2. Một số phƣơng tiện hỗ trợ và cách sử dụng
3.1.3. Trình bày nội dung bài thuyết trình
* Trình bày phần mở đâu:
Một bài thuyết trình bao giờ cũng phải có mở bài, thân bài, kết luận. Trong đó câu mở đầu và câu kết bài là hai phần phải chú trọng nhất.
Phần mở bài cần cho mọi người biết những nội dung chính mà bạn sẽ trình bày. Cần phải thể hiện được bản chất của vấn đề đề người nghe muốn nghe tiếp phần sau. Trong phần mở bài cần:
- Chào hỏi và giới thiệu bản thân - Đưa ra cấu trúc của bài thuyết trình - Thơng báo thời gian thuyết trình
- Thơng báo khi nào bạn sẽ trả lời câu hỏi (nếu có)
Đối với một bài thuyết trình thơng thường có hai cách mở bài như sau:
- Mở đầu bài thuyết trình trực tiếp là người thuyết trình nêu thẳng vào vấn đề, chủ đề thuyết trình.
Việc mở bài trực tiếp thường khơng gây được sự tò mò, sự hứng thú từ khán giả so với cách mở bài gián tiếp.
Ví dụ: “Hơm nay tơi muốn trình bày về vấn đề lạm phát và tình hình lạm phát của Việt Nam năm 2015 và những kinh nghiệm rút ra”
- Mở đầu bài thuyết trình gián tiếp là cách mở đầu bài thuyết trình một cách gián tiếp (thơng qua một câu chuyện, câu đề dẫn, số liệu trích dẫn, hỏi ý kiến khán giả một câu hỏi có liên quan đến chủ đề… ) từ đó giúp người nghe hình dung về vấn đề mà người thuyết trình muốn nói tới.
+ Một số thủ thuật mở đầu:
- Không mở đầu bằng một lời xin lỗi - Gây sự chú ý
- Đưa ra một thông báo hoặc tổng kê theo cách làm cho người khác phải giật mình
- Bơng đùa một chút
- Đưa ra những trích dẫn phù hợp - Thuật lại một câu chuyện liên quan
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 31
- Bắt đầu bằng những minh họa cụ thể + Những điều nên tránh
- Mở đầu một cách sai lầm
- Dùng những câu hỏi cường điệu, hoa mỹ - Đi quá xa chủ đề
- Khơng biết cách đi lên bục thuyết trình
Bài thực hành: Nêu một chủ đề thuyết trình và trình bày (viết) 3 ví dụ về cách mở đầu một bài thuyết trình (chủ đề do sinh viên tự chọn)?
* Trình bày phần thân bài: Có 4 phương pháp trình bày cơ bản
- Đọc từ bản thảo: Có một số bài nói bắt buộc phải đọc từng từ từng từ một theo bản thảo đã được chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước. Chẳng hạn, một báo cáo kỹ thuật trong hội nghị chuyên ngành, thông điệp của Chủ Tịch Nước,… Trong những trường hợp này, sự chính xác tuyệt đối là hết sức cần thiết. Mỗi từ ngữ trong diễn văn sẽ được phân tích tỷ mỷ bởi báo chí hay thậm chí là kẻ thù. Trong bối cảnh ngoại giao, một sai sót hay hiểu lầm nhỏ trong bài nói có thể dẫn đến tranh chấp hay thảm họa quốc tế.
- Đọc thuộc lòng: Thường áp dụng cho những bài nói ngắn như lời chào mừng, giới thiệu hay chúc mừng…bạn hồn tồn có thể ghi nhớ và gần như đã theo một cấu trúc nhất định song vẫn đảm bảo rằng việc khơi gợi những lời văn từ trí nhớ diễn ra hồn toàn tự nhiên, tức là bạn vẫn tập trung giao tiếp với khán giả thay vì làm một việc duy nhất là cố lục lại trí nhớ từ nào hay câu nào nên được sử dụng.
