3.3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp chế biến gỗ
3.3.5. Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Qua số liệu khảo sát, phân tích kết quả về lập BCTC ở các DN chế biến gỗ cho thấy phần lớn DN tuân thủ tốt các quy định về lập đầy đủ các báo cáo trong bộ BCTC, lập theo mẫu quy định, nộp BCTC đúng hạn quy định. Trong khi đó BCQT lại ít được DN chú trọng, để nhà quản trị thực hiện tốt chức năng điều hành và quản lý DN hiệu quả cần thiết phải xây dựng hệ thống báo cáo KTQT. Việc thiết kế và xây dựng hệ thống BCQT phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Phải theo nhu cầu sử dụng thông tin của lãnh đạo DN.
+ Các chỉ tiêu trong báo cáo phải ngắn gọn, quan hệ chặt chẽ với nhau, phù hợp với trình độ quản lý của nhà quản trị.
+ Thông tin trên báo cáo được phân thành các chỉ tiêu sao cho phù hợp với các chỉ tiêu làm tiêu chuẩn để đánh giá.
+ Biểu mẫu BCQT cần linh hoạt, đa dạng theo nhu cầu thông tin nhà quản trị. + Số liệu trên báo cáo KTQT phải thể hiện được số thực tế, định mức, dự toán, phải so sánh được với nhau giúp nhà quản trị DN sử dụng thơng tin để kiểm sốt.
+ Đảm bảo tính kịp thời, hữu ích và tiết kiệm.
Báo cáo KTQT được phân làm nhiều loại là báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ, báo cáo theo đối tượng quản lý. Báo cáo nhanh thường theo những nhu cầu tức thời của nhà quản trị, những thơng tin cấp bách này thường có nội dung ít và thơng tin có khoảng thời gian ngắn, phục vụ cho các quyết định nhanh nên địi hỏi thơng tin phải kịp thời và độ chính xác cao. Báo cáo định kỳ là báo cáo thường xuyên hàng tháng, hàng quý, hàng năm có thể giúp nhà quản trị giải thích các chỉ tiêu trên báo cáo KTTC, ra quyết định điều hành hoạt động DN trong tương lai. Báo cáo theo đối tượng quản lý tùy vào cấp quản lý khác nhau mà sẽ có những báo cáo KTQT khác nhau [27]. Ví dụ: Lập mẫu báo cáo nhanh về tình hình NVL gỗ trịn và gỗ xẻ khơ. Khi có đơn đặt hàng từ khách hàng, nếu biết nhanh thông tin về những loại gỗ nào cần dùng, số lượng bao nhiêu để sản xuất cho đơn hàng này, so với tồn kho hiện tại thừa hay thiếu, hữu ích cho nhà quản trị lên kế hoạch NVL và tính tốn thời gian hoàn thành để ký hợp đồng với khách hàng như Báo cáo nguyên vật liệu tồn kho (Phụ lục số 35). Nhìn vào cột chênh lệch giúp đưa ra ý kiến nếu loại gỗ xẻ khô dùng để SX đơn hàng này mà bị thiếu (số liệu âm) sẽ đưa ra ý kiến mua thêm gỗ xẻ khô hay xuất gỗ tròn để xẻ thêm, việc này tùy vào việc điều hành và kế hoạch của lãnh đạo DN.
Tương tự lập báo cáo NVL tồn kho với gỗ tròn, hai báo cáo này được lập cùng với nhau sẽ cung cấp thơng tin tồn diện về NVL gỗ nhằm giúp cho việc dự toán nhanh số lượng gỗ cần dùng cho SX, kế hoạch mua thêm gỗ (gỗ trịn hay gỗ xẻ khơ) phục vụ quá trình SX liên tục, khơng bị gián đoạn.
