Tài khoản 2293 – Dự phòng phải thu khó địi

PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

1.2. Khái quát khoản mục nợ phải thu khách hàng trên Báo cáo tài chính

1.2.3.2. Tài khoản 2293 – Dự phòng phải thu khó địi

6 3 5

Chiết khấu thanh toán

Doanh thu

chưa thu tiền

Thuế GTGT (nếu có)

711

thanh lý,

nhượng bán Khách hàng ứng trước hoặc TSCĐ chưa thu tiền thanh toán tiền

3 3 7

Phải thu theo tiến độ kế hoạch HĐXD

3 3 3 1

Nợ khó địi xử lý xố sổ

Khách hàng thanh toán nợ bằng hàng tồn kho

1 3 3

Chênh lệch tỷ giá giảm khi đánh giá các khoản Thuế GTGT phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ (nếu có) các khoản phải thu của khách hàng

Bù trừ nợ

152, 153, 156, 611

Chênh lệch tỷ giá tăng khi đánh giá Thuế GTGT Thu nhập do Tổng số tiền khách 111, 112, 113 Các khoản chi hộ khách hàng 2293, 642 4 1 3 331 111, 112 33311

phải thanh toán 521

3 3 3 1 1 Chiết khấu thương mại, giảm

131 - Phải thu của khách hàng

giá, hàng bán bị trả lại

hàng phải thanh toán

Thuế GTGT (nếu có)

bằng ngoại tệ cuối kỳ

511, 515

Tổng giá

Theo Điều 2, Thơng tư số 48/2019/TT-BTC, định nghĩa: “Dự phịng nợ phải thu

khó địi: là dự phịng phần giá trị tổn thất của các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán và khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh tốn nhưng có khả năng khơng thu hồi được đúng hạn.”

a. Ngun tắc kế tốn

TheoĐiều 45, Chương 2, Thơng tư số 200/2014/TT-BTC về Nguyên tắc kế toán

của tài khoản 229 –Dự phịng tổn thất tài sản, trong đó quy định ngun tắc kế tốn về Dự phịng nợ phải thu khó địi, như sau:

Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải thu khó địi và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn có bản chất tương tự có khả năng

khơng địiđược để trích lập hoặc hồn nhập khoản dự phịng phải thu khó địi.

Doanh nghiệp trích lập dự phịng phải thu khó địi khi:

- Nợ phải thu quá hạn thanhtoán khi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được. Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó địi phải trích lập dự phịngđược căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, khơng tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên;

- Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh tốn nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn;

Điều kiện, căn cứ trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi:

- Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế; khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ,

đối chiếu cơng nợ…

- Mức trích lập dự phịng các khoản nợ phải thu khó địi theo quyđịnh hiện hành

tại Thơng tư số 48/2019/TT-BTC của Bộ tài chính, cụ thể:

“Đối với nợ phải thu q hạn thanh tốn, mức trích lập dự phòng như sau:

+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.

+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.

+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.”

- Các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

Việc trích lập hoặc hồn nhập khoản dự phịng phải thu khó địi được thực hiện ở thời điểm lập Báo cáo tài chính.

- Trường hợp khoản dự phòng phải thu khó địi phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn số dư khoản dự phịng phải thu khó địi đang ghi trên sổ kế tốn thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Trường hợp khoản dự phịng phải thu khó địi phải lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dư khoản dự phịng phải thu khó địi đang ghi trên sổ kế tốn thì số chênh lệch nhỏ hơn được hồn nhập ghi giảm dự phịng và ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.

Đối với những khoản phải thu khó địi kéo dài trong nhiều năm, nhưng vẫn không thu được nợ và xác định khách nợ thực sự khơng có khả năng thanh tốn thì doanh nghiệp có thể phải làm các thủ tục bán nợ cho Công ty mua, bán nợ hoặc xố những khoản nợ phải thu khó địi trên sổ kế tốn. Việc xố các khoản nợ phải thu khó địi phải thực hiện theo quy định của pháp luật và điều lệ doanh nghiệp. Số nợ này được theo dõi trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp và trình bày trong thuyết minh Báo cáo tài chính. Nếu sau khi đã xố nợ, doanh nghiệp lại địi được nợ đã xử lý thì số nợ thu được sẽ hạch toán vào tài khoản 711 "Thu nhập khác".

b. Kết cấu và nội dung phản ánh

Bên Nợ Bên Có

-Hoànnhập chênhlệchgiữasớ dự phòngphải lậpkỳ nàynhỏ hơn sớ dự phòngđã tríchlậpkỳ trước chưa sử dụnghết;

-Tríchlậpcáckhoảndự phòngtổnthấttàisảntại thờiđiểmlậpBáocáotàichính.

-Bù đắpgiá trị khoảnđầu tư vào đơn vị khác khi có quyếtđịnhdùngsố dự phòngđã lậpđể bù đắp số tổnthấtxảy ra.

-Bù đắpphầngiá trị đã đượclậpdự phòngcủa khoảnnợkhôngthểthuhồiđượcphảixóasổ.

