2. THỰC TRẠNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN TRỊ TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ (CÔNG TY MẸ)
2.2.2. Đối với hoạt động kinh doanh, dịch vụ
Quá trình này được phân chia thành nhiều công việc nhỏ bao gồm: tiếp nhận đơn đặt hàng, đánh giá năng lực sản xuất của Tổng công ty, lập hợp đồng và kí hợp đồng, lập kế hoạch sản xuất, giao kế hoạch xuống các bộ phận liên quan, mua sắm vật tư cung ứng cho sản xuất, tiến hành sản xuất, giao hàng cho khách… Mỗi công việc nhỏ này được thực hiện bởi nhiều người, thực hiện tuần tự, xong công việc này mới đến công việc khác.
Khi nhận được yêu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh và mua vật tư thuộc phòng Kế hoạch tiếp nhận đơn đặt hàng, sau đó nhân viên báo cáo cho trưởng phòng về nội dung khách hàng yêu cầu. Lúc này trưởng phòng xem xét khả năng đáp ứng Tổng công ty về số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian, phương thức thanh toán… và là người ra quyết đinh về các điều kiện thông qua báo giá. Quyết định của trưởng phòng Kế hoạch sẽ phải chịu sự giám sát, kiểm tra của Tổng giám đốc nên bảng báo giá này sẽ phải trình và xin ký duyệt của Tổng giám đốc. Sau đó phòng kế hoạch gửi lại báo giá cho khách hàng. Nếu khách hàng chưa chấp nhận báo giá đó thì phòng Kế hoạch Tổng công ty sẽ lập một bản báo giá mới theo quá trình nêu trên để gửi lại khách hàng, nếu điều kiện của khách hàng đưa ra mà Tổng công ty không thể đáp ứng được thì trưởng phòng Kế hoạch có thể quyết đinh chấm dứt quá trình này.
Như vậy, để thực hiện công việc này cần phải trải qua rất nhiều bước công việc qua lại giữa các bộ phận. Việc chuyển công việc từ nơi này đến nơi khác nhiều lần như vậy là yêu cầu tất yếu của mô hình trực tuyến – chức năng, nhân viên cấp dưới phải báo cáo trực tiếp cộng việc cho cấp trên trực tiếp của mình mà không thể báo cáo trực tiếp cho cấp cao hơn, đồng thời luôn phải chịu sự kiểm tra, giám sát từ bộ phận khác.
Nếu khách hàng tiếp nhận toàn bộ nội dung của bản báo giá, bước tiếp theo là soạn thảo, ký hợp đồng. Công việc này cũng do nhân viên kinh doanh đảm nhiệm sau đó chuyển cho trưởng phòng kiểm tra nội dung. Tiếp đó,hợp đồng sẽ được trình lên Tổng giám đốc để ký duyệt và chuyển qua phòng Tổ chức – hành chính để đóng dấu. Thông thường các hợp đồng được sao thành 4 bản, 2 bản giao cho khách hàng, 1 bản lưu ở phòng Kế toán và 1 bản lưu ở phòng Kế hoạch. Như vậy, để soạn thảo và trình Tổng giám đốc ký hợp đồng, cần có đến hai lần kiểm tra việc thực hiện công việc và có sự tham gia thực hiện của 4 người.
Sau khi Tổng công ty đã có được hợp đồng chính thức với khách hàng thì công việc tiếp theo là lập kế hoạch sản xuất để thực hiện hợp đồng này, công việc lập kế hoạch được giao cho nhân viên kế hoạch sản xuất thuộc phòng Kinh tế – kế hoạch. Căn cứ trên bản hợp đồng đã ký với khách hàng, nhân viên kế hoạch sản xuất của phòng Kế hoạch sẽ lập một bản kế hoạch sản xuất, bản kế hoạch này được chuyển lên trưởng phòng kế hoạch để kiểm tra, sau đó trưởng phòng trình Tổng giám đốc ký duyệt. Sau khi được Tổng giám đốc ký duyệt, bản kế hoạch sẽ được chuyển đến các bộ phận có liên quan như phòng Kỹ thuật, phòng Tài chính – kế toán, các Công ty con…
Căn cứ trên bản kế hoạch sản xuất, các bộ phận trong Tổng công ty thực hiện công việc được phân công từ việc cung ứng đầy đủ vật tư sản xuất đến việc kiểm tra chất lượng thành phẩm bao bì, nhập kho và giao cho khách hàng.
