8. Kết cấu của ĐA/KLTN:
2.2 Thực trạng kế toán doanh thu, thu nhập khác, chi phí và xác định kết quả
2.2.1.1.2 Chứng từ và trình tự luận chuyển chứng từ
Công ty thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 và thông tư 244/2009 ngày 31/12/2009 của Bộ Tài Chính.
Chứng từ sử dụng: hợp đồng, đơn đặt hàng, hoá đơn GTGT, giấy đề nghị
xuất hàng, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, bộ chứng từ xuất khẩu (đối với hàng xuất khẩu) và các chứng từ khác có liên quan.
Sổ sách kế tốn: nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản TK 511, sổ cái TK 511 –
“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.
Trình tự luân chuyển chứng từ:
+ Doanh thu bán hàng nội địa:
Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng (nếu có) từ phịng kinh doanh, kế tốn lập giấy đề nghị xuất hàng 3 liên và hố đơn GTGT 3 liên (có đầy đủ khoản chiết khấu, quà tặng, thưởng (nếu có)). Sau đó giao cho nhân viên giao nhận hàng mang giấy đề nghị xuất hàng cho thủ kho để xuất hàng. Đồng thời, thủ kho giữ liên 3 và phản ánh phát sinh vào sổ xuất kho thông qua phần mềm hiện hành.
Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT – đây là chứng từ gốc, là cơ sở thanh toán, là cơ sở để xác định hàng hoá đã tiêu thụ, phản ánh doanh thu. Hố đơn phải có chữ ký của người lập hoá đơn, kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị, người mua hàng hoặc ghi rõ trường hợp bán hàng qua điện thoại. Gồm 3 liên:
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. LÊ VĂN TUẤN
+ Liên 1 và liên 3: Lưu tại phịng kế tốn. + Liên 2: Giao cho khách hàng.
Đối với khách hàng thanh toán ngay: khi KH nhận hàng, phòng kinh doanh gửi 2 liên cho phịng kế tốn, kế tốn sẽ căn cứ trên hoá đơn lập phiếu thu 2 liên:
+ Liên 1: Thủ quỹ giữ để ghi sổ và kế tốn cơng nợ làm căn cứ ghi sổ. + Liên 2: Giao cho khách hàng.
Thủ quỹ khi nhận hoá đơn sẽ kiểm tra, thu tiền, ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt. Đối với KH thanh tốn bằng hình thức chuyển khoản: khi NH gửi giấy báo có và uỷ nhiệm thu cho kế toán làm căn cứ để lập phiếu thu và ghi nhận vào sổ sách.
Trường hợp khách hàng thanh tốn chậm hoặc nợ: trình tự cũng như hố đơn thu tiền ngay và căn cứ trên hoá đơn GTGT, kế tốn tiến hành ghi nhận vào sổ chi tiết cơng nợ TK 131. Khi khách hàng thanh toán sẽ lập phiếu thu và phản ánh vào bảng tổng hợp chứng từ gốc tiến hành xoá nợ cho khách hàng.
+ Doanh thu bán thành phẩm xuất khẩu:
Tương tự bán hàng trong nước, sau khi hợp đồng đã được ký kết với khách hàng, phòng kinh doanh lập phiếu đặt hàng và chuyển qua phịng kế tốn.
Căn cứ vào phiếu đặt hàng, vào ngày giao hàng, lập hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn thương mại, sau đó chuyển lên kế tốn trưởng và giám đốc ký duyệt. Hóa đơn sau khi được ký duyệt sẽ được trả về phịng kế tốn.
Khi xuất khẩu, doanh nghiệp nước ngồi khơng lấy hóa đơn đỏ mà lấy hóa đơn thương mại, do đó cơng ty sẽ giữ lại cả 3 liên của hóa đơn GTGT.
Sau khi thủ kho xuất hàng, hàng hóa sẽ được chuyển đến cảng xuất như trong hợp đồng. Vì doanh nghiệp xuất bán hàng chủ yếu theo phương thức FOB, nên khi nhận được giấy chứng nhận thực xuất của hãng tàu do bộ phận giao hàng chuyển đến, kế toán tiến hàng ghi nhận doanh thu.
Khi phòng kinh doanh nhận được vận đơn của hãng tàu, tùy theo hình thức thanh tốn trong hợp đồng, sẽ gửi vận đơn cùng với bộ chứng từ cho khách hàng (nếu thanh toán bằng chuyển tiền ), hay cho ngân hàng (nếu thanh toán bằng L/C ).
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. LÊ VĂN TUẤN
Đối với hoạt động xây dựng, tư vấn, thi cơng các cơng trình sẽ được hạch tốn theo quy định đặc thù của ngành. Kế toán sẽ hạch tốn doanh thu theo tiến độ thi cơng cơng trình theo thoả thuận trong từng hợp đồng cụ thể. Với tình hình kinh tế hiện tại thì lĩnh vực kinh doanh này khơng thuận lợi.
Đối với việc kinh doanh cho th mặt bằng, kho bãi, kiot thì phịng kinh doanh sẽ thoả thuận và ký hợp đồng với khách hàng với mức giá hợp lý không thay đổi trong thời gian thông thường là 1 năm. Hàng tháng bộ phận kế toán sẽ căn cứ hợp đồng, lập hoá đơn GTGT và thu tiền khách hàng định kỳ.
● Tóm tắt q trình ln chuyển chứng từ kế tốn bán hàng:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ doanh thu bán hàng và CCDV.
2.2.1.1.3 Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng TK 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.
Do vừa trực tiếp sản xuất vừa bán thành phẩm, bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ khác nhau nên công ty mở chi tiết tài khoản 511 để tiện theo dõi hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ:
+ TK 5111ND – “Doanh thu bán hàng hoá nội địa”; + TK 5112ND – “Doanh thu bán thành phẩm nội địa”; Khách hàng Phịng kế tốn Phịng kinh doanh Thủ kho Đơn đặt hàng Hợp đồng Giấy đề nghị xuất hàng Hố đơn GTGT Xuất hàng Phần mềm AISYS Sổ sách kế tốn Báo cáo tài chính
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. LÊ VĂN TUẤN
+ TK 5112XK – “Doanh thu bán thành phẩm xuất khẩu”;
+ TK 5113DV – “Doanh thu cung cấp dịch vụ” (Chi tiết dịch vụ); + TK 5113TK – “Doanh thu cung cấp dịch vụ” (Chi tiết thuê kho).
Ngồi ra, kế tốn cịn sử dụng các tài khoản như TK 155 – “Thành phẩm”, TK 156 – “Hàng hoá”, TK 131 – “Phải thu khách hàng”, TK 3331 – “Thuế GTGT phải nộp”, để theo dõi và phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty.