5. Kết cấu đề tài
2.2. Thực trạng về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng
2.2.5.1. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu
Hình 2.3. Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Maxfeed Hà Nội
(Nguồn: Phịng kinh doanh)
Nhận và xử lý thơng tin khách hàng sử dụng.
Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như sau: Loại hàng.
Cảng đi, cảng đến. Hãng tàu (nếu có).
Thới gian dự kiến xuất hàng để cơng ty tìm lịch trình phù hợp.
Liên hệ với hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển.
Căn cứ vào những thơng tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên chứng từ liên hệ hãng tàu để nhận báo giá và lịch trình tàu.
Gửi báo cho khách.
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào báo giá của hãng tàu, tính tốn và gửi báo giá cho khách hàng. Các giao dịch đều phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết.
Chấp nhận giá.
Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ Gửi bộ chứng từ cho đại lý nước ngoài
Thực xuất tờ khai Phát hành vận đơn Thông quan hàng xuất khẩu Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Chấp nhận giá Chào giá cho khách hàng
Liên hệ với hãng tàu để hởi cước và lịch vận chuyển Nhận và xử lý thông tin khách hàng dịch vụ
43
Nếu giá cước và lịch tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gửi booking request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh. Booking request này xác nhận các thơng tin hàng hóa liên quan.
Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ.
Bộ phận kinh doanh sẽ gửi lại thông tin cho bộ phận chứng từ, chứng từ dựa trên căn cứ của booking request thực hiện đặt chỗ với hãng tàu.
Hãng tàu sẽ tiến hành gửi: Booking confirmation để xác nhận đặt chỗ.
Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, bộ phận chứng từ gửi thông tin cho nhân viên kinh doanh, nhân viên kinh doanh sẽ gửi booking confirmation cho khách hàng để khách hàng lên kế hoạch sắp xếp đóng hàng và thơng quan hàng hóa.
Chuẩn bị hàng hóa (bước này do người xuất khẩu làm). Chuẩn bị phương tiện vận tải.
Chuẩn bị bộ chứng từ khai báo hải quan. Hồ sơ hải quan gồm:
Tờ khai hải quan: 2 bản chính.
Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản chính . Hợp đồng thương mại: 1 bản chính. Phiếu đóng gói: 1 bản chính.
Giấy phép đang ký kinh doanh: bản sao y. Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản.
Thông quan hàng xuất khẩu.
Truyền số liệu qua phần mềm hải quan điện tử VNACCS.
Dựa vào những chứng từ làm khách hàng xung cấp cũng như những thơng tin về hàng hóa mà cơng ty thu thập được.
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm ECUS để truyền số liệu trên tờ khai qua mạng. Khi truyền thành công hệ thống của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Phân luồng hàng hóa có 3 luồng:
Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế đế kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thống quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu. Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển quan bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa. Tùy tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100%
44
hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai XK.
Phát hành vận đơn.
Trường hợp 1: Khách hàng sử dụng dịch vụ quốc tế của công ty.
Nhân viên giao nhận chuyển hồ sơ cho bộ phận chứng từ để phát hành vận đơn. Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lơ hàng để lập chứng từ hàng xuất. Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ như sau:
Kiểm tra lơ hàng xuất đã hồn tất thủ tục xuất hàng hay chưa. Lấy số container báo cho hãng tàu để sắp xếp container lên tàu. Liên hệ người gửi hàng xin thông tin để phát hành vận đơn.
Trường hợp 2: Khách hàng không sử dụng dịch vụ quốc tế của công ty.
Nếu không thì nhân viên giao nhận chuyển bộ hồ sơ (bản sao) cho khách hàng. Sau khi hàng đã xếp lên tàu, lấy được vận đơn, nhân viên giao nhận sẽ mang bộ chứng từ đến hải quan cảng xác nhận hàng đã thực xuất. Đó là cơ sở để doanh nghiệp làm hoạch toán với các cơ quan (thuế, ngân hàng…).
Thực xuất tờ khai
Sau khi tàu chạy, Hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty, bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất.
Nhân viên giao nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn xin đóng dấu xác nhận thực xuất.
Gửi bộ chứng từ cho đại lý ở nước ngoài.
Khi đã hoàn tất bộ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ gửi thông báo sơ lược các thông tin sau về lô hàng cho đại lý liên quan để họ tiếp tục theo dõi lơ hàng tại cảng đến, đính kèm với bản sao MB/L và HB/L:
– Người gửi hàng, người nhận. – Tên tàu, số chuyến.
– Cảng đi, cảng đến.
– Ngày đi, ngày dự kiến đến (ETD/ETA). – Số vận đơn (HB/L, MB/L), loại vận đơn. – Contract no, invoice no, packing list.
45
Nhân viên giao nhận lập phiếu đề nghị thanh toán và thanh toán cho người chuyên chở sau khi nhận hóa đơn thông báo từ người chuyên chở.
– Trường hợp cước phí trả trước: làm Debit note gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán theo dõi thu cơng nợ.
– Trường hợp cước phí trả sau: làm Debit note thu cước người nhận hàng gửi đại lí tại cảng đến nhờ thu hộ.
Sau khi hồn thành thủ tục thơng quan, nhân viên giao nhận kiểm tra và sắp xếp các chứng từ lại thành một bộ hoàn chỉnh để trả lại cho khách hàng đồng thời lưu lại một bộ.