B. QUAN HỆ GIỮA CÔNG TY MẸ VỚI CHỦ SỞ HỮU NHÀ NƯỚC
4.5.QUY TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH CỦA BỘ MÁY QUẢN TRỊ MỚI
Nhu cầu mua vật tư phụ tùng
- Đối với các phòng hoạt động của Tổng công ty (phòng phụ trách hoạt động xây lắp, phòng phụ trách hoạt động công nghiệp, phòng phụ trách hoạt động dịch vụ), căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng phòng hoạt động, dự trù vật tư của các đơn vị sản xuất để tổng hợp nhu cầu vật tư, phụ tùng của Tổng công ty theo tháng, quý, năm gửi lên bộ phận vật tư của Tổng công ty
được phê duyệt và căn cứ vào kế hoạch sản xuất của Tổng công ty, nhu cầu của các đơn vị thuộc Tổng công ty theo từng tháng, quý, năm để lập kế hoạch cung cấp vật tư phụ tùng cho cả năm và từng giai đoạn.
- Bộ phận vật tư tổng hợp các nhu cầu vật tư, phụ tùng. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất thực tế và lượng vật tư, phụ tùng tồn kho trong các kỳ kiểm kê, báo cáo của đơn vị trong Tổng công ty, bộ phận vật tư lập kế hoạch cung ứng hàng hóa và dịch vụ cho cả năm trình Tổng giám đốc phê duyệt. Trường hợp chưa được phê duyệt thì phải lập lại cho phù hợp để trình duyệt lại.
Tiến hành mua hàng hóa – dịch vụ
Sau khi kê hoạch mua đã được Tổng giám đốc phê duyệt thì bộ phận vật tư căn cứ theo tiến độ cung cấp lập yêu cầu mua hàng từng giai đoạn trình Tổng giám đốc phê duyệt và tiến hành triển khai mua hàng tùy thuộc vào giá trị theo sự phân cấp như sau:
Giá trị vật tư, phụ tùng lớn hơn 1 tỉ đồng
- Đối với các loại vật tư hoặc gói vật tư, trước khi mua phải trình duyệt kế hoạch đấu thầu. Các tiêu chí về kỹ thuật, chủng loại do bộ phận vật tư và phòng kỹ thuật cung cấp. Khi đã có sự phê duyệt của Tổng công ty, Bộ phận vật tư của phòng kinh tế kế hoạch xem xét lại các thông tin liên quan đến việc phát hành hồ sơ thầu theo biểu mẫu của Tổng công ty và các bước phát hành hồ sơ thầu, mở thầu, trình duyệt kết quả đấu thầu, công bố danh sách nhà cung cấp được thực hiện chi tiết theo quy trình đấu thầu gồm các bước sau:
+ Phát hành hồ sơ và chào thầu.
+ Tiếp nhận hồ sơ thầu: Phòng kinh tế - kế hoạch có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và tổ chức đấu thầu.
+ Thành lập hội đồng xét và mở thầu: Thành phần tham gia gồm: Chủ tịch hội đồng – thư ký hội đồng – các thành viên liên quan theo quyết định phân cấp của Ban giám đốc Tổng công ty.
+ Nội dung xét thầu bao gồm: Giá cả, chất lượng, thời gian, phương thức thanh toán. dịch vụ hậu mãi.
+ Kết quả của việc xét thầu được thể hiện trong biên bản do phòng kinh tế - kế hoạch lập có các chữ ký của các thành viên trong Hội đồng.
+ Tiêu chí chấp nhận: Quyết định cuối cùng của Tổng giám đốc Tổng công ty.
+ Công bố danh sách nhà cung cấp trúng thầu
Đối với gói vật tư có giá trị nhỏ hơn 1 tỉ đồng
Căn cứ vào yêu cầu đã được phê duyệt, bộ phận vật tư phòng kế hoạch sẽ tiến hành chào giá cạnh tranh công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng hoặc gửi bản chào giá trực tiếp cho các nhà cung cấp có trong danh sách truyền thống. Ít nhất phải có 3 bản chào giá của 03 nhà cung cấp khác nhau cho cùng một mặt hàng. Các báo giá của nhà cung cấp phải ghi đủ dữ liệu theo yêu cầu, có lãnh đạo đơn vị ký và đóng dấu.