- Nói tùy hứng: Một bài nói tùy hứng được trình bày với rất ít hoặc hầu như khơng có sự chuẩn bị nào. Nếu thời gian cho phép, bạn có thể ghi nhanh dàn ý sơ lược ra giấy trước khi lên nói với những điểm chính và đặc biệt là các từ khóa. Khi trình bày dựa vào ghi chú này sẽ giúp bạn tổ chức ý tốt hơn, nói tự tin hơn và trơng bạn chun nghiệp hơn. Khi nói, hãy duy trì giao tiếp bằng mắt đối với khán giả, cố gắng tập trung và nói với tốc độ chậm. Cũng như các dạng trình bày khác, cách tốt nhất để có thể sử dụng phương pháp này là luyện tập. Mục đích của luyện tập là giúp bạn thu được nhiều kinh nghiệm và kỹ năng thiết kế ý nhanh chóng cũng như trình bày một cách tự nhiên.
- Nói ứng biến: Trong cách dùng từ thơng dụng, “Tùy hứng” và “ứng biến” là đồng nghĩa. Tuy nhiên về thuật ngữ dùng trong thuyết trình, hai từ này là hồn tồn khác nhau. Khơng giống như nói tùy hứng là hồn tồn khơng có sự chuẩn bị trước, nói ứng biến được chuẩn bị khá cẩn thận và được luyện tập trước. Khi trình bày, người nói ứng biến chỉ dựa vào một phần ghi chú rất tổng thể để nhớ lại những gì đã chuẩn bị. Từ ngữ được sử dụng để diễn đạt ý được lựa chọn ngay tại thời điểm nói. Thực tế phương pháp này không hề phức tạp. Một khi bạn đã có dàn ý sơ lược
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 32
và nắm rõ về chủ đề sẽ trình bày, bạn có thể bắt đầu tập nói. Mỗi lần tập luyện như vậy, ngơn ngữ bạn sử dụng có thể khác đơi chút. Khi bạn tập luyện bạn sẽ rút ra được cách trình bày tốt nhất cho từng phần nói và tự khác ghi nhớ những gì cần trình bày. Phương pháp ứng biến này có rất nhiều ưu điểm: có thể giúp bạn kiểm soát được ý nghĩa và ngơn ngữ so với nói tùy hứng; có thể định hướng vào khán giả nhiều hơn so với đọc thuộc lòng hay đọc từ bản thảo và có thể điều chỉnh theo rất nhiều tình huống khác nhau. Ngồi ra phương pháp này cịn khuyến khích “chất lượng hội thoại” vốn được người nghe kiếm tìm trong bất cứ bài trình bày nào. “chất lượng hội thoại” ở đây được hiểu là dù bài nói đó được trình bày bao nhiêu lần, mỗi lần với cách diễn đạt khác nhau vẫn có thể tạo nên sự mới mẻ và định hướng vào người nghe. Một khi bạn chọn các ứng biến và có sự chuẩn bị hợp lý, bạn hồn tồn có thể điều khiển được ý mình mà khơng phụ thuộc vào bản thảo và bạn cũng hoàn toàn tự do để thiết lập giao tiếp bằng mắt hay các cử chỉ một cách tự nhiên.
* Trình bày phần kết luận: Một bộ phim hay với một kết thúc dở hoặc một kết thúc đầy thất vọng sẽ làm tiêu tan hết mọi dấu ấn của nó. Bản thuyết trình cũng vậy. Phải chắc chắn phần kết luận trong bài thuyết trình của bạn thật sự ấn tượng để nó có thể lưu lại những dấu ấn trong lịng thính giả. Đoạn kết của bạn sẽ gây xúc động nếu bạn kêu gọi hành động, đưa ra dự đoán về tương lai, đưa ra tuyên bố, nhắc lại ý ở phần đầu bài nói, tóm lại mục tiêu chính của bạn.
- Hướng đến sự kết thúc: Trong khi thuyết trình, bạn hãy liệt kê ra những chỉ dẫn bằng ngôn từ về việc cịn bao nhiêu vấn đề cần trình bày và khi nào thì bài thuyết trình kết thúc. Bạn có thể sử dụng những câu nói như “Đây là vấn đề thứ ba trong số bốn vấn đề tơi sẽ trình bày…” hoặc “Và bây giờ, trước khi trả lời câu hỏi của q vị, tơi xin tóm tắt lại những vấn đề vừa nêu…”. Bằng những thơng báo cho thính giả biết bài thuyết trình sắp kết thúc, bạn có thể thu hút sự tập trung chú ý của thính giả trước khi tóm lược lại các vấn đề chính. Trong phần tóm lược, bạn nên nhắc lại tất cả các ý và sáng kiến quan trọng đã đề cập trong bài thuyết trình, bởi đây là cơ hội cuối cùng để thính giả ghi nhớ lại nội dung bài thuyết trình của bạn. Ngồi ra, đây cũng là khoảng thời gian để cử tọa xe, xét và chuẩn bị các câu hỏi đặt ra cho bạn.
