2.3. Đánh giá chung về quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân
2.3.1. Kết quả đạt được
- Giảm bớt sổ sách ghi chép văn bản đến. 80% số cán bộ, cơng chức tại UBND quận Hồn Kiếm được hỏi đều đồng ý với việc quản lý văn bản điện tử giúp giảm thiểu việc ghi chép qua sổ sách. Việc chuyển đổi quản lý văn bản từ quản lý văn bản bằng giấy truyền thống sang quản lý văn bản điện tử đã giúp tiết kiệm được nhiều thời gian cơng sức cũng như số lượng giấy tờ, văn phịng phẩm. Lưu trữ văn bản trên không gian số giúp tăng số lượng văn bản được lưu trữ, hạn chế tối đa việc ghi chép qua sổ sách.
một hoạt động mang tính chất tổng hợp, một nhân viên, chuyên viên văn phịng có thể phải đảm nhiệm nhiều cơng việc khác nhau với tính chất, trình độ chun mơn khác nhau. Từ việc quản lý văn bản điện tử, sử dụng các phần mềm máy tính để lưu trữ, gửi và khai thác văn bản điện tử sẽ giúp công chức làm công tác văn phịng nói riêng, cơng chức nói chung tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và chất lượng cơng việc, có thể xử lý được nhiều công việc hơn trên một đơn vị thời gian.
- Giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm văn bản đi, đến nhanh hơn nhiều lần (trước đây nếu tìm văn bản đi, đến của các năm trước thi rất khó tìm và mất thời gian phải vài ba ngày, nay chỉ cần tối đa vài phút là có thể tìm được. Việc tìm kiếm trước đây phải biết chính xác số, ngày tháng văn bản thì mới tìm được, nay chi cần biết trích yếu, số, ngày tháng, hoặc một số yếu tố của văn bản là cũng có thể tìm được).
- Theo dõi tình hình xử lý văn bản chặt chẽ hơn, có thể theo dõi đến tận chuyên viên (trước đây khơng thể làm được vì nếu theo dõi bằng thẻ thì với khối lượng hàng ngày vài trăm văn bản sẽ phải có rất nhiều người lập thẻ và theo dõi q trình xử lý, ngày nọ tiếp ngày kia số thẻ đến hàng ngàn do vậy rất khó theo dõi).
- Báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm về số lượng văn bản đi, đến và tình hình xử lý văn bản, phân loại văn bản thuận lợi và nhanh chóng hơn (trước đây phải đếm và cộng bằng tay nên mất rất nhiều thời gian mà khơng đảm bảo chính xác).
- Trước đây. chun viên khơng thế tự mình kiểm tra văn bản đến mình và mình đã xử lý, thì giờ thơng qua quản lý văn bản điện tử điều đó đã trở nên dễ dàng.
- Khi cập nhật toàn văn văn bản vào mạng đã giúp mọi người có cơ sở dữ liệu để tra cứu, không nhất thiết phải đến bộ phận lưu trữ, hoặc phải lưu văn bản giấy (trước đây không thể làm được).
- Đáp ứng được các yêu cầu báo cáo đột xuất của lãnh đạo về văn bản, nhất là thống kê (trước đây không thể làm được).
- Cơ sở dữ liệu do Văn phòng cập nhật vào đã trở thành tài nguyên chung cho tất cả các đơn vị trong cơ quan, trên cơ sở đó để lập hồ sơ, giảm nhẹ cơng việc cho cán bộ (trước đây phải làm bằng tay tất cả, nay chỉ việc in ra).
- Bảo đảm xử lý công việc trong cơ quan nhanh hơn, thực hiện được một bước về cài cách thủ tục hành chính, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ, quá trình chu chuyển văn bản và phối hợp xử lý cũng diễn ra nhanh hơn (Ví dụ: trước đây khi xin ý kiến phối hợp phải lần lượt từng đơn vị, mỗi đơn vị 2 đến 3 ngày nên mất nhiều thời gian để phối hợp, đến nay qua mạng có thể xin ý kiến phối hợp đến tất cả các đơn vị trong cùng một lúc nên thời gian phối hợp giảm đáng kể).
- Tránh được tình trạng văn bản chồng chéo, một văn bản đến nhiều nơi và một vấn đề nhiều đơn vị cùng ra văn bản.
- Khi ứng dụng tin học trong quản lý văn bản, công tác thống kê theo các yêu cầu đặt ra được đáp ứng một cách nhanh chóng.
- Việc bắt buộc xử lý qua mạng (từ văn bản đến, quá trình xử lý, trình ký, …) và đưa tồn bộ văn bản vào cơ sở dữ liệu để khai thác chung dần đần đi vào nền nếp, từ đó tạo ra nguồn cung cấp cho lưu trữ điện tử.
- Với phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, Văn phịng UBND quận Hồn Kiếm đang dần dần quét (Scan) các tài liệu vào hồ sơ (những năm trước đây) để có thể khai thác qua mạng.
- Tăng cường hiệu quả công tác thu thập và xử lý thông tin thông qua văn bản, thu thập và xử lý thơng tin là hai bước nằm trong một q trình, với việc quản lý văn bản điện tử, việc thu thập thông tin sẽ diễn ra nhanh hơn với khối lượng thông tin lớn hơn, kịp thời hơn từ đó góp phần nâng cao hiệu quả xử lý thơng tin, tránh mất thời gian chờ đợi, gián đoạn.