IV. Bài tập thực hành bàn giao đoàn cho hướng dẫn viên
2. Một số lư uý khi bàn giao chương trình
- Chương trình có chuyến bay đêm (Giờ bay qua 00:00) Hướng dẫn viên sẽ cộng thêm chi phí (Ví dụ: 200. 000 VNĐ/ chuyến)
- Chương trình có ngày ăn tự túc sẽ cộng thêm tiền ăn cho hướng dẫn viên (Ví dụ: 220.000 VNĐ/1 bữa ăn)
- Lưu ý tách riêng vé máy bay đoàn và vé máy bay lẻ, tách riêng em bé và người lớn, hướng dẫn viên
- Tiền taxi cho hướng dẫn viên (nếu khơng có xe đưa đón tại cơng ty) - Tiền điện thoại: Tùy theo tour
- Tiền tiêu vặt + Ngoại giao phí thơng thường cộng tác viên sẽ có phí cao hơn hướng dẫn viên chính thức, do hướng dẫn viên chính thức ngồi cơng tác phí cịn được hương lương cố định hàng tháng.
- Dịp Lễ Tết cộng thêm cho Hướng dẫn viên chi phí (Ví dụ: 200. 000 VNĐ/ chuyến). Lưu ý chỉ tính ngày lễ chính theo quy định của Nhà nước ban hành, khơng tính ngày nghỉ bù).
- Trước khi ghi tên hãng, xác nhận lại với bộ phận đặt dịch vụ để nếu trường hợp có đổi đối tác thì sẽ chỉnh sửa.
- Bàn giao phí visa Việt Nam (nếu có) cho Hướng dẫn viên (Ví dụ: 50 USD (Visa Việt Nam nhiều lần) hoặc 25 USD (Visa Việt Nam một lần), phí bồi dưỡng cán bộ cửa khẩu khi có khách cần làm visa.
- Ghi chú về chi nhánh nhận khách và số lượng quà tăng (nón, túi xách, bao hộ chiếu …) khách đã nhận (nếu có).
- Tùy thuộc vào các chương trình mà có những u cầu riêng cho ví dụ: Tour Hongkong – Thẩm Quyến – Quảng Châu: Chặng từ Thẩm Quyến về Quảng Châu sẽ di chuyển bằng phà, yêu cầu hướng dẫn viên lấy tiền hoàn thuế cho tất cả khách lớn trong đoàn , bao gồm cả hướng dẫn viên (Khơng tính em bé); chương trình Đài Loan: Yêu cầu hướng dẫn viên mang hộ chiếu bản chính về trình báo lãnh sự qn sau khi đoàn kết thúc (liệt kê danh sách những khách cần mang hộ chiếu về)
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài tập 1: Với tư cách là nhân viên điều hành chương trình du lịch, Anh (chị) hãy
gửi phiếu u cầu đặt phịng cho chương trình Nha Trang – Đà Lạt (5 ngày 4 đêm), số lượng 20 khách lớn, khởi hành từ: 20/06/2016 – 24/06/2016, bao gồm suất ăn sáng tại khách sạn theo mẫu sau:
Biểu mẫu 1: PHIẾU ĐẶT PHỊNG
Kính gởi: Người gởi:
Khách sạn: Công ty:
Địa chỉ: Địa chỉ:
Điện thoại: Điện thoại:
Người phụ trách: Fax: (84-8) 39 205 377
Email: Email:
Phòng Điều Hành – Trung tâm lữ hành quốc tế TRIPPY u cầu đặt phịng cho đồn khách theo chi tiết cụ thể sau:
CODE ĐOÀN SỐ PHÒNG NGÀY VÀO NGÀY RA ĐƠN GIÁ
Yêu cầu khác:
Bao gồm: VAT, phí phục vụ, ăn sáng FOC: Vui lịng bố trí phịng gần nhau, phịng rộng, đầy đủ tiện nghi
Nội bộ: Tài Xế - HDV (02 người)
Vui lịng xác nhận sớm với chúng tơi bằng email hoặc fax khi nhận được booking này. Trân trọng cảm ơn.
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 10 năm 2015
Xác nhận của khách sạn Điều Hành
Người gửi
Bài tập 2: Với tư cách là nhân viên điều hành chương trình du lịch, Anh (chị) hãy
tiến hành làm bàn giao chương trình TP.HCM – Hà Nội – Hạ Long - Sapa (6 ngày 5 đêm) cho đoàn 40 khách (36 khách lớn, 2 bé 1 tuổi, 2 bé 14 tuổi) thuộc Công ty điện máy Chợ Lớn, di chuyển bằng máy bay, từ ngày 15/05/2016 – 20/05/2016.
