2.1. Quản lý tài sản lưu động
2.1.2. Các phương pháp xác định nhu cầu vốn lưu động
Việc xác định nhu cầu vốn lưu động cĩ ý nghĩa quan trọng, nĩi chung khơng cĩ nhu cầu vốn chung cho mọi DN. Mỗi DN tuỳ theo đặc điểm SXKD, tuỳ hồn cảnh cụ thể thực tế mà lựa chọn phương pháp xác định thích hợp quy mơ SXKD của mình.
Để xác định nhu cầu vốn lưu động thường xuyên cần thiết DN cĩ thể sử dụng các phương pháp khác nhau. Tuỳ theo điều kiện cụ thể DN cĩ thể lựa chọn phương pháp thích hợp.
2.1.2.1. Phương pháp trực tiếp
Nội dung chủ yếu là phương pháp này là căn cứ vào các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc dự trữ vật tư sản xuất và tiêu thụ sản phẩm để xác định nhu cầu của từng khoản vốn lưu động trong từng khâu rồi tổng hợp lại tồn bộ nhu cầu vốn lưu động của doanh nghiệp.
Ưu điểm của phương pháp trực tiếp là xác định được nhu cầu vốn lưu động cụ thể của từng loại vốn trong từng khâu kinh doanh. Do đĩ tạo điều kiện tốt cho
31
doanh nghiệp trong việc quản lý, sử dụng vốn theo từng loại theo từng khâu sử dụng. Tuy nhiên do vật tư sử dụng cĩ nhiều loại, quá trình sản xuất kinh doanh thường qua nhiều khâu, vì thế việc tính tốn nhu cầu vốn lưu động theo phương pháp này tương đối phức tạp và mất nhiều thời gian.
Sau đây là phương pháp xác định nhu cầu vốn lưu động cho từng khâu kinh doanh của doanh nghiệp .
Nhu cầu VLĐ = Nhu cầu vốn khâu + Nhu cầu vốn + Nhu cầu vốn năm KH dự trữ sx khâu SX khâu LT a) Xác định nhu cầu vốn lưu động khâu dự trữ sản xuất (VDT)
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp thường phải sử dụng nhiều loại vật tư khác nhau. Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục doanh nghiệp phải luơn cĩ một số lượng vật tư dự trữ sản xuất .
Vốn lưu động trong khâu dư trữ sản xuất bao gồm: khoản vốn nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, cơng cụ dụng cụ….
VDT = VNVLC + V NVL Khác
Xác định nhu cầu VLĐ đối với ngun vật liệu chính (VNVLC)
Trong q trình sản xuất kinh doanh cần tiêu hao rất nhiều nguyên vật liệu chính. Những loại nguyên liệu vật liệu chính đĩ khơng thể tiêu hao đến đâu mua sắm đến đĩ mà phải luơn cĩ một số lượng nhất định dự trữ ở kho để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. vì vậy cần phải xác định nhu cầu vốn nguyên vật liệu chính trong khâu dư trữ.
