Cơng ty cổ phần K.I.P Việt Nam có trụ sở chính đặt tại phường Xn Khanh, Sơn Tây, Hà Nơi; tiền thân là Nhà máy sản xuất Đồ điện, được thành lập năm 1967 theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng. Năm 2003, Công ty cổ phần hóa theo Quyết định của Thủ tướng chính phủ và đổi tên là Cơng ty cổ phần Khí cụ điện 1 (VINAKIP). Đến tháng 12/2017, Cơng ty chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần K.I.P Việt Nam như hiện nay. Cổ đơng chính nắm giữ 72,4% cổ phần của công ty là Tổng Công ty thiết bị điện Việt Nam cịn lại là các cổ đơng cá nhân nắm giữ 27,6%. Tổng vốn điều lệ tính đến thời điểm 31/12/2017 của Công ty là 56,8 tỷ đồng. Hiện nay, Cơng ty đang là nhà sản xuất 3 dịng sản phẩm chính:
• Sản phẩm điện dân dụng: cơng tắc, ổ cắm, bảng điện, áp tô mát, cầu dao, các
sản phẩm biến đổi năng lượng điện
• Sản phẩm điện công nghiệp: cầu dao hộp, cầu dao hộp đảo chiều từ 100A đến
3000A/660V, cầu dao cách ly cho mạng điện trung áp từ 12kV đến 35kV, áp tơ mát 3 pha và khởi động từ
• Sản phẩm dây và cáp điện: dây đơn cứng 1 sợi có tiết diện đến 6mm2, dây oval đơi mềm, dây đơn mềm nhiều sợi có tiết diện đến 6mm2, dây 3 ruột mềm có tiết diện đến 6mm2, cáp điện lực hạ thế…
Hiện nay các dòng sản phẩm mang thương hiệu KIP được tiêu thụ hoàn toàn tại thị trường trong nước với hệ thống 5 chi nhánh tại Hà Nội, Quảng Ninh, Đà Nẵng, Buôn Ma Thuật, Thành phố Hồ Chí Minh và các đại lý, nhà phân phối rộng khắp trên cả nước. Tính đến 30/05/2018, K.I.P Việt Nam có 451 lao động với doanh thu hàng
năm khoảng 300 tỷ đồng, lợi nhuận trung bình 14 tỷ đồng/năm. Trải qua hơn 50 năm hình thành và phát triển, thương hiệu của Công ty đã được khẳng định, được tin cậy bởi đông đảo khách hàng. Tuy nhiên, Công ty đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt bởi các thương hiệu khác trong nước cũng như các thương hiệu nước ngoài. Bằng chứng rõ ràng nhất cho điều này là sau giai đoạn 5 năm tăng trưởng doanh thu liên tục từ 2012 – 2016, đến năm 2017, Công ty không những không đạt mục tiêu về tăng trưởng doanh thu mà còn giảm so với năm 2016, đặc biệt xét trong bối cảnh chung, toàn thị trường thiết bị điện Việt Nam vẫn đạt tốc độ tăng trưởng bình 7% (Tác giả tính tốn dựa trên số liệu từ Niên giám thống kê 2012-2017).
