QUẢN Lí CHẤT LƯỢNG TẠI CễNG TY CHUP RUBBER PLANTATION (CRP)
3.2.7. Thành lập cơ chế giỏm sỏt, soạn thảo, và bổ sung cập nhật cỏc văn bản
Văn bản đũi hỏi phải chớnh xỏc về nội dung, vỡ nội dung văn bản thiếu chớnh xỏc, trỡnh bày tối nghĩa hoặc khụng rừ ràng sẽ làm người nhận khụng hiểu hoặc hiểu sai vấn đề. Điều này gõy nờn hậu quả khụn lường. Nú cú thể làm cỏc bộ phận nhận văn bản làm sai quy định. Nú khụng những gõy ra những thiệt hại về vật chất mà cũn làm cỏc bờn khụng hài lũng, mất lũng tin, làm nảy sinh những vấn đề cỏ nhõn khỏc, ảnh hưởng đến chất lượng của quản lý.
Ở từng đơn vị, chuyờn mụn húa một nhõn viờn ngoài kiờm nhiệm chuyờn mụn chớnh ra cũn phải cú trỏch nhiệm chuyờn trong việc soạn thảo văn bản, xem xột cỏc cụng văn trước khi gửi đi từ đơn vị mỡnh. Cỏc nhõn viờn này đều phải được tập huấn về lớp soạn thảo văn bản. Chẳng hạn từng đơn vị làng hoạt động lấy mủ cần phải cú những cụng nghệ mỏy tớnh trong việc soạn thảo văn bản và lưu trữ tài liệu
bằng dạng phần mềm. Để làm được điều này cụng ty CRP phải đào tạo hoặc cử nhõn viờn cú chuyờn mụn về cụng nghệ mỏy tớnh cũng như soạn thảo văn bản.
Văn bản rất quan trọng trong việc hướng dẫn. hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 mà cụng ty CRP đang ỏp dụng đó xõy dựng được một hệ thống văn bản tương đối hoàn chỉnh. Tuy nhiờn, trong việc thực hiện ở cụng ty cỏc văn bản được lưu giữ một cỏch cẩn thận cú khoa học thỡ ở cỏc bộ phận do khụng phõn cụng rừ ràng nờn khụng kiểm soỏt được văn bản, đụi lỳc khụng tỡm thấy khi cần thiết. Chớnh vỡ vậy cần phải cú một cơ chế giỏm sỏt của chất lượng viờn đối với việc đi và tới của văn bản trong đơn vị mỡnh, ngoài ra phải cú trỏch nhiệm cập nhập, bổ sung văn bản bằng cỏch lập một chương trỡnh mỏy tớnh để ghi chộp, cập nhật số liệu.
Ngoài ra, để tiện dụng và dễ kiểm soỏt trong thời đại thụng tin hiện nay, cụng ty nờn mua một phần mềm quản lý văn bản, đồng thời với việc gửi bản cứng thỡ gửi bản mềm sau khi đó sao chộp văn bản, việc đú giỳp tin truyền nhanh hơn và chất lượng viờn biết mỡnh thiếu những tài liệu nào.