Cơng thức xác định nhu cầu vốn NVL chính được như sau: VNVLC = Fn x Ndt
VNVLC: Nhu cầu vốn NVLC kỳ kế hoạch
Fn : Phí tổn tiêu hao về NVLC bình qn 1 ngày kỳ kế hoạch Ndt: Số ngày dự trữ hợp lý NVLC kỳ kế hoạch
* Xác định Fn: Phí tổn tiêu hao về NVLC bình quân 1 ngày kỳ kế hoạch được xác định dựa vào các nhân tố:
32 + Số lượng sản phẩm sản xuất
+ Mức tiêu hao NVL cho mỗi đơn vị sản phẩm + Đơn giá kỳ kế hoạch của NVL
F Tổng chi phí tiêu hao kỳ kế hoạch Fn = =
n 360, 90, 30
SLSPsx x định mức tiêu hao NVLC/1 sp x đơn giá NVL chính kỳ KH Fn =
360, 90, 30
* Lưu ý:
+ Nếu trong kỳ kế hoạch cĩ dự kiến dùng 1 số NVLC vào việc chế thử sản phẩm hoặc sửa chữa lớn thì trong tổng phí tổn tiêu hao NVLC kỳ kế hoạch cũng phải bao gồm cả nhu cầu này
+ Số lượng ngày dự trữ phải hợp lý + Trường hợp cĩ SP DDĐK và DDCK
(SLSPSX + SLSPDDCk – SLSPDDĐK) x Định mức x Đơn giá Fn =
360, 90, 30
Ví dụ: Giả thiết DN trong năm kế hoạch sản xuất 2 loại cần sử dụng NVL
chính (a). Theo kế hoạch đã xác định SPA: 10.000 cái, SPB: 5.000 cái, định mức tiêu hao NVL chính (a) cho 1 đơn vị SP A: 45 kg, SPB: 30 kg, đơn giá 1 kg NVL chính là 1.500 đồng. Ngồi ra trong năm kế hoạch DN cịn dùng NVL chính (a) vào việc sửa chữa lớn và chế thử SP mới dự kiến khoảng 4.800 kg. Căn cứ vào tài liệu trên xác định số phí tổn tiêu hao bình qn?
33
* Xác định Ndt:Số ngày dự trữ hợp lý về nguyên vật liệu chính là số ngày cần thiết kể từ khi DN bỏ tiền ra mua NVL chính cho đến khi đưa NVL chính vào sản xuất. Số ngày bao gồm: Số ngày hàng đi trên đường, số ngày kiểm nhận (nhập kho), số ngày chuẩn bị sử dụng, số ngày bảo hiểm
Ndt = Nđđbq + Nccbq + Nkn+ NBH + NCB Mà Nccbq = (Ncc x HC)
Nđđbq : số ngày hàng đi trên đường bình quân Nccbq : số ngày cung cấp bình quân
Nkn số ngày kiểm nhận (nhập kho) NBH số ngày bảo hiểm
Ncb số ngày chuẩn bị sử dụng
Ví dụ : cĩ tình hình cung cấp NVL chính ( a) do 3 đơn vị cung cấp cĩ số liệu sau :
Đơn vị cung cấp
Số lượng cung cấp (Kg) Số ngày cung cấp cách nhau
X 2.000 40
Y 1.500 42
Z 2.500 38
Trong thực tế việc dự trữ luân chuyển hàng ngày của từng loại vật liệu cũng khác nhau. Khi đưa NVL vào SX thì dự trữ ở kho sẽ ngày càng giảm bớt đến mức thấp nhất và trở lại mức cao nhất khi mới cĩ chuyến NVL về nhập kho. Như vậy trong khoảng thời gian giữa 2 lần cung cấp NVL số lượng dự trữ luân chuyển hàng
40 ngày 2.500 1.500 2.000 42 x 1.500 38 x 2.500 2.000 x 40 Ncc ngày / đồng 2.520.000 360 0 907.200.00 F đồng 0 907.200.00 1.500 x 4.800 30 x 5.000 45 x 0.000 1 F n
34
ngày của mỗi loại NVL đều biến động từ mức tồn kho cao nhất đến mức tồn kho thấp nhất và số vốn lưu động dự trữ hàng ngày cũng biến động theo chiều hướng đĩ. Mỗi khi NVL nào đĩ được đưa vào SX thì số vốn lưu động dùng cho NVL đĩ được coi như tạm thời nhàn rỗi. Mặt khác khi SX một loại SP nào đĩ cĩ thể dùng nhiều loại NVL khác nhau, việc cung cấp NVL cũng xen kẽ nhau. Khi loại NVL này cĩ chuyến vừa đến DN thì số lượng dự trữ của nĩ ở giai đoạn cao nhất trong khi đĩ cĩ loại NVL khác lại đang ở giai đoạn dự trữ thấp nhất do vậy khi tính số ngày cung cấp cách nhau được tính theo một tỷ lệ phần trăm. Tỷ lệ phần trăm này được gọi là hệ số cung cấp cách nhau ( hệ số xen kẽ vốn ) được tính theo cơng thức : Hc = x100
D D
C n
Trong đĩ : Hc : Là hệ số cung cấp cách nhau
Dn : Là số chiếm dùng bq ngày ( Giá trị NVL tồn kho bq ngày ) Dc : Là số chiếm dùng cao nhất ( Giá trị NVL tồn kho cao nhất ) Xác định nhu nhu cầu vốn khác(Vvl#)
+ Đối với VL khác dùng nhiều và thường xuyên cĩ thể áp dụng phương pháp giống NVLC
+ Đối với VL khác cĩ giá trị thấp, số lượng tiêu hao khơng đáng kể hoặc khơng thường xuyên thì cĩ thể áp dụng phương pháp tính theo tỷ lệ % so với tổng mức luân chuyển của loại vốn đĩ trong khâu dự trữ sản xuất.
