Chương VI: Điều khoản thi hành (gồm 3 điều, từ Điều 106 đến Điều 108)
II. NGOÀI NSNN Trong đó
1.2. Chấp hành dự toán chi NSX
Chấp hành dự toán chi NSNN là quá trình các đơn vị xã tiến hành chi tiêu dựa trên dự toán đã được quyết định để thực hiện các nhiệm vụ của mình.
Quá trình chấp hành ngân sách đòi hỏi các đơn vị tuân thủ các nguyên tắc, chính sách, chế độ và quy định về chi tiêu mà Nhà nước ban hành để đảm bảo việc chi tiêu đúng luật và hiệu quả.
chi ngân sách được trình bày dưới đây:
1.2.1. Kiểm soát chi qua Kho bạc nhà nước Điều kiện chi ngân sách nhà nước:
Hiện nay theo Thông tư 161/2012/TT-BTC ngày 2/10/2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi của ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước, Kho bạc Nhà nước chỉ thực hiện thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước khi có đủ các điều kiện sau:
- Đã có trong dự toán chi ngân sách nhà nước được giao;
- Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền qui định.
- Đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người được ủy quyền quyết định chi. Đối với xã thì người quyết định chi là Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền (các Phó Chủ tịch UBND xã), người được uỷ quyền phải đăng ký mẫu dấu chữ ký tại KBNN nơi giao dịch. Hình thức quyết định chi: trường hợp xã rút dự toán tại KBNN thì hình thức quyết định chi là giấy rút dự toán NSNN, trường hợp xã dùng lệnh chi tiền để hỗ trợ ngân sách cho các đơn vị với tư cách là một cấp ngân sách thì hình thức quyết định chi là Lệnh chi tiền.
- Có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán theo quy định.
Hồ sơ chứng từ thanh toán:
a. Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm:
+ Dự toán năm được được cấp có thẩm quyền phân bổ.
+ Xã thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP gửi Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền; Quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế quản lý tài sản công của đơn vị.
b. Hồ sơ tạm ứng:
Tạm ứng là phương thức chi trả ngân sách trong trường hợp chưa có đủ điều kiện thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng để thanh toán theo tiến độ thực hiện hợp đồng.
hàng hóa, dịch vụ nhỏ lẻ thuộc trường hợp được thanh toán bằng tiền mặt...):
Giấy rỳt dự toỏn (tạm ứng), trong đú ghi rừ nội dung tạm ứng để KBNN cú căn cứ theo dừi khi thanh toỏn.
+ Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản:
- Chi mua hàng hóa, dịch vụ (trừ trường hợp tạm ứng tiền mặt nêu trên): đơn vị gửi KBNN một trong các chứng từ sau: thông báo thu tiền của đơn vị cung cấp dịch vụ; hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ: Tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
c. Hồ sơ thanh toán tạm ứng:
Thanh toán tạm ứng là việc chuyển khoản tạm ứng sang thanh toán khi khoản chi đủ điều kiện thanh toán. Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi KBNN Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
+ Thanh toán tạm ứng chi tiền mặt: Bảng kê chứng từ thanh toán.
+ Thanh toán tạm ứng bằng chuyển khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi như trường hợp thanh toán trực tiếp. Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi khác).
d. Hồ sơ thanh toán trực tiếp:
Thanh toán trực tiếp là phương thức chi trả ngân sách khi các khoản chi ngân sách đáp ứng đầy đủ các điều kiện chi ngân sách theo quy định. Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm:
- Giấy rút dự toán (thanh toán);
- Tuỳ theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ:
• Chi thanh toán dịch vụ công cộng; thông tin, tuyên truyền liên lạc:
Bảng kê chứng từ thanh toán.
những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
• Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại: văn bản quy định về mức chi, danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
+ Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng). Cán bộ tài chính – kế toán xã kiểm soát nội dung chi, cần lồng ghép các hội nghị, cuộc họp để tiết kiệm chi ngân sách.
+ Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán.
