B. QUAN HỆ GIỮA CÔNG TY MẸ VỚI CHỦ SỞ HỮU NHÀ NƯỚC
4.4. THIẾT KẾ LẠI MÔ HÌNH QUẢN TRỊ CỦA TẬP ĐOÀN
Về cơ bản, các bộ phận trong bộ máy quản trị như Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát là không có gì thay đổi. Ban giám đốc vẫn hoạt động như trước, chỉ có điều là họ phân cấp ra quyết định cho các đơn vị cấp dưới (phòng ban) những công việc thuộc quản lý của họ, nghĩa là không phải mọi quyết định quản lý đều nằm trong tay Ban giám đốc như trước. Điều này làm cho bộ máy quản lý của Tập đoàn bằng phẳng hơn, nhanh nhạy và kinh hoạt hơn trong việc xử lý các công việc trong hoạt động của mình.
Phòng tư vấn tài chính và đầu tư Phòng TC-HC Phòng KT-KH Phòng KT-DA Phòng TC-KT Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Ban giám đốc Cơ quan tham mưu quản lý Đại hội đồng cố đông
Ghi chú:
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Điểm kết hợp chức năng cho dự án
Phòng kỹ thuật
truyền thông Phòng nghiên cứu xúc tiến thương mại Phòng phụ trách hoạt động xây lắp Phòng phụ trách hoạt động công nghiệp Phòng phụ trách hoạt động đầu tư Phòng pháp chế
- Cơ quan tham mưu quản lý: Đây là hệ thống bộ phận chức năng giúp việc cho Hội đồng quản trị trong quá trình ra quyết định của mình. Hệ thống này cũng hỗ trợ cho Ban giám đốc trong quá trình điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn. Cụ thể hệ thống này như sau:
+ Phòng kỹ thuật truyền thông: Phòng này gồm những kỹ sư IT, chuyên nâng cấp các phần mềm, các máy tính sử dụng trong toàn bộ hệ thống tập đoàn. Bộ phận này thiết lập hệ thống thông tin liên tục, bao phủ toàn bộ Tập đoàn, đảm bảo thông tin trong Tập đoàn luôn được cập nhật liên tục, các đường liên kết cá nhân tổ chức cho hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo luôn được kết nối.
Một trong những công cụ hữu hiệu thường được các công ty lớn áp dụng là hệ thống mạng máy tính phân quyền (mạng LAN), hệ thống e-mail nội bộ và hệ thống quản trị các nguồn lực ERP. Việc áp dụng các công cụ mạng thông tin như thế này sẽ giúp Tập đoàn quản lý hoạt động một cách đồng bộ, tốn ít thời gian và nhân lực cho việc truyền tin. Thêm vào đó, sự minh bạch trong bộ máy cũng được cải thiện, cho phép Tập đoàn cải thiện được những hạn chế vốn có trong hệ thống, ngăn chặn những tình trạng quan liêu, gian lận, hình thành một sự kiểm soát ngay trong chính mỗi nhân viên thông qua hệ thống thông tin nội bộ.
+ Phòng pháp chế: Bộ phận này gồm những người am hiểu pháp luật, cùng với cọ xát thực tế kinh doanh của doanh nghiệp sẽ giúp người quản lý có những quyết sách đúng, triển khai hoạt động kinh doanh đúng pháp luật, hạn chế rủi ro. Phòng này là đại diện luật pháp cho Tập đoàn. Đây là bộ phận chức năng chuyên nghiên cứu các văn bản pháp luật của các ban ngành liên quan, là cơ quan dự thảo luật, đánh giá yếu kém trong tiếp cận thông tin pháp luật, làm giảm khả năng rủi ro và hạn chế trong hoạt động kinh doanh và sức cạnh tranh của Tập đoàn.
Cụ thể, phòng pháp chế thực hiện xây dựng pháp luật; rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật sử dụng trong Tập đoàn; kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong Tập đoàn; hỗ trợ pháp lý cho Tập đoàn, thực hiện soạn thảo các hợp đồng kinh tế, các gói thầu nhằm bảo vệ Tập đoàn về mặt pháp luật. Tham gia xử lý các khiếu nại, kiện tụng từ khách hàng. Tư vấn cho Tập đoàn áp dụng các hệ thống luật pháp hiệu quả và hợp pháp.
+ Phòng nghiên cứu xúc tiến thương mại và đầu tư: Phòng này có tác dụng làm năng động và gây ảnh hưởng định hướng giữa Tập đoàn với khách hàng của mình. Đây là hình thức tuyên truyền nhằm mục tiêu tạo ra sự chú ý và chỉ ra được những lợi ích của hàng hóa và dịch vụ đối với khách hàng tiềm năng. Phòng còn tiến hành nghiên cứu thị trường cho sản phẩm dịch vụ của mình, đưa ra những phân tích và hoạch định về thị trường tiềm năng và khả năng mở rộng thị trường của Tập đoàn. Đánh giá năng lực cạnh tranh của Tập đoàn so với các doanh nghiệp cùng ngành, trên cơ sở đó có những chiến lược kinh doanh nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh của Tập đoàn.