Cơng thức tính tốn như sau:
T% : Tỷ lệ vốn so với tổng mức luân chuyển VVL: Nhu cầu vốn khác kỳ kế hoạch
M : Tổng mức luân chuyển vốn (tổng phí tổn) của VL nào đĩ trong khâu lưu trữ
35
b) Xác định nhu cầu vốn khâu sản xuất
Vốn lưu động ở khâu sản xuất gồm nhu cầu vốn SP đang chế tạo (SP dở dang) và nhu cầu vốn chi phí trả trước.
Vsx=Vđc + VCPTT
Nhu cầu vốn đang chế tạo (Vđc)
Để xác định nhu cầu vốn đang chế tạo phải căn cứ vào 3 nhân tố sau: + Phí tổn (chi phí) sản xuất bình qn mỗi ngày trong kỳ kế hoạch
+ Độ dài chu kỳ sản xuất sản phẩm + Hệ số sản phẩm đang chế tạo
Vđc = Pn x CK x HS = Pn x Nđm (1) Vđc: nhu cầu vốn sản phẩm đang chế tạo năm kế hoạch. HS: Hệ số SP đang chế tạo năm kế hoạch
Pn: chi phí sản xuất bình qn mỗi ngày kỳ kế hoạch CK: Chu kỳ SXSP năm kế hoạch
Nđm: Số ngày định mức sản phẩm đang chế tạo năm kế hoạch P: Tổng mức chi phí SX năm KH (tổng mức spsx năm kế hoạch) n: số ngày trong kỳ (360 ngày)
Trong cơng thức trên, tích số giữa chu kỳ SXSP và hệ số SP đang chế tạo phản ánh số ngày định mức sản phẩm đang chế tạo năm kế hoạch Nđm
Mức chi phí sản xuất bình qn một ngày được tính bằng cách lấy tổng mức chi phí sản xuất chi ra trong kỳ kế hoạch chia cho số ngày trong kỳ.
P Tổng mức chi phí SX trong kỳ kế hoạch Pn = =
n 360, 90, 30
SLSPSX x giá thành đơn vị sản phẩm sản xuất Pn =
36 + Trường hợp cĩ SP DDĐK và DDCK
SLSPSX + SPDDCK x MĐHT – SPDDĐK x MĐHT) x Zđvsxsp Fn =
360, 90, 30
Chu kỳ sản xuất sản phẩm là khoảng thời gian kể từ khi đưa NVL vào sản xuất cho đến khi sản phẩm được chế tạo xong và hồn thành các thủ tục nhập kho. Chu kỳ sản xuất sản phẩm do quá trình cơng nghệ hay quá trình kỷ thuật sản xuất sản phẩm quyết định. Vì vậy số liệu về chu kỳ sản xuất sản phẩm được lấy từ tài liệu của bộ phận kỹ thuật trong DN.
Hệ số SP đang chế tạo là tỷ lệ phần trăm giữa SP đang chế tạo và giá thành sản phẩm sản xuất. Hệ số này cao hay thấp phụ thuộc vào tình hình bỏ chi phí vào q trình sản xuất sản phẩm. Nếu phần lớn chi phí được đầu tư ngay giai đoạn đầu của quá trình sản xuất thì hệ số này sẽ cao và ngược lại.
