3.1.1. Phù hợp mơ hình tổ chức quản lý của công ty
Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty được thực hiện thông qua việc giao quyền và trách nhiệm cho các bộ phận khác nhau. Vì vậy, khi xây dựng một hệ thống KTTN thích hợp sẽ phát huy được nhiệm vụ kiểm soát và đánh giá kết quả hoạt động cũng như trách nhiệm quản lý của các cấp quản trị. Từ đó, cung cấp các thơng tin hữu ích cho các nhà quản trị ra quyết kinh doanh kịp thời.
Hệ thống KTTN có mối quan hệ mật thiết với mơ hình quản lý, phân cấp. Mỗi doanh nghiệp lại có mơ hình quản lý với cơ cấu tổ chức quản lý, phân cấp, phân quyền khác nhau. Vì thế, doanh nghiệp cần vận dụng KTTN dựa trên nguyên lý chung để tổ chức một cách linh hoạt, khơng áp đặt. KTTN đảm bảo phát huy các tính năng của nó cho mơ hình quản lý tương ứng.
3.1.2. Phù hợp với u cầu và trình độ quản lý của cơng ty
Trong doanh nghiệp, mỗi nhà quản lý có một phong cách, tư duy quản lý và trình độ tổ chức khác nhau. Bên cạnh đó, mỗi một doanh nghiệp lại có tình hình SXKD khác nhau, sử dụng các quy trình cơng nghệ cũng khơng giống nhau và khả năng trang bị máy móc thiết bị kỹ thuật phục vụ xử lý số liệu kế toán cũng khác nhau,... Nên KTTN phải đáp ứng phù hợp với các yêu cầu và trình độ quản lý đó, phù hợp cho mỗi giai đoạn kinh doanh.
3.1.3. Tính phù hợp và hài hịa giữa chi phí và lợi ích
Ngồi việc hệ thống KTTN phải phù hợp với mơ hình tổ chức, u cầu và trình độ quản lý của từng doanh nghiệp mà nó cịn phải mang lại tính hiệu quả cao cho đơn vị. Nói cách khác, việc tổ chức hệ thống KTTN vừa đảm bảo cung cấp thông tin vừa không chiếm tỷ lệ CP quá lớn so với lợi ích nó mang lại cho đơn vị. Bởi vì cơng ty khơng thể xây dựng hệ thống KTTN khi mà lợi ích của nó mang lại nhỏ hơn CP mà mà nó phải chịu. Như vậy, hệ thống KTTN cần được xây dựng sao cho vừa
đảm bảo được chức năng kiểm soát theo phạm vi trách nhiệm của từng nhà quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức vừa phải đảm bảo CP bỏ ra là phù hợp với mục tiêu trên.
3.1.4. Kế thừa kinh nghiệm các đơn vị áp dụng thành công
Kế tốn quản trị nói chung và KTTN nói riêng là một lĩnh vực còn khá mới mẻ về lý luận cũng như thực tiễn áp dụng trong nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Việc tiếp thu có chọn lọc các bài học, phân tích rút kinh nghiệm từ các doanh nghiệp đã vận dụng thành công KTTN, nhằm nâng cao khả năng quản lý, đảm bảo đáp ứng các nghiệp vụ liên quan góp phần quản lý, kiểm soát và điều hành các bộ phận doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Cơng ty Forimex nói riêng là điều cần thiết.
3.2 Những nội dung hồn thiện hệ thống kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty TNHH 1TV Lâm Nghiệp Sài Gòn.
Theo các quan điểm trên và qua đánh giá thực trạng công tác kế tốn tại Cơng ty Forimex với các ưu, nhược điểm như đã trình bày trong chương 2, tác giả đề xuất một số giải pháp hoàn thiện KTTN tại Công ty như sau:
- Hồn thiện một số nội dung cơng tác kế tốn phục vụ KTTN; - Hồn thiện phân cấp quản lý và xác lập các TTTN;
- Hoàn thiện về chỉ tiêu đánh giá thành quả các TTTN;
- Hoàn thiện về hệ thống báo cáo đánh giá thành quả các TTTN; - Hồn thiện về các cơng cụ đo lường và đánh giá trách nhiệm khác.