Xã có thể thực hiện theo cách thức: Cán bộ tài chính – kế toán xã căn cứ nhiệm vụ giao cho từng bộ phận dự thảo định mức khoán công tác phí theo từng tháng cho từng cán bộ chuyên trách, công chức xã, không chuyên trách xã, thôn theo chức danh cụ thể. Trên cơ sở dự thảo Quyết định khoán, UBND xã tổ chức họp với các đối tượng có liên quan thống nhất ban hành Quyết định. Nếu thanh toán theo thực tế thì cần bổ sung giấy đi đường, hóa đơn.
+ Chi phí thuê mướn: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
+ Chi mua sắm tài sản và các gói thầu mua hàng hóa thuộc các chương trình mục tiêu phục vụ cho phát triển kinh tế xã hội:
Giá trị mua sắm từ 100 triệu đồng trở lên phải tổ chức đấu thầu theo quy định của Luật đấu thầu, Thông tư số 68/2012/TT-BTC và công văn hướng dẫn của Sở Tài chính, đơn vị được giao lập kế hoạch đấu thầu và các thủ tục liên quan, gửi cán bộ tài chính – kế toán xã thẩm định, Trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã phê duyệt để tổ chức thực hiện.
Quy trình chỉ định thầu thực hiện mua sắm đối với gói thầu mua sắm có giá gói thầu không quá 100 triệu đồng với điều kiện nội dung mua sắm là các hàng hoá thông dụng, sẵn có trên thị trường để phục vụ cho các hoạt động có
sắm nhỏ lẻ tài sản mới, tài sản để thay thế tài sản hỏng; mua sắm phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ phục vụ hoạt động thường xuyên; dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa máy móc, trang thiết bị, phương tiện làm việc, phương tiện vận chuyển; mua sắm phục vụ yêu cầu cấp thiết, đột xuất.
- Trường hợp gói thầu có giá gói thầu từ 20.000.000 đồng (hai mươi triệu đồng) đến không quá 100.000.000 đồng (một trăm triệu đồng): cơ quan, đơn vị mua sắm lấy báo giá của ít nhất ba nhà thầu khác nhau (báo giá trực tiếp, bằng fax hoặc qua đường bưu điện) làm cơ sở để lựa chọn nhà thầu tốt nhất. Kết quả chọn thầu phải bảo đảm chọn được nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ tư vấn tối ưu nhất về chất lượng, giá cả và một số yêu cầu khác (nếu có) như thời hạn cung cấp hàng hoá, các yêu cầu về bảo hành, đào tạo, chuyển giao, không phân biệt nhà thầu trên cùng địa bàn hoặc khác địa bàn.
- Trường hợp gói thầu có giá gói thầu dưới 20.000.000 đồng (hai mươi triệu đồng): Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc mua sắm cho phù hợp, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình; đồng thời phải đảm bảo chế độ hoá đơn, chứng từ đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật;
nếu có điều kiện để thực hiện thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị mua sắm tài sản quyết định thực hiện theo hướng dẫn đối với gói thầu có giá gói thầu từ 20.000.000 đồng đến không quá 100.000.000 đồng quy định trên đây.
Đối với Kho bạc, hồ sơ chứng từ mang ra KBNN để kiểm soát chi nội dung này là: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng). Để cải cách thủ tục hành chính, tăng trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị và tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, Bộ Tài chính hướng dẫn áp dụng giảm thiểu hồ sơ thanh toán đối với một số khoản chi mua sắm sau: Trường hợp mua sắm chi thường xuyên hoặc gói thầu mua sắm chi thường xuyên có giá trị dưới 20.000.000 đồng (hai mươi triệu đồng): đơn vị lập và gửi KBNN bảng kê chứng từ thanh toán (không phải gửi hợp đồng, hóa đơn, chứng từ liên quan đến khoản mua sắm cho KBNN). Kho bạc Nhà nước thực hiện chi theo đề nghị của đơn vị sử dụng NSNN; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN chịu trách nhiệm về
gửi KBNN.
+ Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng; chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành: hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Đối với các khoản chi phải lựa chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
+ Sự nghiệp giao thông, thủy lợi: theo hướng dẫn của Sở Tài chính.