Xác định chính xác nhu cầu thơng tin của nhà quản trị là rất quan trọng, giúp việc thiết kế mẫu BCQT và nội dung BCQT mang lại nhiều thơng tin hữu ích, đúng ý nhà quản trị. Ở những quy mô hoạt động khác nhau, các nhà quản trị cần những thông tin để quản lý và điều hành DN sẽ khác nhau nên tùy vào từng quy mô hoạt động của DN và yêu cầu thông tin của nhà quản lý mà tổ chức lập báo cáo KTQT phù hợp như:
+ Đối với DN nhỏ: lập các báo cáo liên quan đến chi phí, phân tích biến động chi phí, báo cáo thể hiện số kế hoạch, số thực hiện và phản ánh chênh lệch giữa hai số này, các báo cáo về dự toán như dự toán sản xuất, dự toán hàng tồn kho, báo cáo về giá thành sản phẩm và các báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định (từ Phụ lục số 36
+ Đối với DN vừa và lớn: BCQT được lập đầy đủ và có hệ thống cho thấy
được mọi khía cạnh của thơng tin liên quan đến hoạt động SXKD của DN, bên cạnh các báo cáo sử dụng cho DN nhỏ còn lập thêm các báo cáo phục vụ cho quyết định dài hạn, các báo cáo đánh giá trách nhiệm liên quan đến các trung tâm chi phí, doanh thu, lợi nhuận và đầu tư giúp nhà quản trị có thêm thơng tin hữu ích, phù hợp để đánh giá hiệu quả, trách nhiệm của từng trung tâm trách nhiệm.
Kế toán trách nhiệm là hệ thống kế toán do nhà quản trị chịu trách nhiệm giám sát và đánh giá kết quả theo từng bộ phận trong DN. Các trung tâm trách nhiệm được hình thành dựa vào đặc điểm tổ chức hoạt động, đặc điểm ngành nghề kinh doanh tại DN. Quy trình lập báo cáo trách nhiệm là dựa vào nhu cầu thông tin của nhà quản trị từng trung tâm, chức năng nhiệm vụ của từng trung tâm trách nhiệm mà xây dựng danh mục báo cáo kế tốn trách nhiệm, sau đó thiết kế biểu mẫu báo cáo và cuối cùng là lập các báo cáo.
- Báo cáo đánh giá các trung tâm chi phí: gồm chi phí thuộc sản xuất, chi phí thuộc bán hàng và chi phí thuộc quản lý DN. Báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chi phí thuộc sản xuất nhằm cung cấp thơng tin liên quan đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cho các đối tượng cụ thể như giám đốc sản xuất, người đứng đầu phân xưởng và từng bộ phận sản xuất để đánh giá trách nhiệm trong việc kiểm sốt chi phí sản xuất, so sánh giữa thực tế thực hiện và dự toán ban đầu (Phụ lục số 42 và Phụ lục
số 43). Tùy vào nhu cầu thông tin của các nhà quản trị về trung tâm mình phụ trách
mà báo cáo được thiết kế sao cho phù hợp.
Báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chi phí thuộc bộ phận bán hàng (từ Phụ
lục số 44 đến Phụ lục số 46) là các chi phí bán hàng phát sinh so với chi phí dự tốn.
Dựa vào sự phân cấp quản lý trong bộ phận bán hàng mà báo cáo được thiết kế sao cho phù hợp với từng cấp quản trị trong từng DN cụ thể để đảm bảo cung cấp thông tin đánh giá hiệu quả cũng như trách nhiệm của từng bộ phận.
Báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chi phí thuộc quản lý DN (từ Phụ lục
số 47 đến Phụ lục số 49) là các chi phí quản lý DN phát sinh ở các cấp quản lý như
phòng kế tốn, phịng kinh doanh, phịng kế hoạch, phòng nhân sự,... các trưởng phòng ban chức năng là người chịu trách nhiệm cao nhất.
- Báo cáo đánh giá các trung tâm doanh thu: đánh giá trách nhiệm và kết quả hoạt động của các trung tâm doanh thu dựa vào doanh thu thực tế so với doanh thu dự tốn ban đầu, từ đó phân tích biến động của các nhân tố về sản lượng, giá bán. Căn cứ vào sự phân cấp quản lý trong từng DN cụ thể mà lập báo cáo trách nhiệm từ cấp thấp đến cao theo yêu cầu quản lý doanh thu của nhà quản trị (Phụ lục số 50 và số 51).
- Báo cáo đánh giá trung tâm lợi nhuận: mục tiêu của trung tâm là tối đa hoá
lợi nhuận, đảm bảo tốc độ tăng doanh thu lớn hơn tốc độ tăng của vốn. Phải tổng hợp được đầy đủ doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh của từng đơn hàng, từng phân xưởng, từng bộ phận,... tùy theo cơ cấu tổ chức của từng DN, báo cáo phải thể hiện được số kế hoạch, dự toán, số thực hiện, phản ánh chênh lệch. Để đánh giá hiệu quả hoạt động cũng như trách nhiệm của các trung tâm lợi nhuận thì chi phí phải tách thành biến phí và định phí, trong định phí tách thành định phí bộ phận kiểm sốt được và định phí chung khơng kiểm sốt được để xác định lợi nhuận của từng bộ phận trong lợi nhuận của toàn DN (từ Phụ lục số 52 đến Phụ lục số 56).