Số dư bên Có

-Sớ dự phòngtởnthấttàisảnhiệncó ćikỳ.

c. Phương pháp hạch tốn

Sơ đồ 1.2. Sơ đồ kế tốn tài khoản 2293 – Dự phịng phải thu khó địi

411 2293 6 4 2

Khoản dự phòng phải thu

khó địi sau khi bù đắp tổn Phần chênh lệch số phải lập dự phòng thất được hạch toán tăng vốn NN kỳ này lớn hơn số đã lập từ kỳ trước (khi DN 100% vốn NN chuyển

thành công ty CP) Số đã lập dự

131, 138, phịng

128, 244 Hồn nhập phần chênh lệch nếu số phải lập dự

phòng kỳ này nhỏ hơn số đã lập từ kỳ trước Khi các khoản nợ

phải thu khó địi xác định 642 là khơng thể thu hồi Phần được tính vào

chi phí

111, 112 , 331, 334

Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường

1.2.3.3. Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán nợ phải thu

khách hàng

Đối với chu trình bán hàng theo phương thức trả chậm (bán chịu), nợ phải thu khách hàng phát sinh đồng thời với doanh thu và bộ chứng từ kế toán bao gồm:

- Đơn đặt hàng của khách hàng; Lệnh bán hàng; Hợp đồng kinh tế về bán hàng và cung cấp dịch vụ, cho thuê tài sản hoặc các hợp đồng, khế ước tín dụng, hợp đồng

đầu tư tài chính, nhượng bán hay thanh lý tài sản,…

- Hóa đơn Giá trị gia tăng (mẫu số 01/GTKT-3LL và mẫu số 01/GTKT-2LK) hay Hóa đơn bán hàng.

- Phiếu xuất kho hayLệnh xuất hàng; Phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng; Biên bản giao nhận hàng hóa hay các chứng từ vận chuyển khác.

Theo Điều 6, Thông tư số 48/2019/TT-BTC, đối tượng lập dự phòng là các

khoản nợ phải thu phải có chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả, bao gồm:

- Một trongcác chứng từ gốc sau: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ;

- Bản thanh lý hợp đồng (nếu có).

- Đối chiếu cơng nợ; trường hợp khơng có đối chiếu cơng nợ thì phải có văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận cơng nợ hoặc văn bản địi nợ do doanh nghiệp đã gửi (có

dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát);

- Bảng kê công nợ;

- Các chứng từ khác có liên quan (nếu có).

Căn cứ vào các chứng từ gốc, doanh nghiệp sử dụng hệ thống sổ sách kế toán

theo quy định về chế độ sổsách kế tốncủa Bộ tài chính ban hành để phục vụ cho việc hạch toán:

- Sổ nhật ký chung

- Số cái tài khoản 131, số cái tài khoản 229 và các tài khoản liên quan.

- Sổ chi tiết Phải thu của khách hàng theo từng đối tượng cụ thể.

- Bảng tổng hợp cơng nợ phải thu khách hàng.

- Bảngkê trích lập và hồn nhập các khoản dự phịng.

- Các sổ khác liên quan (nếu có).

1.3. Kiểm sốt nội bộ đối với các khoản nợ phải thu khách hàng

Theo Giáo trình Kiểm sốt nội bộ của Khoa Kế toán – Kiểm tốn, Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh:

1.3.1. Mục tiêu kiểmsốt

Việc thiết kế và duy trì các thủ tục kiểm sốt trong chu trình bán hàng – thu tiền

nói chung và đối với các khoản nợ phải thu khách hàng nói riêng nhằm hạn chế tối đa

những sai phạm, gian lận có thể xảy ra. Nói cách khác, việc kiểm sốt tốt chu trình bán hàng–thu tiền sẽ giúp đơn vị đạt được ba mục tiêu chung, đó là: Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động; Báo cáo đáng tin cậy; Và tuân thủ pháp luật và các quy định.

Nếu đơn vị khơng xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì việc khơng thu hồi được các khoản nợ của khách hàng là điều khó tránh khỏi, mặt khác báo cáo tài chính có khả năng khơng phản ánh đúng các khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị.

1.3.2. Thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với khoản nợ phải thu khách hàng

Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu về chu trình bán hàng cần phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách. Tùy

theo quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp mà cách thức tổ chức cụ thể về kiểm

sốt nội bộ trong chu trình bán hàng có thể khác nhau.

Đối với các doanh nghiệp có quy mơ tương đối lớn và chủ yếu thực hiện bán

chịu, chu trình bán hàng được phân chia thành các chức năng tương ứng với các thủ

tục kiểm soát, cụ thể như sau:

- Chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng:Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách

hàng, bộ phận bán hàng tiến hành xác minh lại đơn đặt hàng; Kiểm tra các điều khoản

và điều kiện có trong đơn đặt hàng (giá cả, ngày chuyển hàng và những sửa đổi nếu có,…); Xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại,…để xác định về khả năng

cung ứng đúng hạn của đơn vị hay kiểm tra số hàng tồn kho hiện có có đáp ứng đơn đặt hàng không; Những đơn đặt hàng nào không thỏa mãn các điều kiện trên cần phải

có sự phê duyệt riêng. Khi chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, nhận viên chịu trách nhiệm phải ký nháy hoặc làm dấu trên đơn đặt hàng; Chỉ được lập phiếu xuất kho sau khi có phê duyệt tín dụng; Thơng báo cho khách hàng về việc chấp nhận đơn

đặt hàng (nếu mua chịu thì thơng báo sau khi có sự phê duyệt bán chịu).

