3.2 Những nội dung hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty TNHH
3.2.4. Hoàn thiện về báo cáo thành quả của các trung tâm trách nhiệm
3.2.4.1. Tại trung tâm chi phí.
Tại trung tâm chi phí định mức
Tại trung tâm CP định mức, định kỳ hàng tháng lập các báo cáo về số lượng SX mỗi loại sản phẩm, giá thành SX tương ứng và chênh lệch giữa kết quả thực hiện với dự toán ban đầu để đánh giá các trung tâm. Báo cáo về số lượng sản phẩm SX các loại sản phẩm thực tế và chênh lệch so với dự toán (phụ lục 3.3-bảng 1); Báo cáo giá thành SX thực tế ác loại sản phẩm và chênh lệch với dự toán (phụ lục 3.3- bảng 2).
Đồng thời với báo cáo kết quả đầu ra và tổng giá thành các loại sản phẩm thì trung tâm này cịn báo cáo các khoản mục CP cấu thành nên giá thành sản phẩm thực tế và so sánh chênh lệch với dự toán ban đầu. Một số báo cáo như: Báo cáo CP
NVLTT /1 sản phẩm SX hồn thành các loại và biến động với dự tốn (phụ lục 3.3- bảng 3); Báo cáo CP NCTT/ 1 sản phẩm SX hoàn thành các loại và biến động so với dự toán(phụ lục 3.3-bảng 4); Báo cáo CP SXC/ 1 sản phẩm SX hoàn thành các loại và biến động so với dự toán (phụ lục 3.3- bảng 5); Báo cáo giá thành SX mỗi loại sản phẩm tháng/quý/năm và biến động so với dự toán của mỗi một trung tâm CP, bộ phận SX (phụ lục 3.3-bảng 6).
Khi phát sinh chênh lệch các khoản mục CP cấu thành nên giá thành sản phẩm thực tế so với dự tốn, lập các báo cáo phân tích để xác định nguyên nhân: Báo cáo phân tích biến động CP NVLTT/1 sản phẩm SX mỗi loại (phụ lục 3.3-bảng 7); Báo cáo phân tích biến động CP NCTT /1 SP SX hoàn thành các loại (phụ lục 3.3- bảng 8); Báo cáo phân tích biến động CP SXC/1 sản phẩm SX hoàn thành mỗi loại (phụ lục 3.3- bảng 9); Báo cáo phân tích biến động giá thành SX sản phẩm mỗi loại (phụ lục 3.3- bảng 10)
Tại trung tâm CP dự toán (tùy ý):
Chịu trách nhiệm về khoản CP phát sinh tai mỗi trung tâm này là trưởng các phòng ban. Báo cáo thành quản mà trung tâm này lập thể hiện từng khoản mục CP phát sinh và so sánh chúng với dự toán được lập ban đầu tương ứng. Báo cáo CP bán hàng và biến động với dự toán từng trung tâm (phụ lục 3.3- bảng 11); Báo cáo CP quản lý từng trung tâm và biến động với dự toán (phụ lục 3.3- bảng 13). Và tổng hợp cho toàn cơng ty: Báo cáo CP bán hàng tồn cơng ty và biến động so với dự toán (phụ lục 3.3-bảng 12);Báo cáo CP quản lý tồn cơng ty và biến động với dự toán(phụ lục 3.3- bảng 14)
3.2.4.2. Tại trung tâm doanh thu
Báo cáo thể hiện thông tin DT của trung tâm DT, DT chi tiết các mặt hàng trong từng trung tâm, DT các mặt hàng tất cả các trung tâm thực tế và biến động so với dự toán (phụ lục 3.3- bảng 16; phụ lục 3.3- bảng 15; phụ lục 3.3- bảng 17) và được lập cho mỗi trung tâm định kỳ hàng tháng/quý/năm
Khi phát sinh chênh lệch, tiến hành phân tích biến động do các yếu tố lượng và giá mỗi sản phẩm mỗi trung tâm: báo cáo phân tích biến động DT từng mặt hàng tại
mỗi trung tâm (phụ lục 3.3- bảng 18). Xác định chênh lệch về số lượng, đơn giá, DT từng sản phẩm tiêu thụ và tổng hợp DT đạt được thực tế so với dự tốn. Từ đó, cơng ty có cơ sở để đánh giá khả năng tiêu thụ của mỗi trung tâm đối với mỗi loại sản phẩm hàng tháng.
3.2.4.3. Tại trung tâm lợi nhuận
Báo cáo trung tâm LN phản ánh LN thực tế trong kỳ đạt được và chênh lệch giữa thực tế với dự toán về LN theo sản phẩm tại mỗi trung tâm đầu tư đã được lập đầu kỳ. Mẫu báo cáo có thể được thiết kế như phụ lục 3.3- bảng 19 và tổng hợp cho tòan doanh nghiệp theo mẫu báo cáo theo mẫu ở phụ lục 3.3- bảng 21, phân tích nguyên nhân biến động tại mỗi trung tâm LN theo mẫu ở phụ lục 3.3- bảng 20 và tổng hợp cho toàn doanh nghiệp theo mẫu ở phụ lục 3.3- bảng 22.
