I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ Lí LUẬN CHUNG VỀ BẢO HIỂM XÃ HỘI CễNG
1. Khỏi niệm về Bảo hiểm xó hội và thu Bảo hiểm xó hội
3.3. Tổ chức thu
Tụ̉ chức thu được hiểu là tụ̉ng thể cỏc cụng việc cõ̀n phải tiến hành, theo đú là quỏ trỡnh sắp xếp thứ tự lụgic trước sau, cụng việc nào thức hiện trước, sau để đạt được mục tiờu đặt ra với hiệu quả cao nhṍt.
3.3.1. Tổ chức và phõn cṍp quản lý thu BHXH ở Việt Nam
Theo nghị định 19/CP ngày 16/2/1995 của Chính phủ, hệ thống BHXH Việt Nam được thành lọ̃p đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chính phủ, sự quản lý của Bộ Lao động – Thương binh và xó hội và cỏc cơ
quan quản lý Nhà nước cú liờn quan và chịu sự giỏm sỏt của tụ̉ chức Cụng đoàn.
Về mặt tụ̉ chức, BHXH VN được hỡnh thành theo một hệ thống dọc từ TW đến địa phương và được phõn thành 3 cṍp: Cṍp TW, cṍp tỉnh - thành phố, cṍp quọ̃n – huyện.
- Cṍp TW: BHXH Việt Nam (Ban Thu BHXH) chịu trỏch
nhiệm:
+ Tụ̉ng hợp, phõn loại cỏc đối tượng tham gia BHXH.
+ Hướng dẫn, chỉ đạo, tụ̉ chức, quản lý thu BHXH, BHYT, cṍp sụ̉ BHXH, thẻ BHYT và phiếu khỏm chữa bệnh. Kiểm tra, đối chiếu tỡnh hỡnh thu nộp BHXH, BHYT cṍp sụ̉ BHXH, thẻ BHYT, phiếu khỏm chữa bệnh và thõ̉m định số thu BHXH, BHYT.
- Cṍp tỉnh – thành phố: Theo quyết định số 177/BHXH quy định “Giỏm đốc tỉnh cú trỏch nhiệm tụ̉ chức thực hiện và chỉ đạo BHXH huyện thị thu BHXH của tṍt cả cỏc đơn vị sử dụng lao động cú tài khoản và trụ sở đúng trờn địa bàn” và theo phõn cṍp quản lý như sau:
+ Cỏc đơn vị trực thuộc trung ương quản lý đúng trờn địa bàn tỉnh.
+ Cỏc đơn vị trờn địa bàn do tỉnh trực tiếp quản lý.
+ Cỏc doanh nghiệp 100% vốn đõ̀u tư nước ngoài hoặc cỏc doanh nghiệp liờn doanh với nước ngoài.
+ Lao động hợp đụ̀ng thuộc cỏc doanh nghiệp lực lượng vũ trang. + Cỏc đơn vị đưa lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài cú thời hạn.
+ Những người cú cụng với cỏch mạng quy định tại Nghị định số 28/CP ngày 29/5/1995 của Chính phủ.
- Cṍp huyện: BHXH huyện thu BHXH của cỏc đơn vị cú trụ sở và tài khoản tại cỏc huyện bao gụ̀m:
+ Cỏc đơn vị đúng trờn địa bàn do huyện trực tiếp quản lý.
+ Cỏc doanh nghiệp ngoài quốc doanh mà sử dụng từ 5 lao động đến dưới 10 lao động.
+ Khối xó phường, thị trṍn.
+ Thõn nhõn, sĩ quan tại ngũ được quy định tại Nghị định số 63/2002/NĐ - CP ngày 18/6/2002 của Chính phủ.
+ Cỏc đơn vị khỏc do cơ quan BHXH tỉnh giao cho nhiệm vụ thu.
3.3.2. Lọ̃p, xột duyệt kế hoạch thu BHXH hàng năm
- Đối với đơn vị sử dụng lao động
Hàng năm, đơn vị sử dụng lao động cú trỏch nhiệm đối chiếu số lao động, quỹ tiền lương và mức nộp BHXH thực tế cả thỏng 9 với danh sỏch lao động, quỹ tiền lương trích nộp BHXH tại thời điểm đú với cơ quan BHXH trực tiếp quản lý trước ngay 10/10 hàng năm.
- Đối với cơ quan BHXH
+ BHXH huyện: Hàng năm BHXH cṍp huyện căn cứ tỡnh hỡnh thực hiện năm trước và khả năng mở rộng đối tượng tham gia BHXH, BHYT trờn địa bàn, lọ̃p 02 bản “kế hoạch thu BHXH, BHYT bắt buộc” năm sau, gửi 01 bản đến BHXH tỉnh trước ngày 15/11 hàng năm.
