1.1.2 .Chủ thể cung ứng dịch vụ giao nhận
2.1. Tổng quan Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Châu Nguyên Global
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như những công việc tập thể, được tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chun mơn hố và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí thành những khâu, những cấp khác nhau nhằm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung của Công ty. Dưới đây là cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty:
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Châu Nguyên Global Nguồn: Phòng nhân sự, 2019 Giám đốc Phòng nhân sự Phòng nghiệp vụ Phịng kế tốn Phòng kinh doanh Phó giám đốc Phịng Ocean Phịng Air Phịng Landing
26
Giám đốc
Là người đứng đầu Công ty chịu trách nhiệm điều hành và quản lý các công việc hàng ngày tại Công ty. Người lãnh đạo cao nhất của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, là người ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty; quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, trực tiếp chỉ đạo, điều hành, phân công công tác cho nhân viên cũng như những khoản dư liên quan đến tài sản cố định; kiểm tra và quản lý tình hình tài chính của Cơng ty, trực tiếp đàm phán với khách hàng và ký kết các hợp đồng; miễn nhiệm, bãi nhiệm, bổ nhiệm các chức doanh trong Cơng ty.
Phó giám đốc
Sau Giám đốc là Phó giám đốc, có vai trị vơ cùng quan trọng viêc giúp Giám đốc thực hiện điều hành Công ty và đặc biệt là trong thời buổi cách mạng cơng nghệ 4.0 như hiện nay thì vai trị của Phó giám đốc được xem như chính là cánh tay đắc lực của Giám đốc trong việc hỗ trợ nâng cao sự phát triển của đơn vị và phát triển bền vững của Công ty. Là người quản lý trực tiếp các phòng ban và hoạt động kinh doanh. Chỉ đạo, giám sát và nghiên cứu các quy trình nghiệp vụ. Đưa ra các kế hoạch, chiến lược, cải tiến quy trình để đạt yêu cầu về chất lượng. Thực hiện các công việc khác do Giám đốc giao.
Phịng nhân sự
Một Cơng ty muốn đạt được thành công cần biết cách tận dụng tối đa hiệu quả từ các nguồn lực, trong đó quan trọng nhất là nguồn lực nhân sự. Phòng nhân sự chịu trách nhiệm lập và triển khai các kế hoạch tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu nhân lực của các bộ phận về yêu cầu tuyển dụng nhân viên. Xây dựng và thực hiện quy trình tuyển dụng như quảng cáo, thu nhận hồ sơ, thi và phỏng vấn, khám sức khỏe và thương lượng với ứng viên. Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty. Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong cơng việc. Ngồi ra, Phòng nhân sự còn phụ trách nắm bắt các thông tin lương thưởng của nhân viên, quản lý các chính sách bảo hiểm xã hội theo đúng quy định của nhà nước và đào tạo và phát triển năng lực của nhân viên theo tuần, tháng, quý, năm cho Cơng ty.
Phịng kế tốn
Một bộ phận đóng vai trị vơ cùng quan trọng đó là Phịng kế tốn. Nếu thơng tin kế tốn bị sai lệch, các quyết định của Cơng ty có thể bị ảnh hưởng rất lớn, từ đó gây ra tình trạng khó khăn cho Cơng ty. Trực tiếp tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng
27
hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động: tính lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp, phân bổ tiền lương vào các khối tượng lao động. Nắm rõ công nợ của khách hàng, thu hồi công nợ và quản lý công nợ của nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu. Bên cạnh đó, Phịng kế tốn cịn tham mưu cho Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh và cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thơng tin quản lý nhân sự, tài chính năng động, hiệu quả, hữu hiệu.
Phòng kinh doanh
Một bộ phận giữ vai trò quan trọng trong thúc đẩy, tiếp thị và phân phối sản phẩm dịch vụ ra thị trường của Cơng ty đó là Phịng kinh doanh. Phịng kinh doanh cũng là đầu mối giữa khách hàng và các bộ phận khác trong Công ty nhằm thiết lập chiến lược gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tìm kiếm các khách hàng mới, mở rộng thị trường vận tải xuất nhập khẩu hàng hố cùng với đó là lập báo cáo, kế hoạch kinh doanh và tư vấn cho Giám đốc trong vấn đề mở rộng kinh doanh.
Phòng nghiệp vụ
Cuối cùng là Phịng nghiệp vụ, gồm 3 phịng chính là Phịng Ocean, Phịng Air và Phòng Landing, lần lượt chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ liên quan đến vận tải đường biển, đường hàng khơng và đường bộ. Phịng nghiệp vụ có chức năng quản lý và điều hành các hoạt động vận tải mà Công ty cung cấp như soạn thảo hồ sơ làm thủ tục Hải quan và các công văn, chứng từ cần thiết khác để cho bộ phận xuất nhập khẩu hồn thành tốt cơng việc được giao trong khoảng thời gian ngắn nhất. Thường xuyên theo dõi, nắm bắt kịp thời những thông tin về xuất nhập khẩu và những thay đổi của Nhà nước về thuế, chứng từ, công văn, hải quan quản lý, lưu trữ hồ sơ… Đồng thời liên lạc với khách hàng để tìm hiểu những thơng tin cần thiết về lô hàng giúp cho bộ phận xuất nhập khẩu hồn thành tốt nhiệm vụ của mình. Tổ chức thực hiện các hợp đồng dịch vụ giao nhận, tiếp nhận bộ chứng từ từ khách hàng để triển khai các hoạt động khai thuê hải quan, đăng ký kiểm dịch, làm C/O, trực tiếp ra (cảng, sân bay) làm hàng, nhận hàng, thuê phương tiện vận tải, giao hàng cho người nhập khẩu, trung chuyển hàng hóa từ cảng, kho bãi (cảng, sân bay) đến kho cảng riêng của các đơn vị xuất nhập khẩu trong và ngoài nước, ngược lại từ kho của các đơn vị kinh doanh xuất khẩu ra cảng, sân bay để giao hàng.