III. Quy trình hoạt động của hướng dẫn viên
4. Thanh quyết toán hợp đồng, rút kinh nghiệm
- Bước 1: Hướng dẫn viên làm báo cáo về thu chi tài chính, Trưởng bộ phận tổ chức điều hành kiểm tra, ký xác nhận.
- Bước 2: Tập hợp các biểu mẫu giấy tờ, hóa đơn chứng từ còn thiếu (tại nhà hàng, khách sạn), để bổ sung vào hồ sơ tour.
- Bước 3: Chuyển phịng kế tốn làm thủ tục hồn ứng cho Hướng dẫn viên
Biểu mẫu 1: Quyết tốn đồn
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỊCH VỤ LỮ HÀNH SAIGONTOURIST PHÒNG KDKL – KHỐI DLNN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 11 tháng 09 năm 2015
--------XXX------- GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TỐN TẠM ỨNG (Quyết tốn đồn) - Tơi tên:…………………………………………………………………………………… - Có nhận tạm ứng số tiền mặt là:…………………………………………………………. - Để chi phí cho đồn khách:………………………………………Số…………………… - Tham quan :………………………………………………………………........................ - Từ ngày :…………………Đến ngày ………………Gồm ………………Khác ………. Thực tế tôi đã chi các khoản sau đây:
Mã số Khoản mục Số tiền Ghi chú
CKS Chi phí khách sạn CXE Chi phí xe CMB Chi phí máy bay
CXL Chi phí xe lửa CTQ Chi phí tham quan CHD Chi phí hướng dẫn CLX Chi phí lái xe CCN Chi phí tàu thuyền CAN Chi phí tiền ăn CGK Chi phí giải khát CVN Chi phí văn nghệ CVS Chi phí visa CPK Chi phí khác
Tạm ứng ............................. Theo phiếu chi số ............................... Ngày ..................... Thực chi .................................... (Bằng chữ) .................................................................. Thừa ......................................... (Bằng chữ) .................................................................. Thiếu ........................................ (Bằng chữ) .................................................................. Nay tơi làm phiếu này để thanh tốn số tiền tạm ứng trên
Ngày ……tháng…… năm……
4.2. Rút kinh nghiệm
- Bước 1: Đánh giá phản hồi từ khách du lịch
- Bước 2: Đề xuất các giải pháp cho những lần tổ chức sau. - Bước 3: Làm báo cáo trình lãnh đạo cơng ty.
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài tập 1: Với vai trò hướng dẫn viên anh (chị) hãy thực hành cơng tác đón đồn
40 khách Cán bộ - công nhân viên trường THCS Trường Thọ tham gia hành trình Nha Trang – Đà Lạt (4 ngày 3 đêm)
Bài tập 2: : Với vai trò hướng dẫn viên anh (chị) hãy thực hành các bước nhận
phòng tại khách sạn Hoa Hồng (Đà Lạt) dành cho nhóm 30 khách đến từ Cơng ty bút bi Thiên Long.
Bài tập 3: : Với vai trò hướng dẫn viên anh (chị) thực hành các công việc mà
hướng dẫn viên phải thực hiện khi hướng dẫn khách tham quan tại điểm, đối tượng khách: Cán bộ hưu trí tới thăm quan Bảo tàng Di tích chiến tranh (TP.HCM).
Bài tập 4: Anh (chị) thực hành tổ chức ăn uống cho khách tại nhà hàng Gành Ráng
(Phan Thiết) dành cho 40 khách – đối tượng: Công Nhân công ty Giầy Da Việt Nam.
Bài tập 5: Với vai trò là hướng dẫn viên, anh (chị) hãy xử lý những tình huống sau:
Tình huống 1: “Trong hành trình tham quan TP.HCM – Hà Nội, khi vừa đến sân
bay Nội Bài (Hà Nội) khách cho biết đã bị thất lạc hành lý tại sân bay.” Với vai trị
là hướng dẫn viên của đồn, bạn sẽ xử lý tình huống này như thế nào?
Tình huống 2: “Trong hành trình tham quan TP.HCM – Đà Lạt, có một khách leo
núi Langbiang khơng may bị ngã gãy chân” Với vai trò là hướng dẫn viên của
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Hợp đồng du lịch
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc DU LỊCH & TIẾP THỊ GTVT VIỆT NAM --- o0o ---
(VIETRAVEL)
HỢP ĐỒNG DU LỊCH
Số :…………. /HĐDLTN–VT
Căn cứ bộ luật dân sự số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005 và các văn bản hướng dẫn thi hành Căn cứ Luật Du Lịch số 14/2005/L/CTN ngày 27/06/2005.
Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên.
Hôm nay, ngày …… tháng … năm 2012, tại ………………………………………, Chúng tơi gồm:
1. BÊN A : CƠNG TY TNHH QUẢNG CÁO GIA HÒA
Địa chỉ : …………………………………………..
Điện thoại : …………………………………………..
Fax : …………………………………………..
Tài khoản : …………………………………………..
Mã số thuế : …………………………………………..
Đại diện : Ông/Bà …………………..……………………….. - Chức vụ: Giám Đốc Giao dịch : ……………………………………………………..- Điện thoại: ......... Kế toán GD : ……………………………………………………...- Điện thoại: ..............
2. BÊN B : CÔNG TY TNHH MTV DU LỊCH & TIẾP THỊ GIAO THÔNG VẬN TẢI
VIỆT NAM - VIETRAVEL
Địa chỉ : 190 Pasteur, Phường 6, Quận 3, TP. HCM. Điện thoại : (84–8) 3822 8898 – 3822 8897 Fax : (84–8) 3823 1311 – 3829 9142 Mã Số Thuế : 0300465937
Tài khoản : VNĐ 007.100.001.2584, Ngân Hàng Ngoại Thương – Chi nhánh TP.HCM. Đại diện : Bà NGÔ TƯỜNG VÂN - Chức vụ: Giám đốc K.DLTN Giấy UQ số : 36/QĐUQ-VT ký ngày 22 tháng 03 năm 2012
Giao dịch : ……………………………………………………- Điện thoại: ......... Kế tốn GD : Ơng Trương Duy Thành - Điện thoại: ...............
1. Bên A đồng ý để Bên B cung cấp và thực hiện tất cả các dịch vụ cho Chương Trình Hội Nghị tại Phan Thiết trong thời hạn 03 ngày (từ ngày 26 – 28/08/2010). Chương trình chi tiết
của chuyến đi được Bên B cung cấp và Bên A chấp thuận được xem như là một Phụ lục Hợp đồng, có cùng thời hạn hiệu lực với Hợp đồng này, mỗi bên giữ một bản.
2. Phương tiện vận chuyển : Xe đời mới, máy lạnh 45 chỗ, đủ chỗ cho tất cả phục vụ Quý khách trong suốt chương trình du lịch.
3. Dịch vụ lưu trú : Novotel Phanthiet Ocean Dunes & Golf Resort (4 SAO) (Phòng 02 khách) 4. Bữa ăn: (đơn giá suất ăn theo chương trình đính kèm)
5. Nước suối: 02 chai/ngày/khách
6. Hướng dẫn viên: bố trí theo số lượng xe (01 HDV/xe)
7. Bảo hiểm du lịch: Theo danh sách mà Bên A cung cấp trước ngày khởi hành của chuyến đi. Mức bảo hiểm cao nhất 50.000.000 VNĐ/vụ/người cho 01 khách Việt Nam và khách Nước Ngoài (Theo hợp đồng bảo hiểm cho khách của Công ty Bảo Hiểm Bảo Minh đã ký hợp đồng
với bên B).
8. Dịch vụ hội nghị tại resort: bao gồm phòng họp 01 ngày, các thiết bị hội cho phòng họp như hệ thống âm thanh, bút giấy viết, nước suối, trà, cà phê …
9. Thuốc & dụng cụ y tế: Các thuốc chống say xe, sốt, cảm cúm thông thường (chỉ được dùng
cho những người không bị dị ứng và kháng thuốc). Dầu gió xanh, băng bơng y tế được mang
theo trong chuyến đi.
9. Thời gian & địa điểm đón trả khách: 06h00 ngày … tháng … năm 2012. Tại …............
ĐIỀU 2: SỐ LƯỢNG & GIÁ CẢ
1. Số lượng khách: 82 khách người lớn 2. Giá cả: (đã gồm thuế GTGT)
Người lớn: 82khách x 2,450,000VNĐ = 200,900,000VNĐ (1)
Máy chiếu: 03máy x 1,774,500VNĐ = 5,323,500VNĐ (2)
phòng Phát sinh: 02phòng x 2,476,500VNĐ = 4,953,000VNĐ (3)
3. Tổng giá trị Hợp đồng (1)+(2)+(3): 232,294,150VNĐ
(Bằng chữ: Hai trăm ba mươi hai triệu hai trăm chín mươi bốn ngàn một trăm năm mươi đồng)
ĐIỀU 3: PHƯƠNG THỨC & THỜI HẠN THANH TOÁN
Phương thức thanh toán: Bên B chấp nhận các hình thức thanh tốn sau:
1.1 Nộp tiền mặt tại quầy thu ngân, hoặc các Văn phòng, Chi nhánh thuộc hệ thống của bên B. 1.2 Nhân viên của bên B đến thu trực tiếp tại cơ quan hay nhà riêng của bên A. Tuy nhiên, phải
có giấy giới thiệu ghi tên người đến thu tiền và có chữ ký đại diện và đóng dấu của bên B. 1.3 Chuyển khoản: Bên A chuyển tiền vào Tài khoản mở tại ngân hàng theo chỉ định của bên B. 1.4 Cà thẻ: Bên A có thể dùng thẻ tín dụng Visa, Master, JCB, Amex thanh tốn tại các Văn
phịng, Chi nhánh của bên B.
1.5 Bên B không chịu trách nhiệm đối với các khoản thanh toán của bên A nằm ngoài các phương thức thanh toán được quy định tại Điều 3 của Hợp đồng này.
2. Thời hạn thanh toán: Chia làm hai đợt :
- Đợt 1: Ngay sau khi hợp đồng du lịch được ký kết, Bên A thanh toán trước cho Bên B số tiền: 116,147,075 VNĐ (tương đương 50% tổng chi phí dịch vụ tour) trong vòng 24 giờ.
(Bằng chữ: Một trăm mười sáu triệu một trăm bốn mươi bảy ngàn không trăm bảy mươi lăm đồng)
- Đợt 2 : Sau khi kết thúc chuyến đi, trong vịng 5 ngày làm việc, bên A phải thanh tốn số tiền
còn lại của Hợp đồng sau khi nhận được hóa đơn từ bên B.
Trường hợp có phát sinh làm thay đổi giá trị Hợp đồng đã ký, hai bên tiến hành thanh lý Hợp đồng theo giá trị thực tế và được sự thống nhất của hai bên. Bên A sẽ thanh toán tổng số tiền
còn lại theo thanh lý Hợp đồng cho Bên B trong vòng năm (5) ngày làm việc sau khi nhận được hóa đơn từ bên B.
3. Trong trường hợp Bên A thanh tốn khơng đúng với thời hạn quy định trên thì Bên A phải chịu khoản tiền phạt vi phạm mỗi ngày chậm thanh toán theo lãi suất quá hạn ngân hàng trên tổng số tiền đến hạn mà Bên A khơng thanh tốn cho bên B.
4. Hai bên sẽ tiến hành ký kết thanh lý Hợp đồng trong thời hạn 03 ngày sau khi kết thúc chuyến đi.
ĐIỀU 4: QUYỀN & TRÁCH NHIỆM CỦA BÊN A A. Quyền của Bên A:
Được hưởng các dịch vụ và chương trình tham quan đúng chất lượng và đầy đủ như hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng.
