1. Giai đoạn chuẩn bị
- Nhân lực: HDV, tài xe, đội ngũ hỗ trợ, phục vụ...
- Vật lực: phương tiện vận chuyển, nhà hàng, khách sạn, các biểu mẫu giấy tờ, tiền...
2. Giai đoạn đặt dịch vụ
- Phương tiện vận chuyển: liên hệ phương tiện vận chuyển; khảo sát giá, hiệu xe, đời xe; đàm phán; thống nhất giá; triển khai ký kết hợp đồng; kết thúc quá trình đặt dịch vụ vận chuyển.
- Đặt dịch vụ lưu trú: liên hệ đơn vị cung ứng (lưu trú); xá định vị trí, số lượng phịng, đơn giá, ngày đến, các dịch vụ khác (nếu có), nội bộ...; đàm phán; thống nhất giá; fax đặt dịch vụ, đặt cọc tiền...
- Đặt dịch vụ ăn uống: gọi điện thoại cho nhà hàng, xem giá và thực đơn; thống nhất giá và thực đơn; đặt fax dịch vụ (ngày đến, số lượng khách, cách xếp bàn, các bữa ăn trong chương trình du lịch; nội bộ...; kết thúc quá trình đặt ăn.
- Liên hệ hướng dẫn viên suốt tuyến: quan tâm đến kiến thức và kinh nghiệm của HDV; thông báo tuyến hành trình, đối tượng khách, số lượng khách, ngày khởi hành, giờ khởi hành, địa điểm đón khách....
- Liên hệ thuyết minh viên tại điểm: thông báo về đối tượng khách, số lượng khách, thời gian đoàn đến...
- Đặt dịch vụ bảo hiểm: cung cấp thông tin về tuyến hành trình, số lượng khách, ngày tháng năm sinh của khách, giới tính...
3. Giai đoạn kiểm tra dịch vụ
- Kiểm tra phương tiện vận chuyển (ô tô): Hiệu xe, đời xe, trang thiết bị hiện có trên xe, ngày khởi hành, thời gian khởi hành, địa điểm đón khách, tuyến hành trình, tên tài xế, số điện thoại, biển số xe...
- Kiểm tra dịch vụ lưu trú (khách sạn): Tên khách sạn, địa chỉ, tên người liên hệ đặt dịch vụ, ngày đến lưu trú, số lượng khách, số phòng khách đã đặt (phịng đơi hoặc phòng đơn), tiện nghi phòng khách sạn (chuẩn hạng sao), đơn giá/ phòng, các chế độ ưu đãi theo khách đoàn, bản fax số ....
- Kiểm tra dịch vụ ăn uống (nhà hàng): Tên nhà hàng, địa chỉ, tên người liên hệ đặt dịch vụ, thực đơn, số lượng khách, đơn giá/ suất ăn, ngày đến ăn sáng/ chiều/ tối, cách xếp bàn ăn, các chế độ ưu đãi theo khách đoàn, bản fax số ....
- Kiểm tra thuyết minh viên tại điểm: Tên thuyết minh viên tại điểm, số điện thoại liên lạc, số lượng khách, đối tượng khách, ngày đoàn đến tham quan, thù lao/ 1 lần thuyết minh.
- Sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra các dịch vụ, nhà tổ chức và điều hành tập hợp: Hợp đồng du lịch, bản fax các dịch vụ (có xác nhận của nhà cung ứng), các biểu mẫu giấy tờ khác (giấy giới thiệu, giấy đi đường), phiếu phản hồi ý kiến, tiền... thành hồ sơ đoàn. Nhà tổ chức và điều hành sẽ bàn giao hồ sơ đoàn cho hướng dẫn viên một ngày trước khi đoàn khởi hành.
4. Giai đoạn triển khai theo dõi các dịch vụ và xử lý tình huống
- Theo dõi về chương trình tour, chất lượng các dịch vụ, hướng dẫn viên, tài xế... - Xử lý tình huống phát sinh.
5. Giai đoạn kết thúc tour
- Nhận phản hồi ý kiến từ khách
- Nhận phẩn hồi ý kiến của HDV về các dịch vụ. - Kiểm tra phần quyết toán của hướng dẫn viên. - Báo cáo chương trình tour đến lãnh đạo cơng ty