xử (Phụ lục số 21).
+ Về chi phí NVL trực tiếp khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho NVL cần lập Phiếu xuất kho NVL trực tiếp theo Mẫu phiếu xuất kho (Phụ lục số 22) sẽ thêm các cột về định mức được duyệt, thực xuất, chênh lệch, biến phí, định phí nhằm quản lý chặt chẽ
NVL xuất dùng có theo định mức, dự toán được duyệt, số vượt dự toán hay số tiết kiệm được nhiều hay ít để tìm ngun nhân. Lý do xuất kho NVL ghi rõ xuất cho lệnh SX nào, khách hàng nào làm cơ sở hạch tốn chi phí cho từng đối tượng SX cụ thể.
+ Về chi phí nhân cơng ở các DN chế biến gỗ Bình Dương có hai hình thức trả lương là tính theo cơng nhật và theo khốn sản phẩm. Tính theo cơng nhật trên chứng từ cần bổ sung thêm thông tin về bộ phận làm việc như bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý DN,... Nếu trả lương theo phương thức khốn sản phẩm cơng ty nên sử dụng thêm Phiếu theo dõi lương khốn của cơng nhân trực tiếp SX (Phụ lục số 23).
+ Về chi phí sản xuất chung là chi phí phải phân bổ vì tham gia vào q trình sản xuất nhiều sản phẩm, nhiều lệnh sản xuất nên trên chứng từ cần phân loại chi phí thành biến phí, định phí hay chi phí hỗn hợp, cần theo dõi chi tiết đến bộ phận, phân xưởng, tổ sản xuất,... giúp tăng độ chính xác khi phân bổ chi phí.
+ Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN lập chứng từ theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh theo bộ phận, theo đơn hàng, thời gian,... phục vụ cho việc đánh giá trách nhiệm bộ phận, so sánh chi phí thực tế và dự toán, phân loại chi phí theo cách ứng xử.
Hai là, Phân loại chứng từ kế toán
Có nhiều cách khác nhau để phân loại chứng từ kế toán, tùy theo cách sắp xếp, quản lý ở DN mà tổ chức phân loại chứng từ phù hợp, khoa học, thuận tiện cho việc ghi sổ kế tốn, lưu trữ, bảo quản, cũng như tìm kiếm.
- Phân loại theo tính chất pháp lý là phân theo chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn theo Chế độ kế toán hiện hành.
- Phân loại theo nguồn gốc của chứng từ như chứng từ kế tốn được lập bên ngồi DN như hoá đơn GTGT do người bán lập, chứng từ ngân hàng,...; chứng từ do bộ phận bên trong DN lập như tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán,...; chứng từ do phịng kế tốn lập như phiếu thu, phiếu chi,...
- Phân loại kết hợp giữa tính chất pháp lý và nguồn gốc của chứng từ. Có thể lập Bảng liệt kê chứng từ (Phụ lục số 24) để dễ dàng cho việc sắp xếp và tìm kiếm.
Ba là, Quy trình lập và ln chuyển chứng từ kế tốn: Mọi chứng từ kế tốn
để đảm bảo tính kịp thời của việc ghi chép sổ kế toán, cung cấp thơng tin thì tổ chức trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn là cần thiết ở các DN. Trong chế độ kế tốn DN cũng đã quy định trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán kiểm tra và ký lên chứng từ hoặc trình lãnh đạo ký duyệt; - Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD, tổ chức bộ máy kế tốn tại DN mình, u cầu quản lý đối với từng nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trên chứng từ, đảm bảo chứng từ luân chuyển qua các bộ phận khơng bị trùng lắp, khơng bị bỏ sót, đảm bảo chứng từ ln chuyển một cách khoa học, hợp lý.
Quy trình luân chuyển chứng từ phải đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế tốn, tính hữu hiệu và hiệu quả của quá trình xử lý, đảm bảo yêu cầu kiểm sốt tài sản, tài chính DN, đảm bảo mọi chứng từ đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Tổ chức quy trình lập và luân chuyển chứng từ phải được thể hiện bằng văn bản mơ tả quy trình các bước cần thực hiện, có thể trình bày dưới dạng sơ đồ, lưu đồ để nhân viên có thể dễ dàng thực hiện.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ thực hiện theo các bước sau:
+ Xác định phạm vi áp dụng: mỗi nghiệp vụ phát sinh khác nhau sẽ đòi hỏi chứng từ sử dụng và nơi chứng từ đi qua cũng sẽ khác nhau. Cần xác định loại nghiệp vụ cụ thể, ví dụ nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ xuất NVL vào SX, nghiệp vụ chi tiền – thu tiền,... từ đó mới xây dựng quy trình ln chuyển hợp lý, khoa học và hiệu quả.
+ Xác định chứng từ sử dụng: sau khi xác định được nghiệp vụ phát sinh, sẽ liệt kê ra từng loại chứng từ cụ thể liên quan đến nghiệp vụ đó, xác định số liên chứng từ cần lập nhằm phục vụ quá trình luân chuyển, lưu trữ qua các bộ phận để hồn thành q trình thực hiện nghiệp vụ đó.
+ Xây dựng quy trình ln chuyển: xác định chứng từ để thực hiện nghiệp vụ sẽ do bộ phận nào lập, sau đó sẽ được chuyển đến bộ phận nào, do ai ký duyệt trên
chứng từ, tiếp theo là từng liên của chứng từ liên nào sẽ được lưu trữ, liên nào sẽ dùng để chuyển về phịng kế tốn.
+ Cần xác định rõ thời gian luân chuyển chứng từ ở từng bộ phận có liên quan sao cho hợp lý, đảm bảo thời gian khơng q ngắn để các bộ phận khác có thể thực hiện nhưng cũng khơng q dài ảnh hưởng đến việc ghi nhận thông tin khơng kịp thời của phịng kế tốn.
Phịng kế tốn là nơi kiểm sốt quy trình được thực hiện, trong quá trình thực hiện chứng từ được lập không đầy đủ, không tuân thủ về lập chứng từ kế toán theo quy định, kế tốn có quyền u cầu chỉnh sửa hoặc huỷ lập lại.
Sau khi quy trình được xây dựng xong sẽ gửi tới các phịng ban khác trong DN, các ý kiến phải được phản hồi về phịng kế tốn trước thời hạn quy trình có hiệu lực, để chỉnh sữa lại quy trình sao cho khoa học và hợp lý nhất.
+ Lưu trữ chứng từ theo đúng chế độ quy định và khoa học như xác định rõ quy trình phân loại, tổng hợp đóng gói, bảo quản, thời hạn lưu trữ.
Bốn là, Chứng từ điện tử
Gần như các DN chế biến gỗ khơng có sử dụng chứng từ kế toán điện tử, trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển nhanh như hiện nay, đất nước đang hoà nhập nền kinh tế tồn cầu thì việc sử dụng chứng từ kế tốn điện tử là đều sớm muộn phải thực hiện. Các DN cần sớm có sự quan tâm về loại chứng từ kế toán trên, giúp DN tiết kiệm được nhiều thời gian, giao dịch thực hiện nhanh hơn, thuận tiện hơn. Khi lập chứng từ điện tử cần tuân theo quy định của nhà nước về chứng từ điện tử.