Biểu mẫu 2: PHIẾU BÀN GIAO ĐỒN
Tên đồn:
Tuyến :
Code đoàn:
Tên trưởng đoàn Tel:
Tên điều hành: Tel:
Đối tác
Người liên hệ:
Điều hành: Tel: HDV địa phương: Tel:
Thời gian Từ ngày ……… đến ngày ………….. / đáp tại ……. ngày …
Số khách
Người lớn Trẻ dưới 12 tuổi Trẻ dưới 2 tuổi
Chuyến bay
Hàng Không :
Ngày đi: Chặng đi: Ngày về: Chặng về: Người liên hệ Hãng hàng không: Tel: Nhân viên book vé: Tel:
NỘI DUNG BÀN GIAO Copy CMND
Copy Giấy khai
sinh Loại visa
Vé máy bay Danh sách đồn
Danh sách phịng Số phòng Twin: Single
Chương trình đồn
Xác nhận của đối tác
Thanh toán của Hướng dẫn viên
USD VND
Tạm ứng Số tiền: Chi trả hãng Hình thức Chi của Trưởng
Đồn
Cơng tác phí: USD Tiền ăn
Tiền điện thoại: USD Tiền taxi ra sân
bay VND
Tiền taxi họp đoàn
khách ra sân bay
Tiến ngoài giờ USD
Tổng cộng USD VND Ghi chú Chương trình Danh sách phịng Vé máy bay Ăn uống
Lưu ý: Đề nghị Trưởng Đoàn kiểm tra lại nội dung bàn giao, nếu có sai sót, vui lịng báo lại cho người bàn giao đoàn
Người bàn giao Phụ trách phòng Trưởng đoàn
Bài tập 3: Thực hành sắm vai đặt dịch vụ lưu trú qua điện thoại, với các yêu cầu
sau: Tuyến hành trình: TP.HCM – Phan Thiết (2 ngày – 1 đêm)
Số lượng: 40 khách, Đối tượng khách: Nhân viên văn phịng Cơng ty điện máy Thiên Hòa
Bài tập 4: Với tư cách là nhân viên điều hành, Anh (chị) hãy xử lý tình huống sau:
Tình huống 1: Trong quá trình thực hiện chương trình du lịch TP.HCM – Cần
Thơ, trên đường đi xe đưa đoàn tham quan gặp nạn tại Ngã Ba Trung Lương (Tiền Giang), trong đó có vài du khách bị thương nặng, số còn lại bị xây sát nhe. Với tư cách là Trưởng phòng điều hành anh/chị đề ra cách giải quyết tình hướng trên như thế nào?
Tình huống 2: Trong quá trình thực hiện chương trình du lịch TP.HCM – Đà Lạt,
trên đường đi cả đoàn khách muốn thay đổi lịch trình tham quan khác. Với tư cách là Trưởng phòng điều hành anh/chị xử lý như thế nào?
Tình huống 3: Trong dịp lễ Tình nhân (14.2), anh chị có hợp đồng với hãng xe
Phương Trang chạy tuyến TP.HCM – Đà Lạt, đúng ngày khởi hành xe vẫn chưa đến. Trước tình huống trên anh/chị giải quyết như thế nào?
Tình huống 4: Giả sử anh/ chị là Trưởng phòng điều hành của công ty du lịch
Hoa Anh Đào. Trong dịp lễ 2.9, anh/ chị có đặt 10 phòng khách sạn (4 khách/phòng) tại Đà Lạt (khách sạn Dạ Lan – 2 sao), trong quá trình thực hiện
chương trình du lịch, lễ tân khách sạn báo lại chỉ phục vụ được 6 phịng. Trước tình huống trên anh/chị giải quyết như thế nào?
Tình huống 5: Giả sử anh/chị là Trưởng phịng điều hành của cơng ty du lịch Lửa
Việt. Trong quá trình thực hiện chương trình du lịch TP.HCM – Nha Trang - Đà Lạt, một vài khách phàn nàn về chất lượng bữa ăn tại Nha Trang không đúng với hợp đồng đã ký kết. Với tư cách là Trưởng phòng điều hành anh/chị xử lý như thế nào?
Tình huống 6: Giả sử anh/ chị là trưởng phịng điều hành cơng ty du lịch Sen
Vàng, trong quá trình tổ chức chương trình du lịch TP.HCM – Nha Trang – Đà Lạt (4 ngày – 3 đêm), khách khơng hài lịng về cung cách và thái độ của HDV, anh/ chị xử lý như thế nào?
Tình huống 7: Giả sử anh/chị là Trưởng phòng điều hành của công ty du lịch Vietravel. Trong quá trình thực hiện chương trình du lịch TP.HCM – Đà Lạt, trên đường đi cả đoàn khách muốn thay đổi lịch trình tham quan khác. Với tư cách là Trưởng phòng điều hành anh/chị xử lý như thế nào?
Bài tập 5: Với tư cách là nhân viên điều hành chương trình du lịch, Anh (chị) hãy
trình bày quy trình kiếm tra các dịch vụ qua điện thoại cho một chương trình du lịch TP.HCM – Nha Trang – Đà Lạt (5 ngày 4 đêm), số lượng: 30 khách - nhân viên Công ty Gạch Đồng Tâm (Long An)
Bài tập 3: Thực hành sắm vai đặt dịch vụ vận chuyển (ô tô) qua điện thoại, với các
yêu cầu sau: Tuyến hành trình: TP.HCM – Phan Thiết (2 ngày – 1 đêm) Số lượng: 40 khách