HS = x100 Z
P Pđ t
Pđ : chi phí bỏ vào ban đầu
Pt : chi phí bỏ vào tiếp tục
Z: giá thành sản xuất của mỗi đơn vị
VD: Giả sử trong DN mức chi phí bình quân mỗi ngày của SP A là 20tr,
chu kỳ SXSP theo tài liệu kỹ thuật là 6 ngày, hệ số sp đang chế tạo sp A là 0,7 xác định nhu cầu vốn sxsp đang chế tạo năm kế hoạch
Vđc = Pn x CK x Hc = 20 x 6 x 0,7 = 84 tr Nhu cầu vốn cho chi phí trả trước
VCPTT = PĐK + PPS - Ps
Với VCPTT: nhu cầu chi phí trả trước trong kỳ KH PPS: chi phí trả trước phát sinh trong kỳ Ps: chi phí trả trước dự kiến phân bổ vào Z sp
37 PĐK: chi phí đầu kỳ trả trước
Vsx = Vđc + VCPTT
VD: Theo tài liệu số dư đầu năm f chi phí trả trước của DN A là 32tr, trong
kỳ số chi phí trả trước dự kiến phát sinh trong năm là 75tr, số dự kiến phân bổ vào Z sp trong năm là 48 tr.
PĐK = 32 tr, PPS=75 tr, Ps =48tr => VCPTT? => Nhu cầu vốn chi phí trả trước năm KH
VCPTT = 32 + 75 – 48 = 59tr
Nhu cầu VLĐ khâu sản xuất năm kế hoạch là: Vsx= 84+ 59 = 143tr
c) Xác định nhu cầu vốn khâu lưu thơng: Thành phẩm, vốn bằng tiền, vốn thanh tốn, đầu tư tài chính ngắn hạn
Thơng thường, để đảm bảo cho quá trình tiêu thụ sản phẩm được thường xuyên, liên tục địi hỏi DN phải dự trữ một lượng nhất định thành phẩm trong kho. Xác định nhu cầu vốn khâu lưu thơng là việc xác định nhu cầu vốn lưu động để lưu giữ, bảo quản sản phẩm, thành phẩm ở kho với quy mơ cần thiết trước khi xuất giao cho khách hàng.
Cĩ thể xác định nhu cầu vốn thành phẩm theo cơng thức như sau:
VTP =Zn x NTP
Trong đĩ:
VTP: Số vốn dự trữ thành phẩm trong kỳ KH
Zn: Giá thành sx sp hàng hĩa bình quân mỗi ngày kỳ KH
NTP: Số ngày luân chuyển thành phẩm kỳ KH (cịn gọi là số ngày định mức dự trữ TP)
38
Giá thành SXSP hàng hố bình quân mỗi ngày kỳ kế hoạch được tính bằng cách lấy tổng giá thành sản xuất sản phẩm hàng hố cả kỳ chia cho số ngày trong kỳ. Cơng thức tính: Zn = n Z Z: tổng Z sxsp hàng hĩa cả kỳ KH… n: số ngày trong kỳ (1năm 360)
[Số lượng sản phẩm hồn thành x giá thành đvị kế hoạch] Zn =
360;90;30
Số ngày dự trữ thành phẩm kỳ kế hoạch là khoảng thời gian kể từ khi thành phẩm nhập kho cho đến khi xuất khỏi kho đưa đi tiêu thụ. Cĩ nhiều cách xác định số ngày dự trữ thành phẩm kỳ kế hoạch. Thơng thường số ngày này bao gồm: Số ngày dự trữ ở kho thành phẩm, số ngày xuất kho và vận chuyển, số ngày thanh tốn tiền hàng.
