2.2. Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn
2.2.1. Thực trạng văn bản điện tử hình thành trong quá trình hoạt động
Trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành hoạt động của UBND quận Hoàn Kiếm yêu cầu cấp thiết được đặt ra đó là phải nhanh chóng là chuyển đổi một cách có hiệu quả các văn bản truyền thống dưới dạng giấy sang các văn bản điên tử dưới dạng số hóa. Văn bản điện tử được hình thành dựa trên một số nội dung công việc như sau:
Thứ nhất, văn bản điện tử hình thành trong hoạt động chỉ đạo điều hành của UBND quận Hoàn Kiếm. Trong chỉ đạo, điều hành hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận cũng như của các phường trên địa bàn, UBND quận Hoàn Kiếm đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản, các văn bản này có sự đa dạng về nội dung, thể thức tùy vào mục đích, tầm quan trọng của nội dung cơng việc. Các văn bản hình thành trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của UBND quận Hoàn Kiếm được xây dựng trên cơ sở tuân thủ các quy định chặt chẽ của pháp luật và được thống nhất quản lý bằng hệ thống phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan. Trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND quận Hoàn Kiếm, văn bản điện tử đặc biệt thể hiện ưu điểm so với văn bản giấy thông thường thể hiện qua thời gian xây dựng nhanh, thời gian chuyển tải ban hành nhanh, thông tin kịp thời tới đối tượng quản lý nhất là trong các tình huống, giải quyết các vụ việc cấp bách.
Thứ hai, văn bản điện tử xuất hiện trong quá trình giao dịch, làm việc với cá nhân, cơ quan, tổ chức và đơn vị khác. Trong hoạt động của mình, UBND quận Hồn Kiếm có sự phối hợp trong công tác và thực hiện nhiệm vụ với nhiều các cơ quan khác, mối quan hệ công tác, nội dung công việc, trách nhiệm các
bên liên quan. Ứng dụng văn bản điện tử trong hoạt động giao dịch, hợp tác, trao đổi công việc giữa các cơ quan, đơn vị làm giảm thời gian lãng phí khơng cần thiết, giảm các cuộc họp, nội dung trao đổi ngắn gọn, tập trung, thời gian giải quyết công việc rút ngắn.
Theo công văn số 775/VPCP-KSTT ngày 04/02/2020 của Văn phịng Chính phủ thì danh mục văn bản điện tử được gửi, nhận không kèm văn bản giấy tại UBND quận gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư, Thông tư liên tịch, Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh, huyện, xã, Quyết định của UBND cấp tỉnh, huyện xã.
- Văn bản hành chính: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Tờ trình, Cơng văn, Cơng điện, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Phiếu báo.
Danh mục văn bản trên không áp dụng với các loại văn bản: Văn bản, hồ sơ thuộc dạng mật, tối mật theo quy định tại Luật Bảo vệ bí mật nhà nước; Văn bản, hồ sơ bắt buộc phải gửi bản giấy theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật mức Luật, Nghị định, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ; Văn bản, hồ sơ có thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa gồm bản đồ, bản vẽ kỹ thuật, ấn phẩm, vật phẩm…; Văn bản, hồ sơ liên quan đến quy hoạch, tài chính, tổ chức, bộ máy, nhân sự và chế độ chính sách đối với cơng chức, viên chức.
Bảng 2.1. Số lượng văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm chia theo nguồn gốc hình thành giai đoạn 2015-2020
Năm Văn bản điện tử trong hoạt động quản lý nhà nước, chỉ đạo, điều
hành
Văn bản điện tử trong phối hợp hoạt động, giao
dịch Ghi chú 2015 85 13 2016 112 40 2017 302 52 2018 316 59 2019 388 43 2020 423 63
Thơng qua bảng thống kê có thể thấy số lượng văn bản điện tử hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước, công tác chỉ đạo điều hành chiếm đa số và tăng dần qua các năm, số lượng văn bản điện tử trong phối hợp hoạt động, giao dịch chiếm tỉ lệ ít hơn và có sự biến động tăng giảm khơng theo tuyến tính. Từ năm 2015 đến năm 2020, số lượng văn bản điện tử trong hoạt động quản lý nhà nước, trong hoạt động chỉ đạo điều hành tăng từ 85 lên 423 văn bản, như vậy số lượng này cho thấy UBND quận Hoàn Kiếm đã thực hiện chuyển đổi từ văn bản truyền thống sang văn bản điện tử một cách có hiệu quả, số lượng văn bản điện tử tăng lên không những phản ánh việc sử dụng công nghệ thơng tin và các phần mềm quản lý văn bản có hiệu quả mà cịn phản ánh việc quản lý văn bản điện tử đã thực sự đem lại những tiện ích và được đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ủng hộ.