Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội
3.2.1. Tăng cường tuyên truyền nâng cao nhận thức của CBCC về vaitrò của VBĐT và tầm quan trọng của quản lý VBĐT trong q trình hoạt trị của VBĐT và tầm quan trọng của quản lý VBĐT trong quá trình hoạt động
Nhận thức rõ vai trị cũng như những hiệu quả tích cực từ việc áp dụng văn bản điện tử vào quản lý nhà nước, UBND quận Hồn Kiếm cần tích cực triển khai các biện pháp tuyên truyền, giáo dục, nâng cao ý thức và trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức trong việc sử dụng, áp dụng văn bản điện tử vào thực tiễn công tác. Thơng qua khảo sát, đánh giá có thể thấy đại bộ phận cán bộ, cơng chức làm việc tại UBND quận Hồn Kiếm có thái độ đồng tình, ủng hộ và tích cực thực hiện việc quản lý văn bản điện tử, tuy nhiên để nhận thức một cách đầy đủ công tác quản lý văn bản điện tử trên tất cả các góc độ, từ góc độ chun mơn đến góc độ pháp lý thì cần thực hiện thường xun có hiệu cơng tác giáo dục, tun truyền. Thực hiện giáo dục tuyên truyền trên cơ sở các quy định của pháp luật, trên nền tảng sự phát triển của khoa học cơng nghệ.
UBND quận Hồn Kiếm cần sớm triển khai xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, hàng quý với nội dung về phổ biến kiến thức pháp luật cũng như kiến thức chuyên môn liên quan đến văn bản điện tử, trong đó tập trung các nội dung quan trọng sau:
Tuyên truyền về tính hiệu quả, khả năng áp dụng, tính khả thi của văn bản điện tử trong tất cả các lĩnh vực quản lý nhà nước. Tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về văn bản điện tử, trong đó tập trung các quy định về tính pháp lý, quy trình quản lý, kiểm sốt. Đội ngũ cán bộ, cơng chức ở cả cấp quận và cấp phường đều phải thường xuyên cập nhật các văn bản mới của cơ quan quản lý cấp trên về văn bản điện tử. Theo khảo sát trong số 100 cán bộ, công chức được hỏi thì có đến 90 % khơng hiểu hoặc hiểu chưa rõ khái niệm, đặc điểm của văn bản điện tử, từ đó cho thấy việc cần thiết phải làm tốt cơng tác tuyên truyền, giáo dục về văn bản điện tử, vị trí vai trị của văn bản điện tử trong quản lý nhà nước và trong việc cải cách nền hành chính.
Phổ biến, chia sẻ về các điển hình, các cơ quan trên cả nước đã áp dụng thành công văn bản điện tử và quản lý văn bản điện tử hiệu quả. Tổ chức các hội thảo khoa học, hội nghị chia sẻ về thực trạng, phương pháp quản lý văn bản điện tử tại cơ quan hành chính nhà nước. Hiện nay trên cả nước đã có rất nhiều địa phương, ban ngành, tổ chức thực hiện triển khai văn bản điện tử trong hoạt động
công vụ cũng như thực hiện quản lý văn bản điện tử một cách có hiệu quả, đây là những điển hình tiên tiến, những mơ hình hay mà UBND quận Hồn Kiếm có thể học hỏi, áp dụng. Bên cạnh đó cần nhận thức rõ rằng, việc áp dụng văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử chẳng những là một hoạt động mang tính thực tiễn mà cũng là một hoạt động mang tính khoa học, một hoạt động có nền tảng khoa học vững chắc và tiếp tục cần được nghiên cứu, đánh giá, sáng tạo.
Bên cạnh việc tuyên truyền, cần thực hiện tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức về tin học, công nghệ thông tin, đặc biệt là việc trao đổi thông tin, bảo mật thông tin, lưu trữ văn bản trên không gian mạng, thường xuyên cập nhật, sử dụng các phần mềm quản lý văn bản mới. UBND quận Hồn Kiếm cần tìm kiếm những cơ sở đào tạo có uy tín, chất lượng về đào tạo cơng nghệ thơng tin để thực hiện các khóa đào tạo cho cán bộ, cơng chức. UBND quận Hoàn Kiếm cần đặt ra chỉ tiêu trong giai đoạn 2020-2025 mỗi năm thực hiện được tối thiểu 5 chương trình tuyên truyền về quản lý, sử dụng văn bản điện tử.
