TT Quy trình Đơn vị thực hiện Thời gian
1 Xây dựng kế hoạch Trung tâm ĐTBDTC tỉnh
Tháng 8
2 Thẩm định kế hoạch Sở GD & ĐT, Sở TC, Sở Nội vụ, Sở KH - ĐT
Tháng 10
3 Trình UBND phê duyệt Sở Giáo dục và Đào tạo Tháng 11 4 Quyết định giao chỉ tiêu UBND tỉnh Tháng 12 5 Gửi công văn đến các cơ sở
đào tại xin liên kết mở lớp
Trung tâm ĐTBDTC tỉnh
Tháng1/năm sau
6 Thông báo tuyển sinh Cơ sở đào tạo + Trung tâm ĐTBDTC tỉnh
Từ tháng 3 đến tháng 10
7 Tổ chức tuyển sinh Trung tâm 2 đợt( Theo quy định)
Có những chỉ tiêu Trung tâm khơng thực hiện đƣợc, do phụ thuộc nhiều yếu tố nhƣ:
- Cơ sở đào tạo khơng cịn chỉ tiêu , một phần do cơng văn của trung tâm gửi muộn, nên đơn vị đã phân hết chỉ tiêu LKĐT cho các địa phƣơng khác.
- Số lƣợng ngƣời đăng ký học ít (< 40 ngƣời) không đủ điều kiện mở lớp, lý do:
+ Thời gian học chƣa thích hợp. + Mức học phí tăng.
+ Một số chuyên ngành KHTN, Kỹ thuật (Công nghệ điện tử - tin học, Toán tin....) số lƣợng ngƣời đăng ký học ít, lý do ; thời gian đào tạo dài (5 năm), kinh phí đào tạo cao, khả năng sau khi tốt nghiệp khó xin việc làm.
2.3.2.2. Quản lý chương trình và kế hoach đào tạo
- Chƣơng trình đào tạo là những quy định chung của cấp trên về mục tiêu đào tạo, nội dung và thời lƣợng thực hiện những nội dung đó thống nhất trong hệ thống các trƣờng đại học và trung cấp chuyên nghiệp trong cả nƣớc.
Chƣơng trình đào tạo là pháp lệnh của nhà nƣớc, cơng tác quản lý chƣơng trình đào tạo địi hỏi cán bộ quản lý của trung tâm phải nghiên cứu nắm vững mục tiêu đào tạo và nội dung đào tạo, quán triệt cán bộ giáo viên thực hiện nghiêm túc và chỉ đạo triển khai các mặt công tác tƣơng ứng phù hợp với quy định trong chƣơng trình đào tạo.
- Chỉ đạo điều hành kế hoạch: Ban giám đốc chỉ đạo phòng đào tạo “Lập kế hoạch giảng dạy học tập” cho các loại hình đào tạo của trung tâm theo từng lớp, từng môn học, chia theo học kỳ I và học kỳ II. Thực chất “Kế hoạch giảng dạy học tập” là cụ thể hố chƣơng trình đào tạo về nội dung đào tạo, thời gian đào tạo và đối tƣợng thực hiện. Kế hoạch chuyên môn tổng hợp này đƣợc phổ biến quán triệt tới cán bộ quản lý chuyên môn để điều hành thực hiện theo kế hoạch. Việc điều hành kế hoạch giảng dạy thực hiện thông qua thời khố biểu do phịng đào tạo xây dựng cho từng tháng, từng tuần cụ thể. Thời khoá biểu giúp cho ban giám đốc, cán bộ quản lý trung tâm kiểm tra đƣợc cụ thể lịch giảng dạy, học tập của từng giáo viên, từng lớp, từng ngày trong tuần.
Nhìn chung việc xây dựng kế hoạch của trung tâm đảm bảo các quy định và hƣớng dẫn của cấp trên. Các kế hoạch giảng dạy và học tập đều chi
tiết, rõ ràng, cụ thể, giúp chỉ đạo điều hành và kiểm tra dễ dàng từng lớp, từng môn học, từng giáo viên.
