CHƢƠNG 2 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ GIA
2.2 BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Đại hội đồng cổ đông.
Chức năng : Đại hội đồng cổ đơng là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Cơng ty Cổ
phần Quốc tế Gia. Đại hội cổ đơng có quyền và nhiệm vụ thơng qua định hƣớng phát triển, quyết định các phƣơng án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh; quyết định sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ của Công ty; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm sốt; và quyết định tổ chức lại, giải thể Cơng ty và các quyền, nhiệm vụ khác theo quy định của Điều lệ Công ty.
Nhiệm vụ :
36
- Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại đƣợc quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên; - Quyết định đầu tƣ hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá
trị tài sản đƣợc ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;
Hội đồng quản trị.
Chức năng : Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý cao nhất của Công ty Cổ phần Quốc Tế
Gia. Thành viên Hội đồng quản trị có thể đƣợc bầu lại với số nhiệm kỳ khơng hạn chế. Tổng số thành viên Hội đồng quản trị độc lập khơng điều hành phải chiếm ít nhất một phần ba tổng số thành viên Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng cổ đơng, hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong Công ty.
Nhiệm vụ :
- Quyết định giá bán cổ phần và trái phiếu của công ty.
- Chiến lƣợc, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch hằng năm của công ty. - Các dự án và phƣơng án đầu tƣ trong thẩm quyền.
Ban kiểm soát.
Chức năng : Ban kiểm soát là một bộ phận của Cơng ty giúp tổ chức kiểm tra tính hợp lý,
hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức cơng tác kế tốn, thống kê và lập báo cáo tài chính nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các cổ đơng. Ban kiểm sốt hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc.
Nhiệm vụ :
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh và cơng tác kế tốn, thống kê và lập báo cáo tài chính.
37
- Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và 06 tháng của cơng ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị.
- Xem xét sổ kế toán, ghi chép kế tốn và tài liệu khác của cơng ty, công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết Đại hội cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đơng hoặc nhóm cổ đơng.
Ban Giám đốc
Chức năng : Ban Giám đốc điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản
xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đƣợc giao. Các Phó Giám đốc giúp việc Giám đốc trong từng lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về các nội dung công việc đƣợc phân công, chủ động giải quyết những công việc đƣợc Giám đốc ủy quyền theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty.
Nhiệm vụ :
- Đƣa ra quyết định về hoạt động kinh doanh của công ty - Xây dựng, quản lý cơ cấu tổ chức của công ty
- Thực hiện cố vấn chiến lƣợc cho Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đơng - Xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Phòng kinh doanh
Chức năng : Phịng kinh doanh có chức năng hƣớng dẫn, chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh
doanh, dịch vụ nhƣ gạo sạch, chất lƣợng cao nhƣng giá thành vẫn hợp lý. Hoặc là nghiên cứu cải tiến các sản phẩm đã có để đáp ứng nhu cầu của thị trƣờng. Các hoạt động này sẽ góp phần mở rộng và phát triển thị trƣờng mục tiêu cho doanh nghiệp.
38
- Phịng kinh doanh có nhiệm vụ tham mƣu, đƣa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trƣờng sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất.
- Phòng kinh doanh hỗ trợ cho Ban Giám đốc cơng ty tồn bộ các vấn đề liên quan đến việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của cơng ty nhƣ là thanh tốn quốc tế, huy động vốn, cho vay, bảo lãnh, tƣ vấn tài chính, liên doanh, liên kết…
Phịng kỹ thuật
Chức năng :
Phịng kỹ thuật có chức năng và nhiệm vụ là chịu trách nhiệm trong công tác xây dựng, tiếp nhận chuyển giao và quản lý các quy trình vận hành thiết bị, cơng nghệ sản xuất, định mức kinh tế kỹ thuật, kỹ thuật an toàn và vệ sinh an toàn thực phẩm; Thực hiện các chƣơng trình nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, cải tiến kỹ thuật, áp dụng công nghệ tiên tiến trong sản xuất.