Chuỗi cung ứng của Công ty cổ phần K.I.P Việt Nam
Công ty cổ phần K.I.P Việt Nam hoạt động trong ngành sản xuất thiết bị điện, với các nguyên vật liệu chính bao gồm: đồng nguyên liệu, thép nguyên liệu, vật liệu cách điện (nhựa cách điện, sứ cách điện), bimetal và các phụ kiện, phụ liệu khác. 100% các nguyên, phụ liệu này Công ty mua từ các nhà cung cấp trong nước. Tính đến tháng 05/2018, Cơng ty đang duy trì danh sách 28 nhà cung cấp được phê duyệt, trong đó có 11 nhà cung cấp cung ứng vật tư – bán thành phẩm bằng hình thức thương mại, 17 nhà cung cấp trực tiếp sản xuất cho Công ty theo đơn đặt hàng. Các nhà cung cấp này đều có quan hệ hợp tác chặt chẽ với cơng ty, thời gian hợp tác trung bình trên 3 năm. Các nhà cung cấp được Cơng ty chia làm 8 nhóm theo chủng loại vật tư, bán thành phẩm mà họ cung cấp như sau: (1) Nhóm nhà cung cấp vật tư đồng cán; (2) Nhóm nhà cung cấp vật tư đồng ngoại; (3) Nhóm nhà cung cấp Bán thành phẩm sứ; (4) Nhóm nhà cung cấp Bán thành phẩm đồng; (5) Nhóm nhà cung cấp Bán thành phẩm sắt; (6) Nhóm nhà cung cấp Bu lơng - ốc vít; (7) Nhóm nhà cung cấp vật liệu nhựa; (8) Nhóm nhà cung cấp Nilong, bao bì giấy
Bên cạnh các nhà cung cấp vật tư, gia công bán thành phẩm, K.I.P Việt Nam còn đặt hàng một số nhà sản xuất chế tạo các khuôn ép cho các sản phẩm mới.
Về hệ thống sản xuất, Công ty đang vận hành 01 Nhà máy sản xuất gồm 4 xưởng sản xuất, trong đó Xưởng 1: thực hiện gia cơng các chi tiết, bán thành phẩm nhựa và một số chi tiết cơ khí kim loại; Xưởng 2: thực hiện gia công các chi tiết, cụm chi tiết kim loại gồm các cơng đoạn mạ, tẩy rửa, phốt phát hóa và sơn nước; Xưởng
3: thực hiện quá trình lắp ráp sản phẩm hoàn thiện; Xưởng Dây và Cáp đồng: vận hành dây chuyền sản xuất dây và cáp điện. 05 q trình sản xuất chính tại Cơng ty bao gồm: quá trình sản xuất khn gá; q trình sản xuất bán thành phẩm nhựa; quá trình sản xuất chi tiết, bán thành phẩm kim loại; quá trình mạ, tẩy rửa, sơn chi tiết; quá trình lắp ráp sản phẩm; quá trình sản xuất dây điện.
Các sản phẩm điện dân dụng của Công ty được phân phối tới người tiêu dùng cuối cùng thông qua hệ thống 5 chi nhánh và các đại lý phân phối, cửa hàng bán lẻ trải dài trên toàn quốc. Đối với các sản phẩm điện công nghiệp, công ty trực tiếp tham gia độc lập hoặc liên danh với các Công ty con của Tổng công ty cổ phần thiết bị điện Việt Nam đấu thầu cung cấp thiết bị cho những dự án đầu tư phát triển mạng lưới điện của Tập đoàn điện lực tại các tỉnh; nhà cung cấp/ thiết bị cho các Công ty lắp đặt các thiết bị điện, điện dân dụng và điện công nghiệp, xây dựng đường dây điện đến 35 kw,...Nhiệm vụ này được thực hiện thông qua hệ thống 05 chi nhánh tại 3 miền trong cả nước: Hà Nội, Quảng Ninh, Đà Nẵng, Bn Ma Thuật, Hồ Chí Minh.
Hệ thống quản trị chất lượng chuỗi cung ứng của K.I.P Việt Nam
Hệ thống quản trị chất lượng dòng ngược
a. Tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp (NCC)
Đối với các nhà cung cấp vật tư – bán thành phẩm mới, chưa có trong danh sách
NCC được phê duyệt, Phòng Kinh doanh sẽ chủ trì đánh giá lựa chọn theo 3 nhóm tiêu chí:
- Năng lực đảm bảo cung cấp theo hợp đồng: Khả năng tài chính: vốn đăng ký kinh
doanh; Thời gian hoạt động; Năng lực thiết bị, nhà xưởng, kho tàng
- Năng lực đảm bảo chất lượng: Chứng chỉ về chất lượng (đã được cấp); Hệ thống
thiết kế, kiểm tra chất lượng sản phẩm
- Khả năng đảm bảo giá cả hợp lý.