+ BHXH tỉnh: Lọ̃p 02 bản dự thảo thu BHXH, BHYT đối với
người sử dụng lao động do tỉnh quản lý, đụ̀ng thời tụ̉ng hợp toàn tỉnh, lọ̃p 02 bản “kế hoạch thu BHXH, BHYT bắt buộc” năm sau, gửi 01 bản đến BHXH Việt Nam trước ngày 15/11 hàng năm.
Căn cứ dự toỏn thu của BHXH Việt Nam giao, tiến hành phõn bụ̉ dự toỏn thu BHXH, BHYT cho cỏc dơn vị trực thuộc BHXH tỉnh và BHXH huyện trước ngày 20/01 hàng năm.
+ BHXH thuộc bộ Quốc phũng, Bộ cụng an và Ban Cơ yếu Chính Phủ lọ̃p kế hoạch thu BHXH gửi BHXH Việt Nam trước ngày 15/01 hàng năm.
+ BHXH Việt Nam căn cứ tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch năm trước và khả năng phỏt triển lao động năm sau của cỏc địa phương, tụ̉ng hợp, lọ̃p, giao dự toỏn thu BHXH, BHYT cho BHXH tỉnh và BHXH thuộc bộ Quốc Phũng, Bộ cụng an và Ban Cơ yếu Chính Phủ trước ngày 10/01 hàng năm.
3.3.3. Quy trỡnh quản lý tiền thu BHXH
Cụng tỏc thu BHXH tại cơ quan BHXH được thực hiện theo quy trỡnh như sau:
Bước 1: Lọ̃p và giao kế hoạch thu.
Đõy là bước đõ̀u tiờn và rṍt quan trọng trong quỏ trỡnh thu và quản lý thu, được thực hiện định kỳ hàng năm ở tṍt cả cỏc cṍp của BHXH. Kế hoạch thu là cơ sở để tụ̉ chức thực hiện và quản lý thu ở từng đơn vị. Đú cũng chính là nhiệm vụ trong năm của từng cỏn bộ phụ trỏch thu. Vỡ vọ̃y, kế hoạch lọ̃p ra càng sỏt với thực tế và phù hợp với tỡnh hỡnh cụ thể từng
Lọ̃p kế hoạch thu và giao kế hoạch thu
Phỏt hiện thờm đối tượng phải tham gia BHXH trờn địa bàn quọ̃n Tiếp xỳc với cỏc đơn vị Thu và ghi số BHXH Chuyển tiền thu về cơ quan BHXH Tỉnh Thống kờ, tụ̉ng hợp số liệu, lọ̃p và gửi bỏo cỏo thu về cơ quan BHXH tỉnh
thiện và cú hiệu quả bṍy nhiờu. Tuy nhiờn việc lọ̃p kế hoạch thu ở từng đơn vị từ TW đến địa phương lại khụng giống nhau. Cụ thể là:
- Với đơn vị sử dụng: hàng năm, căn cứ vỏo số lao động thực tế của đơn vị mỡnh, phải lọ̃p “Danh sỏch lao động quỹ tiền lương” trích nộp BHXH cho năm sau theo mẫu quy định và gửi nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp quản lý mỡnh (BHXH quọ̃n huyện – BHXH tỉnh) trước ngày 30/11.
- Với BHXH quọ̃n huyện: Hàng năm căn cứ vào “Danh sỏch lao động quỹ tiền lương trích nộp BHXH” của cỏc đơn vị sử dụng lao động gửi cho BHXH quọ̃n huyện quản lý thu để lọ̃p kế hoạch thu trờn địa bàn quọ̃n cho năm sau. Đụ̀ng thời BHXH quọ̃n, huyện phải nộp kế hoạch thu này cho BHXH tỉnh trước 15/12.
- Với BHXH tỉnh thành phố: Hàng năm BHXH tỉnh căn cứ vào “Danh sỏch lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH” của cỏc đơn vị sử dụng lao động do BHXH tỉnh thu trực tiếp quản lý và căn cứ vào dự toỏn thu BHXH của cỏc quọ̃n, huyện gửi đến để lọ̃p kế hoạch thu BHXH trờn toàn tỉnh cho năm sau và gửi cho BHXH Việt Nam.
Bước 2: Phỏt hiện thờm cỏc đối tượng mới phải tham gia BHXH trờn địa
bàn quản lý của BHXH địa phương.