3.2.4.4. Tại trung tâm đầu tư.
Báo cáo trung tâm đầu tư được lập phản ánh kết quả đầu tư của cả trung tâm, chênh lệch kết quả đạt được với dự toán đã lập đầu năm (phụ lục 3.3-bảng 20)
Đồng thời để phản ánh cụ thể kết quả đầu tư cụ thể vào từng đơn vị và biến động so với dự toán đầu năm lập Báo cáo kết quả đầu tư vào từng đơn vị và biến động với dự tốn. Mẫu báo cáo có thể được thiết kế phụ lục 3.3- bảng 21
3.2.5. Hồn thiện về các cơng cụ đo lường và đánh giá trách nhiệm khác. 3.2.5.1. Dự toán.
Để đo lường, đánh giá thành quả của các TTTN một cách đúng đắn đòi hỏi cơng tác lập dự tốn tại công ty cần phải khoa học, hợp lý và gắn liền với đặc trưng cụ thể cho từng TTTN trong doanh nghiệp. Vì vậy các dự tốn được xây dựng dựa theo các TTTN. Căn cứ tổ chức quản lý, các TTTN mới được thiết lập ở mục 3.2.1 và thực trạng lập dự tốn hiện tại của cơng ty mục 2.3, các dự tốn cần quan tâm và hồn thiện tại mỗi TTTN cụ thể như sau:
Dự tốn trung tâm chi phí
Dự tốn cho trung tâm chi phí định mức
Các bộ phận đơn vị căn cứ vào dự toán chi tiết DT cho từng loại sản phẩm theo từng tháng, quý và cả năm(phụ lục 3.4- bảng 13); Cân đối với lượng còn tồn kho
đầu kỳ; dự trù lượng tồn kho cuối kỳ năm kế hoạch lập bảng dự toán SX từng loại sản phẩm theo từng tháng, quý và cho cả năm (phụ lục 3.4- bảng 1). Và tổng hợp thành Bảng dự toán SX tổng hợp các loại sản phẩm SX theo từng tháng, quý và cho cả năm năm (phụ lục 3.4- bảng 2)
Sau khi các bảng dự toán SX được lập tiến hành lập dự toán CP nguyên vật liệu, CP nhân công, CP SXC cần thiết cho từng loại sản phẩm SX và tổng hợp cho tất cả các sản phẩm SX cho từng trung tâm theo tháng/quý/cả năm cụ thể như sau:
- Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Theo các căn cứ trình bày trên thì kế tốn lập dự tốn sẽ lập dự tốn từng loại nguyên vật liệu mua vào và CP NVLTT cần dùng để SX mỗi sản phẩm và lập dự toán tổng hợp các loại nguyên vật liệu mua vào, CP nguyên vật liệu cần dùng để SX tất cả sản phẩm ở từng trung tâm CP, bộ phận SX cụ thể.
Căn cứ bảng dự toán SX; Bảng định mức số lượng, đơn giá do phòng Kế hoạch- Kỹ thuật giao; Nhu cầu tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu để lập Dự toán từng loại NVL mua vào và CP NVL dùng SX từng loại sản phẩm cho các tháng/quý/năm (phụ lục 3.4- bảng 3). Và tổng hợp thành Bảng tổng hợp dự toán các loại NVL mua vào và CP NVL để SX một loại sản phẩm tháng/quý/năm (phụ lục 3.4- bảng 4). Tiếp tục tổng hợp cho toàn trung tâm CP thành Bảng tổng hợp dự toán các loại NVL mua vào và CP NVL để SX các loại sản phẩm tháng/quý/năm (phụ lục 3.4-bảng 5)
- Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Do đặc điểm SX của cơng ty, mỗi xưởng SX phụ trách SX một nhóm sản phẩm cụ thể và việc trả lương cho công nhân trực tiếp được xác định theo sản phẩm SX hồn thành. Hiện tại, cơng ty đã xây dựng định mức đơn giá CP công nhân trực tiếp SX cho mỗi loại sản phẩm. Như vậy, căn cứ vào dự toán sản phẩm SX cụ thể từng loại sản phẩm và đơn giá CP NCTT cụ thể cho mỗi một sản phẩm đã được phòng kế hoạch kỳ thuật xây dựng để lập Bảng tổng hợp dự toán CP NCTT để SX các loại sản phẩm tháng/quý/năm của mỗi một trung tâm CP (phụ lục 3.4- bảng 6)