- Báo cáo đánh giá trung tâm đầu tư: để đánh giá chính xác và tồn diện kết
quả hoạt động của trung tâm đầu tư, báo cáo trách nhiệm của các trung tâm đầu tư phải thể hiện thêm các chỉ tiêu đánh giá vốn như ROI, RI, EVA (Phụ lục số 57).
3.3.6. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Dựa vào kết quả khảo sát, phân tích và đánh giá tổ chức bộ máy kế toán ở các DN chế biến gỗ hiện nay, theo tác giả mơ hình thích hợp cho các DN là mơ hình kết hợp giữa KTTC và KTQT. Theo mơ hình này bộ phận KTTC và bộ phận KTQT cùng nằm trong bộ phận kế toán giúp gắn kết hỗ trợ thông tin qua lại giữa KTTC và KTQT được linh hoạt và thuận lợi, tạo ra thơng tin có chất lượng cao, khơng lãng phí thời gian, tận dụng tối đa nguồn lực và năng lực của các bộ phận phần hành kế toán, giúp tiết kiệm chi phí phù hợp với quy mơ, tình hình tài chính của các DN chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Dương hiện nay. Có thể khái qt mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn qua sơ đồ 3.1.
Sơ đồ 3.1: Mơ hình kết hợp giữa KTTC và KTQT ở các DN chế biến gỗ Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán chịu trách nhiệm tổ chức
cơng tác kế tốn cho bộ máy kế toán nên khi bổ nhiệm kế toán trưởng tối thiểu phải đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện, trách nhiệm và quyền của kế toán trưởng theo quy định tại Chương III của Luật kế toán Việt Nam năm 2003.
Hướng dẫn công việc cho các nhân viên kế toán, kiểm tra lại công việc, xác nhận các báo cáo kế tốn. Lập bản mơ tả cơng việc cho các phần hành kế tốn và kế tốn tổng hợp trong đó quy định cụ thể, rõ ràng cơng việc đối với từng phần hành kế toán, kế toán tổng hợp như nội dung công việc của bộ phận KTTC và KTQT, trách nhiệm và nhiệm vụ của người kế toán ở từng vị trí cơng việc cụ thể.
Kế tốn trưởng phải lập kế hoạch chuyển đổi công việc giữa các nhân viên kế tốn với nhau có thể định kỳ 6 tháng luân chuyển 1 lần, tùy vào khả năng làm việc của đội ngũ kế toán mà chọn thời gian luân chuyển cho hợp lý, việc này giúp nhân viên kế tốn nâng cao tay nghề, thơng thạo mọi cơng việc trong bộ máy kế toán, nâng cao tinh thần đoàn kết, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc giữa các nhân viên và nhất là công việc khơng bị trở ngại, ứa tắc, chậm trễ khi có biến động về nhân sự kế tốn.
Kế tốn trưởng
Kế tốn tài chính Kế tốn quản trị
Kế toán tổng hợp Bộ phận tư vấn Kế tốn chi phí, giá thành Bộ phận định mức và dự toán Lập sổ sách và BCTC Bộ phận phân tích và tổng hợp Kế tốn vốn bằng tiền và thu tiền Kế toán vật tư hàng hoá Kế toán TSCĐ, CCDC Kế toán lao động tiền lương Kế toán bán hàng và xác định KQKD
Bộ phận KTTC làm các công việc liên quan đến các phần hành kế toán khác
nhau như kiểm tra chứng từ, hạch toán, ghi chép sổ sách, theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ phát sinh về doanh thu, chi phí, giá thành, tài sản, nguồn vốn,... lập bộ BCTC theo quy định hiện hành và các công việc liên quan đến thuế như kê khai thuế, xử lý các vấn đề về thuế với cơ quan thuế khi có yêu cầu.
Bộ phận KTQT làm các công việc liên quan đến KTQT như phân loại chi phí
theo yêu cầu quản lý, xác định định mức chi phí làm cơ sở xây dựng hệ thống dự tốn chi phí, lập các báo cáo phục vụ ra quyết định theo yêu cầu của ban lãnh đạo DN, lập báo cáo đánh giá trách nhiệm (nếu có), chịu sự quản lý của kế toán trưởng về nghiệp vụ chun mơn.