B. Trách nhiệm của Bên A:
1. Cung cấp danh sách Đoàn đăng ký tham gia dịch vụ ít nhất 10 ngày trước ngày khởi hành
(nếu hành trình chuyến đi sử dụng phương tiện vận chuyển là xe, nếu hành trình chuyến đi có sử dụng phương tiện là máy bay thì bên A phải cung cấp danh sách đồn chính xác cho bên B theo quy định của Hãng hàng không và nhà Ga tàu hỏa khi tiến hành đặt và giữ chỗ).
Trong trường hợp số lượng khách tăng hơn danh sách đã đăng ký trước đó thì phải thơng báo cho Bên B biết ít nhất 2 ngày trước ngày khởi hành. Tuỳ theo tình hình thực tế, bên B sẽ xác nhận lại khả năng cung cấp thêm dịch vụ cho số khách tăng thêm này.
2. Bên B cử người đại diện của đoàn để phối hợp với Trưởng đoàn của Bên A trong quá trình tham quan.
3. Trong thời gian tổ chức tham quan theo lịch trình, các thành viên trong đồn khơng được tự ý tách đồn, nếu có u cầu thay đổi phải thơng báo cho Trưởng đồn bên A và Hướng dẫn viên của Bên B.
4. Số lượng khách hủy tối đa quá không quá 2% (hai phần trăm) trên tổng số khách trên Hợp đồng. Trong trường hợp số lượng khách hủy q qui định trên, thì Bên B sẽ tính lại giá dựa trên số khách thực tế sử dụng dịch vụ theo danh sách bên A cung cấp cho bên B. Việc điều chỉnh này sẽ được thể hiện trong Phụ lục Hợp đồng hoặc Biên bản xác nhận giữa 02 bn. 5. Trường hợp khách của bên A không thể tham giạ chuyến đi, thì Bên A phải thơng báo cho
Bên B biết bằng văn bản và Bên A phải chịu chi phí bồi thường như sau:
- Hủy trước ngày khởi hành 07 ngày, bồi thường: 30%/giá tour/khách - Hủy trước ngày khởi hành 04 ngày, bồi thường: 50%/giá tour/khách - Hủy trước ngày khởi hành 02 ngày, bồi thường: 70%/giá tour/khách - Hủy trước giờ khởi hành trong vòng 48 giờ, bồi thường: 100%/giá tour/khách. - Hủy phạt về hàng không và vé máy bay, vé tàu :
Việc hủy phạt vé máy bay hoặc vé tàu hỏa phải áp dụng theo quy định của hãng hàng không hoặc nhà Ga ….
6. Thực hiện đúng việc thanh toán theo quy định tại điều khoản 3.
ĐIỀU 5: QUYỀN & TRÁCH NHIỆM CỦA BÊN B A. Quyền của Bên B:
1. Quyền linh hoạt thay đổi chương trình hoặc dịch vụ trong trường hợp việc thay đổi này nhằm đảm bảo sự an tồn và lợi ích cho bên A. Trước khi thay đổi, bên B sẽ thông báo cụ thể cho bên A biết về việc thay đổi và lý do của việc thay đổi.
2. Yêu cầu Bên A có sự hỗ trợ, phối hợp trong phạm vi thực hiện Hợp đồng này khi phát sinh vấn đề có liên quan.
3. Yêu cầu Bên A cung cấp danh sách đăng ký tham gia chuyến du lịch và các thơng tin cần thiết của đồn.
4. Yêu cầu Bên A thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo thỏa thuận hợp đồng.
B. Trách nhiệm của Bên B:
1. Bên B cử người làm người đại diện, chịu trách nhiệm thực hiện các dịch vụ đã thỏa thuận với Bên A trong suốt chuyến đi.
2. Bên B không chịu trách nhiệm bồi hoàn và trách nhiệm pháp lý đối với những thiệt hại về vật chất lẫn tinh thần do việc chậm trễ giờ giấc của các phương tiện công cộng (như máy bay, tàu
hỏa, … ) hoặc do sự chậm trễ của chính hành khách gây ra.
