QUẢN Lí CHẤT LƯỢNG TẠI CễNG TY CHUP RUBBER PLANTATION (CRP)
3.2.5. Tăng cường sự phối hợp giữa cỏc nhõn viờn, cỏc phũng ban trong
khuụn khụ hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng
Sự phối hợp giữa cỏc thành viờn, cỏc phũng ban thể hiện việc chia sẻ thụng tin, sẵn sàng hợp tỏc, giỳp đỡ nhau trong việc đảm bảo hoàn thành mục tiờu chung của cụng ty. Trong cụng ty cú sự phối hợp tốt sẽ tạo mụi trường làm việc hiệu quả, nõng cao tinh thần làm việc của cỏc thành viờn cụng ty. Để tăng cường sự phối hợp giữa cỏc nhõn viờn, cỏc phũng ban trong cụng ty cần phải thực hiện những biện phỏp như sau:
- Nguyờn tắc cơ bản của hệ thống quản lý chất là sự tham gia của mọi thành viờn, mọi phũng ban liờn quan đến quy trỡnh hoạt động của cụng ty. Cỏc nhà lónh đạo cần phải xỏc định rừ trỏch nhiệm, quyền hạn và vị trớ của từng phũng ban, và cỏn bộ nhõn viờn. Từ việc xỏc định được quyền hạn, trỏch nhiệm, họ phải cú những sự hợp tỏc cơ bản trong việc thực hiện cỏc mục tiờu, chiến lược, chớnh sỏch chất lượng của cụng ty. Xỏc định trỏch nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn cần phải được thực hiện bằng quy định theo dạng văn bản và được phổ biến một cỏch cụng khai và rừ rằng nhất trong toàn cụng ty.
- Nếu chỉ tạo được sự hợp tỏc cơ bản thỡ chưa đủ để một cụng ty cú thể hoạt động trơn tru được. Cụng ty cần khuyến khớch thành viờn trong việc sẵn sàng chia sẽ những thụng tin với nhau một cỏch đầy đủ, chớnh xỏc và kịp thời. Việc chia sẻ thụng tin vớ như dầu nhờn bụi trơn cho quỏ trỡnh phối hợp hoạt động dễ dàng hơn. Mỗi khi nắm bắt được thụng tin thỡ họat động cần thực hiện sẽ cú giải phỏp, biện phỏp hoạt động linh hoạt hơn. Nếu thụng tin chung của cụng việc được chia sẻ tốt thỡ đồng nghĩa với việc nú đó phỏ vỡ rào cản quan trọng nhất trong quản lý hiện nay của cụng ty CRP. Chia sẻ thụng tin ở đõy khụng chỉ đơn thuần là việc chia sẻ thụng tin cụng việc chung của cụng ty mà cũn cần phải cú sự chia sẻ thụng tin cỏ nhõn và sỏng kiến, ý tưởng của mỗi cỏ nhõn hoặc phũng ban. Việc chia sẻ thụng tin cỏ nhõn tạo nờn sự thõn thiện về mặt tỡnh cảm giữa cỏc nhõn viờn trong cụng ty và được thực hiện bằng việc thụng bỏo những sự kiện đặc biệt đối với thành viờn nào đú của cụng ty. Trong thời gian tới, nếu cụng ty CRP lập Website riờng của cụng ty, đấy là phương tiện thuận lợi nhất trong việc chia sẻ cả thụng tin chung của cụng ty và thụng tin cỏ nhõn. Tuy nhiờn, việc chia sẻ thụng tin cỏ nhõn cũng phải hết sức thận
trọng vỡ nú giống như con dao hai lưỡi vậy. Thụng tin cỏ nhõn là thụng tin rất nhạy cảm, nú cú thể tạo động lực hợp tỏc hoặc gõy ra sự mõu thuẫn.
- Sẵn sàng hợp tỏc cần phải cú để đảm bảo rằng tỡnh trạng hoạt động phối hợp được thực hiện suụn sẻ. Sẵn sàng trong việc hợp tỏc khụng chỉ thực hiện về việc cung cấp những tài liệu, thụng tin mà cũn thể hiện trong việc cung cấp những biện phỏp, giải phỏp, và nguồn lực cần thiết để trợ giỳp cụng việc được hoàn thành. Mụi trường làm việc đúng vai trũ rất quan trọng trong việc tạo tinh thần cho nhõn viờn làm việc và cú hợp tỏc tốt với nhau. Sự quen biết giữa cỏc thành viờn trong cụng ty giỳp mối quan hệ giữa họ trở nờn tốt đẹp hơn, từ điều này cú rất nhiều ớch lợi cho việc sẵn sàng phối hợp thực hiện trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc. Nhưng làm thế nào để cú được sự quen biết giữa cỏc thành viờn trong cụng ty rộng rói nhất? Cụng ty cú thể tổ chức cỏc buổi giao lưu giữa cỏc đơn vị trong cụng ty bằng hỡnh thức chia sẻ những cảm nhận về cụng ty, kinh nghiệm cụng việc cũng như cuộc sống. Hơn thế nữa, cụng ty cú thể tổ chức phong trào thi đấu thể thao hàng năm giữa cỏc phũng ban, đơn vị trong cụng ty. Đõy là những hoạt động bổ ớch giỳp cho cỏc thành viờn trong cụng ty cú điều kiện giao lưu, học hỏi và trở nờn gần gũi với nhau hơn.