+ Phòng tư vấn tài chính và đầu tư: Là bộ phận thường xuyên phân tích, đánh giá năng lực tài chính của Tập đoàn. Trên cơ sở thông tin tài chính từ bộ phận tài chính – kế toán, bộ phận này tiến hành phân tích về hoạt động tài chính của Tập đoàn đã hiệu quả chưa, nếu chưa thì cần cải tiến ở bộ phận nào, chi phí cho hoạt động các bộ phận thế nào là hợp lý. Hoạch định cho nguồn vốn của Tập đoàn được sử dụng theo cơ cấu hợp lý, đảm bảo luồng tiền luôn đáp ứng được nhu cầu hoạt động kinh doanh của Tập đoàn. Đồng thời tư vấn cho Ban giám đốc và Hội đồng quản trị về các vấn đề cổ phần, trả lãi cổ tức... và tự mình quyết định thực hiện các hoạt động đầu tư dưới sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị và sự kiểm soát của ban kiểm soát.
- Các phòng hoạt động theo lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của Tập đoàn: Các phòng ban này hoạt động có tính độc lập cao, thực hiện các chức năng đúng theo phân công của mình. Mỗi bộ phận này đều có một hệ thống chức năng giúp việc về: Kỹ thuật, tài chính, kinh tế - kế hoạch, tổ chức – hành chính. Hệ thống giúp việc của các bộ phận đều hoạt động dựa trên cơ sở hỗ trợ chức năng từ các phòng ban tương ứng độc lập bên ngoài các bộ phận này, đồng thời hệ thống giúp việc của các bộ phận này có trách nhiệm báo cáo trực tiếp lên phòng ban chức năng tương ứng. Chức năng của các phòng ban vẫn như trước.
+ Phòng phụ trách hoạt động xây lắp: Các nhân viên trong phòng này chia làm 5 mảng hoạt động: 1- Xây lắp các công trình công nghiệp, dân dụng, hạ tầng; 2- Xây lắp các công trình thuỷ điện; 3- Xây lắp các công trình ngầm; 4- Gia công xây lắp cơ khí; 5-Lắp máy. Các bộ phận này hoạt động hỗ trợ lẫn nhau về mọi mặt chứ không tách riêng. Các nhân viên đều đa năng, nghĩa là có thể đảm nhận các công việc khác trong phòng nếu cần thiết. Đồng thời còn hợp tác với các mảng hoạt động khác ở các phòng ban khác.
+ Phòng phụ trách hoạt động công nghiệp: Các nhân viên phòng này chia làm 4 mảng hoạt động: 1- Sản xuất điện; 2- Công nghiệp khai khoáng và chế biến khoáng sản; 3- Sản xuất vật liệu xây dựng; 4- Ngành công nghiệp chế tạo. Các nhân viên trong phòng cũng hỗ trợ nhau trong hoạt động của mình và phối hợp với cả 2 phòng còn lại.
+ Phòng phụ trách dịch vụ: Nhân viên phòng này chia làm 5 mảng hoạt động: 1- Đầu tư kinh doanh nhà, đô thị và hạ tầng khu công nghiệp; 2- Dịch vụ đào tạo xuất khẩu lao động và xuất nhập hàng hoá vật tư thiết bị khác; 3- Dịch vụ tư vấn; 4- Dịch vụ tài chính, bảo hiểm; 5- Dịch vụ du lịch, khách sạn. Phòng này các hoạt động ở mỗi mảng độc lập hơn, tuy nhiên vẫn hỗ trợ nhau trong quá trình lưu thông tiền vốn, hỗ trợ hoạt động kinh doanh vốn, chuyển giao rủi ro kinh doanh... Phòng này chịu sự kiểm soát trực tiếp của phòng tư vấn tài chính và đầu tư.
Các phòng phụ trách hoạt động cùng với cơ quan tham mưu quản lý hợp tác với nhau khi có các dự án thầu, các công trình lớn. Khi đó, trong bộ máy quản lý sẽ hình thành các nhóm dự án lớn bao gồm các nhân viên (chuyên gia) từ các phòng ban tập hợp thành nhóm chuyên gia làm việc độc lập cùng hướng đến mục tiêu chung trên cơ sở các thông tin làm việc chung, hỗ trợ nhau trong quá trình hoạt động hoàn thành dự án.
Mỗi chuyên gia trong đội dự án có thể giao tiếp, truyền đạt thông tin và tiếp nhận thông tin từ các chuyên gia khác trong đội thông qua hệ thống mạng nội bộ hoặc trao đổi trực tiếp. Mỗi chuyên gia được trao quyền tự ra quyết định đối với công việc của chính mình mà không phải chờ đợi sự quyết định từ cấp trên, tất nhiên cũng cần phải thông qua chủ nhiệm dự án phê duyệt. Quyền tự quyết của mỗi cá nhân trong đội phụ thuộc vào vị trí công việc của người đó, và đương nhiên quyền này cũng gắn liền với trách nhiệm đối với quyết định đã được đưa ra.
Trong mô hình này, công việc được ủy quyền đến từng nhân viên, nhưng quyền quyết định cuối cùng trong những trường hợp cần thiết vẫn phải do Ban giám đốc tập đoàn đưa ra nhằm đảm bảo tính thống nhất, tập trung quyền lực cần thiết trong một tổ chức, tránh sự phân quyền ở các bộ phận phòng ban.