Bước này khụng chỉ quan trọng trong giai đoạn đõ̀u mà hệ thống BHXH mới được thành lọ̃p mà nú cũn gắn liền và tụ̀n tại mói mói với quỏ trỡnh hoạt động của hệ thống BHXH. Trong quỏ trỡnh hoạt động, việc phỏt hiện thờm cỏc đối tượng mới cõ̀n phải tham gia BHXH sẽ làm tăng thờm số lượng cỏc đối tượng cõ̀n phải đúng gúp cho quỹ BHXH. Khụng những thế cỏc nguụ̀n lực cho quỹ BHXH ngày càng lớn, càng cú nhiều người lao động tham gia đúng gúp thỡ tính chṍt xó hội, tính chṍt nhõn văn của nú ngày càng đảm bảo rộng rói hơn. Đụ̀ng thời càng đảm bảo cho quỹ BHXH được độc lọ̃p và chủ động dõ̀n dõ̀n trong việc chi trả
cỏc chế độ BHXH cũng như dõ̀n thoỏt khỏi sự bao cṍp của Ngõn sỏch Nhà nước.
Để làm tốt cụng việc này cỏc cỏn bộ thu BHXH phải nắm chắc cỏc loại đối tượng tham gia BHXH như trong lụ̃t định. Ngồi ra, cũn phải kết hợp chặt chẽ với cỏc ban ngành cú liờn quan để cú được cỏc thụng tin làm căn cứ phỏt hiện điều chỉnh hoặc bụ̉ xung số lượng cỏc đơn vị sử dụng lao động một cỏch chính xỏc và nhanh chúng tụ̉ chức thực hiện việc thu BHXH cho phù hợp.
Bước 3: Tiếp xỳc cỏc đơn vị sử dụng lao động hoặc xỏc định mức thu
cho phù hợp.
Đõy là bước khỏ quan trọng, nú là căn cứ để tiến hành thu phí BHXH đúng gúp vào quỹ. Đõy cũng chính là nhiệm vụ trọng tõm, thường xuyờn và liờn tục của mọi đơn vị BHXH lao động địa phương.
- Đối với cỏc đơn vị mới sử dụng lao động chưa tiến hành đăng ký kờ khai tham gia BHXH thỡ BHXH địa phương phải nhanh chúng đặt mối quan hệ với cỏc đơn vị đú thụng qua cỏc cuộc tiếp xỳc, gặp gỡ. Qua đú tiến hành cỏc cụng việc.
+ Tuyờn truyền và giải thích cỏc chế độ chính sỏch BHXH, về quyền lợi cũng như về nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động.
+ Hướng dẫn cỏc đơn vị sử dụng lao động lọ̃p cỏc biểu mẫu theo quy định và sau đú gửi cho cơ quan BHXH.
+ Thống nhṍt với đơn vị sử dụng lao động về lịch làm việc, lịch thu nộp, mức thu nộp và phương thức thu nộp BHXH. Thụng bỏo cho cỏc đơn vị số hiệu tài khoản thu BHXH của đơn vị mở tại địa phương và số hiệu tài khoản của cỏc đơn vị sử dụng lao động.
- Với cỏc đơn vị sử dụng lao động đó đăng ký tham gia BHXH và cỏc đơn vị vừa mới tham gia, cỏc cỏn bộ được phõn cụng phải thường xuyờn tiếp xỳc, làm cụng tỏc điều tra cơ bản để nắm chính xỏc cỏc thụng tin cõ̀n thiết phục vụ cho cụng tỏc thu BHXH gụ̀m:
+ Tụ̉ng số lượng lao động thực tế đơn vị sử dụng, tụ̉ng số lao động đó đang ký tham gia BHXH, số lao động phải tham gia BHXH nhưng chưa đăng ký. Nếu phỏt hiện thṍy những trường hợp phải tham gia mà chưa tiến hành đang ký thỡ phải yờu cõ̀u cỏc đơn vị đăng ký tiếp để nộp BHXH cho họ.
+ Tỡnh hỡnh biến động số lao động trong quý.
+ Tụ̉ng quỹ tiền lương trích nộp BHXH của tṍt cả những người tham gia BHXH trong đơn vị.
+ Từ những thụng tin trờn, cơ quan BHXH tính toỏn số tiền nộp BHXH phải thu hàng thỏng của từng đơn vị sử dụng lao động
Bước 4: Thu và ghi sụ̉ thu.
Đõy là bước quan trọng nhṍt của nghiệp vụ BHXH, vỡ cú tiến hành thu được tiền phải nộp BHXH của cỏc đơn vị thỡ quỹ BHXH mới hỡnh thành và phỏt triển được. Vỡ vọ̃y việc thu và ghi sụ̉ cho người lao động được tiến hành ở tṍt cả cỏc tỉnh huyện một cỏch thường xuyờn và chặt chẽ theo trỡnh tự như sau:
- Hàng thỏng, căn cứ vào danh sỏch lao động và quỹ tiến lương trích nộp do cỏc đơn vị sử dụng lao động cung cṍp và căn cứ vào danh sỏch điều chỉnh tăng giảm nộp BHXH lọ̃p hàng quý, cơ quan BHXH tỉnh huyện đụn đốc và tụ̉ chức thu BHXH theo mức đó xỏc định, chọ̃m nhṍt là vào kỳ lương cuối trong thỏng.
