Văn bản điện tử có vai trị và tầm quan trọng rất lớn đối với hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, song cũng vì vậy mà đối với hình thức văn bản mới này cũng cần có sự quản lý phù hợp và hiệu quả để phát huy những ưu điểm của văn bản điện tử cung như hạn chế những sai sót khơng đáng có.
Trước hết cần xác định rõ văn bản điện tử là một đối tượng cần được quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước. Văn bản chứa đựng thơng tin, mang tính pháp lý, do chủ thể có thẩm quyền ban hành, những thơng tin này có thể là cơng khai nhưng cũng có thể là những thơng tin bí mật, việc quản lý văn bản điện tử nhằm đảm bảo thông tin được tiếp nhận một cách chính xác, phù hợp và an tồn, thơng tin khơng bị sử dụng vào các mục đích xấu, vụ lợi, khơng đe doạ các vấn đề về an ninh. Bên cạnh đó, trong q trình hoạt động của mình, cơ quan hành chính nhà nước ban hành rất nhiều văn bản điện tử, nếu khơng quản lý hiệu quả rất dễ gây ra tình trạng thất thốt, bị mất, việc tìm kiếm, khai thác sẽ diễn ra khó khăn.
tử bên cạnh những ưu điểm, cũng phải đối mặt với nhiều nguy cơ, thách thức. Việc lưu giữ một lượng văn bản, thông tin lớn trên khơng gian số địi hỏi phải có hạ tầng cơng nghệ hiện đại, vừa đảm bảo lưu trữ khoa học vừa phải đảm bảo tính bảo mật, tránh việc thơng tin bị rị rỉ, bị đánh cắp, bị thay đổi, bị giả mạo. Hiện nay tội phạm cơng nghệ cao đang là một loại hình tội phạm nguy hiểm, chúng khơng chỉ tấn cơng vào các doanh nghiệp, tổ chức dân sự mà cịn liều lĩnh tấn cơng vào các cơ quan, tổ chức của nhà nước và một trong những mục tiêu của chúng là đánh cắp thơng tin, bóp méo, làm sai lệch thơng tin. Nếu khơng có sự quản lý chặt chẽ, hiệu quả thì hậu quả từ việc bị đánh cắp thông tin là khôn lường.
Thứ ba, quản lý văn bản điện tử là phù hợp với trình độ sản xuất và sự phát triển của xã hội. Thật khó có thể tìm thấy một ngành nghề nào trong xã hội hiện nay khơng có sự tham gia của công nghệ thông tin, của khoa học và các loại máy móc, trang thiết bị. Trong bối cảnh cuộc Cách mạng khoa học công nghệ lần thứ 4 đang diễn ra một cách hết sức mạnh mẽ trên bình diện thế giới, các quốc gia hiện nay đều đang tự chuyển đổi để phù hợp với xu hướng này. Việt Nam với hơn 30 năm thực hiện công cuộc đổi mới, nền kinh tế cũng như diện mạo xã hội đã có những thay đổi mang tính chất bước ngoặt, đặc biệt với việc nhà nước ban hành nhiều chủ trương, chính sách khuyến khích phát triển và ứng dụng khoa học cơng nghệ, đến nay nước ta đã có nền tảng khoa học cơng nghệ tương đối vững chắc so với các quốc gia trong khu vực, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Với tư cách là tổ chức quyền lực đặc biệt giữ nhiệm vụ quản lý đất nước và xã hội, nhà nước và các cơ quan nhà nước phải là ngọn cờ đầu trong việc ứng dụng, sử dụng khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác, hoạt động công vụ.
Thứ tư, văn bản điện tử là một đối tượng quản lý mới chứa đựng nhiều thách thức về mặt chun mơn, trình độ. Nước ta hiện nay có trên 2 triệu cán bộ, công chức, một bộ phận cán bộ công chức trong số này đã bước vào độ tuổi trung niên, khả năng học tập, tiếp thu kiến thức đặc biệt là kiến thức về khoa học công nghệ bị hạn chế, bên cạnh đó là một bộ phận cán bộ, cơng chức hạn chế về
trình độ cơng nghệ thơng tin, khi tiếp cận với việc sử dụng văn bản điện tử đã có biểu hiện lúng túng, xử lý kém hiệu quả, thao tác công vụ không đảm bảo yêu cầu đặt ra. Thực tế đó càng địi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ, khoa học đối với van bản điện tử.