2.2. Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn
2.2.4. Thực trạng đảm bảo các nguyên tắc, yêu cầu trong trong quản lý văn
5 năm sự biến động về nhân sự ở bộ phận này là không nhiều. Công chức phụ trách quản lý văn bản điện tử chủ yếu vẫn dựa trên kinh nghiệm, đã có sự thay đổi nhân sự cả về số lượng và chất lượng nhưng con số là chưa cân xứng với nhu cầu thực tế của cơ quan về quản lý văn bản điện tử, từ năm 2018 đến năm 2020 số lượng công chức phụ trách quản lý văn bản điện tử khơng có sự biến động, cả 2 đều được đào tạo, bồi dưỡng về công nghệ thông tin cũng như kỹ năng nghiệp vụ quản lý văn bản.
2.2.4. Thực trạng đảm bảo các nguyên tắc, yêu cầu trong trong quản lývăn bản điện tử văn bản điện tử
Việc đảm bảo các nguyên tắc và yêu cầu trong quản lý văn bản điện tử chẳng những giúp cho việc quản lý đạt hiệu quả cao hơn mà cịn góp phần tiết kiệm thời gian, cơng sức đảm bảo tính kịp thời của văn bản trong quản lý nhà nước. Trong quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, lãnh đạo UBND đã quán triệt sâu sắc việc đảm bảo nguyên tắc trong xây dựng, sử dụng văn bản điện tử trên tinh thần tuyệt đối tuân thủ các quy định của pháp luật, thường xuyên cập nhật, tiếp thu những quy định mới, những thay đổi trong văn bản quy phạm pháp luật và nghiêm túc thực hiện. UBND quận giao hai đơn vị làm công tác kiểm tra chặt chẽ đối với việc đảm bảo nguyên tắc và yêu cầu trong quản lý văn bản điện tử đó là Văn phịng UBND và Phịng Tư pháp. Văn phịng UBND có nhiệm vụ kiểm tra về thể thức, văn phong, về việc đảm bảo các quy định về kỹ thuật trình bày đối với văn bản hành chính, phịng Tư pháp có nhiệm vụ rà sốt, kiểm tra tính hợp hiến và hợp pháp của các văn bản do UBND dự thảo ban hành. Trong 5 năm qua do thực hiện tốt công tác kiểm tra số lượng các văn bản điện tử có những thiếu sót, hạn chế đã giảm đáng kể, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý văn bản điện tử.
Bảng 2.3. Tỷ lệ lỗi sai văn bản điện tử qua các năm từ 2015-2020
Năm Lỗi sai phổ biến
Tỉ lệ văn bản sai trên tổng số văn bản ban hành Ghi chú 2015 Sai về thể thức văn bản 3,32% 2016 Sai về thể thức văn bản 2.2% 2017 Sai về thể thức và một
số lỗi về văn phong 2.15%
2018 Sai về thể thức và một
số lỗi về nội dung 2.01%
2019 Sai về thể thức 1.8%
2020 Sai về thể thức 1.05% Tính đến tháng 8
năm 2020
Các lỗi sai trong quá trình xây dựng và soạn thảo văn bản là một lỗi cơ bản cần tránh đối với công tác văn thư, tuy nhiên khơng chỉ ở UBND quận Hồn Kiếm mà ở nhiều cơ quan, đơn vị khác các lỗi sai về thể thức văn bản vẫn diễn ra. Dựa trên số liệu của bảng thống kê, lỗi sai về thể thức trong văn bản điện tử tại UBND quận Hồn Kiếm là một lỗi phổ biến, bên cạnh đó cũng có những lỗi về nội dung, về văn phong tuy nhiên tỉ lệ thấp. Qua các năm từ 2015 đến 2020 tỉ lệ lỗi sai về thể thức văn bản đã giảm, từ 3,32% trên tổng số văn bản giảm xuống còn 1,05% vào năm 2020. Con số này thể hiện việc đội ngũ công chức phụ trách xây dựng, soạn thảo văn bản đã có những chuyển biến tích cực về mặt chuyên môn, nghiệp vụ cũng như kỹ năng trong công việc, tuy nhiên con số trên cũng cho thấy lỗi thể thức là một lỗi dễ mắc, khó phát hiện, địi hỏi phải có sự am hiểu nắm bắt một cách chuẩn xác các quy định của pháp luật về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.