1.1.1.3 .Vai trị
2.3. Cơ cấu tổ chức bơ máy quản lí của cơng ty
2.3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức
Bộ máy tổ chức của Cơng Ty dựa theo cấu trúc chức năng, mỗi một phịng ban chuyên về một lĩnh vực nhất định, điều này làm tăng hiệu quả trong quá trình
phát triển của Cơng ty. Do cĩ nhà quản lý và đội ngũ nhân viên được trang bị kiến thức về chuyên mơn nên cơng việc được giải quyết một cách nhanh chĩng và đạt
Tuy nhiên, trong một vài trường hợp cấp bách các phịng ban cĩ thể nhận
được một số cơng việc từ các phịng ban khác để cĩ thể giúp đỡ nhau hồn thành tốt
cơng việc.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của Cơng Ty Cổ Phần Việt Hoa Tồn Cầu.
Nguồn: Phịng nhân sự (2008-2012)
2.3.2. Chức năng các phịng ban
Hiện nay tình hình tổ chức bộ máy quản lý và nhân sự tại cơng ty cịn đơi
chút rắc rối, hoạt động vẫn cịn chưa được rõ ràng, các phịn ban vẫn cịn tính chất chồng chéo, phụ thuộc vào nhau. Tuy nhiên với quy mơ và năng lực hoạt động của cơng ty thì mơ hình quản lý ấy được coi là tạm thời ổn định. Vì các phịng ban cĩ thể hỗ trợ cho nhau trong các khâu nghiệp vụ về giao nhận xuất nhập khNu cũng như truyền đạt các thơng tin hỗ trợ nhau thực hiện các mục tiêu của ban lãnh đạo đề ra. Với mơ hình quản lý hiện tại, cơng ty vẫn phát huy được tối đa năng lực của các phịng ban và đảm bảo được sự liên kết chặt chẽ về hoạt động thơng tin, hoạt động nhân sự trong tồn cơng ty.
GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC P. SALES&MARKETING P.XNK P.KẾ TỐN P.NHÂN SỰ ĐẠI LÝ ĐƯỜNG BIỂN ĐẠI LÝ HÀNG BP.GIAO NHẬN BP. VẬN CHUYỂN TRONG NƯỚC NƯỚC NGỒI
Ban Giám Đốc (1 người): Cơ quan đầu não của cơng ty thực hiện chức năng
quản trị, chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của cơng ty theo quy định của pháp luật. Tổ chức điều hành cơng tác dịch vụ theo hướng cĩ lợi cho cơng ty trong hiện tại và tương lai.
Tổ chức xây dựng, định hướng kế hoạch phát triển hàng năm của cơng ty
cũng như mục tiêu mà các phịng ban phải đạt được.
Bộ phận nhân sự (2 người): Thực hiện cơng tác về nhân sự, hợp đồng lao
động, thực hiện nội quy, quy định của cơng ty. Lên kế hoạch và triển khai các cơng
tác về tuyển dụng, đào tạo nhân viên, điều chuyển nhân viên, sắp xếp kỳ nghỉ phép hàng năm.
Bộ phận Sale và Marketing (10 người): Cĩ nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng,
tiếp thị dịch vụ và chăm sĩc khách hàng. Cụ thể là việc chào bán giá cước vận tải
đường biển, đường hàng khơng và cả khách hàng cĩ nhu cầu về dịch vụ giao nhận.
Liên lạc và tạo dựng mối quan hệ tốt với các đối tác và khách hàng nhằm thu hút
khách hàng gửi hàng qua dịch vụ của cơng ty.
Bộ phận Xuất nhập kh!u (12 người): Mỗi nhân viên của phịng được phân
cơng thực hiện các hợp đồng giao nhận (hàng lẻ, hàng nguyên container) chuyên lo thủ tục Hải quan, kiểm hĩa, giao nhận hàng cho một số khách nhất định. Khách
hàng lớn thì được giao cho nhân viên cĩ nhiều kinh nghiệm theo dõi nhưng nhìn
chung thì các nhân viên đều hỗ trợ bổ sung cho nhau trong quá trình làm hàng. Đơi khi mỗi nhân viên cũng cĩ thể tự mình tìm kiếm khách hàng chứ khơng hịan tịan thụ động chờ sự chỉ định từ phịng kinh doanh.
Bộ phận kế tốn (4 người): Thực hiện nhiệm vụ hạch tốn, quản lý và tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn trong tồn cơng ty. Tiến hành việc thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin, tổng hợp báo cáo, lên kế hoạch về tình hình tài chính nhằm giúp Ban Giám Đốc cĩ những phương án tối ưu nhất trong hoạt động.
Bộ phận vận chuyển : Gồm cĩ :
+ Bộ phận quản lý (1 người): Chuyên chịu trách nhiệm quản lí, giám sát,
điều động và lên lịch trình hợp lý cho đội xe nhằm tiết kiệm chi phí xăng dầu, phí
cầu đường và tăng luân chuyển lượt xe để tăng doanh thu cho cơng ty. Chịu trách nhiệm duyệt lệnh, gia hạn lệnh, phân phối cơng việc cụ thể v hợp lý cho đội xe, đội bốc xếp.
+ Đội vận chuyển (Đội xe): Thực hiện việc chuyên chở hàng hố của khách hàng từ các bến cảng đến nơi yêu cầu và ngược lại.