- Quản lý việc kiểm tra đánh giá kết quả học tập của học viên: Đây là một công việc đƣợc ban giám đốc, các cán bộ quản lý trực tiếp rất quan tâm. Việc đánh giá kết quả học tập của học viên ở trung tâm đã phản ánh tƣơng đối khách quan năng lực nhận thức của học viên, đảm bảo công khai, dân chủ, công bằng. Ban giám đốc luôn nhắc nhở và kiểm tra công tác tổ chức thi học kỳ, thi hết môn, thi tốt nghiệp nhằm đảm bảo các kỳ thi diễn ra đúng quy chế của các trƣờng Đại học và Bộ GD-ĐT. Thông qua việc khai thác thông tin trong sổ đầu bài của từng lớp, ban giám đốc, cán bộ quản lý trực tiếp có thể nắm đƣợc tình hình thực hiện các quy định lên lớp của từng giáo viên và tinh thần trách nhiệm của họ trong giờ lên lớp. Việc kiểm tra giáo viên ghi đủ những học viên vắng mặt, tên bài giảng, nhận xét đánh giá tinh thần học tập của lớp và những vấn đề cần lƣu ý trong sổ lên lớp là căn cứ đánh giá tính nghiêm túc của giáo viên, giúp cán bộ quản lý, ban giám đốc, nắm đƣợc tình hình học tập và kết quả học tập của học viên. Cán bộ quản lý thƣờng xuyên theo dõi tiến trình lên lớp của giáo viên, nhắc nhở những giáo viên không thực hiện đầy đủ những quy định trên.
Tóm lại quản lý hoạt động dạy của giáo viên tại Trung tâm ĐTBDTC tỉnh Nam Định đƣợc ban giám đốc, các cán bộ quản lý trực tiếp đặc biệt quan tâm và đã thực hiện nhiều biện pháp nhằm đƣa hoạt động này vào nề nếp. Cơ chế quản lý giảng dạy chủ yếu là phát huy vai trò tự chủ của ngƣời giáo viên cùng sự giám sát kiểm tra của cán bộ quản lý trực tiếp các lớp xem xét kết quả học tập và ý kiến của học viên để trao đổi với giáo viên nhằm mục đích nâng cao chất lƣợng giảng dạy, việc quản lý hoạt động dạy làm đƣợc khá tốt, tuy vậy vẫn còn một số những thiếu sót ở một số cán bộ quản lý trực tiếp cần đƣợc khắc phục nhằm nâng cao chất lƣợng giảng dạy. Tuy nhiên do Trung tâm điều hành kế hoạch giảng dạy học tập thông qua khâu trung gian là các phòng đào tạo, các khoa của các đơn vị liên kết nên việc bố trí
giảng dạy học tập các môn học đôi khi khơng theo đúng trình tự quy định trong chƣơng trình.
2.3.2.3. Quản lý quá trình dạy và học
Thực chất của công tác quản lý quá trình liên kết đào tạo là công tác phối hợp quản lý việc thực hiện nội dung, chƣơng trình và kế hoạch đào tạo. Quá trình này đƣợc thực hiện chủ yếu bởi ngƣời dạy (giáo viên) và ngƣời học (học viên). Để q trình liên kết đào tạo có hiệu quả, cần phải quản lý tốt quá trình dạy của giảng viên và quá trình học của học viên.
* Quản lý hoạt động dạy của giáo viên
- Nội dung quản lý hoạt động dạy là: Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch giảng dạy, giám sát việc thực hiện chƣơng trình theo kế hoạch đã đƣợc thống nhất khi cam kết hợp đồng đào tạo. Phối hợp với đơn vị đào tạo tổ chức thi, kiểm tra hết môn, hết học phần ...đánh giá chất lƣợng và kết quả đào tạo.
- Phối hợp quản lý, theo dõi việc thực hiện kế hoạch giảng dạy của giáo viên, nhằm đảm bảo cho giáo viên giảng dạy đúng quy chế, đúng lịch trình, đúng tiến độ thực hiện chƣơng trình mơn học, thời gian giảng dạy và quan trọng hơn cả là đảm bảo nội dung bài giảng, phƣơng pháp dạy có chất lƣợng tốt, bố trí ăn nghỉ và thanh tốn các khoản chi cho giáo viên theo quy định.
Nhận xét chung: Thời gian qua, chất lƣợng và hiệu quả đào tạo tại chức
ở trung tâm ĐTBDTC tỉnh đã có những tiến bộ rõ rệt, tạo đƣợc lòng tin đối với ngƣời học và cơ sở liên kết đào tạo, đƣợc dƣ luận xã hội đánh giá cao. Kết quả này có đƣợc phải kể đến vai trị chủ đạo của đội ngũ giáo viên tham gia công tác quản lý và trực tiếp giảng dạy. Tuy nhiên, do nhu cầu liên kết đào tạo tại chức ngày càng lớn, việc mở rộng địa bàn liên kết đào tạo với các địa phƣơng của các cơ sở đào tạo ngày càng nhiều sẽ không tránh khỏi những hạn chế và tồn tại, đó là:
- Thiếu giáo viên nên trƣờng Đại học phải đi thuê giáo viên ở ngoài hoạc phân cơng giáo viên trẻ cịn trong thời gian trợ giảng tham gia giảng dạy.
