2. Một số phƣơng tiện hỗ trợ và cách sử dụng
3.1.1. Xây dựng kế hoạch
Kế hoạch bài thuyết trình là một bản kế hoạch tóm tắt thường làm cho thuyết trình viên có thể nhớ lại một cách tuần tự các bước trong suốt q trình trình bày bài thuyết trình.
Mục đích của bản kế hoạch bài thuyết trình nhằm giúp cho bạn nhớ lại những ý chính mà bạn muốn nói. Trong một số trường hợp, đây là cách viết cô đọng của bài chuẩn bị thuyết trình. Nó nên chứa đựng những từ hay cụm từ để đánh thức trí nhớ của bạn như là bản thống kê hay lời trích dẫn mà bạn không muốn mạo hiểm khi quên. Nhưng nó cũng nên bao gồm cả những tài liệu khơng nằm trong chuẩn bị kế hoạch của bạn - đặc biệt là những lời nói bóng để hướng vào và làm sâu sắc thêm cho bài thuyết trình của bạn.
* Lựa chọn phƣơng pháp trình bày
Kế hoạch thuyết trình rất cần thiết đối với thuyết trình hiệu quả. Gạch ra những ý chính giống như một bản thiết kế cho bài thuyết trình. Thơng qua việc lên kế hoạch, bạn có thể đảm bảo các vấn đề có liên quan với nhau, cấu trúc bài thuyết trình sẽ rõ ràng, logic.
- Thiết lập ý chính: Ý nào là ý chính hay chủ đề nào là chủ đề mà bạn muốn truyền đạt đến thính giả. Nói cách khác, thơng điệp nào là thơng điệp duy nhất mà bạn muốn thính giả của mình nắm được một cách dễ dàng. Hãy khái quát bằng một câu duy nhất, liên kết chủ đề và mục đích của bạn với nhu cầu của thính giả, cũng giống như một khẩu hiệu quảng cáo nói lên lợ ích của một sản phẩm cho người tiêu dùng như thế nào.
- Cấu trúc các ý tưởng: Với một ý chính đã được xác định rõ ràng định hướng cho bạn, bạn có thể bắt đầu sắp xếp ý tưởng của mình. Hãy soạn phần nhập để thu hút sự chú ý và giới thiệu những gì sẽ được đề cập đến. Đối với phần thân bài, hãy chuẩn bị giải thích chủ đề của bạn theo các câu hỏi ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và như thế nào. Trong phần kết luận, hãy điểm lại các luận điểm mà bạn đã đưa ra và kết thúc bằng một câu giúp thính giả nhớ được chủ đề bài thuyết trình.
- Soạn thảo đề cương chi tiết: Một đề cương được soạn thảo cẩn thận không chỉ xuất phát điểm khởi đầu cho việc soạn một bài thuyết trình nó cịn giúp bạn duy trì được tiến độ cơng việc. Bạn sẽ dùng nó để đảm bảo rằng bài thuyết trình của bạn đạt được mục đích, được thính giả quan tâm và có thể trình bày trong khoảng thời gian đã phân bổ. Vì lý do đó, tiêu đề trong dàn ý nên là những câu hoàn chỉnh hay là những cụm từ dài chứ không phải là một hay hai từ đầu đề.
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 29
- Dấu hiệu chuyển tiếp: Thông thường, các dấu hiệu chuyển tiếp khơng có sự kết hợp chặt chẽ ở trong hệ thống biểu diễn bằng ký hiệu và dấu hiệu thụt nào, nhưng chúng được đánh dấu tách biệt nhau và được chèn vào bản kế hoạch, nơi chúng sẽ xuất hiện trong bài phát biểu. Nhiều diễn giả cũng dùng các mục ghi chú để đánh dấu những chỗ mà các thiết bị hỗ trợ bằng hình ảnh sẽ được sử dụng.
- Đính kèm mục lục: Bạn nên tạo ra một danh sách nguồn tài liệu tham khảo cùng với bản kế hoạch trong quá trình chuẩn bị thuyết trình. Mục lục bao gồm tất cả các nguồn tài liệu từ sách, tạp chí và internet mà bạn đã tham khảo.
- Đặt tiêu đề cho bài thuyết trình: Tiêu đề của bài thuyết trình nên ngắn gọn, lơi cuốn sự chú ý của thính giả và tóm lược nội dung chính của bài thuyết trình. Một tiêu đề hay khơng cần phải q lơi cuốn sự chú ý, Tuy nhiên, khơng có gì sai trái với một tiêu đề lơi cuốn, miễn là nó phải thích hợp với nội dung thuyết trình.
* Lựa chọn phong cách trình bày thích hợp
Một yếu tố quan trọng khác là phong cách trình bày, hãy lựa chọn phong cách trình bày chho phù hợp với từng trường hợp. Quy mơ của thính giả, chủ đề, mục đích, mục tiêu và thời gian trình bày… tất cả đều xác định phong cách trình bày của bannj.
* Phân bổ thời gian thuyết trình
Bạn cần biết phân bổ thời gian thuyết trình. Nếu chủ đề của bài thuyết trình
phức tạp hay thính giả của bạn dễ hồi nghi thì bạn cần nhiều thời gian thuyết trình hơn. Khơng trình bày những vấn đề phức tạp trong thời gian quá ngắn và ngược lại cũng đừng mất quá nhiều thời gian cho một bài thuyết trình đơn giản.