Kế tốn phần hành có nhiệm vụ thực hiện các công việc của KTTC và các
công việc phục vụ cho KTQT. Dựa vào quy mô công ty, khối lượng công việc phát sinh tại DN để xác định số lượng nhân viên kế toán phần hành cần thiết cho bộ máy kế tốn. Tuỳ vào trình độ chun mơn về kế tốn, khả năng và năng lực làm việc của các kế tốn phần hành mà sắp xếp, bố trí phân cơng cơng việc và nhiệm vụ sao cho khoa học và hợp lý.
+ Bộ phận kế toán tiền và thanh toán: thực hiện ghi chép sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết theo từng đối tượng, theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền và các khoản thanh toán với người mua, người bán. Về KTQT, lập dự toán thu, chi tiền; lập dự tốn cơng nợ các khoản phải thu, phải trả; lập các báo cáo về tình hình cơng nợ và phân tích tình hình cơng nợ, khả năng thanh tốn tiền của DN.
+ Bộ phận kế toán vật tư hàng hoá: theo dõi, ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết các loại vật tư. Về KTQT, lập dự toán NVL, định mức tiêu hao NVL và lập các báo cáo KTQT liên quan đến vật tư của DN.
+ Bộ phận kế tốn tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ: ghi sổ, theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định, công cụ dụng cụ. Về KTQT, theo dõi, phân tích tình hình sử dụng, sửa chữa, khấu hao tài sản cố định, công cụ; lập kế hoạch và dự tốn tăng, giảm tài sản cố định, cơng cụ theo nguồn đầu tư, nơi sử dụng.
+ Bộ phận kế tốn tiền lương: theo dõi, tính tốn, hạch tốn, ghi sổ các nghiệp vụ về tiền lương, thưởng, các khoản trích bảo hiểm, theo dõi tình hình nhân sự trong DN. Về KTQT, lập các dự toán về nhân sự, về tiền lương và các khoản thưởng khác;
phân tích và đánh giá biến động tiền lương làm cơ sở tham mưu cho nhà quản trị về chế độ tiền lương nhằm phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân viên.
+ Bộ phận kế tốn chi phí và giá thành: ghi sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết về chi phí SX và tính giá thành sản phẩm. Về KTQT, theo dõi chi phí phát sinh theo từng yếu tố chi phí, từng phân xưởng, từng trung tâm trách nhiệm,... lập các báo cáo về giá thành định mức, giá thành dự tốn, lập phiếu tính giá thành sản phẩm; phân tích biến động của các yếu tố chi phí trong giá thành.
+ Kế toán bán hàng và xác định KQKD: ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết về chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN, doanh thu, xác định kết quả kinh doanh của DN. Về KTQT, lập dự toán doanh thu cho từng sản phẩm, từng đơn hàng,... dự tốn chi phí bán hàng cho từng cửa hàng (showroom), từng chi nhánh,... dự tốn chi phí quản lý DN cho từng bộ phận trong đơn vị; lập BCQT cung cấp thông tin cho nhà quản trị về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh.
+ Bộ phận kế toán thuế: ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp liên quan đến thuế, kê khai thuế và cung cấp các số liệu lập BCTC. Về KTQT, lập dự toán các khoản thuế phải nộp cho nhà nước, tính đúng, đủ các khoản thuế phải nộp và nộp đúng hạn; phân tích các ảnh hưởng của luật thuế và chi phí thuế đến quyết định của nhà quản trị.
+ Bộ phận định mức và dự toán: Dựa vào định mức chi phí SX sản phẩm từ bộ phận kế hoạch, kỹ thuật làm cơ cở xây dựng các dự tốn chi phí liên quan đến SX sản phẩm. Định mức chi phí của các bộ phận là cơ sở lập dự toán cho từng bộ phận trong DN theo yêu cầu của nhà quản trị.
+ Nhóm kế tốn tổng hợp: tổng hợp số liệu, ghi chép, thực hiện các phần việc còn lại để lập BCTC.
+ Nhóm tổng hợp, phân tích và tư vấn: kiểm tra, phân tích các thơng tin trong các BCQT của các bộ phận, so sánh giữa kế hoạch đề ra và kết quả thực hiện được từ