3.2.1. Hồn thiện một số nội dung cơng tác kế toán phục vụ kế toán trách nhiệm
3.2.1.1. Tổ chức bộ máy vận hành hệ thống kế toán
Một trong những yêu cầu quan trọng được đặt ra là bộ máy kế toán phải được thiết kế lại như thế nào để đáp ứng được yêu cầu công việc. Như nội dung đã trình bày ở phần quan điểm, mơ hình tổ chức hệ thống KTTN phải vừa đảm bảo tính thống nhất với hệ thống kế tốn trong cơng ty, vừa đảm bảo tính hài hịa giữa CP và lợi ích. Vì vậy với quy mơ của cơng ty, bộ máy kế toán phải được thiết kế lại theo hướng kết hợp giữa kế toán quản trị và kế tốn tài chính trong cùng một phịng
nhưng có sự tách biệt, phân công rõ ràng về nội dung, phạm vi cung cấp thông tin cũng như mối quan hệ giữa kế tốn quản trị và kế tốn tài chính. Để thỏa mãn u cầu đó, kết hợp với tình thực tế của công ty Forimex, theo tác giả bộ phận kế toán bộ máy kế toán nên được thiết kế như phụ lục 3.1- sơ đồ 1
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:
- Trưởng phịng Kế tốn: Dưới quyền quản lý trực tiếp của BGĐ. Chịu trách nhiệm toàn bộ về tổ chức công tác kế toán, quản lý, điều hành hoạt động của bộ máy kế tốn cơng ty.
- Phó phịng kế toán 1- Phụ trách kế toán quản trị: Chịu trách nhiệm chính về cơng tác chun mơn của bộ phận kế tốn quản trị:
+ Tổ lập dự tốn: Có nhiệm vụ liên kết với các phịng ban có liên quan trong việc tham gia xây dựng các định mức về CP; lập các dự toán.
+ Tổ kế toán chi phí & giá thành: Có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép chi tiết, tổng hợp CP phát sinh và tính giá thành sản phẩm.
+ Tổ phân tích: Có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép chi tiết, tổng hợp CP, DT, LN…phát sinh tại từng TTTN. Lập các báo cáo phân tích tình hình thực hiện so với dự tốn (hoặc định mức) và so với mục tiêu đề ra… Thực hiện các báo cáo phân tích khác theo yêu cầu của nhà quản trị để phục vụ cho việc ra quyết định.
- Phó phịng kế tốn 2- Phụ trách kế tốn tài chính: Chịu trách nhiệm chính về công tác chuyên môn của bộ phận kế tốn tài chính. Các kế tốn viên chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến phần hành do mình đảm nhận.
3.2.1.2. Xây dựng chứng từ
Nguyên tắc chung vẫn tuân thủ chứng từ được ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Nhưng cần bổ sung vào cột mã hóa để phân biệt theo từng khối quản lý, từng loại TTTN trong khối và từng TTTN trong mỗi TTTN. Cụ thể khối VP, khối NM, khối XN lần lượt mã hóa: VP,NM, XN. Hay các nhóm trung tâm trong khối quản lý trung tâm Chi phí, doanh thu, lợi nhuận, đầu tư mã hóa lần lượt: CP, DT, LN, ĐT. Mã hóa chi tiết hóa theo từng trung tâm cụ thể trong các trung tâm bằng các ký tự đầu của tên bộ phận chẳng
hạn như: Nhà hàng rừng xanh được ký hiệu RX, Xưởng gỗ long bình ký hiệu LB… Ví dụ: VP.LN.RX là khối VP, trung tâm LN, nhà hàng rừng xanh.
3.2.1.3. Xây dựng tài khoản
Để hệ thống KTTN được hoàn thiện và áp dụng hiệu quả, cần phải tổ chức hệ thống tài khoản kế toán để theo dõi các đối tượng kế toán. Đồng thời đảm bảo sự liên kết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với các bộ phận tham gia vào quá trình HĐSXKD chung của tồn đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi khi trích lọc dữ liệu để lập các báo cáo KTTN.
Việc xây dựng hệ thống tài khoản cũng phải dựa trên cơ sở tài khoản được ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính và hướng dẫn sửa đổi bổ sung, điều chỉnh theo thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ tài chính. Tuy nhiên, đặc điểm của KTTN là thích hợp với hệ thống quản lý có sự phân cấp và khả năng kiểm soát CP, DT phát sinh của nhà quản trị trong phạm vi bộ phận của mình, vì vậy cơng ty cần thiết kế hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho việc ghi chép dữ liệu theo từng TTTN, để có thể dễ dàng trích lọc các dữ liệu lập các báo cáo. Cụ thể, hệ thống tài khoản này cần phải được xây dựng chi tiết các khoản CP, DT có thể kiểm sốt được và khơng có thể kiểm soát được; gắn với mã số của từng TTTN; phân biệt số dự toán hay thực hiện. Điều này sẽ giúp kế tốn có thể tổng hợp được số liệu thực hiện cũng như dự toán các tài khoản CP, DT có thể kiểm sốt được theo từng TTTN một cách dễ dàng khi cần thiết; Ngoài ra, đối với các khoản CP, cần phân loại và mã hóa các tài khoản này theo cách ứng xử của từng yếu tố CP- Điều này phục vụ mục đích kiểm sốt, phân tích CP, trên cơ sở đó tìm kiếm biện pháp quản lý CP có hiệu quả nhất.