NTP = Nd-tr (tồn kho cao I) + Nxk + Ntt
Ngày dự trữ ở kho thành phẩm căn cứ vào 2 trường hợp sau:
+ Căn cứ vào thời hạn cách nhau giữa 2 lần giao hàng ghi trong hợp đồng. + Căn cứ vào số lượng xuất giao hàng mỗi lần thì số ngày dự trữ ở kho được tính là số ngày cần thiết để tích lũy đủ số ngày theo quy định
Ndtrcn = NL x Hc Trong đĩ: NL = n L S S
NL: số ngày tích lũy thành lơ hàng SL: Số lượng sp xuất giao mỗi lần
39
Sn: số lượng sp sx bình quân mỗi ngày
VD 1: DN A ký hợp đồng tiêu thụ với khách hàng, trong đĩ xác định mỗi lơ
hàng xuất giao là 120 sp, số sp sx bình quân mỗi ngày là 8sp, hệ số xen kẽ của vốn tp của DN là 0,8. xác định số ngày dự trữ ở kho thành phẩm
Giải SL = 120sp, Sn = 8, Hs = 0,8 Ndtr = NL x Hc
mà NL = SL/Sn = 120/8 = 15ngày Ndtr = 15 ngày x 0,8 = 12 ngày
VD 2: Giả sử giá thành sx của sp hàng hĩa bình quân mỗi ngày sp A là 30tr, số ngày dự trữ ở kho thành phẩm (đã điều chỉnh theo hệ số) là 12 ngày, số ngày xuất kho và vận chuyển là 2 ngày, số ngày thanh tốn là 3ngày
Nhu cầu thành phẩm năm kế hoạch là
VTP = 30tr x (12 + 2 + 3) = 510tr
Xác định nhu cầu vốn hàng hĩa mua ngồi
VHn = PHN x NHN
VHn: Nhu cầu vốn hàng hĩa mua ngồi kỳ KH.
PHN: Phí tổn mua ngồi bình qn kỳ kế hoạch (tính theo số lượng hàng
hĩa mua ngồi, đơn giá thu mua, vận chuyển và số ngày kỳ KH
NHN: Số ngày luân chuyển mua ngồi kỳ kế hoạch, gồm: số ngày hàng đi trên đường, số ngày dự trữ, số ngày xuất kho, vận chuyển và số ngày thanh tốn.
Sau khi xác định được nhu cầu vốn lưu động cho từng loại vốn trong từng khâu kinh doanh, tổng hợp lại sẽ cĩ tồn bộ vốn lưu động của DN trong kỳ KH
Xác định PHn=PH/n
PH: tổng giá trị hàng hĩa mua ngồi kỳ kế hoạch n: số ngày cơng trong kỳ
Xác định NHn = Nđđ + Ndtrữ + Nxk + Nkn
40
Đặc điểm của Phương pháp gián tiếp là dựa vào thống kê kinh nghiệm hoạt động của DN để xác định nhu cầu VLĐ. Ở đây cĩ thể chia ra làm 2 trường hợp:
- Một là dựa vào kinh nghiệm thực tế của DN cùng loại trong ngành để xác định nhu cầu vốn lưu động cho DN mình.
Việc xác định nhu cầu vốn lưu động theo cách này là dựa vào hệ số vốn lưu động tính theo doanh thu được rút ra từ thực tế hoạt động của các DN cùng loại trong ngành. Trên cơ sở xem xét quy mơ kinh doanh dự kiến theo doanh thu của DN mình để tính ra nhu cầu vốn lưu động cần thiết.
Ví dụ: Theo kinh nghiệm của nhiều DN kinh nghiệm bán lẻ mặt hàng cho thấy nhu cầu vốn lưu động thường cân bằng khoảng 40% doanh thu bán ra. Như vậy, nếu muốn thành lập một DN kinh doanh bán lẻ mặt hàng N, dự kiến quy mơ kinh doanh với doanh số bán ra là 1.000 triệu đồng một năm thì số vốn lưu động cần cĩ là: 1.000 triệu x 40% = 400 triệu đồng
Phương pháp này tương đối đơn giản, tuy nhiên mức độ chính xác bị hạn chế. Nĩ thích hợp với việc xác định nhu cầu vốn lưu động khi thành lập doanh