- Lịch học thƣờng xuyên bị thay đổi, thời gian và thời lƣợng lên lớp chƣa thực hiện đúng quy định.
- Trung tâm bị động trong việc thông báo với học viên về sự thay đổi lịch học, giờ học và môn học.
- Việc phối hợp trong khâu quản lý quá trình giảng dạy giữa cơ sở đào tạo với trung tâm chƣa thƣờng xuyên và cụ thể.
Nhƣ vậy về thực chất, quản lý hoạt động dạy học của giáo viên là quản lý việc thực hiện nhiệm vụ giảng dạy của đội ngũ đội ngũ giáo viên và của từng giáo viên. Đối với loại hình đào tạo tại chức, kinh nghiệm, khả năng truyền thụ kiến thức và phƣơng pháp dạy của ngƣời giáo viên có tính chất quyết định đến chất lƣợng đào tạo. Do vậy trong quá trình liên kết đào tạo, trung tâm cần có sự phối hợp chặt chẽ với cơ sở liên kết đào tạo để có những phƣơng pháp quản lý tốt hơn hoạt động dạy của giáo viên, thông qua phiếu báo giảng, sổ ghi đầu bài, lấy phiếu góp ý kiến của học viên ... về công tác giảng dạy sau mỗi môn học hoặc kỳ học.
* . Quản lý quá trình học tập của học viên:
Nhƣ chúng ta đều biết, hình thức đào tạo tại chức yêu cầu ở học viên phải có tinh thần khắc phục khó khăn, tính tự giác và khả năng tự học, tự nghiên cứu. Vì vậy, nếu học viên khơng tích cực tham gia vào q trình lĩnh hội kiến thức, chủ động trong học tập thì chất lƣợng đào tạo không thể đạt hiệu quả cao.
Do đặc điểm đối tƣợng học viên tại chức rất đa dạng, khơng đồng nhất về lứa tuổi, trình độ, khác nhau về điều kiện cơng tác và hồn cảnh gia đình, điều này ảnh hƣởng tới nhu cầu, động cơ và thái độ của ngƣời học. Để quản lý tốt quá trình học tập của học viên tại chức, cần phải có sự nghiên cứu và hiểu rõ đặc điểm của đối tƣợng cần quản lý, từ đó có những biện pháp phù hợp và sát với đối tƣợng.
Nội dung chủ yếu quản lý quá trình học của học viên là:
- Quản lý việc thực hiện nội quy, quy chế học tập và các quy định khác. - Quản lý việc thực hiện quy chế thi (xét điều kiện dự thi, xử lý các trƣờng hợp vi phạm quy chế).
- Quản lý kết quả học tập (kết quả học tập đƣợc thông báo công khai và lƣu trong hồ sơ học viên)
Bảng 2.10: Khảo sát học viên tại chức về độ tuổi, việc làm và lý do học
Đơn vị : học viên Số học viên Độ tuổi Việc làm Lý do đi học Đã đi làm Chƣa có việc làm Do nhu cầu cơng tác Do nhu cầu bản thân 21-30 tuổi 31-40 tuổi 41-50 tuổi Trên 50 tuổi Công chức nhà nƣớc Doanh nghiệp 476 137 197 107 35 254 121 101 306 170
Độ tuổi từ 21-30 tuổi, phần lớn học để có cơ hội xin việc làm, lứa tuổi này tiếp thu nhanh, nhƣng lƣời học, ý thức học nhiều khi chƣa tốt (đi muộn, nghỉ học....)
Đối với những ngƣời tuổi cao hơn, đã có việc làm thì việc đi học là để ổn định vị trí cơng tác hoặc để có cơ hội chuyển vị trí làm việc với cơng việc phù hợp và tốt hơn.
Cũng có một số ngƣời đi học theo trào lƣu hoặc đi cho vui cùng bạn bè, với đối tƣợng này, học không chuyên cần ý thức học tập kém, hay nghỉ học và bỏ học giữa chừng.
Từ những phân tích trên, cho ta thấy việc quản lý học viên trong quá trình học tập là phức tạp , yêu cầu phải có sự kết hợp chặt chẽ và động bộ giữa Trƣờng đại học liên kết với Trung tâm, mà trực tiếp là sự kết hợp giữa giáo viên chủ nhiệm và ban cán sự lớp.
Nguyên nhân:
- Thời gian học của một số trƣờng chƣa phù hợp với hình thức VLVH (tập trung theo học kỳ hoặc 10 ngày/ tháng) ảnh hƣởng đến thời gian công tác và sản xuất.