Dựa trên các thông tin thu thập được cũng như tài liệu do nhà cung cấp gửi, Phòng Kinh doanh so sánh, đối chiếu với các tiêu chí đặt ra ban đầu. Nếu đạt, trình Tổng giám đốc phê duyệt và cập nhật vào danh sách nhà cung cấp được phê duyệt.
Đối với các Nhà cung cấp đang cung ứng sản phẩm/dịch vụ cho Công ty: căn cứ
vào kết quả cung ứng vật tư của các NCC có trong danh sách được Tổng giám đốc phê duyệt, Phòng Kinh doanh cho điểm đánh giá năng lực của từng Nhà cung cấp. Tiêu chí đánh giá và thang điểm như Bảng 4.12.
Bảng 39: Tiêu chí đánh giá năng lực nhà cung cấp
Tiêu chí Mức cho điểm Tiến độ giao so với
đơn hàng
Đúng tiến độ Chậm >4 ngày Chậm 4 -7 ngày Chậm >7 ngày
9 điểm 6 điểm 3 điểm 0 điểm
Số lượng giao so với
đơn hàng
Đủ số lương Ít hơn ≤ 7% Ít hơn (7 ÷ 15)% Ít hơn > 15%
9 điểm 6 điểm 3 điểm 0 điểm
Chất lượng Tỷ lệ SP KPH phải trả lại Nhà cung cấp
- BTP sứ, BTP đồng < 5%: 5% ÷ 15%: > 15%:
12 điểm 8 điểm 0 điểm
- Vật tư đồng cán < 3%: 3% ÷ 8%: > 8%:
12 điểm 8 điểm 0 điểm
- BTP bulơng ốc vít < 2%: 2% ÷ 5%: > 5%:
12 điểm 8 điểm 0 điểm
- Vật tư nhựa < 2%: 2% ÷ 5%: > 5%:
12 điểm 8 điểm 0 điểm
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ các Tài liệu của Công ty
+ Nếu nhà cung cấp đạt từ 8 điểm -10 điểm: loại A; 6 điểm - 8 điểm: loại B; 4,6 điểm - 6 điểm: loại C; dưới 4.6 điểm: loại D. Hàng quý, Phòng Kinh doanh tổng hợp đánh giá xếp loại NCC:
+ NCC có 2 quý liên tiếp xếp loại D: Phòng Kinh doanh xem xét đánh giá lại năng lực trước khi đặt các đơn hàng tiếp theo.
+ NCC có 3 quý liên tiếp xếp loại D, Phòng Kinh doanh đề nghị Tổng giám đốc loại khỏi danh sách NCC được phê duyệt.
Phịng Kinh doanh thơng báo kết quả đánh giá xếp loại cho NCC với tần suất 6 tháng/lần. Hằng năm, Phòng Kinh doanh căn cứ kết quả xếp loại NCC, đề xuất với Tổng giám đốc phê duyệt danh sách NCC cho các năm tiếp theo.
b. Quá trình mua, quản lý vật tư phục vụ sản xuất kinh doanh Tiếp nhận thông tin nhu cầu vật tư, trách nhiệm mua, quản lý vật tư
- Loại vật tư, bán thành phẩm chính, được mua trực tiếp của các NCC có trong danh sách được phê duyệt: Cán bộ kế hoạch vật tư căn cứ theo Kế hoạch sản xuất của Phòng Kế hoạch sản xuất lên dự trù mua hàng.
- Thiết bị, linh kiện đặc chủng phục vụ sửa chữa, thay thế cho các loại máy móc: đơn vị quản lý thiết bị tập hợp, lập đơn hàng trình Tổng giám đốc duyệt và chịu trách nhiệm mua. Những linh kiện thông thường, đơn vị quản lý thiết bị chuyển đơn hàng đã được Tổng giám đốc duyệt đến Phòng Kinh doanh mua.
