1.8. Khó khăn và các yếu tố tác động đến quản lý văn bản điện tử
1.8.1.1. Yếu tố pháp lý
Việc triển khai thực hiện sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước phải được quy định một cách cụ thể, rõ ràng và khoa học trong các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, đây vừa là căn cứ pháp lý vừa là cơ sở để triển khai có hiệu quả văn bản điện tử trên thực tế. Các quy định của pháp luật càng cụ thể chi tiết thì việc áp dụng, thực hiện càng dễ dàng. Bên cạnh các quy định của pháp luật thì các văn bản hướng dẫn thực hiện cũng có vai trị quan trọng trong việc triển khai thực hiện văn bản điện tử. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật đầy đủ, được xây dựng khoa học và có tính hệ thống sẽ giúp cho việc triển khai thực hiện cũng như đánh giá kết quả áp dụng văn bản điện tử trở nên rõ ràng.
Yếu tố pháp lý còn thể hiện ở việc là căn cứ để chuyển đổi quá trình quản lý văn bản thông thường sang quản lý văn bản điện tử. Việc chuyển đổi từ sử dụng, quản lý văn bản truyền thống sang văn bản điện tử cần được thực hiện trên cơ sở pháp luật, sự điều chỉnh, sửa đổi các quy định của pháp luật cũng như việc xây dựng cơ chế, lộ trình rõ ràng trong thực hiện chuyển đổi số tại các cơ quan nhà nước, cơ quan hành chính nhà nước. Quản lý văn bản điện tử có những địi hỏi riêng khác với quản lý văn bản dưới dạng giấy tờ thơng dụng, từ đó cũng làm phát sinh các quan hệ mới đòi hỏi cần được pháp luật điều chỉnh. Những quy định của pháp luật đối với quản lý văn bản thơng thường khó có thể áp dụng một cách cơ học cho quản lý văn bản điện tử trên khơng gian số, chính vì vậy địi hỏi cấp thiết phải có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật mới có đối tượng điều chỉnh cụ thể đó là văn bản điện tử. Mặt khác sự phát triển nhanh chóng của cơng nghệ thơng tin địi hỏi pháp luật phải có tình dự báo, phải nắm bắt được xu thế phát triển của đối tượng điều chỉnh để có những sự thay đổi sao cho phù hợp, đảm bảo lợi ích của các bên