1.7.1. Các công cụ quản lý văn bản điện tử
Quản lý văn bản điện tử cũng giống với việc quản lý các đối tượng khác, đều cần có những cơng cụ để thực hiện nhiệm vụ quản lý, công cụ quản lý văn bản điện tử được chia thành các nhóm sau:
Thứ nhất là nhóm các cơng cụ mang tính chất pháp lý. Để quản lý bất kỳ đối tượng, lĩnh vực nào trong xã hội đều cần có hệ thống cơng cụ pháp lý, đó là các văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành có nội dung liên quan trực tiếp hoặc một phần đến đối tượng, lĩnh vực quản lý, có tính quy phạm chung. Hiện nay các công cụ pháp lý để phục vụ quản lý văn bản điện tử bao gồm Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Thông tư, Nghị định, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh, cấp huyện, Quyết định của UBND cấp tỉnh, cấp huyện. Nhóm các cơng cụ pháp lý là nhóm cơng cụ quan trọng nhất, đặt nền tảng để triển khai thực hiện các giải pháp quản lý cũng như là cơ sở để các tổ chức, đơn vị xây dựng quy chế quản lý, sử dụng văn bản điện tử tại cơ quan, tổ chức của mình. Nhóm các cơng cụ pháp lý cũng là cơ sở để thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra việc quản lý, sử dụng, xây dựng, ban hành và lưu trữ văn bản điện tử.
Nhóm cơng cụ thứ hai là nhóm các cơng cụ về kinh tế, khoa học, kỹ thuật. Muốn quản lý bất kỳ đối tượng nào nhất thiết phải đảm bảo nguồn lực về kinh tế, tài chính, mặt khác kinh tế, tài chính cũng là cơng cụ quan trọng để trực tiếp quản lý mỗi đối tượng, lĩnh vực khác nhau trong đời sống kinh tế xã hội. Công cụ kinh tế thể hiện ở việc cơ quan, tổ chức, đơn vị sử dụng kinh phí như thế nào trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng văn bản điện tử, phân bố kinh phí cho các hoạt động quản lý, mua sắm, đổi mới trang thiết bị có phù hợp hay khơng, đánh giá chất lượng hiệu quả của việc đầu tư ngân sách, kinh phí trong việc chuyển đổi từ sử dụng văn bản giấy sang văn bản điện tử. Cơng cụ về khoa học kỹ thuật chính là hệ thống trang thiết bị, máy tính, phần cứng, phần mềm, hệ thống điện, cơ sở hạ tầng thông tin, mạng internet…, đây là những công cụ phục
vụ trực tiếp thực hiện việc quản lý, sử dụng văn bản điện tử.
1.7.2. Phương pháp quản lý văn bản điện tử
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hiện nay, vẫn có sự giao thoa giữa hai phương pháp quản lý văn bản. Phương pháp quản lý văn bản truyền thống và phương pháp quản lý văn bản bằng hệ thống phần mềm.
Đối với phương pháp quản lý văn bản truyền thống, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ, công chức phụ trách quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị sẽ sử dụng các biện pháp, kỹ thuật thủ công, đơn giản, lưu trữ văn bản bang giấy, trong các hộp, tủ đựng hồ sơ, tìm kiếm hồ sơ, văn bản bằng tay. Quản lý văn bản thông qua cảm nhận trực quan, sử dụng các giác quan để quản lý, sử dụng không gian thực để chứa đựng, cất giữ. Phương pháp quản lý văn bản truyền thống có lịch sử tồn tại lâu đời, được sử dụng rộng rãi tuy nhiên trong điều kiện số lượng văn bản và khối lượng thông tin ngày càng lớn phương pháp quản lý văn bản truyền thống đã khơng cịn phù hợp.
Với sự ra đời của văn bản điện tử, việc phải có một hệ thống các phương pháp quản lý văn bản mới phù hợp. Trong điều kiện khoa học cơng nghệ phát triển nhanh chóng đặc biệt trong lĩnh vực cơng nghệ thông tin, từ rất sớm các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đã sử dụng các phần mềm trên máy tính để soạn thảo, lưu trữ văn bản, tuy nhiên đó chỉ là hoạt động kỹ thuật thuần túy bởi lẽ kết quả cuối cùng vẫn là văn bản bằng giấy và được lưu trữ, quản lý theo phương pháp cũ. Đối với văn bản điện tử, phương pháp quản lý là sự số hóa, hiện đại hóa tồn bộ các khâu, các q trình trong tồn bộ “vịng đời của văn bản”. Phương pháp quản lý văn bản điện tử bao gồm các phương pháp sau:
- Sử dụng hệ thống phần mềm để xây dựng, lưu trữ, soạn thảo văn bản - Sử dụng hệ thống phần mềm để truy cập, tra cứu, khai thác và sử dụng văn bản, tìm kiếm văn bản điện tử
- Sử dụng hệ thống mạng internet để chia sẻ, gửi văn bản điện tử
- Sử dụng hệ thống phần mềm để bảo vệ, bảo mật thông tin trong văn bản điện tử.