- Thiết bị kiểm tra đo lường và thử nghiệm: Phòng Quản lý chất lượng tập hợp, lập đơn hàng trình Tổng giám đốc duyệt, chuyển Phịng Kinh doanh mua.
Tiến trình mua vật tư
- Căn cứ kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất của Phòng Kế hoạch sản xuất, tồn kho vật tư, bán thành phẩm, và chỉ đạo của Tổng giám đốc, Phòng Kinh doanh lập dự trù vật tư đối với các loại vật tư chính trình Tổng giám đốc duyệt.
- Căn cứ vào Dự trù vật tư đã được Tổng giám đốc phê duyệt, Phòng Kinh doanh lập đơn hàng gửi các NCC đã có trong danh sách được phê duyệt. Trường hợp các NCC được phê duyệt khơng có khả năng cung cấp vật tư, bán thành phẩm theo nhu cầu, Phịng Kinh doanh tìm NCC mới để đáp ứng yêu cầu sản xuất.
- Các loại vật tư khác, Phòng Kinh doanh, căn cứ Kế hoạch sản xuất, Lệnh sản xuất, Sổ nhận nhu cầu vật tư, Đơn hàng, tồn kho, để tìm nguồn cung cấp.
- Phịng Kinh doanh trình Tổng Giám đốc phê duyệt giá cho các trường hợp: Biến động giá vật tư, bán thành phẩm của NCC hay các vật tư phát sinh trong kỳ. Cán bộ kế hoạch vật tư, nhân viên cung ứng trực tiếp lập đề nghị và trình Tổng giám đốc phê duyệt giá giá vật tư, bán thành phẩm.
Theo dõi quá trình cung ứng giá vật tư, bán thành phẩm
Những loại giá vật tư, bán thành phẩm mua theo nhu cầu phát sinh trong kỳ, sau khi mua về Cơng ty, Phịng Kinh doanh và thông tin đến đơn vị yêu cầu vật tư, bán thành phẩm được biết. Phòng Kinh doanh lập phiếu yêu cầu kiểm tra vật tư, bán thành phẩm
chuyển Phòng Quản lý chất lượng kiểm tra. Những vật tư, bán thành phẩm kiểm tra đạt yêu cầu, Phòng Kinh doanh làm thủ tục nhập kho Phòng Kinh doanh, Phòng Kế hoạch sản xuất. Những vật tư, bán thành phẩm kiểm tra đầu vào không đạt yêu cầu, Phòng Kinh doanh làm thủ tục trả lại NCC. Thủ kho cung ứng vật tư, bán thành phẩm đảm bảo nguyên tắc vật tư nhập trước xuất trước.
c. Đánh giá chung về các hoạt động thực hành quản trị chất lượng dịng ngược
Có thể thấy, các hoạt động tương tác với nhà cung cấp tại Công ty cổ phần K.I.P Việt Nam vẫn đang được tổ chức theo phương thức truyền thống, quan hệ giữa Công ty và các nhà cung cấp mới chỉ dừng lại ở quan hệ mua bán thơng thường, tiêu chí đánh giá lựa chọn nhà cung cấp vẫn chủ yếu dựa trên số lượng và tiến độ, giao dịch giữa hai bên chủ yếu được thực hiện thủ công, các thông tin được trao đổi giữa hai bên chủ yếu liên quan đến sự thiếu hụt về số lượng, chất lượng nguyên liệu không đúng như thỏa thuận, giao hàng chậm. Các thực hành quản trị chất lượng dòng ngược tập trung các hoạt động hợp tác với nhà cung cấp như chia sẻ thông tin về sự thay đổi trong nhu cầu, dự báo nhu cầu, lịch trình sản xuất, tồn kho,... hay sự tham gia vào quá trình phát triển sản phẩm hay cải tiến chất lượng của nhà cung cấp hướng tới khả năng đáp ứng nhanh hơn, tăng tính linh hoạt chưa được thực hiện.