- Chuẩn bị kết thúc: Khi kết luận bài thuyết trình, bạn cần tránh đưa ra những ý kiến có tính võ đốn. Nên tập trung trình bày những thơng tin chính xác và đã được chứng minh rõ ràng, đồng thời không nên đưa ra những luận điểm thuyết trình thiên về ý kiến cá nhân. Phần kết luận cần căn cứ vào những thơng tin đã trình bày trong bài. Nếu sau phần thuyết trình có phần trả lời câu hỏi của thính giả,bạn cẩn thận vì đâycó thể là ngun nhân làm giảm hiểu quả những câu kết thúc bài thuyết trình vốn đã được chuẩn bị kỹ lưỡng. trong trường hợp này, bạn nên chọn
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 33
cách ghi nhận một loạt các câu hỏi của cử tọa sau đó trả lời tóm lược ngắn gọn,súc tích và nhắc lại các ý chính bài thuyết trình.
Kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng
Một kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng đáng nhớ là yếu tố quan trọng quyết định sự thành cơng của bài thuyết trình. Bạn có thể tham khảo những lời khuyên sau đây khi thực hiện phần kết thúc bài thuyết trình bày của mình
* Tóm lược bài thuyết trình trong một hai câu. Khi tóm lược, phải hết sức ngắn gọn và mạnh thường có hiệu quả trong việc thu hút sự chú ý của người nghe
* Nhấn mạnh vào cụm từ trọng tâm ngắt giọng sau những từ, cụm từ đó sẽ làm tăng thêm sự quan trọng của chúng. Ngồi ra,bạn cũng có thể nhấn mạnh từ‟ và ” khi sắp đề cập đến vấn đề cuối cùng trong bài.
* Sử dụng điệp âm, việc lặp lại vài từ có cùng chữ cái mở đầu để khiến cử tọa dễ nhớ phần tóm tắt. Tuy nhiên, bạn chỉ nên lặp lại tối đa ba từ.
Bạn nên dừng bài thuyết trình với mọt nhận định thú vị hay một nút thát phù hợp với vấn đề. Hãy lưu lại trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hồn hảo. Khơng giảng giải dài dịng những nhận định cuối ấy.
Nên kết thúc bài thuyết trình của bạn ở cao trào bằng cách điểm lại những lợi ích mà người tham dự có được nếu họ ủng hộ ý tưởng kinh doanh mà bạn đã trình bày. Sau khi bạn kết thúc bài thuyết trình, hãy đợi mọi người võ tay. Khi bạn cảm thấy tiếng vỗ tay dã lắng xuống,bạn mỉm cười và đừng quên cảm ơn người đến dự.
Để tạo sự chú ý bạn cũng nên nói to hơn trước khi kết thúc bài thuyết trình (và nên có một kết thúc dứt khoát và dễ dàng để mọi người cùng hiểu và đã đến lúc võ tay).
Nếu nội dung bài thuyết trình của bạn dài dịng và phức tạp hãy tóm tắt trước khi kết thúc bài diễn văn.
Các cách kết luận
Đưa ra thách đố hay lời kêu gọi cho thính giả. Tóm tắt những ý chính.
Cung cấp những trích dẫn thích hợp. Minh họa để tiêu biểu hoá các ý.
Đưa ra những lí do để chấp nhận và thực hiện các đề nghị được ủng hộ. Thách thức hay kêu gọi
Cách kết thúc này rất có tác dụng ở những bài thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe. Dưới đây là một bước trong quá trình Thuyết phục.
“Cha mẹ dành dụm tiền để bạn có được học vấn. Cịn các bạn là người kiểm sốt số tiền đó một cách hiệu quả. Nếu các bạn muốn có chỗ đỗ xe tốt hơn ở trường
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 34 đại học, các bạn phải cùng lên tiếng. Các bạn phải cho ban điều hành biết nếu họ khơng làm gì cho bãi đỗ xe thì các bạn sẽ làm. Đó là quyền lợi của tất cảc các bạn. Vì vậy, trước khi rời khỏi đây, hãy cùng kí vào đơn thỉnh cầu”.