- Xét duyệt bán chịu: Việc phê duyệt bán chịu nên tách biệt với chức năng chấp nhận đơn đặt hàng và đây là trách nhiệm của bộ phận phê duyệt tín dụng độc lập, với cơng việc: quyết định hạn mức tín dụng, so sánh lượng đặt hàng với hạn mức tín dụng của từng khách hàng và số đang còn nợ của khách hàng. Căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phê duyệt bán chịu cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng; Thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thơng tin về tình hình tài chính, vấn đề chi trả,…của khách hàng.

- Xuất kho và vận chuyển hàng hóa: Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn,

thủ kho điền số lượng thực xuất, làm căn cứ xuất kho cho bộ phận vận chuyển; Tiến hành phân chia trách nhiệm giữa người giữ hàng tồn kho với việc ghi sổ và kiểm tra nhằm giảm rủi ro mất mát hàng tồn kho do không ghi sổ; Bộ phận vận chuyển khi nhận hàng từ kho, phải kiểm tra sự khớp đúng giữa số hàng nhận được với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho đã được duyệt; Phân chia trách nhiệm vận chuyển hàng với

việc phê duyệt và điền phiếu xuất kho nhằm tránh được rủi ro nhân viên xuất kho khi

chưa phê duyệt; Khi vận chuyển hàng, bộ phận vận chuyển lập phiếu giao hàng gồm

nhiều liên, được đánh số thứ tự trước và việc kiểm tra sau đó về tính liên tục của các phiếu giao hành nhằm tránh thất lạc dẫn đến bỏ sót trong việc ghi sổ.

- Lập và kiểm tra hóa đơn:Hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với phịng

kế tốn và bộ phận bán hàng, có chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và khách hàng; Cần có sự kiểm tra, đối chiếu giữa phiếu giao hàng với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho đãđược phê duyệt trước khi lập hóa đơn; Sử dụng

bảng giá đã duyệt để lập hóa đơn; Cần có sự kiểm tra độc lập giữa giá cả và sự chính

xác cơ học của các hóa đơn; Tiến hành đối chiếu số tổng cộng trên phiếu giao hàng với

số tổng cộng trên hóa đơn để hạn chế sai sót về mặt số học; Hóa đơn cần được kiểm

tra trước khi giao cho khách hàng.

- Ghi sổ nghiệp vụ bán hàng:Việc ghi sổ Nhật ký bán hàng phải được tách biệt với việc ghi sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng; Phân công một nhân viên độc lập tiến hành đối chiếu định kỳ số dư trên sổ cái tổng hợp với sổ chi tiết tài khoản; Hóa

đơn phải được đánh số thứ tự trước nhằm tránh thất lạc dẫn đến bỏ sót việc ghi sổ. - Theo dõi cơng nợ phải thu khách hàng: Để theo dõi các khoản nợ phải thu, cần

phải liệt kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để theo dõi và phân cơng đòi

nợ; Bộ phận theo dõi nợ phải thu cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng;

Định kỳ hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý thực hiện thủ tục gửi thơng báo nợ cho

khách hàng dưới nhiều hình thức khác nhau nhằm giúp đơn vị đốc thúc khách hàng trả

nợ và là cơ sở để đối chiếu công nợ với khách hàng, điều chỉnh chênh lệch (nếu có) một cách kịp thời; Định kỳ, bộ phận theo dõi cơng nợ cầnlập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ.

- Xét duyệt hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và xóa sổ các khoản nợ khơng thu hồi được: Doanh nghiệp cần có bộ phận chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt hàng bán bị trả lại và các khoản khấu trừ có liên quan; Sau khi xét duyệt phải có chứng từ để làm căn cứ ghi sổ; Chính sách xóa sổ nợ phải thu khó địi cần được ban hành và

quy định rõ các tiêu chuẩn để được đề nghị xóa sổ và cấp thẩm quyền cho phép xóa sổ

nợ phải thu khó địi; Chỉ được xóa sổ nợ phải thu khó địi khiđã có phê duyệt của cấp

có thẩm quyền.

- Trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi:Đơn vị cần ban hành chính sách lập dự

hành; Định kỳ, đơn vị cần in các báo cáovề số dự phịng phải thu khó địiđề nghị trích

lập; Mức dự phịngđề xuất phải được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền.

1.3.3. Một số sai phạm có thể xảy ra và thủ thuật gian lận thường gặp đối với khoản nợ phải thu khách hàng

 Sai phạm có thể xảy ra: Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ

chậm trễ, hay khơng địi được nợ,…; Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt;Nợ phải thu khách hàng bị thất thốt do khơng theo dõi chặt chẽ; Xóa sổ nợ phải