Khi lập dự toán CP SXC cần phải tách riêng phần biến phí SXC và định phí SXC. Đối với phần định phí SXC có tính chất ổn định, ít biến động chủ yếu là khấu hao, CP lương… và CP phân bổ được tính theo thời gian nên có thể căn cứ vào tình hình thực tế TSCĐ hiện có và kế hoạch mua sắm, thanh lý trong năm dự toán để tính tốn tổng định phí cho kỳ dự tốn, sau khi dự tốn được tổng định phí SXC cho từng trung tâm, tính được đơn giá đinh phí/1 phút máy hoạt động. Tổng số phút máy hoạt động dự kiến căn cứ trên số lượng sản phẩm cần SX ở dự toán SX và Bảng định mức tiêu hao về thời gian hao phí để SX mỗi loại sản phẩm do phòng kế hoạch- kỹ thuật giao. Đối với phần biến phí SXC tại cơng ty, chủ yếu là CP điện năng để vận hành các dây chuyền SX, biến động tỷ lệ thuận với số giờ máy hoạt động. Do vậy, công ty cần sử dụng phương pháp thống kê thực tế để xác định đơn giá tiêu hao biến phí SXC tính cho một phút máy hoạt động. Tổng số phút máy hoạt động dự kiến cũng căn cứ trên số lượng sản phẩm cần SX ở dự toán SX và Bảng định mức tiêu hao về thời gian hao phí để SX mỗi loại sản phẩm do phòng kế hoạch- kỹ thuật giao. Những đơn giá này được dùng để xác định đơn giá biến phí, định phí SXC trong giá thành kế hoạch của một đơn vị sản phẩm bằng cách lấy đơn giá biến phí, định phí SXC/1 phút máy hoạt động nhân với số phút máy hoạt động để SX một sản phẩm… từ đó ta lập được bảng dự toán CP SXC dùng SX mỗi loại sản phẩm tại từng trung tâm CP, bộ phận SX theo tháng/quý/năm (phụ lục 3.4- bảng 7)
Sau khi lập dự toán SX, dự toán CP NVLTT, dự toán CP NCTT, CP SXC. Tiến hành tổng hợp thành Bảng tổng hợp dự toán giá thành SX các loại sản phẩm tháng/quý/năm của mỗi một trung tâm CP (phụ lục 3.4- bảng 8)
Dự tốn trung tâm chi phí dự tốn (tùy ý)
Các CP của trung tâm này, bao gồm các CP quản lý, bán hàng phát sinh ở các cấp quản lý như: Phòng kế tốn-tài vụ, Phịng hành chính nhân sự, Phịng kinh doanh-xuất nhập khẩu… Khi lập dự toán CP ở trung tâm này cần phải tách riêng phần biến phí và định phí; Đối với phần định phí có tính chất ổn định, ít biến động chủ yếu là khấu hao, CP lương, bảo hiểm, CP thuê đất của nhà nước…; Đối với
phần biến phí như: văn phịng phẩm, nước sinh hoạt… Việc lập dự toán để kiểm soát CP phát sinh được thực hiện mỗi phòng ban thuộc trung tâm đó là Bảng dự toán CP bán hàng từng trung tâm(phụ lục 3.4 – bảng 9) và Bảng dự toán CP quản lý (phụ lục 3.4- bảng 11). Sau đó tổng hợp thành Bảng dự tốn tổng hợp CP bán hàng tồn cơng ty (phụ lục 3.4- bảng 10) và Bảng dự toán tổng hợp CP quản lý tồn cơng ty (phụ lục 3.4- bảng 12)
Dự toán trung tâm doanh thu
Việc lập kế hoạch DT cho các trung tâm DT ngoài việc xác định cụ thể tổng DT cho từng trung tâm, cụ thể cho từng tháng, quý và năm như hiện nay thì cũng nên được thực hiện chi tiết, rõ ràng hơn theo số lượng từng loại sản phẩm: Bảng dự toán chi tiết DT từng loại sản phẩm cho từng trung tâm DT (phụ lục 3.4- bảng 13), tổng lợp DT các trung tâm DT thành Bảng dự toán tổng hợp DT các trung tâm DT (phụ lục 3.4 bảng 14) hay tổng hợp DT các các mặt hàng của tất cả các trung tâm:Bảng dự toán tổng hợp DT các loại sản phẩm (phụ lục 3.4- bảng 15). Từ đó, cơng ty có cơ sở để đánh giá khả năng tiêu thụ của từng cửa hàng trưởng hàng tháng, từng loại sản phẩm và có những biện pháp cải thiện, điều chỉnh hợp lý như: tăng cường quảng cáo, tiếp thị và khuyến mãi nhằm đẩy mạnh doanh số tiêu thụ ở những mặt hàng, những trung tâm còn hạn chế.