3.2.2. Kiến nghị hoàn thiện các quy định pháp luật về quản lý tài liệu điện tử
Trong quá trình áp dụng và thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử, UBND quận Hoàn Kiếm cần thực hiện rà sốt, đánh giá tồn bộ các văn bản quy phạm pháp luật đang áp dụng, các văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành, tìm ra những bất cập, hạn chế, đề xuất kiến nghị, thay đổi, sửa đổi, bổ sung. Trọng phạm vi nhiệm vụ quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 4 Luật Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật, UBND cấp huyện có quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật là quyết định, do vậy đối với việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về quản lý văn bản điện tử, UBND quận Hồn Kiếm chỉ có thể ban hành quyết định về việc thực hiện quản lý văn bản điện tử trên phạm vi quận Hoàn Kiếm. Trong văn bản quy phạm pháp luật UBND quận Hoàn Kiếm cần quy định rõ yêu cầu, nội dung thực hiện quản lý văn bản điện tử, mức độ áp dụng, đối tượng áp dụng và cơ chế thực hiện. Cùng với đó, UBND quận hồn Kiếm cần có kế hoạch triển khai cụ thể
theo từng giai đoạn, thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện quản lý văn bản điện tử tại các đơn vị, có cơ chế tiếp nhận ý kiến phản hồi, tiếp nhận những băn khoăn, vướng mắc của các tổ chức, đơn vị trong quá trình thực hiện quản lý văn bản điện tử.
Đề xuất với UBND thành phố về việc tiếp tục quy định cụ thể và chi tiết hơn nữa về việc triển khai áp dụng văn bản điện tử và chữ ký số trong hoạt động chỉ đạo, điều hành. Trong quá trình triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử cần thường xuyên đánh giá kết quả thực hiện, tổng hợp kiến nghị, khó khăn của các cấp, các ngành trong địa bàn quận từ đó có biện pháp cụ thể giải quyết, những vấn đề vượt quá thẩm quyền cần kiến nghị lên các cơ quan quản lý nhà nước cấp trên. UBND quận Hoàn Kiếm cần tiếp tục thực hiện nghiêm túc quyết định số 12/2020/QĐ-UBND Ban hành quy chế tiếp nhận, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội.
Việc thực hiện triển khai quản lý văn bản điện tử trong hoạt động của UBND quận Hoàn Kiếm cần được đưa vào nghị quyết của HĐND quận trong mỗi nhiệm kỳ và có kế hoạch triển khai cụ thể theo từng giai đoạn.
3.2.3. Kiện toàn tổ chức, nhân lực quản lý văn bản điện tử
Bộ máy và nhân lực là yếu tố then chốt quyết định đến hiệu quả quản lý nhà nước nói chung, quản lý nhà nước trong cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng và đặc biệt với quản lý văn bản điện tử, một nội dung không mới nhưng tồn tại nhiều vấn đề. Nhìn chung hiện nay bộ phận quản lý văn bản, tài liệu ở UBND cấp quận huyện vẫn quen với phương pháp quản lý văn bản truyền thống, đó là văn bản bằng giấy, lưu trữ trong khơng gian thực, trong khi đó quản lý văn bản, tài liệu điện tử trên khơng gian số địi hỏi trình độ cao về công nghệ thông tin.
Để thực hiện tốt công tác quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử cần có sự đánh giá, sắp xếp lại đội ngũ nhân sự phụ trách quản lý văn bản tài liệu, bố trí những cán bộ, cơng chức có đủ năng lực, nhận thức và hiểu biết về công nghệ thông tin, được đào tạo bài bản và có kinh nghiệm. Song song với bố trí nhân sự phù hợp cần tiến hành tinh giản biên chế, giảm thiểu số lượng nhân sự để phù hợp với phương pháp quản lý văn bản mới, thực hiện kiêm
nhiệm một số vị trí để giảm biên chế.