Nhiệm vụ:
Xây dựng các yêu cầu, tiêu chuẩn chất lƣợng sản phẩm, vật tƣ nguyên liệu; Kiểm tra chất lƣợng sản phẩm hàng hóa đầu ra, chất lƣợng vật tƣ, nguyên liệu đầu vào cho sản xuất; Quản lý hồ sơ lý lịch hệ thống máy móc thiết bị; xây dựng và theo dõi kế hoạch duy tu bảo dƣỡng máy móc thiết bị; Kết hợp với các bộ phận liên quan xây dựng và thực hiện nội dung chƣơng trình đào tạo, tổ chức thi nâng bậc kỹ thuật cho công nhân hàng năm. Chỉ đạo thực hiện Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 22000:2005 và hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm HACCP. Chịu trách nhiệm về công tác đầu tƣ, xây dựng cơ bản và công tác môi trƣờng. Theo dõi và thực hiện công tác thi đua khen thƣởng.
Phịng tài chính – kế tốn
Chức năng : Phịng kế tốn có chức năng tham mƣu cho Ban giám đốc công ty về
39
công ty và điều hành cơng tác kế tốn sao cho hiệu quả, tiết kiệm, đúng quy định, chế độ kế toán hiện hành.
Nhiệm vụ :
- Tổ chức quản lý hiệu quả và đúng quy định của pháp luật các nguồn tài chính, tài sản phục vụ hoạt động của cơng ty.
- Xây dựng dự toán ngân sách, quản lý, sử dụng ngân sách theo quy định của pháp luật; cơng tác thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; cơng khai tài chính và các hoạt động liên quan đến thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong công ty. - Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đƣợc cấp, tài
trợ, đƣợc hình thành hợp pháp từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các khoản kinh phí khoản thu tại cơng ty.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động: Tổ chức thu các loại phí, lệ phí và các dịch vụ y tế theo quy định của pháp luật; quản lý các nguồn tài trợ, viện trợ của đơn vị và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định;
- Tổng hợp, báo cáo, quyết tốn tài chính; định kỳ thực hiện kiểm kê tài sản, tiền mặt , lƣu trữ hồ sơ tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức cơng tác hạch tốn kế toán trong đơn vị theo đúng quy định hiện hành. Thực hiện các nghiệp vụ kế tốn lao động tiền lƣơng, chế độ chính sách, vật tƣ, tài sản chính xác kịp thời. Tổ chức thực hiện, hƣớng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác quản lý tài sản và quản lý thuốc, vật tƣ hóa chất và chế độ thu, chi trong tồn đơn vị;
Phòng nhân sự
Chức năng :
Phịng nhân sự có chức năng chính là đi tìm kiếm lực lƣợng lao động hiệu quả cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của bộ phận này sẽ lên kế hoạch, đăng tin tuyển dụng, triển khai các chiến dịch truyền thông thực hiện việc tuyển dụng. Để tìm kiếm đƣợc nhân tài phù hợp, bộ phận nhân sự cần phải phối hợp với các phịng ban khác để tìm hiểu nhu cầu
40
tuyển dụng của từng phịng, đƣa ra các tiêu chí để lựa chọn ứng viên phù hợp. Từ đó sẽ quyết định đăng nội dung tuyển dụng nhƣ thế nào, sử dụng các kênh nào để thu hút nguồn nhân lực một cách tốt nhất.
Nhiệm vụ :
Phịng nhân sự có nhiệm vụ thực hiện các cơng việc liên quan đến hành chính nhân sự nhƣ (văn phòng phẩm, sắp xếp lịch họp, trực điện thoại, cuộc hẹn, sự kiện cơng ty,…) và cũng có thể kiêm một số nhiệm vụ của các bộ phận khác. Ngồi ra đây cịn là Một bộ phận đóng vai trị quan trọng trong doanh nghiệp là bộ phận đào tạo và phát triển nhân sự. Bộ phận này có nhiệm vụ cải thiện hiệu suất làm việc của cá nhân, nhóm thơng qua việc bồi dƣỡng kiến thức, nâng cao kỹ năng mềm cho nhân viên. Có thể thấy, việc đào tạo để nâng cao năng lực, kỹ năng nhân sự là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình phát triển nguồn nhân lực tồn diện.
