3.4.1 .Ưu điểm
4.2. Các giải pháp
4.2.3. Tăng cường thiết lập mối quan hệ tốt và lâu dài với các đại lý trên thế giới
giới
Cơng ty cần cĩ những chính sách thiết lập mối quan hệ chặt chẽ đối với hệ
thống các đại lý của mình để tránh tình trạng khách hàng thu thêm phí khơng quy
định làm mất uy tín của cơng ty. Cĩ những quy định rõ ràng về các khoản hoa hồng
và thu phí mỗi bên. Tăng cường thiết lập mở rộng đại lý, hãng tàu để cĩ được
những hợp đồng giao nhận, hợp đồng vận chuyển lớn. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình cơng ty nên kết hợp với các hãng tàu trong và ngồi nước trở thành đại lý bán cước tàu cho các hãng tàu đĩ theo nhu cầu vận tải của khách hàng. Làm
như vậy vừa giúp tăng thêm doanh thu cho cơng ty vừa gĩp phần thúc đNy nền kinh doanh vận tải biển nước ta phát triển. Cơng ty nên cĩ tầm nhìn và quan hệ tốt với các đối tác kinh doanh khác nhằm tìm kiếm các cơ hội đầu tư vào những lĩnh vực khác như: tham gia thị trường chứng khốn, tham gia các hoạt động tài chính, cho thuê tài chính hay gửi ngân hàng tạo ra một khoản lợi nhuận khác, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cho cơng ty, nguồn vốn khơng bị ứ đọng vì luơn được đưa vào dây chuyền tạo ra lợi nhuận cho cơng ty.
4.2.4. Đ!y mạnh hoạt động marketing
Như đã nĩi ở trên, marketing là vấn đề mà cơng ty cần quan tâm tới. Cơng ty nên cĩ một bộ phận marketing riêng biệt và độc lập, chuyên phụ trách tìm kiếm
dựng chiến lược marketting lâu dài, xác định thị trường cần chinh phục, cĩ kế hoạch thích hơp để phát triển cơng ty trong thời gian tới. Cần cĩ lượng khách hàng trung thành, cĩ uy tín và tiềm năng kinh tế vững mạnh với cơng ty để đảm bảo nếu cĩ
những biến động bất ổn trên thị trường thì cơng ty vẫn cĩ thể hoạt động và phát
triển bình thường.
Mở rộng các dịch vụ hậu mãi, khuyến mãi nhằm thu hút khách hàng mới, giữ chân khách hàng cũ. Các dịch vụ cụ thể như giảm giá cước vận chuyển, giá thành dịch vụ giao nhận, hay giảm giá khi khách hàng cĩ nhiều hàng, nhiều cont. Cho phép thanh tĩan gối đầu, thanh tốn trả chậm, hay chiết khấu khi khách hàng thanh tốn trước hạn định. Phần lớn các hợp đồng của Việt Hoa là hàng nhập khNu do đĩ Cơng ty cần khai thác, nắm bắt các nguồn hàng trong nước. Cơng ty cĩ thể hổ trợ các đối tác xuất khNu trong nước nghiên cứu thị trường nước ngồi. Điều này gĩp phần tăng thêm uy tín cho Cơng ty đồng thời cũng làm tăng ngoại tệ cho quốc gia.
Bên cạnh đĩ cũng cần phải nhận dạng những đối thủ cạnh tranh trong ngành và cĩ chiến lược phát triển hợp lý, cĩ thể hợp tác với các cơng ty giao nhận được khơng? Tìm kiếm các đối tác để cùng hoạt động đơi bên cùng cĩ lợi. Ngồi ra cần hướng tới các khách hàng là doanh nghiệp cĩ quy mơ lớn hơn, đưa ra các mục tiêu phát triển cụ thể đối với giao nhận hàng hĩa bằng cont vì đây là lượng hàng cĩ giá trị lớn, đem lại nhiều lợi nhuận. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình cơng ty
nên kết hợp với các hãng tàu trong và ngồi nước trở thành đại lý bán cước tàu cho các hãng tàu đĩ theo nhu cầu vận tải của khách hàng. Làm như vậy vừa giúp tăng thêm doanh thu cho cơng ty vừa gĩp phần thúc đNy nền kinh doanh vận tải biển
nước ta phát triển.
Website cơng ty cần phải thiết kế sao cho hấp dẫn, phong phú, cập nhật thường xuyên các thơng tin về giá cả, tuyến đường,…để khách hàng cĩ thể lựa chọn và tham khảo. Bên cạnh đĩ cũng cần đăng ký vào những trang chủ về hoạt động
giao nhận xuất nhập khNu nổi tiếng để giới thiệu cơng ty mình đến nhiều người hơn.