+ Thi đua khen thưởng: Cán bộ tài chính – kế toán xã trích vào tài khoản tiền gửi Quỹ Thi đua khen thưởng của xã theo dự toán giao, quyết toán theo số trích, căn cứ Quyết định thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của cơ quan thẩm quyền xã, Cán bộ tài chính – kế toán xã chi từ tài khoản tiền gửi, còn tồn chuyển tiếp năm sau chi.
+ Chi khác ngân sách: Chi cho một số nội dung chi phát sinh trong năm không sử dụng trong dự toán đã giao. Căn cứ đề nghị của đơn vị trực thuộc, Ban Tài chính xã lập tờ trình trình Chủ tịch UBND xã quyết định (họp thống nhất trong thường trực UBND xã) ban hành Quyết định sử dụng từ nguồn chi khác.
+ Ghi chi qua ngân sách: Hạch toán ghi chi theo từng nội dung công việc theo mục lục ngân sách, nếu chi đầu tư thì ghi vào nội dung Chi đầu tư phát triển.
+ Về hợp đồng:
Công văn số 3555/KBNN-KSC NGÀY 19/12/2012 hướng dẫn kiểm soát chi theo Thông tư số 161/2012/TT-BTC hướng dẫn về hợp đồng như sau:
Hiện nay, không có quy định nào quy định giá trị bao nhiêu thì đơn vị sử dụng NSNN phải ký hợp đồng với nhà cung cấp và với mức giá trị bao nhiêu thì đơn vị sử dụng NSNN không phải làm hợp đồng. Tuy nhiên, tại khoản 3, Điều 32 Thông tư 68/2012/TT-BTC ngày 26/04/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước bằng vốn nhà nước quy định:
triệu đồng), Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc mua sắm cho phù hợp, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình; đồng thời phải đảm bảo chế độ hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật.
Như vậy, tại Thông tư này đã giao Thủ trưởng đơn vị quyết định mua sắm và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình đối với các khoản mua sắm có giá trị dưới 20 triệu đồng (hai mươi triệu đồng). Nếu có điều kiện thì thực hiện như đối với gói thầu từ 20 triệu đồng đến không quá 100 triệu đồng; vì vậy, đối với trường hợp này đơn vị có thể không ký hợp đồng hoặc có ký hợp đồng với nhà cung cấp.
- Đối với gói thầu từ 20 triệu đồng đến không quá 100 triệu đồng: Đơn vị lấy báo giá ít nhất của 3 nhà thầu khác nhau và phải lựa chọn nhà cung cấp vì vậy đối với trường hợp này đơn vị phải ký hợp đồng với nhà cung cấp.
- Đối với gói thầu từ 100 triệu đồng trở lên phải thực hiện các hình thức lựa chọn nhà thầu theo quy định, vì vậy đơn vị cũng phải ký hợp đồng với nhà thầu trúng thầu.
Như vậy, theo các quy định trên thì đối với các khoản mua sắm từ 20 triệu đồng trở lên đơn vị phải lựa chọn nhà cung cấp và phải ký hợp đồng với nhà cung cấp.
1.2.2. Sử dụng dự phòng ngân sách, bổ sung trong năm và nguồn tăng thu ngân sách hàng năm:
a. Sử dụng dự phòng ngân sách:
+ Dự phòng ngân sách được sử dụng trong những trường hợp sau: Trường hợp phát sinh các công việc đột xuất như khắc phục hậu quả thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh và các nhu cầu chi cấp thiết khác chưa được bố trí hoặc bố trí chưa đủ trong dự toán được giao mà sau khi sắp xếp lại các khoản chi vẫn không xử lý được thì xã phải chủ động sử dụng số dự phòng của ngân sách cấp mình để xử lý. Nếu không còn dự phòng ngân sách thì phải sắp xếp lại chi để đáp ứng nhu cầu chi đột xuất.
3 tháng/lần để báo cáo Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND xã và báo cáo HĐND tại kỳ họp gần nhất.
Khi sử dụng dự phòng ngân sách xã cũng phải tuân thủ các điều kiện về chi và quy trình cấp phát giống như các khoản chi ngân sách khác.