Phịng Nội vụ phối hợp với Văn phịng HĐND-UBND quận Hồn Kiếm tiến hành xây dựng tiêu chí cho vị trí việc làm là chuyên viên phụ trách quản lý văn bản điện tử với các tiêu chí cụ thể, rõ ràng về chun mơn. Văn phịng HĐND-UBND cần đánh giá một cách khách quan về năng lực, trình độ của đội ngũ công chức phụ trách quản lý văn bản điện tử hiện tại, có cơ chế sử dụng, quản lý phù hợp.
Hiện nay số lượng cơng chức tại Văn phịng UBND – HĐND quận Hoàn Kiếm trực tiếp phụ trách quản lý văn bản điện tử là hai người, tuy nhiên giữa hai cơng chức chưa có sự phân cơng rõ ràng về nhiệm vụ, cơng việc của từng người mà họ đang được sủ dụng dưới hình thức cùng làm và thay thế cho nhau. Văn phịng UBND-HĐND nên có sự phân cơng rõ ràng về u cầu, nội dung công việc, cần xem xét tính tốn đến khả năng trong thời gian tới có thể tuyển dụng thêm, hoặc điều chuyển cơng chức ở các vị trí khác đến hỗ trợ cơng tác quản lý văn bản điện tử.
3.2.4. Tăng cường các giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện cácnhiệm vụ quản lý văn bản điện tử nhiệm vụ quản lý văn bản điện tử
Giải pháp quan trọng đầu tiên cần triển khai để nâng cao hiệu quả thực hiện nhiệm vụ quản lý văn bản đó là xây dựng và hồn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Hạ tầng công nghệ thông tin là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất đối với việc hiện đại hóa nền hành chính nói chung và số hóa văn bản hành chính nói riêng. Hệ thống mạng máy tính, hệ thống phần cứng, phần mềm phục vụ công tác xây dựng, soạn thảo, gửi và nhận văn bản cùng với các phần mềm phụ trợ khác trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng xây dựng văn bản điện tử. UBND quận Hoàn Kiếm cần tiến hành kiểm tra, rà soát và đánh giá tồn bộ hệ thống cơng nghệ thông tin và hạ tầng cơ sở, tiến hành điều chỉnh, nâng cấp, cải tiến hệ thông trang thiết bị, phần cứng và phần mềm máy tính. Đối với các trang thiết bị máy tính đã cũ, hoạt động kém hiệu quả cần thực hiện thanh lý, thay đổi theo quy định của pháp luật theo quy định của pháp luật. UBND quận cần có kế hoạch thực hiện bảo mật thơng tin nội bộ, bảo mật các tài
liệu được số hóa, cổng thơng tin điện tử của cơ quan. Hiện nay nền tảng cơ sở hạ tầng thơng tin của UBND quận hồn Kiếm được đánh giá là tương đối tốt với việc các trang thiết bị được mua mới và bảo dưỡng định kỳ, tuy nhiên nếu so sánh với tốc độ phát triển của khoa học công nghệ hiện nay đặc biệt là hệ thống phần mềm thì hệ thống cơ sở hạ tầng thơng tin cịn cần được thay đổi, hiện đại hóa trên nhiều phương diện.
Về cơng tác phối hợp giữa các đơn vị, bộ phận, tiến hành hoàn thiện quy chế phối hợp hoạt động giữa các phòng ban, đơn vị trong cơ quan, đẩy mạnh việc sử dụng văn bản điện tử đến đơn vị cấp phòng và tiến tới triển khai tồn bộ địa bàn quận. UBND quận có phương án hỗ trợ đối với mỗi đơn vị để khắc phục những khó khăn, tồn tại trong việc sử dụng văn bản điện tử. UBND quận Hoàn Kiếm thường xuyên tổ chức các đợt tập huấn bồi dưỡng về công nghệ thông tin kết hợp bồi dưỡng kiến thức kỹ năng về văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, công chức, từng bước thực hiện chuyển đổi số trong cơ quan, đơn vị. Quản lý văn bản điện tử là một trong những nội dung cơ bản của việc thực hiện chuyển đổi số trong cơ quan hành chính nhà nước, đây là bước đầu để hướng tới một nền hành chính hiện đại, hoạt động minh bạch và hiệu quả.
Thực hiện việc phát triển và đổi mới hệ thống phần mềm ứng dụng đang sử dụng trong cơ quan, đơn vị. Hiện nay hệ thống phần mềm trong các phịng ban, đơn vị thuộc UBND quận Hồn Kiếm vẫn hoạt động tương đối riêng lẻ, dừng lại ở việc sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản là chủ yếu, để việc quản lý văn bản điện tử được diễn ra hiệu quả hơn cần xây dựng một hệ thống các phần mềm ứng dụng hỗ trợ cho công tác soạn thảo, sử dụng, gửi và tiếp nhận văn bản điện tử, các giai đoạn từ xây dựng, ban hành đến lưu trữ cần đượct tích hợp với nhau, xây dựng các hồ sơ dữ liệu chung đối với các mảng công việc có liên quan đến nhiều phịng ban, đơn vị. Ứng dụng và sử dụng các phần mềm hỗ trợ như phần mềm kiểm soát lỗi văn bản, phần mềm chống virut…
Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu xây dựng văn bản điện tử, về cơ bản nội dung của văn bản điện tử không khác so với văn bản bằng giấy, tuy nhiên bên cạnh công tác tham mưu về nội dung, các đơn vị cũng cần thực hiện
tham mưu về tính pháp lý, các yêu cầu cần thiết của văn bản điện tử cho lãnh đạo, cơ quan có thẩm quyền khi ban hành. Các cán bộ, công chức, đơn vị làm công tác tham mưu cần nắm rõ các quy định mới của nhà nước về việc sử dụng, quản lý, lưu trữ, khai thác văn bản điện tử, tính pháp lý của văn bản điện tử. Thực hiện tốt công tác thanh tra, kiểm tra, rà soát đánh giá chất lượng của văn bản điện tử, đề cao công tác hậu kiểm, văn bản điện tử được số hóa hoặc xây dựng trên các phần mềm song khơng vì thế mà cơng tác kiểm tra, đánh giá bị xem nhẹ, dù được xây dựng trên các phần mềm máy tính có độ chính xác cao song những sai sót, khiếm khuyết là khơng thể tránh khỏi, chính vì vậy đối với văn bản điện tử thì cơng tác kiểm tra, rà sốt vẫn là một khâu hết sức quan trọng. Đối với hệ thống cơ sở hạ tầng thơng tin, UBND quận Hồn Kiếm cần có kế hoạch tiến hành bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp thường xuyên hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin của UBND quận, đảm bảo hệ thống mạng nội bộ, kết nối internet và cổng thông tin điện tử của quận hoạt động bình thường, đảm bảo dung lượng và tốc độ truyền dẫn thông tin. Nâng cao chất lượng sử dụng và hoạt động của cổng thông tin điện tử, kết hợp tăng cường tính bảo mật của địa chỉ email.
UBND quận Hồn Kiếm cần phát động phong trào đổi mới sáng tạo, khuyến khích các giải pháp, cách làm mới hiệu quả trong quản lý văn bản điện tử, thường xuyên tổng kết các giải pháp mới, các sáng kiến, có đánh giá và đưa vào thực hiện đối với các giải pháp có tính khả thi cao, dễ làm, dễ thực hiện và tiết kiệm ngân sách.
3.2.5. Tăng cường nguồn lực tài chính cho quản lý văn bản điện tử
Nguồn lực nói chung và nguồn lực tài chính nói riêng là yếu tố hết sức quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý văn bản điện tử. Nguồn lực tài chính giúp đáp ứng nhu cầu về mua sắm trang thiết bị, phần mềm ứng dụng. Hiện nay chi phí cho hệ thống cơng nghệ thơng tin tại các phịng ban, đơn vị thuộc UBND quận Hoàn Kiếm cịn tương đối khiêm tốn, chủ yếu là kinh phí sửa chữa, bảo trì máy móc, trang thiết bị và được sử dụng để giải quyết từng tình huống cụ thể. UBND quận chưa có kế hoạch và lộ trình cụ thể để phân bộ ngân
sách phục vụ nâng cao chất lượng hệ thống công nghệ thông tin ứng dụng trong cơng tác
văn phịng nói chung và trong quản lý văn bản điện tử nói riêng.
Trong xây dựng ngân sách hàng năm phục vụ chi thường xuyên UBND quận Hồn Kiếm cần có sự điều chỉnh, cân đối sao cho phù hợp nhằm tăng kinh phí đầu tư cho hệ thống công nghệ thông tin. Nâng cao hiệu quả công tác quản