2.2. Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn
2.2.5. Thực trạng thực hiện các nhiệm vụ quản lý văn bản điện tử
Tất cả các đơn vị, phịng ban thuộc UBND quận Hồn Kiếm đều có cơng chức phụ trách quản lý văn bản tại đơn vị, mỗi phòng ban, đơn vị đều có hệ thống máy tính, phần mềm và được kết nối mạng nội bộ. Văn phòng HĐND –
UBND là đơn vị đầu mối quản lý văn bản điện tử của UBND quận Hồn Kiếm. Văn phịng HĐND-UBND có những nhiệm vụ sau:
Thứ nhất, tiến hành đánh giá, rà sốt tồn bộ các văn bản điện tử dự thảo của các phịng ban chun mơn về thể thức, kỹ thuật trình bày, các yêu cầu kỹ thuật khi thực hiện số hóa, các yêu cầu kỹ thuật đối với văn bản điện tử. Văn phịng có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ các phòng, ban, đơn vị trong việc xây dựng, quản lý văn bản điện tử tại đơn vị. Thực tế trong giai đoạn 2015-2020, Văn phịng UBND-HĐND đã thực hiện tốt cơng tác kiểm duyệt, kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, tỉ lệ sai về thể thức và kỹ thuật trình bày trong các văn bản điện tử của UBND quận ban hành có xu hướng giảm, các phịng ban chun mơn cũng nâng cao tần suất và chất lượng công tác kiểm duyệt thể thức văn bản.
Thứ hai, văn phòng HĐND-UBND thực hiện tốt công tác đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật, máy móc, trang thiết bị, nguồn điện, thực hiện kiểm tra, bảo dưỡng, bảo trì đảm bảo hệ thống mạng thông tin nội bộ và kết nối internet diễn ra liên tục, không bị gián đoạn, đảm bảo tốc độ đường truyền, chất lượng gửi nhận văn bản điện tử. Tuy nhiên đối với hệ thống máy tính, trang thiết bị đã cũ, hư hỏng, chất lượng bị giảm sút văn phịng chưa có phương án cụ thể trình UBND quyết định phương án xử lý, một số hạng mục sửa chữa, trang bị có kinh phí lớn chưa được phê duyệt.
Thứ ba, thường xuyên kiểm tra cơ sở dữ liệu của cơ quan, phối hợp với phịng Tư pháp, rà sốt, sàng lọc các văn bản điện tử đã hết hiệu lực, các văn bản điện tử đã được thay thế, tạo ổ lưu trữ riêng. Tiến hành đơn đốc nhắc nhở các phịng ban, đơn vị về tiến độ thực hiện các văn bản theo ủy quyền của lãnh đạo ủy ban. Trong quá trình gửi, nhận văn bản điện tử, có biện pháp kiểm tra tính đầy đủ và tồn vẹn của văn bản, đảm bảo nhận đúng nhận đủ thông tin trong văn bản, đảm bảo gửi văn bản đúng địa chỉ, đảm bảo tính bảo mật thơng tin trong q trình gửi và nhận. Trong hoạt động thường xuyên của UBND số lượng các văn bản điện tử đi và đến rất lớn, bên cạnh việc thực hiện đúng và đầy đủ nhiệm vụ cơng tác của mình, Văn phịng UBND-HĐND cũng đơn đốc, theo dõi các
đơn vị tổ chức cá nhân khác có trách nhiệm hồn thiện đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng