- Đăng ký, thống kê văn bản điện tử hình thành trong hoạt động của UBND, muốn quản lý, kiểm soát tốt văn bản điện tử thì yêu cầu đầu tiên đặt ra đó là phải nắm vững, nắm chính xác số lượng, chủng loại từng loại văn bản điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Hoạt động thống kê, đăng ký phải được thực hiện cẩn thận, chi tiết và kịp thời
- Bảo quản văn bản điện tử, văn bản điện tử tồn tại trong môi trường đặc biệt, đó là mơi trường khơng gian số, khơng gian mạng, tuy nhiên dù là môi trường nào văn bản điện tử cũng cần được bảo quản hiệu quả nhằm tránh xảy ra tình trạng mất, thất lạc và bị đánh cắp
- Tổ chức khai thác sử dụng văn bản điện tử, khai thác, sử dụng văn bản điện tử là một trong những nhiệm vụ quan trọng, quyết định hiệu quả của quản lý văn bản điện tử có đạt được hay khơng. Văn bản điện tử được khai thác như thế nào, sử dụng vào mục đích gì, hiệu quả đem lại ra sao đó là những câu hỏi phải trả lời khi thực hiện khai thác văn bản điện tử. Khai thác, sử dụng văn bản điện tử còn cần đi liền với đánh giá hiệu quả sử dụng, phải ln tìm tịi sáng tạo những cách làm mới, phương pháp khai thác, sử dụng mới.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản điện tử, văn bản điện tử là khái niệm luôn đi cùng với công nghệ thông tin, với sự ra đời của công nghệ thông tin văn bản điện tử xuất hiện và quay trở lại văn bản điện tử đặt ra yêu cầu đối với nền tảng công nghệ thông tin phải không ngừng đổi mới, ứng dụng những thành tựu tiên tiến, hiện đại của công nghệ thông tin trong quản lý,
khai thác và sử dụng văn bản điện tử.