2.3. Đánh giá chung về quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân
2.3.3.1. Nguyên nhân chủ quan
Việc thực hiện chuyển đổi số, chuyển đổi sử dụng văn bản truyền thống sang văn bản điện tử ở nhiều đơn vị chưa được chú trọng, chưa có sự quyết tâm lớn từ phía lãnh đạo phịng ban, đơn vị. Bản thân một bộ phận cán bộ, công chức, những người trực tiếp làm việc sử dụng và quản lý văn bản không muốn thay đổi, chưa bắt kịp với xu hướng mới trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, tư tưởng bảo thủ, trì trệ, ngại thay đổi, thiếu tinh thần học hỏi, ý chí phấn đấu.
Sự hạn chế về trình độ chuyên môn trong công tác, khác với phương pháp quản lý văn bản thông thường, quản lý văn bản điện tử bên cạnh trình độ chun mơn về cơng tác văn thư lưu trữ, người cơng chức cịn cần có những kiến thức tương đối chuyên sâu về khoa học máy tính, về hệ thống cơng nghệ thông tin. Các công chức đang đảm nhiệm quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hồn Kiếm là những người có kinh nghiệm, có chun mơn về văn thư lưu trữ nhưng chưa được đào tạo cơ bản về cơng nghệ thơng tin.
Thói quen trong cơng tác và hoạt động cơng vụ không dễ thay đổi, nền hành chính của nước ta đã trải qua hàng chục năm với phương pháp làm việc
truyền thống, trong đó bao gồm cả phương pháp quản lý văn bản. Việc thực hiện chuyển đổi số, áp dụng một cách triệt để và đồng bộ khoa học công nghệ vào trong hoạt động cơng vụ nói chung, cơng tác quản lý văn bản nói riêng khơng thể thực hiện ngay trong thời gian ngắn mà cần có lộ trình phù hợp trên cơ sở điều kiện thực tiễn của địa phương, cơ quan, tổ chức. Mặt khác hoạt động cơng vụ là hoạt động có tính kết nối rất cao với hoạt động đời sống xã hội, cần có sự tương xứng về trình độ phát triển giữa cơ sở hạ tầng và kiến trúc thượng tầng.
Việc chuyển từ quản lý văn bản truyền thống sang quản lý văn bản điện tử là một điển hình về thực hiện đổi mới, sáng tạo trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, tuy nhiên khác với các tổ chức thuộc khu vực tư, hiện nay hoạt động đổi mới, sáng tạo trong cơ quan hành chính nhà nước diễn ra chưa mang tính sống cịn, chưa thể hiện sự cấp bách và chưa thể hiện nhu cầu bức thiết từ đội ngũ nhân sự. Hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước ln mang tính ổn định, các hoạt động đổi mới chỉ diễn ra khi có chủ trương, chính sách lớn từ cơ quan cấp trên do vậy thiếu tính linh hoạt, chủ động và sáng tạo. Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị trong khu vực công chưa được chủ động trong thực hiện các chương trình, dự án về đổi mới sáng tạo mà điển hình như việc áp dụng văn bản điện tử, hồ sơ điện tử.