Lập dự toán của Trung tâm DT căn cứ vào: Dự toán sản lượng tiêu thụ; Giá bán niêm yết đã được trưởng trung tâm LN quản lý trực tiếp niêm yết vì đặc thù giá bán của cơng ty là các giá bán các sản phẩm công ty do trưởng trung tâm LN quản lý trực tiếp quản lý sẽ niêm yết và gần như ít biến động, thay đổi trừ mặt hàng nhiên liệu biến động theo giá thị trường thì được lấy theo giá dự tốn.
Dự toán trung tâm lợi nhuận
Dự toán của trung tâm LN được lập cho mỗi quý, tổng hợp cho năm kế hoạch. Chịu trách nhiệm chính về các dự tốn này là Trưởng các trung tâm LN. Căn cứ vào kế hoạch, dự toán DT, CP…của các trung tâm CP, DT thuộc trung tâm LN mà trung tâm LN lập dự tốn LN có thể kiểm sốt được để làm cơ sở đánh giá trách nhiệm quản lý bởi tổng hợp đầy đủ DT, CP có thể kiểm sốt được
Bảng dự tốn trung tâm LN (phụ lục 3.4 – bảng16). Bảng dự toán này được lập theo hình thức số dư đảm phí. Cung cấp thơng tin về dự tốn LN trước thuế chi tiết cho từng loại sản phẩm trong mỗi trung tâm, tổng hợp cho mỗi trung tâm LN và tồn cơng ty.
Dự tốn trung tâm đầu tư
Để có cơ sở đánh giá trách nhiệm của trung tâm đầu tư, công ty cần thiết phải lập các dự toán để so sánh, đánh giá. Dự toán kết quả HĐKD của trung tâm đầu tư, được lập định kỳ hàng năm (phụ lục 3.4- bảng 17). Dự toán trung tâm đầu tư được lập tại cấp cao nhất của cơng ty đó là hội đồng thành viên. Dự tốn được lập làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả các hoạt động mà cơng ty đã đầu tư.
Để có thể so sánh và đánh giá hiệu quả của việc đầu tư vào các đơn vị một cách cụ thể, chính xác, bên cạnh dự toán kết quả kinh doanh tổng thể trung tâm đầu tư, công ty cần lập thêm bảng dự toán hiệu quả sử dụng vốn đầu tư của công ty vào từng đơn vị cụ thể.(phụ lục 3.4- bảng 18)
3.2.5.2. Phân loại chi phí
Để ứng dụng và thực thi quy trình công việc KTTN cần phải xác lập được hệ thống phân loại CP phù hợp với yêu cầu quản lý, kiểm soát theo từng cấp bậc quản lý. Doanh nghiệp có thể phân loại CP theo nhiều tiêu thức khác nhau. Nhưng dựa trên cơ sở lý luận ở chương 1, theo tác giả phân lại CP theo khả năng kiểm sốt và mơ hình ứng xử là phải có.
Qua khảo sát và phỏng vấn với bộ phận kế tốn về cơng tác phân loại CP thì hiện nay công ty đang phân loại CP thành CP kiểm sốt được và CP khơng kiểm sốt được. Chúng ta đánh giá các TTTN thơng qua các khoản CP có thể kiểm sốt được.
Tuy nhiên, để hồn thiện việc phân loại CP của công ty với mục đích đánh giá đầy đủ, đúng trách nhiệm của nhà quản trị đối với các khoản mục CP chúng ta cần bổ sung cách phân loại dựa vào cách ứng xử CP. Tại Công ty, để thuận tiện, gọn nhẹ và kết hợp với tìm hiểu đặc điểm CP tại cơng ty tác giả có thể phân loại CP theo cách ứng xử thành 3 loại định phí, biến phí và CP hỗn hợp theo bảng phân loại CP như ở phụ lục 3.5-bảng 1
3.2.5.3. Phân bổ chi phí cho các báo cáo bộ phận
Các khoản CP của bộ phận phục vụ cần phải được lập dự toán, theo dõi, kiểm soát riêng cho từng phòng ban và phân bổ CP này cho các bộ phận chức năng để đánh giá thành quả của mình. Với quy mơ cơng ty, để đảm bảo ngun tắc hài hịa lợi ích và CP có thể chọn hình thức phân bổ trực tiếp cho các bộ phận chức năng theo các tiêu chí thích hợp. Bảng tiêu chí tương ứng các bộ phận phục vụ khi phân bổ thể hiện phụ lục 3.5- bảng 2
Nếu khơng có thước đo hợp lý để đánh giá lợi ích mà các bộ phận chức năng thực sự nhận được như: lương giám đốc, phí kiểm tốn… thì các khoản CP này có thể dựa trên tiêu chí phân bổ là DT bộ phận.
3.2.5.4. Kỹ thuật phân tích chênh lệch.
Bên cạnh việc xác lập và hoàn thiện hệ thống dự toán, phân loại CP phù hợp,