Việc mua sắm nguyên vật liệu và các loại hàng hóa, tài sản cần thiết để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh khác được phân theo giá trị, mỗi loại có cách mua sắm khác nhau và được giao cho các bộ phận khác nhau thực hiện. Mặc dù việc phân công như vậy đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật là sát với nhu cầu của từng bộ phận nhưng lại hình thành rất nhiều khâu kiểm tra, giám sát.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng hình thành một quá trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình vì nó đảm bảo hàng hóa dịch vụ được mua theo đúng các mục đích đã được phê chuẩn của Tổng công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các hàng hóa không cần thiết. Ở Tổng công ty Sông Đà, đối với các lần mua tài sản thường xuyên mà vượt quá một mức giới hạn lớn hơn 1 tỷ thì phải yêu cầu sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị; các mặt hàng được mua tương đối không thường xuyên (các chế độ bảo hiểm, các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì được phê chuẩn bởi Tổng giám đốc; còn các vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn 1 tỷ thì được phê chuẩn bởi các trưởng phòng quản lý có sự ký duyệt của trưởng phòng kế hoạch; và một số loại nguyên liệu vật tư được tái tự động đặt hàng bất cứ lúc nào nếu chúng ở mức giới hạn do phòng Kinh tế - kế hoạch ấn định trước.
Hình 2.6: Quy trình mua vào được mô tả theo sơ đồ sau:
Căn cứ trên kế hoạch sản xuất, tình hình vật tư hiện tại, nhân viên kinh doanh phòng Kinh tế - kế hoạch lập yêu cầu mua sắm. Yêu cầu này được
BP kế hoạch BP cung ứng Cán bộ thu mua Thủ kho Trưởng BP cung ứng Kế toán Nhu cầu VL, hàng hóa KH cung ứng Khai thác hàng Lập chứng từ NK Nhập kho Ký duyệt chứng từ Ghi sổ
trưởng phòng Kế hoạch kiểm tra, xem xét rồi trình lên Tổng giám đốc ký duyệt. Sau khi được ký duyệt, yêu cầu này được trả lại cho phòng Kế hoạch, khi đó phòng Kế hoạch lên kế hoạch cung ứng (phân công tìm nhà cung cấp, thương lượng về giá cả, chất lượng…). Sau đó, kế quả của việc lên kế hoạch cung ứng sẽ được giao cho bộ phận cung ứng tiến hành khai thác hàng. Tại đây cán bộ cung ứng tiến hành thỏa thuận các điều kiện mua hàng và ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp, sau đó giao lại hợp đồng cho một cán bộ thu mua thực hiện mua hàng. Cán bộ thu mua này đến hẹn hợp đồng thì tiến hành nhận hàng hóa, tại đây thì có sự kiểm tra về số lượng và phẩm chất hàng hóa được mua về bởi cán bộ thu mua cùng một số cán bộ kỹ thuật (nếu cần). Nếu hàng mua đáp ứng đầy đủ các điều kiện trong hợp đồng, cán bộ thu mua sẽ lập chứng từ Biên bản giao nhận hàng hóa rồi lập chứng từ nhập kho. Những chứng từ này phải được chuyển lên trưởng bộ phận cung ứng để ký duyệt chứng từ, sau đó một bản sao chứng từ này được giao cho thủ kho để thủ kho cho tiến hành nhập kho hàng hóa, một bản sao nữa của các chứng từ này được chuyển qua phòng kế toán để ghi sổ và lưu giữ chứng từ. Đến đây, chỉ còn lại công việc hạch toán của kế toán và thực hiện nghĩa vụ trả nợ đúng thỏa thuận. Chu trình kết thúc.