ảnh cơng ty trong mắt khách hàng. Tận dụng các kênh thơng tin để giới thiệu sản
phNm của cơng ty đến với doanh nghiệp xuất nhập khNu.
4.2.5. Củng cố và xây dựng cơ sở vật chất
Chúng ta đã nhắc đến ở trên là cơng ty đã cĩ sẵn một đội xe vận chuyển. Tuy nhiên đội xe đĩ vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu cung ứng mỗi khi hàng nhiều và
làm chậm tiến độ bốc dỡ hàng. Chính vì vậy cơng ty cần tăng cường thêm nhiều đội xe chuyên chở hàng hố phục vụ một cách tốt nhất cho Cơng ty và cho khách hàng khi cĩ nhiều cont hàng về cùng ngày để tránh gây ứ đọng làm chậm trễ tiến trình
giao hàng. Bên cạnh đĩ Cơng ty nên cải thiện lại cơ sở vật chất hiện tại như trang bị mới và thay thế hệ thống máy tính trong văn phịng cơng ty, vi tính hĩa hệ thống quản lý văn bản, lập một chương trình tin học quản lý hệ thống tất cả các văn bản, thơng tin, dữ liệu cĩ liên quan. Hình thành những mẫu văn bản chung thuận tiện cho việc tạo giấy tờ, cơng văn thống nhất cho việc làm thủ tục Hải quan ở các cảng
nhằm rút ngắn được thời gian làm hàng hơn. Trong tương lai, khi hệ thống khai báo Hải quan bằng điện tử được đưa vào áp dụng trong việc khai báo Hải quan tại các cảng, thiết nghĩ cơng ty cần nên thiết lập cho mình một hệ thống vi tính hĩa các giấy tờ văn bản và huấn luyện nhân viên sử dụng thành thạo các phần mềm ấy. Nên cập nhật thơng tin liên tục từ phía Hải quan và cài đặt phần mềm khai báo Hải quan vào hệ thống máy vi tính của cơng ty. Ngồi ra cần khắc phục sửa chửa những lỗi thiết kế tránh việc sử dụng phần mềm bị treo.
4.2.6. Nhân sự và nâng cao kĩ năng trình độ nghiệp vụ của nhân viên
Trong cơ chế thị trường để đảm bảo hoạt động kinh doanh cĩ hiệu quả cao thì vai trị của con người càng trở nên quan trọng. Cịn đối với hoạt động kinh doanh
quốc tế với những thay đổi liên tục các tập quán, các thơng lệ quốc tế, các điều
khoản giao dịch... đã khiến vai trị của con người trở thành vị trí trung tâm và quan trọng bậc nhất đối với mọi doanh nghiệp. Do đĩ, yêu cầu đối với đội ngũ cán bộ
tự trau dồi cho mình những kiến thức khác như: Ngoại ngữ, tin học, am hiểu pháp luật, các chính sách của nhà nước đối với cơng việc đang thực hiện. Sự thành cơng của cơng ty ở hiện tại cũng như sau này phụ thuộc rất lớn vào họ. Vì vậy cơng ty
cần cĩ một chiến lược về con người cho phù hợp để thu hút được nhiều cán bộ cĩ năng lực làm việc.
* Đào tạo và nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ cho các cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty
Hợp tác với khối trường bách khoa để để đào tạo một đội ngũ kỹ sư thực
hành chất lượng cao. Đồng thời tổ chức cho họ được đi đào tạo ở nước ngồi để tiếp thu, học hỏi kinh nghiệm của các nước trên thế giới. Đối với khối trường Kinh tế,
theo dõi và thu hút những sinh viên cĩ kiến thức, trình độ cao về làm việc cho cơng ty đồng thời tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý và các cán bộ kinh tế cho cơng ty.
* Thường xuyên tổ chức đào tạo lại cho các cán bộ cơng nhân viên của cơng ty:
Đối với một số cán bộ nhân viên cịn yếu kém nghiệp vụ hoặc để họ nâng cao
trình độ năng lực của mình và đồng thời cập nhật kịp thời khoa học kỹ thuật hiện đại để ứng dụng vào trong sản xuất. Trên cơ sở đĩ làm tăng hiệu quả quản lý và làm
tăng năng suất lao động thì cơng ty nên tổ chức các lớp học về nghiệp vụ, kỹ năng mềm cĩ thể mời giáo viên cĩ danh tiếng tại các trường đại học về dạy hoặc hỗ trợ chi phí cho nhân viên đi học các khĩa ngắn hạn 3 tháng đến 6 tại các trung tâm
nghiệp vụ tại Tp.Hồ Chí Minh như: Viện nghiên cứu Kinh Tế, Trường Đại Học
Kinh Tế,…..