- BHXH tỉnh huyện cùng cỏc đơn vị sử dụng lao động tiến hành kiểm tra, lọ̃p bảng đối chiếu nộp BHXH của quý trước chọ̃m nhṍt là ngày 10 thỏng đõ̀u của quý sau. Nếu cú chờnh lệch thiếu giữa số đó nộp
và số phải nộp thỡ phải nộp tiếp vào đõ̀u quỹ sau. Cũn nếu chờnh lệch thừa thỡ coi như đó nộp trước cho thỏng đõ̀u quý sau.
- Nếu cỏc đơn vị sử dụng lao động nộp BHXH chọ̃m hàng thỏng thỡ ngoài việc phải nộp số tiền chọ̃m trả tính theo mức lói sṹt tiền gửi tiết kiện ngắn hạn tại thời điểm truy nộp cũn phải nộp phạt theo quy định tại điều 11, Nghị định 38/6/1996 của Chính phủ quyết định và xử phạt hành chính.
- Cơ quan BHXH phải tiến hành kiểm tra đối chiếu mức nộp BHXH của từng người lao động trước khi ghi vào số BHXH dựa trờn “Danh sỏch lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH” cũng như căn cứ vào danh sỏch lao động điều chỉnh tăng giảm mức nộp và số tiền BHXH mà cỏc đơn vị đó nộp.
- Thực hiện cṍp số BHXH cho từng người lao động bỡnh quõn 1 năm/1 lõ̀n đối với người lao động khụng thay đụ̉i mức đúng BHXH, cũn với những người lao động di chuyển nơi làm việc thi phải ghi từng thời điểm, thời gian cú sự thay đụ̉i.
Bước 5: Chyển tiền thu BHXH về cơ quan BHXH cṍp trờn.
Quy trỡnh thu BHXH chỉ kết thỳc khi toàn bộ số tiền thu BHXH được chuyển đõ̀y đủ vào tài khoản thu của BHXH Việt Nam. Và khi đú quỹ BHXH mới thực sự được hỡnh thành và cú điều kiện để đảm bảo sự tụ̀n tại và phỏt triển. Do đú, BHXH địa phương cõ̀n cú những biện phỏp nhằm tọ̃p trung nhanh số thu BHXH đụ̀ng thời tiến hành thủ tục chuyển tiền về tài khoản thu của BHXH Việt Nam, số lõ̀n chuyển tiền về được quy định vào cỏc ngày 10, 20 và 30 hàng thỏng.
Bước 6: Thống kờ, tụ̉ng hợp số liệu, lọ̃p bỏo cỏo thu BHXH và gửi về cơ
quan BHXH cṍp trờn.
Việt Nam là cơ quan cuối cùng tụ̉ng hợp số liệu về tỡnh hỡnh thu từ BHXH cṍp tỉnh.
Cỏc cơ quan BHXH tỉnh, huyện phải thường xuyờn liờn tục thực hiện bước này. Vỡ cú như vọ̃y, cỏc số liệu về cụng tỏc thu BHXH mới thực sự được đảm bảo chính xỏc và kịp thời, gúp phõ̀n thực hiện tốt cụng tỏc quản lý.
3.3.4. Thụng tin bỏo cỏo
- BHXH tỉnh, huyện mở sụ̉ chi tiết thu BHXH, BHỶT bắt buộc;
thực hiện ghi sụ̉ theo hướng dẫn sử dụng mẫu biểu.
- BHXH tỉnh, huyện thực hiện chế độ bỏo cỏo tỡnh hỡnh thu BHXH, BHỶT bắt buộc định kỡ thỏng, quý, năm như sau:
+ BHXH huyện: Bỏo cỏo trước ngày 22 hàng thỏng; bỏo cỏo trước ngày 20 hàng thỏng đõ̀u quý sau; bỏo cỏo năm trước ngày 25/01 năm sau.
+ BHXH tỉnh: Bỏo cỏo trước ngày 25 hàng thỏng; bỏo cỏo trước ngày cuối thỏng đõ̀u quý sau; bỏo cỏo năm trước ngày 15/02 năm sau.
- BHXH thuộc bộ Quốc Phũng, Bộ cụng an và Ban Cơ yếu Chính Phủ: Thực hiện bỏo cỏo thu BHXH 6 thỏng đõ̀u năm trước ngày 30/07 và bỏo cỏo năm trước ngày 15/02 năm sau.