2.2. Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn
2.2.2. Thực trạng các quy định pháp luật về quản lý văn bản điện tử
Hiện nay việc quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm được thực hiện dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật sau đây:
- Luật Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 - Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005 - Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006 - Luật An tồn thơng tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015 - Luật An ninh mạng ngày 12 tháng 6 năm 2018
- Nghị định số: 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Thực hiện thủ tục hành chính trên mơi trường điện tử
- Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Cơng tác văn thư
- Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
- Thơng tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và các định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành”;
- Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản trong cơ quan nhà nước;
- Thông tư số: 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ Kỹ thuật soạn thảo và Thể thức trình bày văn bản hành chính
- Nghị quyết số 24/NQ-HĐND ngày 07/12/2012 của Hội đồng nhân dân Thành phố phê duyệt Quy hoạch phát triển công nghệ thông tin Thành phố Hà Nội đến năm 2020, định hướng đến năm 2030.
Về phía UBND Thành phố Hà Nội, ngày 17 tháng 12 năm 2013 UBND thành phố ban hành quyết định số 57/2013/QĐ-UBND Về việc ban hành quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội. Quyết định đã nêu rõ các nội dung quan trọng bao gồm: Nguyên tắc quản lý các hệ thống thông tin để trao đổi văn bản điện tử, danh mục các văn bản trao đổi hồn tồn qua mơi trường mạng, quy trình tiếp nhận văn bản điện tử, tính hợp pháp của văn bản điện tử. Trong tám năm thực hiện quyết định việc quản lý văn bản điện tử trên địa bàn thành phố Hà Nội nói chung trong đó có UBND quận Hồn Kiếm nói riêng đã có nhiều chuyển biến tích cực, chất lượng, hiệu quả công tác quản lý văn bản điện tử được nâng lên rõ rệt. Trước những đòi hỏi mới của thực tiễn công tác quản lý, trước yêu cầu phải đổi mới mạnh mẽ hơn nữa công tác quản lý văn bản điện tử, UBND thành phố Hà Nội có Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 57/2013/QĐ-UBND ngày 17/12/2013 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước thuộc thành phố Hà Nội.
Quyết đinh số 12/2020/QĐ-UBND là một bước phát triển mới trong việc cụ thể hóa, chi tiết hóa các quy định của pháp luật về quản lý văn bản điện tử.. Theo quy chế, văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của
cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy; chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật…
Việc tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an tồn thông tin và văn thư, lưu trữ. Tất cả văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố được phát hành, tiếp nhận, xử lý trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ các trường hợp bên gửi và bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu vể hạ tầng kỹ thuật, cơng nghệ, an tồn thơng tin, giải pháp kết nối, liên thông để nhận, gửi văn bản điện tử.
Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử nếu văn bản điện tử đó khơng đảm bảo nguyên tắc, yêu cầu về phát hành, tiếp nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời bên nhận phản hồi cho bên gửi được biết thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử của UBND quận.
Yêu cầu tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử là văn bản điện tử phải được đảm bảo tính xác thực về nguồn gốc, sự tồn vẹn, an tồn thơng tin, dữ liệu trong quá trình phát hành, tiếp nhận, xử lý và lưu trữ. Văn bản điện tử phải được phát hành ngày trong ngày văn bản đó được ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, khơng phải chờ văn bản giấy (nếu có). Đơn vị quản lý hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử của UBND quận Hoàn Kiếm phải xác định, phê duyệt cấp độ và tổ chức phương án bảo đảm an tồn thơng tin theo cấp độ cho các hệ thống thông tin thuộc phạm vi đơn vị quản lý theo quy định của pháp luật.
Về phía UBND quận, ngày 25 tháng 9 năm 2017 quận ra công văn số 1219/UBND-VP về việc triển khai gửi, nhận văn bản điện tử giữa UBND quận Hoàn Kiếm với các cơ quan thuộc thành phố Hà Nội. Theo đó, từ ngày 25/9/2017, tồn bộ văn bản, tài liệu chính thức của UBND quận Hồn Kiếm (trừ
các văn bản không chuyển qua mạng theo quy định) trao đổi với các cơ quan hành chính nhà nước thuộc Thành phố được giao dịch qua môi trường mạng thay cho văn bản giấy bằng hộp thư điện tử công vụ do Thành phố cấp: vanthu_hoankiem@hanoi.gov.vn. Trong công văn số 1023/UBND-VP ngày 21/6/2019 về việc triển khai thực hiện ứng dụng văn bản điện tử có chữ ký số chuyên dùng Chính phủ, UBND quận Hồn Kiếm đã chấm dứt sử dụng chữ ký số chuyên dùng của Thành phố và tổ chức thực hiện gửi văn bản điện tử có chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ từ ngày 18/6/2019 trong giao dịch hành chính điện tử với các cơ quan, đơn vị trong địa bàn quận và Thành phố.