Sau đó phòng kinh tế - kế hoạch sẽ tiếp nhận báo giá và tổng hợp đánh giá các nhà cung cấp rồi trình Hội đồng quản trị toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình mua hàng gồm: yêu cầu mua vật tư, phụ tùng đã được duyệt; các bản chào giá của các nhà cung cấp, bảng tổng hợp đánh giá sơ bộ các nhà cung cấp; giấy phép đăng ký kinh doanh (nếu là nhà cung cấp kinh doanh chưa có tên trong danh sách truyền thống). Trong trường hợp các mặt hàng cần mua chỉ có một nhà cung cấp độc quyền, phòng kế hoạch phải liên hệ với đối tác và đề nghị Hội đồng mời nhà cung cấp đến để thương lượng, đàm phán để đạt được tiêu chí chấp nhận được để ký được hợp đồng kinh tế.
Quyết định chọn nhà cung cấp
Việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ do Hội đồng giá quyết định, Hội đồng giá do Giám đốc các đơn vị thành viên làm chủ tịch hoặc Phó Tổng giám đốc và các phòng ban liên quan của Tổng công ty tham gia
Các tiêu chí để quyết định chọn nhà cung cấp: Giá cả phù hợp, xuất xứ và chất lượng hàng hóa đảm bảo chất lượng, thời gian giao hàng nhanh, phương thức thanh toán có lợi cho bên mua, thời gian bảo hành, điều kiện hậu mãi.
Đối với nhà cung cấp đã có trong danh sách truyền thống
Nhà cung cấp đã có trong danh sách truyền thống là những đơn vị đã từng cung cấp vật tư phụ tùng cho đơn vị thường xuyên hoặc đã có lần cung cấp đảm bảo độ tin cậy về chất lượng hàng hóa, tiến độ cung cấp cho đơn vị. Đối với nhà cung cấp dạng này, phòng kinh tế kế hoạch lập bảng danh sách để theo dõi xem xét năng lực thực tế. Sau đó, bộ phận vật tư gửi bản chào giá trực tiếp cho nhà cung cấp.
Bộ phận vật tư tiếp nhận sự phản hồi của nhà cung cấp để tiến hành xem xét trình hội đồng giá căn cứ theo các tiêu chí đấu thầu.
Đối với nhà cung cấp chưa có trong danh sách
Nhà cung ứng chưa có trong danh sách là những nhà cung ứng chưa cung cấp hàng hóa lần nào cho đơn vị, đối với các nhà cung ứng này, phòng kinh tế - kế hoạch thông qua phương tiện thông tin đại chúng tìm hiểu và đánh giá sơ bộ các nhà cung ứng theo các tiêu chí: uy tín, khả năng tài chính, tiêu chí chất lượng, thời gian giao hàng.
Phòng kinh tế - kế hoạch sẽ là bộ phận đánh giá dựa trên các tiêu chí trên, và nhà cung cấp nào đáp ứng được yêu cầu sẽ đưa vào danh sách và trình Hội đồng giá xem xét quyết định.
Quy trình mua hàng
*Đối với lô hàng trên 1 tỉ:
Sau khi có quyết định phê duyệt của Tổng công ty về kết quả đấu thầu, phòng kinh tế kế hoạch tham gia đàm phán các điều khoản của hợp đồng sao cho đảm bảo đúng luật định, thuận tiện cho công tác tiếp nhận hàng hóa và có lợi cho người mua. Việc soạn thảo và ký hợp đồng do phòng kinh tế - kế hoạch đảm nhận và trình Tổng giám đốc phê duyệt.
*Đối với lô hàng dưới 1 tỉ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Việc soạn thảo và ký hợp đồng sẽ được thực hiện ngay sau khi có biên bản duyệt giá của Hội đồng giá.
- Phòng kế hoạch có trách nhiệm đôn đốc kiểm tra nhà cung ứng thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi theo các điều khoản của hợp đồng, nếu có gì vướng mắc phải thông tin ngay cho Hội đồng giá biết để có biện pháp khắc phục và phòng ngừa.
Tiếp nhận thiết bị vật tư, phụ tùng
Việc tiếp nhận thiết bị vật tư, phụ tùng được tiến hành sau khi nhận được lệnh giao hàng của hãng vận tải hoặc thông báo giao hàng của nhà cung cấp.
Tiếp nhận trong nước
- Trường hợp hàng hóa giao tại bên bán, Bộ phận thu mua vật tư có trách nhiệm liên hệ thuê phương tiện vận tải để nhập kho và được thể hiện bằng hợp đồng vận chuyển do Tổng giám đốc ký.
- Việc kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại hàng nhập kho do bộ phận mua vật tư các đơn vị thành viên đảm nhận thông qua biên bản đánh giá chất lượng hàng hóa nhập kho do hội đồng nghiệm thu (do người lãnh đạo đơn vị thành viên làm chủ tịch) của các đơn vị thành viên.