Xƣởng sản xuất
Chức năng : Xƣởng sản xuất có chức năng nhận đơn hàng tự bộ phận kinh doanh,
thƣơng mại từ đó tiến hành lập kế hoạch lên lịch sản xuất. Dự trù, thống nhất thời hạn, kinh phí đầu tƣ sản xuất nhằm để đảm bảo hàng hóa theo đúng thời hạn và ngân sách đã dự định. Là nơi diễn ra các hoạt động sản xuất với nhiều quy trình thực hiện phức tạp vì thế quá trình sản xuất thƣờng xuyên đƣợc kiểm tra nghiêm ngặt nhằm đảm bảo chất lƣợng vệ sinh an toàn thực phẩm, chất lƣợng sản phẩm, từ đó mang tới cho ngƣời tiêu dùng những sản phẩm tốt nhất.
Nhiệm vụ :
- Xƣởng sản xuất có nhiệm vụ thực hiện kế hoạch sản xuất đúng thời hạn phân công đã đề ra của bộ phận kinh doanh
- Thực hiện các quy trình sản xuất gạo ( Sấy, xây xát, tách hạt ,… ) - Đóng gói theo yêu cầu của khách hàng
- Vận chuyển sản phẩm
41
2.3.1 Nguồn nhân lực
2.3.1.1 Khái quát nguồn nhân lực của Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia
Tình hình số lao động tại Cơng ty Cổ Phần Quốc Tế Gia giai đoạn 2019 – 2021 đƣợc thể hiện trong bảng 2.3
Bảng 2.1 Tổng số lao động của công ty năm 2019 – 2021
2019-2021 (Đơn vị: Người)
Năm 2019 2020 2021
Tổng số lao động 205 213 201
(Nguồn phịng nhân sự Cơng ty Cổ Phần Quốc Tế Gia)
Hình 2.2 Biểu đồ số lƣợng lao động giai đoạn 2019 - 2021
(Nguồn phịng nhân sự Cơng ty Cổ Phần Quốc Tế Gia)
Nhận xét : 194 196 198 200 202 204 206 208 210 212 214 2019 2020 2021
42
Biểu độ số lƣợng lao động giai đoạn 2019 – 2021 của Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia có xu hƣớng tăng giảm đột biến của lực lƣợng lao động trong 3 năm liên tiếp.Qua đó ta thấy ở giai đoạn năm 2019 – 2020 là giai đoạn gia tăng lực lƣợng lao động mạnh mẽ của công ty. Giai đoạn 2019 khi nguồn cầu nhập khẩu lúa gạo ở nƣớc ngồi tăng cao, cũng chính là lúc doanh nghiệp trong nƣớc cần phải có những biện pháp đẩy mạnh sản xuất, xuất khẩu lúa gạo ra nƣớc ngồi. Nắm bắt đƣợc sự cần thiết đó, cơng ty Cổ Phần Quốc Tế Gia đã không ngừng tuyển dụng thêm lao động, nguồn lực cho công ty nhằm giúp gia tăng thêm năng suất lao động, tạo ra sức cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trƣờng.
Tuy nhiên qua đến giai đoạn từ 2020 – 2021 do diễn biến phức tạp của dịch bệnh Covid19, đó là móc thời gian mà mọi doanh nghiệp trên khắp cả nƣớc đều chịu ảnh hƣởng nặng nề từ dịch bệnh. Mọi hoạt động kinh doanh bị tạm hoãn, các hoạt động chiến lƣợc kinh doanh, hoạt động sản xuất bị trì trệ và cơng tác Quản trị nguồn nhân lực cũng khơng tránh khỏi sự ảnh hƣởng đó.Vì thế trong giai đoạn 2020 – 2021 Cơng ty đã có nhiều biện pháp chiến lƣợc nhằm cải thiện hoạt động quản trị nhân lực trong tổ chức thông qua việc cắt giảm lao động, lƣợng lao động trong tổ chức đã có sự suy giảm mạnh từ 83 còn 71 lao động ( Giảm khoảng 15% ). Thông qua việc cắt giảm trong tổ chức sẽ giúp cho công ty tiết kiệm đƣợc một lƣợng lớn chi phí, giúp cơng ty giải quyết đƣợc các ngân sách khác trong hoạt động kinh doanh.
Và qua đó ta thấy rằng, do sự ảnh hƣởng của các yếu tố xã hội, kinh tế mà trong giai đoạn 2020 – 2021 đã có sự thay đổi nguồn lực trong tổ chức. Và quản trị nguồn nhân lực chính là cơng cụ giúp cơng ty dễ dàng thích nghi và thay đổi kịp thời để hòa nhập đáp ứng kịp thời với sự thay đổi đột ngột của các yếu vĩ mô.
2.3.1.2 Đặc điểm nguồn nhân lực tại công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia
Đặc điểm nguồn nhân lực trong ba năm 2019 – 2021 đƣợc thể hiện qua bảng sau
43 Chỉ tiêu 2019 2020 2021 Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%) Tổng lao động 205 100% 213 100% 201 100% Giới tính Nam 126 58.33 131 61.44 121 57.8 Nữ 79 40.27 82 38.56 80 42.2 Trình độ ĐH, trên ĐH 96 50.7% 98 45.8% 94 47.9 CĐ 34 19.1% 38 21.7% 36 22.5 TC, THPT 75 30.2% 77 32.5% 71 29.6 Độ tuổi 18- 25 100 40 106 43.4 99 40.2 26- 33 68 37.3 70 36.1 65 35.3 >33 37 22.7 37 20.5 37 24.5 Cấp công việc Quản lý 21 12.6 24 12.04 22 12.67 Nhân viên 184 87.4 189 87.96 179 87.33
(Nguồn phòng nhân sự Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia)
Nhận xét:
Bảng 2.2 đã thể hiện đặc điểm lao động của Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia, và qua đó ta thấy có 4 đặc điểm là Giới tính, Trình độ lao động, độ tuổi lao động và cấp cơng việc. Vì là cơng ty hoạt động sản xuất kinh doanh lúa gạo nên cơng ty địi hỏi nguồn nhân lực có sự nhanh nhẹn trong cơng việc, vì thế lƣợng nhân viên nam sẽ đa phần
44
nhiều hơn nhân viên nữ và nguồn lao động nam chiếm 60.2% so với nữ 39.7% trong 3 năm. Tuy nhiên so về tổng thể thì nguồn lao động nam nữ trong công ty khá đồng đều và phù hợp với yêu cầu làm việc của công ty.
Số nhân viên có trình độ lao động trên đại học chiếm khoảng 48% trình độ cao đẳng là 20% và dƣới cao đẳng là 32%. Tỉ lệ về trình độ lao động của nhân viên qua từng năm nhìn chung khơng có sự thay đổi nhiều, chứng tỏ bộ máy tổ chức của công ty gần nhƣ đã ổn định, số lƣợng nhân viên trong các phòng ban chỉ tăng thêm nhằm để đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất để phát triển chứ khơng có mở thêm phịng ban chức năng nào khác.
Trong khoảng thời gian 3 năm, lực lƣợng lao động trong độ tuổi từ 18-25 chiếm 42% và độ tuổi 26-33 là 36%, cuối cùng là độ tuổi trên 33 là 22%. Qua đó ta thấy rằng Cơng ty Cổ Phần Quốc Tế Gia là cơng ty có lực lƣợng lao động trẻ mặc dù có sự giảm suất lao động trong giai đoạn 2020 – 2021 do chịu ảnh hƣởng nặng của dịch Covid19. Việc có nhiều lao động trẻ với trình độ chun mơn cao (Đại học và trên Đại học là 48%) chứng tỏ Cơng ty ln chu tâm đầu tƣ vào chính sách tuyển dụng, đƣa ra những quyết định phù hợp để thu hút nguồn lao động trẻ với trình độ cao, việc nắm trong tay một đội