Hệ thống quản trị chất lượng nội bộ
Q trình sản xuất của Cơng ty K.I.P Việt Nam được vận hành phù hợp với các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 dưới sự giám sát của Phòng Quản lý chất lượng. 100% các công đoạn sản xuất tại các xưởng được thực hiện theo Quy trình chuẩn. Theo đó, người lao động tự chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm do mình làm ra trong quá trình sản xuất, họ có trách nhiệm loại những sản phẩm không phù hợp, lập phiếu xử lý theo Tiêu chuẩn chất lượng kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp. Cơ bản qua quá trình khảo sát thực địa, nghiên cứu các Tài liệu chất lượng của Cơng ty như: Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng. Sổ tay chất lượng, Biên bản Họp xem xét của lãnh đạo, Các Tài liệu, Hồ sơ của từng quy trình, có thể đánh giá K.I.P Việt Nam đã xây dựng được một Hệ thống quản trị chất lượng tương đối hoàn chỉnh, hoạt động ổn định và cho hiệu suất tốt. Tuy nhiên, Công ty cần xem xét để triển khai thêm một số các thực hành quản trị
chất lượng nội bộ tốt như kiểm sốt q trình bằng các cơng cụ thống kê; đào tạo các kiến thức, cơng cụ quản trị chất lượng cho tồn bộ cán bộ quản lý và người lao động trong công ty như công cụ giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc nhóm, 7 cơng cụ kiểm sốt q trình bằng thống kê, TPM,…; khuyến khích sự tham gia của các phịng/ban trong cơng ty vào hoạt động thiết kế sản phẩm; xây dựng hệ thống phần thưởng hỗ trợ văn hóa chất lượng.
Hệ thống quản trị chất lượng dịng xi
Nhằm đưa sản phẩm mang thương hiệu KIP tới tận tay người tiêu dùng trên mọi miền đất nước, Cơng ty hiện có hệ thống văn phòng đại diện và chi nhánh đặt rộng khắp trên toàn quốc. Với mục tiêu mở rộng thị trường tiêu thụ, đa dạng hóa sản phẩm, Cơng ty ln chú trọng đẩy mạnh các hoạt động như:
- Thực hiện cơ chế khoán doanh thu đối với hệ thống các chi nhánh nhằm đẩy mạnh việc tiêu thụ và phát triển thị trường như thưởng trên phần doanh thu thực hiện vượt so với kế hoạch, tính theo tỷ lệ %, thưởng theo tỷ lệ % khi đạt doanh số thu tiền bán hàng/doanh thu bán hàng hàng tháng: từ 100% trở lên.
- Thúc đẩy bán hàng thông qua hệ thống nhà phân phối/đại lý:
+ Khoán doanh thu chi tiết từng tháng, quý trên cơ sở đặc thù vùng thị trường, năng lực phân phối và mùa vụ tiêu thụ.
+ Hỗ trợ các dịch vụ trong bán hàng như vận chuyển, chăm sóc hệ thống đại lý cấp dưới của nhà phân phối
+ Hỗ trợ các dịch vụ sau bán hàng: bảo hành, cung cấp tài liệu kỹ thuật, cơng nghệ, tư vấn đặc tính sản phẩm, cách thức phân phối, quảng cáo, quảng bá có tính chất gắn liền với nhà phân phối.
Nhằm kịp thời tiếp nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm dịch vụ, từ năm 2015, Công ty đã xây dựng đường dây nóng cũng như phát triển quy trình xem xét, giải quyết thơng tin khách hàng. Bên cạnh đó, qua kênh bảo hành sản phẩm, công ty triển khai việc thu thập, tổng hợp thông tin khách hàng. Kết quả là, việc giải quyết thông tin/phản hồi của khách hàng được các đơn vị trong công ty thực hiện nhanh
hơn, đáp ứng được tiến độ đã quy định. Số lượng các khiếu nại, ý kiến khách hàng