*Cơng ty cần quan tâm và cĩ những chính sách khen thưởng cũng như hỗ trợ đời sống của nhân viên
Do mức sống, mức tiêu dùng của người Việt Nam ngày càng tăng cao nên Cơng ty cần cĩ những chính sách hỗ trợ tiền phụ cấp hàng tháng cho nhân viên như tiền ăn: 450 ngàn/ người, tiền xăng: 300 ngàn/người, tiền điện thoại: 100 ngàn/
người hay đối với những nhân viên cĩ hồn cảnh khĩ khăn nhà xa cơng ty cĩ thể xây phịng trọ gần cơ quan để nhân viên ở.
Cơng ty cần xem xét chế độ khen thưởng cho những nhân viên, tập thể, nhĩm hồn thành xuất sắc cơng việc được giao vào những dịp lễ tết hoặc cuối năm để
khuyến khích tin thần làm việc cho nhân viên.
Ban lãnh đạo nên quan tâm nhiều hơn đến nhu cầu hợp lý của cán bộ cơng
nhân viên trong cơng ty, trả lương xứng đáng với cơng sức lao động của từng
người. Đây là yếu tố rất quan trọng để tạo nên động cơ làm việc của từng cá nhân. Mức lương cao, thưởng đúng người đúng việc thì sẽ thu hút và tạo ra sự hứng thú, say mê trong cơng việc, thúc đNy họ làm việc tốt hơn. Đồng thời tăng lương cho
nhân viên tương xứng với mức tăng giá cả hàng tiêu dùng, cho nhân viên cơ hội thăng tiến phù hợp với năng lực làm việc, để giữ chân những nhân viên xuất nhập khNu hiện cĩ trong Cơng ty.
* Tuyển dụng thêm nhân viên
Bên cạnh việc bồi dưỡng cho cán bộ nhân viên đang làm việc, Cơng ty cần
tuyển dụng thêm nhân viên, tìm kiếm những nhân viên ưu tú, xuất sắc, năng động, làm việc nhiệt tình và cĩ khả năng chịu áp lực trong cơng việc. Cơng ty cĩ thể đăng thơng báo tuyển dụng trên báo, trên internet, và tiếp nhận những sinh viên thực tập
ở các trường đại học, cao đẳng. Qua quá trình phỏng vấn và thử việc sẽ tìm được
những người cĩ trình độ chuyên mơn về nghiệp vụ xuất nhập khNu, cĩ những kỹ
năng và tố chất phù hợp với yêu cầu của cơng việc và sẽ tuyển dụng được những
nhân viên cĩ kinh nghiệm, trình độ chuyên mơn cao.Ngồi ra vào những tháng cuối năm, Cơng ty cĩ rất nhiều hợp đồng xuất khNu, để đảm bảo cho cơng tác thực hiện hợp đồng đạt hiệu quả tốt mà khơng bị quá tải, Cơng ty nên tuyển một số nhân viên
giao nhận, nhân viên chứng từ làm theo thời vụ, trả lương tùy thuộc vào số lượng hợp đồng hoặc theo giờ làm.
Để muốn tạo dựng một hình ảnh tốt cho cơng ty và coi sĩc các mặt vấn đề về
máy tính, theo dõi trang web và thiết kế hình ảnh trang web cũng như tạo dựng các
vưn bản thuận tiện em nghĩ nên tuyển dụng chuyên viên IT quản lý mạng nội bộ
đồng thời phát triển mạng lưới kinh doanh trên mạng. Thiết lập bộ phận chuyên
trách tìm kiếm các đại lý giao nhận, khách hàng trong và ngồi nước, đặc biệt là các
đối tác từ Hoa Kỳ, Châu Phi, Nhật Bản, Trung Quốc vì đây là những thị trường tiềm
năng.
Cơng ty hiện đang thiếu nhân lực phụ trách chuyên trách việc tìm kiếm khách hàng cho cơng ty (nhân viên sale). Cần tổ chức một bộ phận sale để phục vụ cho quá trình hoạt động và phát triển của cơng ty. Đồng thời nên thay đổi phương thức sale sao cho đạt hiệu quả cao nhất, tại cơng ty việc tiếp cận khách hàng mới chủ yếu dựa vào điện thoại. Việc này khá tốn kém mà hiệu quả lại khơng cao. Với sự hỗ trợ
đắc lực của internet việc gửi mail giới thiệu, bảng báo giá đến từng cơng ty xem ra đơn giản hơn vì hầu hết các cơng ty hiện nay đếu đã cĩ địa chỉ email và website
riêng. Vừa tiết kiệm chi phí và thời gian mà hiệu quả mang lại là rất lớn. Đào tạo và chuyên tu cho nhân viên phịng sale được tốt hơn vì hiện nay cơng tác phịng sale
vẫn cịn yếu.