Vì vậy, hồn thiện hệ thống bảng mã tài khoản nhằm phục vụ quá trình thu thập, xử lý thơng tin theo quan điểm KTTN. Cụ thể hoàn thiện các hệ thống tài khoản kế tốn như phụ lục 3.1- bảng 1.
Ví dụ:
- Mã tài khoản 621.VP.LN.RX.0.1.B có ý nghĩa là: CP NVLTT, thuộc khối VP,trung tâm LN, nhà hàng Rừng Xanh, Dự tốn, kiểm sốt được, Biến phí.
- Mã tài khoản 5113.VP.LN.RX.0.1 có ý nghĩa là: DT cung cấp dịch vụ, khối VP, trung tâm LN, dự tốn, kiểm sốt được.
3.2.2. Hồn thiện về phân cấp quản lý và xác lập các trung tâm trách nhiệm
Kết hợp những vấn đề hạn chế hiện tại của cơ cấu và trong việc xác lập các TTTN nêu trên nên tác giả đưa ra một số giải pháp hoàn thiện như sau:
Theo tác giả, cần bổ sung một cá nhân có trình độ chun mơn và đủ điều kiện theo luật quy định phụ trách chức vụ Phó giám đốc thay thế phó giám đốc đã nghỉ hưu để chia sẻ một phần cơng việc của 2 Phó Giám đốc nhằm giúp họ thực hiện tốt, kịp thời cơng việc của mình.
Tránh hiểu lầm và thể hiện rõ hơn về mối quan hệ giữa các đơn vị và phòng ban cũng như các đơn vị thực tế đang tồn tại khi nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức thì các mối quan hệ và các đơn vị này cần được thể hiện rõ đúng thực tế trên sơ đồ.
Các phòng ban chức năng như phòng Kinh doanh- Xuất nhập khẩu, Phòng kế toán tài vụ… hiện tại chưa được xác lập TTTN nào. Chính vì vậy căn cứ trên cơ sở luận ở chương 1 và những hiểu biết về công ty nên tác giả xác lập lại trung tâm CP bổ sung thêm trung tâm CP tùy ý (dự tốn) bao gồm các phịng ban chức năng này. Ngoài ra để thuận tiện cho quản lý, kiểm soát các trung tâm LN các trung tâm LN cần được phân cụ thể thành các trung tâm CP, trung tâm DT. Cụ thể sơ đồ cơ cấu tổ chức, xác lập trung tâm trách nhiệm thiết kế lại được thể hiện ở phụ lục 3.1- sơ đồ 2
3.2.2.1. Trung tâm chi phí
Trung tâm CP hiện nên phân chia thành 2 loại trung tâm CP như sau:
Trung tâm chi phí định mức: Bao gồm Tổ may da, trại sấu, và cộng thêm các
trung tâm CP SX thuộc các trung tâm LN: XNGTR, NMCBG Forimex … như các đội trồng rừng, các xưởng CBG... Trưởng các trung tâm CP này là trại trưởng trại Sấu, tổ trưởng tổ may da, đội trưởng đội trồng rừng, quản đốc phân xưởng gỗ… này sẽ chịu trách nhiệm về các CP phát sinh tại phân xưởng, tổ SX và trại nuôi trồng do mình phụ trách.
Trung tâm chi phí tùy ý: Bao gồm các phịng ban thuộc khối hành chính: phịng
Mỗi trưởng phòng ban sẽ chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động diễn ra tại trung tâm và đồng thời chịu trách nhiệm về các khoản CP phát sinh trong q trình hoạt động của bộ phận, phịng ban phụ trách.
3.2.2.2. Trung tâm doanh thu
Các trung tâm DT tại công ty gắn liền với hệ thống bán hàng. Bao gồm 4 Showroom, 4 cửa hàng nhiên liệu như hiện tại cộng thêm các hệ thống cửa hàng bán sản phẩm của các trung tâm LN: XNGTR, NM CBG… chịu sự quản lý trực tiếp của các trưởng trung tâm LN này. Mỗi cửa hàng có 1 cửa hàng trưởng được giao quyền quản lý, điều hành các nhân viên bán hàng thuộc quyền quản lý và chịu trách nhiệm về doanh số bán hàng của cửa hàng, showroom đó.