- Việc xử lý các loại mặt hàng không đáp ứng tiêu chuẩn theo hợp đồng: ngay sau khi có biên bản nghiệm thu số lượng, chất lượng hàng nhập, nếu mặt hàng nào không đáp ứng được yêu cầu về chất lượng thì phải lập biên bản ngay, niêm phong hoặc trả lại ngay cho nhà cung cấp. Người phụ trách mua vật tư báo cáo cho trưởng phòng, Tổng giám đốc biết để cho ý kiến giải quyết.
- Việc xử lý thông tin đối với các sản phẩm không phù hợp có thể bằng fax, điện thoại, mail, hoặc gửi văn bản đến ngay nhà cung cấp.
- Việc giải quyết các tồn tại về hàng hóa do phòng kinh tế - kế hoạch đảm nhiệm cho đến khi bên bán thực hiện đầy đủ các quy định về nghĩa vụ của mình.
- Hàng hóa sau khi được nhập, phòng kinh tế - kế hoạch có trách nhiệm phân loại theo chủng loại vào thẻ và đưa vào kho bảo quản sử dụng và được thực hiện theo quy trình.
Tiếp nhận hàng nhập khẩu
- Thời gian tiếp nhận: được tiến hành ngay sau khi có thông báo hàng về của hãng tầu vận chuyển và phòng kinh tế - kế hoạch nhận được chứng từ của lô hàng hợp lệ.
- Bộ phận thu mua hàng nhập khẩu xem xét và kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết
*Trường hợp thuê đơn vị nhận:
Trường hợp này xảy ra khi cảng dỡ hàng xa đơn vị, phương tiện đi lại khó khăn. Phòng kinh tế - kế hoạch liên hệ với các nhà dịch vụ để thuê nhận hộ. Phí dịch vụ này phải được Tổng giám đốc phê duyệt thể hiện bằng văn bản đồng ý hoặc hợp đồng kinh tế đã ký giữa hai bên.
Hồ sơ cung cấp cho nhà dịch vụ cũng phải có trách nhiệm giao đầy đủ như khi bộ phận mua hàng nhập khẩu đảm nhận. Ngoài ra phải có giấy ủy quyền giao nhận hàng tại cảng cửa khẩu do lãnh đạo đơn vị ký.
Đơn vị cung cấp dịch vụ sau khi hàng xong phải có trách nhiệm giao đầy đủ hàng theo số lượng xác nhận của Hải quan cửa khẩu và giao đầy đủ chứng từ hàng nhập khẩu cho phòng kinh tế - kế hoạch.
*Trường hợp phòng kinh tế - kế hoạch đảm nhận:
Bộ phận thu mua hàng nhập khẩu liên hệ để ký hậu Bill của ngân hàng mở LC và đến hãng tầu để nhận lệnh giao hàng, bộ phận này đến cảng hàng hóa để mở tờ khai Hải quan; áp mã số thuế nhập khẩu, thuế VAT đúng và chính xác với chủng loại hàng hóa theo biểu thuế của Tổng cục Hải quan đã ban hành.
Bộ phận thu mua trực tiếp kiểm tra hàng hóa cùng với cơ quan Hải quan, trong trường hợp hàng hóa có những điểm không phù hợp theo chứng
từ hoặc hợp đồng kinh tế, người nhận hàng phải báo ngay về phòng kinh tế - kế hoạch hoặc ban giám đốc để có biện pháp giải quyết. Trường hợp này thường phải mời cơ quan nhà nước giám định và lập biên bản. Phòng kinh tế - kế hoạch có trách nhiệm thông báo bằng văn bản trực tiếp cho nhà cung cấp và yêu cầu bên cung cấp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình trong thời gian sớm nhất. Người mua hàng nhập khẩu tiến hành thuê phương tiện bốc giỡ, cẩu, chuyển hàng hóa từ cảng về kho, tập hợp chứng từ gốc thành một bộ chuyển cho phòng tài chính – kế toán vào sổ nhật ký chung và có trách nhiệm hoàn trả thuế theo thông báo nộp thuế của Cục thuế, 1 bản photo chuyển đến kho đơn vị thành viên để làm thủ tục nhập kho, 1bộ lưu lại phòng kinh tế - kế hoạch, phòng kinh tế - kế hoạch có trách nhiệm đôn đốc việc hoàn trả thuế theo đúng quy định để thuận lợi cho việc tiếp nhận hàng đợt sau.
Thanh lý hợp đồng
Việc thanh lý hợp đồng kinh tế chỉ được thực hiện khi bên bán đã hoàn tất các nghĩa vụ của mình và hàng hóa đã được nhập kho của bên mua hàng. Việc tập hợp hồ sơ để thanh lý hợp đồng do bộ phận mua hàng nhập khẩu và gửi về phòng kinh tế - kế hoạch để trình Tổng giám đốc ký.