Đào tạo và mở các lớp bồi dưỡng anh văn cho nhân viên cơng ty vì hiện nay đối với ngành giao nhận XNK thì trình độ ngoại ngữ hết sức cần thiết, nhân viên cĩ
vốn liếng tiếng anh tốt sẽ giúp cơng ty mở rộng thị phần của mình ra thế giới dễ dàng hơn. Khơng chỉ chú trọng tới việc đào tạo trình độ anh ngữ cho nhân viên,
Việt Hoa cần tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ như khai báo Hải quan, thủ tục Hải quan,…, các lớp nghiệp vụ chuyên về XNK để nâng cao trình độ nghiệp vụ
chuyên mơn.
Với thực trạng hiện tại, nền kinh tế XNK của nước ta hiện đang cịn nhiều
vướng mắc cần được thay đổi. Để các doanh nghiệp hoạt động trong ngành XNK
trong nước nĩi chung và với cơng ty Cổ Phần Việt Hoa nĩi riêng hoạt động được thuận lợi và cĩ hiệu quả hơn em xin đề xuất các kiến nghị sau.
4.3.1. Kiến nghị với Hải quan
- Nên tranh thủ thời gian làm các thủ tục Hải quan một cách nhanh chĩng để nhân viên giao nhận cĩ thể sớm hồn thành nhiệm vụ,giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí,nâng cao hiệu quả cơng việc.
- Nên làm việc đúng giờ quy định,tránh để tình trạng người làm thủ tục phải chờ đợi quá lâu, đơi khi dẫn đến chậm trễ khơng đáng cĩ.
- Thái độ và cách làm việc nên thân thiện và cởi mở hơn, nên nhiệt tình hướng dẫn cho những người đi khai Hải quan khi họ cĩ các vướng mắc hay gặp khĩ khăn trong quá trình làm thủ tục. Tốt nhất tại mỗi chi cục Hải quan nên cĩ bộ phận nhân viên Hải quan chuyên trách trực tiếp hướng dẫn các quy trình và giải đáp các vướng mắc mà người đi khai Hải quan gặp phải. Điều đĩ vừa giảm bớt gánh nặng cho Hải quan vừa tiết kiệm thời gian chung cho mọi người.
- Với tốc độ phát triển như hiện nay, quy mơ của các chi cục Hải quan ở các cảng hay ICD xem ra khơng đủ đáp ứng được nhu cầu xuất nhập khNu hàng hĩa của các doanh nghiệp, vừa gây tình trạng quá tải, chờ đợi mất thời gian, vừa gây áp lực cơng việc lên cơng chức Hải quan. Vì vậy nên cĩ cách giải quyết thích đáng để khắc phục tình trạng này như mở rộng quy mơ của các chi cục Hải quan hoăc chuyển tồn bộ quá trình khai báo bình thường qua khai báo Hải quan điện tử, cơng chức
Hải quan chỉ làm nhiệm vụ quản lý và kiểm hĩa hàng hĩa mà thơi. Nếu được như vậy, thì tình trạng ứ đọng sẽ khơng cịn, vừa giảm bớt gánh nặng cơng việc cho
nghiệp xuất nhập khNu hàng hĩa. Sẽ thu hút được nhiều hơn nữa các đối tác kinh tế nước ngồi đầu tư vào Việt Nam qua con đường xuất nhập khNu hàng hĩa.
- Cơ quan hải quan cần cĩ nhiều người am hiểu chuyên mơn về máy mĩc, thiết bị, vật tư, phụ tùng để giảm bớt các thủ tục gây mất thời gian cho các doanh nghiệp.
- Để cĩ thể nhanh chĩng hồn tất thủ tục hải quan đối với hàng nhập khNu, rút ngắn thời gian kiểm hố, đề nghị cơ quan hải quan cung cấp thêm và hiện đại hố các trang thiết bị làm việc hiện đại cho nhân viên như máy soi, máy vi tính, các
phần mền về mã số thuế và cách tính thuế,..
4.3.2. Kiến nghị với Nhà nước
- Nhà nước nên giảm bớt các thủ tục Hải quan, tiến tới đơn giản hĩa các thủ tục Hải quan để những người làm cơng tác khai báo, giao nhận hàng hĩa được thuận lợi hơn trong cơng việc của mình.
- Nên sửa chữa, nâng cấp, mở rộng hệ thống cơ sở hạ tầng, đặc biệt là hệ