3.2.2.3. Trung tâm lợi nhuận
Trung tâm LN vẫn như cũ bao gồm: XNGTR và NM CBG Forimex là 2 trung tâm LN hạch toán đầy đủ thuộc khối XN và khối NM công ty chịu sự quản lý trực tiếp của BGĐ; xưởng may Forimex, xưởng cưa xẻ Tân tạo, xưởng bao bì Tân tạo, Nhà hàng Rừng Xanh, xưởng Gỗ Long Bình là những trung tâm LN hạch tốn báo sổ, thuộc khối VP, chịu quản lý trực tiếp bởi các phòng ban công ty và trung tâm LN lớn nhất bao quát các trung tâm LN khác là BGĐ công ty.
3.2.2.4. Trung tâm đầu tư
Với cơ cấu tổ chức quản lý của công ty, cấp quản trị cao nhất là HĐTV có quyền lực và trách nhiệm cao nhất, được quyền quyết định những vấn đề chiến lược kinh doanh, đầu tư, nhất là đầu tư dài hạn như sử dụng vốn, đầu tư mua sắm máy móc thiết bị, xây dựng cơ sở hạ tầng, nâng cấp cải tạo nhà xưởng có giá trị lớn…và chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh chung của tồn cơng ty. Vì vậy HĐTV vẫn là trung tâm đầu tư.
3.2.3. Hoàn thiện về hệ thống chỉ tiêu đo lường thành quả trung tâm trách nhiệm. nhiệm.
Với việc xác lập các TTTN như trên. Để đo lường, đánh giá đúng trách nhiệm các TTTN và truyền tải thơng tin chính xác, kịp thời địi hỏi phải có một hệ thống các chỉ tiêu phù hợp với từng TTTN. Với những cơ sở lý luận trình bày chương 1,
theo tác giả hệ thống chỉ tiêu đó phải đảm bảo thể hiện về kết quả và hiệu quả phù hợp với từng TTTN.
3.2.3.1. Các chỉ tiêu đo lường thành quả trung tâm chi phí. Trung tâm chi phí định mức. Trung tâm chi phí định mức.
Các tiêu chí cụ thể mà các trung tâm CP định mức cần đạt được và các chỉ tiêu đánh giá tương ứng được thể hiện trong phụ lục 3.2- bảng 1.
Đối với các trung tâm CP định mức (tiêu chuẩn): tổ may da, Trại Sấu… đều đã được phòng kế hoạch kỹ thuật xây dựng định mức về nguyên vật liệu, định mức giá nhân cơng, thời gian hao phí hồn thành sản phẩm... Tất cả các khoản CP phát sinh tại trung tâm CP này, nhà quản trị có thể hồn tồn kiểm soát được và chịu trách nhiệm về kết quả, hiệu quả trong hoạt động tại đơn vị. Khi có sự biến động giữa CP thực tế phát với CP định mức (hoặc dự tốn) thì nhà quản lý sẽ thực hiện phân tích xác định nguyên nhân. Khi phân tích xác định nguyên nhân, cần tập trung phân tích biến động về giá và về lượng của từng yếu tố CP
Trung tâm chi phí tùy ý.
Các bộ phận, phịng ban như: phịng kế hoạch– kỹ thuật, phịng kế tốn- tài vụ, phòng kinh doanh- xuất nhập khẩu… thuộc trung tâm CP tùy ý (dự tốn) khơng xác định được mối quan hệ giữa CP đầu vào với kết quả đầu ra. Nhà quản trị của các trung tâm này có trách nhiệm điều hành hoạt động tại trung tâm sao cho hoàn thành nhiệm vụ được giao đồng thời đảm bảo CP thực tế phát sinh không vượt quá CP dự tốn, kế hoạch. Các tiêu chí cụ thể mà các trung tâm CP tùy ý cần đạt được và các chỉ tiêu đánh giá tương ứng được thể hiện trong phụ lục 3.2- bảng 2.
3.2.3.2. Các chỉ tiêu đo lường thành quả trung tâm doanh thu.
Các trung tâm DT có trách nhiệm tiêu thụ các loại sản phẩm do công ty SX và các loại sản phẩm khác mua từ bên ngồi. Do trung tâm này khơng quyết định, kiểm soát giá bán, phương thức bán hàng nên thành quả hoạt động của trung tâm này gắn