3. Bên B khơng chịu bất cứ trách nhiệm gì đối với hành vi vi phạm của hành khách bên A (nếu
có) ở nơi đến tham quan, nơi công cộng, trên các phương tiện vận chuyển.
4. Bên B không chịu trách nhiệm sự thất lạc, hư hỏng hành lý hay bất kỳ vật dụng cá nhân nào khác của hành khách bên A trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ
ĐIỀU 6: BẤT KHẢ KHÁNG
Trong trường hợp bất khả kháng (như thiên tai, địch họa, đình cơng, hủy hoặc hỗn chuyến
từ đơn vị vận chuyển công cộng như hàng không, đường sắt, đường thủy nhằm đảm bảo an tồn cho chuyến bay và cho khách hàng, chính sách trưng dụng dịch vụ của chính phủ…, các sự kiện khác không tiên liệu được, nằm ngồi khả năng kiểm sốt hợp lý của hai bên, xảy ra không do chủ đích của bên nào,………. ) thì cả hai bên đều khơng áp dụng các điều
khoản bồi thường như quy định đã thoả thuận trong Hợp đồng này mà chỉ phối hợp cùng nhau giải quyết trên cơ sở khắc phục những thiếu sót, thiệt hại.
ĐIỀU 7: BỒI THƯỜNG THIỆT HẠI & PHẠT VI PHẠM Bên A:
Vì bất cứ lý do gì mà hủy bỏ chuyến đi, thì phải báo ngay cho Bên B ít nhất trước chuyến đi 07 ngày bằng văn bản và phải thanh toán lại số tiền mà Bên B đã đặt cọc cho đối tác thứ ba là bên bán các dịch vụ như khách sạn/nhà hàng/phương tiện vận chuyển… (nếu có).
Nếu Bên A báo hủy sau ngày qui định trên, thì ngồi việc phải hồn trả lại số tiền mà bên B đã đặt cọc cho đối tác thứ ba là bên bán dịch vụ, Bên A phải bồi thường cho Bên B một khoản tiền bằng 30% trên tổng giá trị Hợp Đồng đó.
Ngồi ra nếu trong hợp đồng chuyến đi có sử dụng phương tiện vận chuyển bằng máy bay, tàu hỏa … mà bên B đã đặt cọc cho Hãng hàng không, nhà Ga, khi bên A thông báo hủy hợp đồng cho bên B thì bên A phải chịu tất cả các chi phí mà bên B đã đặt cọc và phạt hủy cho Hãng hàng không, nhà Ga theo quy định của hãng hàng không, nhà Ga …
Thời gian Bên A phải thực hiện nghĩa vụ hoàn trả tiền đặt cọc và tiền bồi thường cho việc hủy hợp đồng nói trên khơng q 07 ngày làm việc kể từ ngày thông báo bằng văn bản cho Bên B biết.
Bên B:
Trong trường hợp không thực hiện được Hợp đồng (trừ trường hợp bất khả kháng), thì Bên
B phải báo ngay cho Bên A ít nhất trước chuyến đi 07 ngày làm việc bằng văn bản. Ngoài việc bên B phải hoàn trả lại số tiền mà Bên A đã thanh toán lần 1 (hoặc lần 2 …) theo hợp
đồng, Bên B phải chịu khoản chi phí đã đặt cọc cho đối tác thứ ba là bên bán các dịch vụ như
khách sạn/nhà hàng/phương tiện vận chuyển… (nếu có).
Nếu Bên B báo hủy sau ngày qui định trên, Ngoài việc bên B phải hoàn trả lại số tiền mà Bên A đã thanh toán lần 1 (hoặc lần 2 …) theo hợp đồng, Bên B phải trả thêm một khoản tiền
bằng 30% trên tổng giá trị Hợp Đồng cho bên A.
Ngoài ra nếu trong hợp đồng chuyến đi có sử dụng phương tiện vận chuyển bằng máy bay, tàu hỏa … mà bên B đã đặt cọc cho Hãng hàng không, nhà Ga, khi bên B thông báo hủy hợp