1. Xây dựng mục đích và ý tưởng chương trình
Thể hiện ở tên gọi của chương trình du lịch sao cho lôi cuốn, nội dung phải phù hợp với tên gọi của chương trình du lịch và thể hiện những ý tưởng mới lạ. ý tưởng của chương trình du lịch là sự kết hợp cao nhất, sáng tạo nhất giữa nhu cầu của khách du lịch và tài nguyên. Ý tưởng mới sẽ tạo ra một tên gọi lôi cuốn và trong một chừng mực nào đó sẽ tạo ra loại hình du lịch mới. Ví dụ: “Hành trình 1000 năm các kinh đơ Việt Nam” “Hành trình di sản Miền Trung”, “Biển xanh – cát trắng – nắng vàng” …
2. Giới hạn quỹ thời gian và mức giá tối đa
- Tính tốn tới sự cân đối giữa khả năng về thời gian và tài chính của khách với nội dung và chất lượng của chương trình du lịch, phải đảm bảo sự hài hịa giữa mục đích kinh doanh của cơng ty với yêu cầu của du khách du lịch.
- Độ dài thời gian của chương trình du lịch là số ngày mà chương trình du lịch đó được thực hiện. Các chương trình du lịch trọn gói thường có độ dài thời gian quy định trước. Độ dài của chương trình du lịch có thể kéo dài từ vài giờ đến vài tháng. Ví dụ: chương trình du lịch Tuy Hịa – Nha Trang (02 ngày, 01 đêm), TP. Hồ Chí Minh – Phan Thiết (02 ngày, 01 đêm).
- Thời gian của chương trình du lịch có thể tùy thuộc vào rất nhiều các yếu tố có liên quan như: Thời gian nhàn rỗi của du khách, khả năng thanh toán của khách du lịch, số khách dự kiến tham gia đoàn, thời tiết tại các điểm và tuyến du lịch, các sự kiện văn hóa, xã hội diễn ra trong vùng, các tài nguyên du lịch và khoảng cách giữa các tài nguyên du lịch, mùa vụ đi du lịch và các loại hình hoạt động vui chơi giải trí tại các điểm du lịch.
3. Xây dựng tuyến hành trình cơ bản
Căn cứ vào nhu cầu của khách, nhà điều hành cần phải:
- Xây dựng lịch trình, lộ trình trong một khoảng khơng gian và thời gian cụ thể, chúng kết nối với nhau theo một tuyến hành trình nhất định.
- Để xây dựng được các tuyến hành trình cần phải xác định được hệ thống các điểm du lịch và hệ thống đường giao thông.
+ Đa dạng, phản ánh được chủ đề
+ Khác lạ và đặc biệt cho khách du lịch
+ Đi trước nhu cầu du khách, kích thích và tạo ra cầu du lịch (áp dụng tư duy phá cách)
- Cần tìm hiểu tài nguyên du lịch điển hình và các điểm thu hút khách tại điểm đến.
4. Xây dựng phương án vận chuyển, lưu trú, ăn uống
- Phương án vận chuyển: xác định khoảng cách di chuyển, xác định địa hình để lựa chọn phương tiện vận chuyển thích hợp, xác định điểm dừng chân trên tuyến hành trình, chú ý độ dốc, tính tiện lợi, độ an toàn, mức giá của phương tiện vận chuyển. Tùy vào từng chương trình du lịch mà có thể kết hợp từ 1 đến nhiều phương tiện vận chuyển từ điển khởi hành cho đến điểm kết thúc. Cần lưu ý một số những phượng viện vận chuyển phổ biến sau:
+ Vé máy bay: Nhanh chóng nhưng chi phí cao và phải đặt trước chuyến đi, phụ thuộc vào giờ bay của máy bay. Mỗi hãng hàng khơng đều có timetable (lịch bay), charterflights (chuyến bay thuê nguyên chiếc), air scheduled flights (các chuyến bay khơng theo lịch trình). Do đó hãng lữ hành sẽ dựa vào lịch bay của từng hãng để sắp xếp chương trình, thời gian hợp lý. Những thành phần chủ yếu của máy bay là: Họ và tên hành khách, ngày giờ bay, chuyến bay, hãng máy bay, giá vé, tình trạng vé, số mã hiệu của vé, loại buồng, thời gian hiệu lực của vé …
+ Vé xe lửa: Rẻ hơn vé máy bay nhưng mất nhiều thời gian di chuyển, chương trình du lịch cũng phụ thuộc vào giờ chạy của tàu. Có các loại vé xe lửa: Soft –berth (Khoang ngủ có nệm), hard –berth (Khoang ngủ khơng có nệm), ghế mềm, ghế cứng … Các thành phần của xe lửa bao gồm: ngày giờ chạy, giá, tình trạng vé, số ghế hoặc giường, tình trạng ghế hoặc giường …
+ Vận chuyển đường bộ: gồm các loại ô tô vận chuyển như: Xe 4 chỗ, Mercedes, Toyota 16 chỗ, 25 chỗ, 35 chỗ, Aero space 45 chỗ … tùy vào số chỗ mà mỗi xe có những cước phí lộ trình khác nhau.
- Lưu trú và ăn uống: căn cứ vào vị trí thứ hạng, mức giá, chất lượng, số lượng, sự tiện lợi và mối quan hệ giữa nhà cung ứng và doanh nghiệp. Thơng thường có các loại hình cư trú sau: Hotel (Khách sạn), motel, camping (Lều trại), resort (Khu du lịch), làng du lịch, du thuyền …
- Các hoạt động vui chơi giải trí góp phần tạo nên sự phong phú và hấp dẫn của chương trình. Tuy nhiên khơng nên tạo sự gấp gáp về thời gian và gánh nặng tài chính cho du khách.
5. Điều chỉnh, bổ sung tuyến hành trình và chi tiết hóa chương trình du lịch
- Tiến hành điều chỉnh lịch trình, bổ sung các điểm du lịch và tiến hành chi tiết hóa chương trình du lịch.
- Các nguyên tắc cần đảm bảo khi thiết kế chương trình du lịch:
+ Phản ánh chủ đề của chương trình du lịch
+ Đáp ứng mong đợi của khách du lịch, đặc biệt là các nhu cầu mang tính đối nghich nhau như: Nhu cầu nghỉ ngơi và vui chơi giải trí; nhu cầu an tồn và mạo hiểm; nhu cầu giao tiếp xã hội và riêng tư …
+ Tạo sự cân bằng về nội dung tham quan
+ Tốc độ di chuyển hợp lý
+ Phù hợp với khả năng chi tiêu của khách
+ Trong chương trình du lịch cần tránh lặp lại các điểm tham quan tương tự, mỗi một điểm đến tạo nên một kinh nghiệm mới cho du khách.
+ Độ dài chương trình tour: Thời gian nhàn rỗi của du khách khơng nên quá nhiều - Cấu trúc của một chương trình hồn chỉnh cần đảo bảo theo trình tự sau:
+ Tên chương trình- Hành trình – Thời gian
+ Nội dung
+ Lịch trình từng ngày
+ Ảnh các điểm đến tiêu biểu theo ngày
+ Phần báo giá, (giá) bao gồm, không bao gồm, giá đối với trẻ em
+ Các lưu ý
+ Thông tin liên hệ (trụ sở chính, chi nhánh của cty, người liên hệ trong trường hợp khẩn cấp)