- Mức học phí cao so với thu nhập của ngƣời học, nên cũng gây khó khăn cho một bộ phận khá lớn ngƣời học.
- Do chƣơng trình đào tạo tại chức tiếp cận gần với chính quy, nhiều học viên do năng lực và trình độ tiếp thu hạn chế nên khơng theo kịp.
- Giáo trình học tập và tài liệu tham khảo có một số trƣờng chƣa đáp ứng đầy đủ, kịp thời
- Cơng tác chủ nhiệm cịn có bất cập, do mỗi giáo viên phải chủ nhiệm từ 2 đến 5 lớp nên việc quản lý lớp thiếu chặt chẽ, vai trò của ban cán sự lớp chƣa phát huy đƣợc tác dụng .
2.3.2.4 Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy học và tài chính * Cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy học
Để q trình đào tạo có hiệu quả thì cơ sở vật chất và trang thiết bị đảm bảo cho dạy và học của trung tâm là điều kiện khơng thể thiếu, đó là:
- Hệ thống phịng học, phịng máy vi tính, phịng học tiếng nƣớc ngồi. - Hệ thống thƣ viện, phòng học, tài liệu tham khảo.
- Trang thiết bị phục vụ dạy học: hệ thống loa, micrô, máy chiếu, caset, máy photo-copi..
- Phƣơng tiện đƣa đón giáo viên. - Các phịng ở cho giáo viên.
* Quản lý tài chính
Trung tâm là đơn vị sự nghiệp có thu, các nguồn thu của trung tâm hàng năm bao gồm: Ngân sách Nhà nƣớc cấp và thu sự nghiệp ( tỷ lệ học phí trích lại của các lớp liên kết taị chức).
Trong hợp đồng liên kết đào tạo tại chức, trung tâm ĐTBDTC tỉnh đƣợc trích laị từ 15% - 20%, để thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Đảm bảo cơ sở vật chất cho giảng dạy, học tập.
- Phối hợp tổ chức thực hiện kế hoạch giảng dạy, học tập theo lịch hàng kỳ, hàng năm của trƣờng.
- Tham gia quản lý quá trình đào tạo nhƣ: Quản lý dạy và học; tổ chức biên chế tổ, lớp; quản lý số lƣợng học viên ; tổ chức tham gia coi thi hết môn.... đề nghị khen thƣởng, kỷ luật, tƣ cách dự thi môn học, thi tốt nghiệp của học viên.
- Thu và thanh tốn học phí của học viên cho cơ sở liên kết đào tạo. Tỷ lệ học phí trích lại từ các lớp liên kết đào tạo, trung tâm đƣợc sử dụng theo hƣớng dẫn thu, chi của liên Sở Tài chính và Sở GD - ĐT Nam Định, Nghị định 43 và Thơng tƣ 71 của Bộ Tài chính quy định nhƣ sau:
- 45% phục vụ giảng dạy (phòng học, đi lại ăn ở của thầy, chi phí tuyển sinh mở lớp, trả lƣơng hợp đồng, chi phí khác).
- 50% tăng cƣờng CSVC (mua sắm trang thiết bị, sửa chữa nhỏ ...) - 5% quản lý quỹ.
Qua thực tế với tỷ lệ 45% để chi phí cho hoạt động liên kết đào tạo, gồm tiền đi lại, ăn, nghỉ, của cán bộ giáo viên về công tác và giảng dạy tại trung tâm, tiền quảng cáo tuyển sinh mở lớp, văn phòng phẩm, trả lƣơng lao động hợp đồng, thanh toán làm thêm giờ, hỗ trợ các hoạt động khác .... không đủ.
2.3.3. Lập kế hoạch đào tạo theo hình thức liên kết
Công tác kế hoạch là nhằm hồn thành các mục đích, mục tiêu đào tạo. Kế hoạch phải đƣợc làm trƣớc tiên, là khâu thiết kế để đạt đƣợc các mục tiêu của các cơ sở đào tạo. Mặt khác, công tác kế hoạch cịn là cơng cụ của quản lý, nó cung cấp cho việc kiểm tra, theo dõi, đánh giá ... để kịp thời điều chỉnh, rút kinh nghiệm xây dựng kế hoạch – Thực hiện kế hoạch - Hoạt động theo dõi, kiểm tra và đánh giá là một q trình liên tục, cái này có tác động đến cái kia và ngƣợc lại. Việc lập kế hoạch đào tạo theo hình thức liên kết có thể tn theo sơ đồ 2.1 dƣới đây: