5. Kết cấu đề tài
2.1. Tổng quan về công ty TNHH Maxfeed Hà Nội
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức cơng ty TNHH Maxfeed Hà Nội
(Nguồn: Phòng kinh doanh) 2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
a. Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của cơng ty, có tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đơng. HĐQT có các quyền như: quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy của Công ty; quyết định chiến lược đầu tư, phát triển của Cơng ty trên cơ sở các mục đích chiến lược do ĐHĐCĐ thông qua; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, giám sát hoạt động của Ban Tổng Giám đốc; kiến nghị sửa đổi bổ sung Điều lệ, báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm, báo cáo tài chính, quyết tốn năm, phương án phân phối lợi nhuận và phương hướng phát triển, kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm trình ĐHĐCĐ; và các quyền khác được quy định tại Điều lệ.
b. Ban Giám đốc
– Trực tiếp thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị và tiến hành phân cơng nhiệm vụ đối với các phịng ban để giải quyết các công việc hàng ngày của công
Hội đồng quản trị Phịng kinh doanh Phịng tài chính - kế tốn Phịng chứng từ Phòng vận tải đường biển Phòng vận tải hàng không Ban giám đốc
29
ty, điều hành và chịu trách nhiệm về tồn bộ hoạt động của cơng ty theo đúng pháp luật, tìm kiếm và ký kết hợp đồng với các đối tác.
– Quản lí tồn bộ các phịng ban, lập kế hoạch theo dõi, giám sát, kiểm tra các báo cáo về tình hình hoạt động của cơng ty về thu chi, theo dõi tình hình hoạt động hằng ngày của các phòng.
c. Phòng kinh doanh – Chăm sóc khách hàng.
– Tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng.
– Quan tâm đúng mức tới những khách hàng có tiềm năng lớn.
– Cung cấp những dữ kiện cơ sở về khách hàng và những nhu cầu của họ cho Customer Service.
– Giới thiệu dịch vụ của công ty tới khách hàng, gửi báo giá chi tiết phù hợp với yêu cầu của khách hàng tới Giám đốc Phó, giám đốc và các phịng ban.
– Thực hiện chăm sóc khách hàng tốt, thường xuyên thảo luận với khách hàng để phát hiện các vấn đề cần cải thiện cũng như những điểm mạnh cần phát huy.
– Đảm bảo đạt mục tiêu đã đề ra đối với từng nhân viên kinh doanh.
– Cung cấp và báo cáo thông tin khách hàng cho bộ phận Customer Service để có thể theo dõi và quản lý.
– Nhân viên kinh doanh có nghĩa vụ hỗ trợ các bộ phận khác khi nhân sự bộ phận khác vắng mặt hoặc đang trống.
d. Phịng tài chính kế tốn
Là phịng tham mưu cho HĐQT và Tổng giám đốc trong lĩnh vực tài chính, tổ chức cơng tác kế tốn của tồn Cơng ty đúng chính sách pháp luật quy định; kiểm tra và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Công ty triển khai thực hiện các công tác nêu trên; nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo Cơng ty về kinh doanh tài chính, tham gia kinh doanh thị trường chứng khốn, tìm kiếm và huy động vốn trong và ngồi nước để kinh doanh.
e. Phịng chứng từ
Phòng chứng từ thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
– Bao gồm những công việc: khai báo Hải quan, xin giấy phép, kiểm hóa, đóng thuế XNK, chỉnh sửa cargo manifest, shipping instruction và các công việc khác.
– Thuê mướn các phương tiện vận tải, xếp dỡ để chuyển hàng đến địa điểm được khách hàng chỉ định.
30
– Thay mặt chủ hàng mua bảo hiểm hàng hóa hoặc u cầu cơng ty bảo hiểm giám định trong trường hợp hàng hóa nhập khẩu bị mất.
– Thay mặt chủ hàng thực hiện các công việc như: kiểm tra văn hóa phẩm, kiểm định, hun trùng, xin giấy phép và các loại hình dịch vụ khác…
– Thực hiện các quy trình hải quan đối với lơ hàng XNK.
– Lập bảng chi phí để làm hàng (Customs clearance & Local service) và gửi cho bộ phận Customs service để gửi báo với khách hàng.
– Khai tờ khai Hải quan, kiểm hóa và hồn tất nghĩa vụ thuế XNK, thanh tốn các chi phí như lưu kho, bãi, cước vận chuyển để nhận hàng từ kho và giao hàng đến địa chỉ được yêu cầu.
f. Phòng vận tải đường biển
Cung cấp mọi dịch vụ và tư vấn về vân tải hàng hoá bằng tàu biển nội địa và quốc tế bao gồm: thù tục xuất nhập, các loại chứng từ cho hàng có quota, xuất nhập vào Mỹ, Châu Âu, phương thức đóng gói các mặt hàng nguy hiểm, gia súc, vaccine, hải sản tươi sống và đông lạnh, container treo, thu gom hàng lẻ đi tất cả các cảng trên thế giới, kết hợp với các phòng nghiệp vụ và các chi nhánh làm vận tải đa phương thức quốc tế.
Nghiệp vụ liên quan đến xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển – Nhập thông tin book hàng từ người gửi hàng.
– Mail SI (shipping instruction), lịch tàu cho người gửi hàng, yêu cầu họ điền đầy đủ các chi tiết và mail trở lại.
– Liện hệ với Shipping lines để thương lượng giá cả và book chỗ, yêu cầu hãng tàu mail Booking Note/Shipping Note.
– Shipping Note cho khách hàng nếu cần.
– Liên hệ với người gửi hàng xin số container, số seal và kiểm tra lại chi tiết hàng hóa.
– Căn cứ vào các thông tin trên để lên Vận đơn phụ (HBL) nháp, Vận đơn chủ (MBL) nháp. Phòng giao nhận hàng hóa bằng đường biển bao gồm các công việc liên quan đến việc nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.
– Gửi HBL nháp cho khách hàng để xác nhận thông tin. Sau khi có xác nhận của khách hàng, gửi lại cho hãng tàu để phát hành vận đơn Surredered.
– Khi nhận vận đơn từ hãng tàu, tiến hành kiểm tra các thông tin trên MBL một lần nữa. Yêu cầu hãng tàu cung cấp Transshipment Advice và Telex/ Surrender Notice khi có lơ hàng đến các cảng như Singapore/ Port klang.
31
– Nếu nhận được xác nhận của người gửi hàng rằng HBL đã chính xác, phát hành bản gốc Vận đơn này và tiến hành các công tác chuẩn bị giao hàng.
– Gửi các chứng từ: Shipping Advice, HouseBL và Master BL cho đại lý ở cảng dỡ hàng.
– Hoặc chuẩn bị một bì thư để gửi cho đại lý nơi đến bằng email: copy của Master BL và House BL, Hóa đơn ghi nợ/ghi có.
– Lưu trữ hồ sơ.
– Trả lời mail khi có thắc mắc liên quan đến Operation.
– Hỗ trợ bộ phận Sales tìm kiếm khách hàng hoặc các thơng tin cần thiết. – Nhận thông tin từ đại lý của Forwarder ở nước ngoài.
– Liên hệ trước với người nhận hàng, thông báo các chi tiết của lô hàng. – Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho lô hàng nhập bao gồm: Giấy báo nhận hàng, Giấy ủy quyền, hóa đơn thu cước.
– Liên hệ hãng tàu để nắm tình hình và gửi HBL để bổ sung vào Cargo Manifest. – Liên hệ với hãng tàu và nếu MBL của lô hàng đã được đại lý nơi xuất khẩu “Surrendered” cho hãng tàu thì xuất trình giấy giới thiệu để lấy hồ sơ nhận hàng.
– Liên hệ với hãng tàu và nếu MBL của lô hàng đã được đại lý nơi đi Nghiệp vụ liên quan đến nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển.
– Lưu trữ bản photocopy của các giấy tờ trên.
– Yêu cầu người nhận hàng cung cấp bản gốc HBL, Giấy chứng minh nhận dân, giấy giới thiệu hoặc giấy bảo lãnh/ký hậu của ngân hàng, thu cước vận chuyển (nếu cước trả tại cảng đến).
– Hoàn tất lưu trữ hồ sơ.
– Trả lời mail khi có thắc mắc liên quan đến Operation. g. Phòng vận tải hàng không
Cung cấp mọi dịch vụ và tư vấn về vận tải hàng hóa bằng đường hàng khơng bao gồm: thù tục xuất nhập, các loại chứng từ cho hàng có quota, xuất nhập vào Mỹ, Châu Âu, phương thức đóng gói các mặt hàng nguy hiểm, gia súc, vaccine, hải sản tươi sống và đông lạnh, container treo.... Maxpeed Hà Nội cung cấp dịch vụ thuê bao nguyên chiếc máy bay để vận chuyển hàng hóa.
32
2.1.4. Kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2019-2021
Bảng 2.1. Kết quả hoạt động của công ty TNHH Maxfeed Hà Nội
Đơn vị: triệu VNĐ Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Chênh lệch 2020/2019 2021/2020 Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Doanh thu 84,475 83,261 79,641 - 1,214 - 1,43 - 3,620 - 4,34 Chi phí 60,190 59,749 57,631 - 441 - 0.73 - 2,118 - 3,54 Lợi nhuận trước thuế 24,285 23,512 22,010 - 773 - 3,18 - 1,502 - 6,38 Lợi nhuận sau thuế 18,942 18,339 17,168 - 603 - 3,18 - 1,171 - 6,39
(Nguồn: Báo cáo kinh doanh năm 2021)
Qua bảng 2.1 về tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019-2021 của Công ty TNHH Maxfeed Hà Nội cho thấy lợi nhuận năm 2019 đạt cao nhất và lợi nhuận năm 2021 đạt thấp nhất, điều này cho thấy trong năm 2019 cơng ty có những bước phát triển tốt nhưng năm 2021 kinh doanh chưa đạt hiệu quả cao do ảnh hưởng bởi dịch Covid 19. Năm 2020, lợi nhuận có sự giảm nhẹ so với năm 2019, trong đó lợi nhuận trước thuế giảm 773 triệu đòng, tương ứng với tỷ lệ là 3,18%; lợi nhuận sau thuế giảm 603 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm là 3,18%. Nguyên nhân lợi nhuận giảm do:
– Doanh thu năm 2020 giảm 1,214 triệu đồng so với năm 2019 (tương ứng với tỷ lệ giảm là 1,43%) đã làm cho lợi nhuận của cơng ty giảm. Ngun nhân là do tình hình kinh tế tăng trưởng chậm lại dẫn đến nhu cầu về dịch vụ của khách hàng cũng giảm đáng kể, công ty phải đối diện với các đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực kinh doanh ngày càng nhiều.
– Chi phí năm 2020 giảm 441 triệu đồng so với năm 2019 tương ứng với tỷ lệ giảm là 0,73%.
33
Năm 2021 lợi nhuận của công ty giảm đáng kể so với năm 2020, trong đó lợi nhuận trước thuế giảm 1,502 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ là 6,38%; lợi nhuận sau thuế giảm 1,171 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ là 6,39%. Nguyên nhân là do:
– Doanh thu năm 2021 giảm 3,620 triệu đồng so với năm 2020 (tương ứng với tỷ lệ giảm là 4,34%) đã làm cho lợi nhuận năm 2021 của công ty giảm. Nguyên nhân là do đại dịch Covid 19 bùng phát mạnh ở nhiều nước. Các nước thực hiện các biện pháp phòng chống dịch bệnh: phong tỏa, cách ly, đóng cửa biên giới với các nước khác,… Nhu cầu của khách hàng giảm làm cho hoạt động dịch vụ của cơng ty giảm. – Chi phí năm 2021 giảm 2,118 triệu động so với năm 2020 tương ứng với tỷ lệ giảm là 3,54%.
Nhìn chung, tình hình hoạt động trong giai đoạn 2019-2021 của cơng ty TNHH Maxfeed Hà Nội ghi nhận lợi nhuận rất cao so với các doanh nghiệp khác trong nghành. Tuy nhiên tốc độ tăng trưởng trong vòng 3 năm qua của công ty khá chậm. So với năm 2019 doanh thu năm 2021 đã giảm 6,8%, dẫn đến tốc độ tăng trưởng của công ty chậm.
Bảng 2.2. Sản lượng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của cơng ty
Đơn vị: TEU
Chỉ tiêu
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng
Giao nhận đường biển 11473 66% 7277 66% 5172 65%
Giao nhận bằng đường
hàng không 1794 11% 1389 13% 1115
14%
Giao nhận đường bộ 4054 23% 2316 21% 1670 21%
Tồn cơng ty 17321 100% 10982 100% 7957 100% (Nguồn: Báo cáo kinh doanh năm 2021)
34
Hình 2.2. Biểu đồ sản lượng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của cơng ty TNHH Maxfeed Hà Nội
(Nguồn: Báo cáo kinh doanh năm 2021)
Nhìn vào biểu đồ sản lượng giao nhận xuất nhập khẩu của công ty cho thấy sản lượng xuất nhập khẩu trong giai đoạn 2019 – 2021 có xu hướng giảm, từ 17321 đơn vị TEU vào năm 2019 xuống còn 7957 đơn vị TEU vào năm 2021. Về cơ cấu sản lượng giao nhận hàng hóa chia theo phương thức vận tải đường biển, đường hàng không, đường bộ của cơng ty Maxfeed Hà Nội trong vịng 3 năm trở lại đây không có sự thay đổi đáng kể.
Giao nhận hàng hóa bằng đường biển luôn chiếm tỉ trọng lớn nhất vào khoảng 65 – 66% và giao nhận hàng hóa đường hàng khơng chiếm tỉ trọng thấp nhất và có xu hướng tăng trong 3 năm qua, tăng từ 10% vào năm 2019 lên 14% vào năm 2021. Từ biểu đồ ta có thể thấy Maxfeed Hà Nội là một cơng ty chủ yếu mạnh về vận tải biển, công ty cũng đang có xu hướng tăng cường các hoạt động trong vận tải hàng hóa bằng đường hàng khơng.
2.2. Thực trạng về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Maxfeed Hà Nội biển của công ty TNHH Maxfeed Hà Nội
2.2.1. Doanh thu các loại hình dịch vụ từ hoạt động giao nhận của công ty
Công ty cung cấp khá đầy đủ các loại hình dịch vụ trong kinh doanh giao nhận vận chuyển hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Dưới đây là bảng tổng hợp doanh thu và tỷ lệ các loại hình dịch vụ của cơng ty từ năm 2019-2021.
66% 10% 24% Năm 2019 đường biển đường hàng không đường bộ 66% 13% 21% Năm 2020 đường biển đường hàng không đường bộ 65% 14% 21% Năm 2021 đường biển đường hàng không đường bộ
35
Bảng 2.3. Doanh thu các loại hình dịch vụ từ hoạt động giao nhận của công ty TNHH Maxfeed Hà Nội từ 2019-2021
Các loại hình dịch vụ
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Khai thuê hải quan 19,657 23,27 20,357 24,45 18,747 23,54
Cho thuê kho bãi 17,579 20,81 17,526 21,05 17,011 21,36 Giao nhận hàng air 14,462 17,12 14,92 17,92 12,758 16,02 Giao nhận hàng sea 18,939 22,42 19,125 22,97 17,529 22,01 Đại lý hãng tàu 9,529 11,28 9,691 11,64 9,445 11,86 Các dịch vụ khác 4,308 5,1 1,64 1,97 4,149 5,21
Tổng 84,475 100 83,261 100 79,641 100
(Nguồn: Báo cáo kinh doanh năm 2021) Nhìn chung doanh thu từ các loại hình kinh doanh dịch vụ của công ty chưa đồng đều. Doanh thu từ dịch vụ khai thuê hải quan giữ vị trí cao nhất. Sở dĩ dịch vụ khai thuê hải quan có doanh thu cao nhất là do hiện nay đây vẫn đang là một trong những ngành nghề có tiềm năng, bởi lẽ có rất nhiều doanh nghiệp chuyên kinh doanh sản xuất hàng xuất nhập khẩu không am hiểu về luật hải quan chính vì thế họ thường tìm đến các cơng ty dịch vụ như thế để đảm bảo tiến trình xuất hàng cũng như nhận hàng, giảm thiểu tối đa các chi phí phát sinh khơng cần thiết.
Ngành khai thuê hải quan cũng đem lại doanh thu lớn cho công ty, doanh thu năm 2021 là 18,747 chiếm 23,54%. Có thể thấy ngành khai thuê hải quan vẫn chiếm tỷ trọng lớn nhất và doanh thu vẫn tăng hàng năm tuy nhiên tốc độ tăng trưởng lại giảm. Công ty cần xem xét lại định hướng cho dịch vụ và phát triển chiến lược mới trong tình hình kinh tế khó khăn và cạnh tranh gay gắt như hiện nay.
36
Dịch vụ cho thuê kho bãi cũng là một dịch vụ được công ty chú ý, cơng ty có lợi thế là diện tích kho rộng lớn nằm ở gần giao lộ chính và gần sơng nên thuận lợi cho việc nhận và lưu giữ hàng hóa cho khách hàng. Hiện nay, cơng ty đang làm đại lý xuất nhập khẩu và phân phối lưu giữ hàng hóa cho nhiều đại lý ở nước ngồi, nên đã góp phần lớn trong việc tăng doanh thu cho công ty.
Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường biển cũng được cơng ty quan tâm và đầu tư đúng mức nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa, tuy nhiên do nhiều yếu tố tác động nên làm cho doanh thu ngành này thực sự chưa phát triển tốt, nguyên nhân là do giá cả cạnh trnah, xăng dầu tăng giá, đường xá khó khăn và ảnh hưởng của dịch covid 19.
2.2.2. Sản lượng giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại công ty TNHH