+ Quy trình sử dụng dự phòng ngân sách: Căn cứ vào nhu cầu thực tế của xã, cán bộ tài chính - kế toán xã lập Tờ trình trình UBND xã về việc sử dụng dự phòng ngân sách xã. UBND xã ra Quyết định sử dụng dự phòng. Cán bộ tài chính - kế toán xã tiến hành các thủ tục thanh quyết toán số chi dự phòng này.
+ Thẩm quyền quyết định sử dụng dự phòng ngân sách: Thực hiện theo quy chế hoạt động của Ban chấp hành Đảng bộ xã (nếu có) về quy định những nội dung chi UBND xã phải báo cáo với Thường trực Đảng ủy xã, UBND xã có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng dự phòng ngân sách với HĐND xã tại 2 kỳ họp chính hàng năm.
b. Sử dụng kinh phí được ngân sách huyện, thành phố bổ sung trong năm:
Khi nhận được quyết định bổ sung kinh phí chi thường xuyên hoặc chi thực hiện các chương trình, mục tiêu của UBND cấp huyện, cán bộ tài chính - kế toán xã phải lập tờ trình phân bổ chi tiết các nội dung chi theo đúng nội dung được cấp; UBND xã phải ban hành quyết định phân bổ chi tiết kinh phí được bổ sung cho từng đơn vị trực thuộc hoặc từng đối tượng được hưởng chính sách hỗ trợ.
Lưu ý:
+ Đối với dự toán phát sinh trong năm theo các quyết định cấp kinh phí của UBND huyện, UBND xã được ban hành quyết định giao dự toán chi tiết cho các nội dung được cấp theo hình thức trợ cấp bổ sung cho ngân sách xã.
Đây là các quyết định bổ sung kinh phí có nội dung giao cho xã được ra quyết định phân khai chi tiết cho từng công việc và giao cho các ngành xã phải triển khai thực hiện, ví dụ: Hỗ trợ kinh phí khai hoang, kinh phí hỗ trợ hộ gia đình,
nghèo phát triển sản xuất.
+ Không ban hành quyết định giao dự toán chi tiết cho các nội dung không được phân cấp (Các nội dung không được cấp theo hình thức bổ sung cân đối ngân sách xã): Ví dụ khi UBND xã được giao nhiệm vụ chủ đầu tư một công trình cụ thể mà nguồn kinh phí được bố trí từ vốn đầu tư XDCB tập trung, vốn mục tiêu (không nằm trong nội dung phân cấp cho ngân sách xã).
c. Sử dụng nguồn tăng thu ngân sách hàng năm:
- Thẩm quyền quyết định sử dụng nguồn tăng thu ngân sách: Thường trực HĐND xã xem xét cho ý kiến về phương án sử dụng số vượt thu ngân sách xã, sau khi thường trực HĐND xã thống nhất với phương án của UBND xã thì mới được thực hiện.
- Nội dung phân bổ từ nguồn tăng thu ngân sách:
+ Dành 50% số tăng thu ngân sách hàng năm để thực hiện cải cách tiền lương theo quy định hiện hành của Trung ương về nguồn đảm bảo để thực hiện cải cách tiền lương.
+ 50% số tăng thu còn lại UBND xã được phép phân bổ cho các nhiệm vụ chi sau khi được Thường trực HĐND xã đồng ý.
- Quy trình phân bổ tăng thu:
Cán bộ tài chính - kế toán xã có trách nhiệm xác định số tăng thu ngân sách (số tăng thêm giữa thực tế thu và nghị quyết của HĐND xã về thu ngân sách), lập báo cáo kết quả tăng thu ngân sách, đề xuất phương án sử dụng tăng thu ngân sách theo đúng nội dung phân bổ nêu trên. Sau khi có ý kiến của thường trực HĐND xã, cán bộ tài chính - kế toán xã lập dự thảo quyết dịnh phân bổ tăng thu trình Chủ tịch UBND xã ban hành. Việc thực hiện dự toán từ nguồn tăng thu theo quy định hiện hành về chế độ kiểm soát chi qua KBNN.
1.2.3. Quản lý chi hành chính được giao chế độ tự chủ:
a. Căn cứ pháp lý: