2. Một số phƣơng tiện hỗ trợ và cách sử dụng
3.2.3. Trao đổi với thính giả
*Nắm bắt diễn biến của thính giả
Mục đích của buổi thuyết trình vì lợi ích của thính giả nên người thuyết trình phải nhận biết được tín hiệu phản hồi để có sự điều chỉnh một cánh phù hợp
Quá trình nắm bát diễn biến của thính giả trải qua ba giai đoan: Giai đoạn trước, trong và sau khi thuyết trình. Nếu nắm bắt tốt sẽ giúp bạn xử lý các tình huống xảy ra chủ động và hiệu quả hơn
Diễn biến trước buổi thuyết trình: Thơng thường bạn sẽ đến sớm và quan sát thái độ thính giả, nắm bắt được mức độ quan tâm của thính giả về chủ đề thuyết trình. Giao tiếp ban đầu cho bạn thấy phản ứng và mức độ ảnh hưởng của thính giả đến bạn là nồng nhiệt hay nhạt nhẽo. Nếu nhạt nhẽo bạn phải chủ động tiếp cận đến thính giả, hỏi đáp những câu xã giao, hỏi những chuyện bên lề về cơng việc và gia đình họ... làm vậy thính giả sẽ dễ chấp nhận bạn hơn
Diễn biến trong buổi thuyết trình: Khi đứng lên thuyết trình bạn dễ quan sát được khơng khí của buổi thuyết trình như thế nào. Thơng thường thính giả sẽ có tập
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 50
trung ngay ban dầu sau đó những diễn biến hết sức phức tạp xảy ra đó là khán giả hào hứng hay thờ ơ hoặc khán giả không biểu lộ gì cả. Vậy mỗi diễn biến này người thuyết trình cần có cách xử lý khác nhau:
- Khán giả thờ ơ: Quay sang nói chuyện với người bên cạnh, lắc đầu, nghếch chân tay, cười khinh, làm việc riêng... gặp những tình huống này người thuyết trình cần có sự điều chỉnh ngay lập tức. Xem lại nội dung bài thuyết trình của mình từ đầu, xem xét tình trạng sức khỏe, xem cách trình bày hấp dẫn hay khơng…
Cách khắc phục: Đẩy cao giọng nói của mình, nhấn mạnh, kết hợp với sử dụng ngôn ngữ cơ thể, ngừng lại một lúc rồi lại tiếp tục. Đặt một câu hỏi cho thính giả trả lời hoặc tiến gần dến thính giả. Nếu gần với thời gian ra chơi có thể nghỉ giải lao.
- Thính giả khơng biểu hiện: Đây là thái độ khiến bạn đặt mình trong tình trạng đề phịng. Nếu vẫn giữ diễn biến đó sẽ làm cho bài thuyết trình khơng hiệu quả, thính giả có những phản ánh tiêu cực. Trong trường hợp này, bạn có sự điều chỉnh tích cực hơn.
* Xử lý trả lời các câu hỏi của thính giả
Thơng thường trong một buổi thuyết trình, bạn có những khoảng thời gian để trao đổi với thính giả, trả lời câu hỏi của thính giả đưa ra. Thời điểm này xảy ra cuối buổi thuyết trình. Sẽ có rất nhiều tình huống xảy ra trong việc trả lời câu hỏi có những câu hỏi nằm trong tầm kiểm sốt của bạn có những câu hỏi thì khơng vì bạn khơng biết. Có những câu hỏi có tính phản hồi gay gắt sự logic của bài thuyết trình có những câu hỏi mang tính thách đố có những câu hỏi mở, có những câu hỏi lửng...
Vậy xử lý và trả lời như thế nào để thuyết phục người được hỏi
- Bình tĩnh chăm chú lắng nghe câu hỏi của thính giả, có những phán đốn ban đầu về ý định người hỏi
- Ghi câu hỏi ra giấy, điều này làm cho thính giả đánh giá bạn là người rất chuyên nghiệp
- Nên để cho nhiều câu hỏi rồi mới trả lời, nên khống chế những câu hỏi, ví dụ “thời gian cịn lại tơi sẽ trả lời 3 câu hỏi của khán giả...” như vậy bạn sẽ kiểm soát được thời gian cũng như các vấn đề đặt ra. Nếu không rất dễ rơi vào trạng thái khơng thể trả lời hết vì câu hỏi quá nhiều
- Khi trả lời bạn nên chọn những câu dễ để trả lời trước và đi thẳng vào chủ đề, điều này tạo sự tự tin cho bạn trong những câu tiếp theo. Đối với câu trả lời phức tạp bạn nên gạch đầu dòng các ý cần trả lời
- Những thông tin trả lời cần được bám sát vào chủ đề thuyết trình và tính tổng quát cao, điều này làm cho thính giả tâm phục khẩu phục bạn hơn.
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 51
* Đặt câu hỏi cho thính giả
Trong buổi thuyết trình tại sao phải đặt câu hỏi cho thính giả. Chúng ta đều biết nếu trong buổi thuyết trình, thính giả khơng được tham gia vào thuyết trình, ngồi yên một chỗ sẽ dẫn đến sự nhàm chán và mệt mỏi cả về thể chất tinh thần. Nếu bạn lơi cuốn thính giả bằng các câu hỏi, thính giả trả lời đúng sẽ làm tăng sự hưng phấn theo dõi nội dung tiếp theo. Vậy khi đặt câu hỏi cho thính giả cần chú ý:
- Câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu và khơng q khó
- Nội dung câu hỏi phải ngắn gọn với phần nội dung bạn vừa trình bày - Khi hỏi thính giả nên có sự gợi mở
- Bạn cần kiểm sốt tốt câu hỏi đó - Động viên khi thính giả trả lời đúng.
* Lắng nghe vận dụng kỹ năng nghe
“Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương”.
Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp. Trong giao tiếp, con người dùng 42,1 % tổng số thời gian cho nghe, 31,9 % cho việc nói, 15 % cho việc đọc và 11 % cho việc viết
Lắng nghe là phong cách của một người thuyết trình chuyên nghiệp, /người thuyết tình sẵn sàng lắng nghe và tơn trọng tất cả các ý kiến, câu hỏi của thính giả với tinh thần cầu thị nhất. /Lắng nghe giúp thuyết trình viên thể hiện sự tơn trọng với thính giả và hiểu suy nghĩ của thính giả với bài thuyết trình của mình.
Trong giao tiếp bằng ngơn ngữ, lắng nghe có vai trị quan trọng, ”Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương” muốn khẳng định tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe. /Để “biết lắng nghe”, chúng ta cần tập luyện, chúng ta thường dành thời gian cho việc học nói, học đọc, học viết nhiều hơn học lắng nghe
Để lắng nghe hiệu quả, cần biết kiên nhẫn với ý kiến của người khác đưa ra./ Nếu không biết kiềm chế, không biết kiên nhẫn lắng nghe người khác nói thì việc lắng nghe của chúng ta khơng mang lại hiệu quả.
Để lắng nghe hiệu quả, thuyết trình viên khơng chỉ dùng thính giác mà cần dùng tất cả các giác quan, đặc biệt là bằng mắt để nắm bắt tất cả các thông tin đực phát ra bằng lời nói, cử chỉ, hành đơng,..