CHƢƠNG 2 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ GIA
3.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ
3.3.1 Thực trạng công tác hoạch định nguồn nhân lực tại Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia
CỔ PHẦN QUỐC TẾ GIA
3.3.1 Thực trạng công tác hoạch định nguồn nhân lực tại Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia Gia
3.3.1.1 Quy trình hoạch định nguồn nhân lực tại Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia
Hình 3.2 Quy trình hoạch định nguồn nhân lực tại Cơng ty Cổ Phần Gia
( Nguồn Phòng nhân sự )
Bƣớc 1 : Kiểm tra các nguồn nhân sự hiện có
Đây là bƣớc đầu tiên trong cơng tác hoạch định nguồn nhân lực của công ty. Thông qua việc thực hiện báo cáo thực tế về tình hình nhân sự, các bảng thống kê số liệu, so sánh nguồn nhân lực của bộ phận tuyển dụng. Từ đó bộ phận tuyển dụng sẽ có nhiệm vụ tiến hành kiểm tra nguồn nhân lực hiện tại của các phòng ban, cơ sở sản xuất của công ty, để đƣa ra kết quả thừa hoặc thiếu nhân lực, mục tiêu về nhân lực.Và qua đó bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành các bƣớc tiếp theo.
63
Bƣớc 2 : Dự báo nhu cầu nhân sự
Sau khi tiến hành kiểm tra các báo cáo, dữ liệu thông số về nguồn nhân lực. Bộ phận tuyển dụng nhân sự sẽ tiến hành lập các bảng thống kế, dữ liệu nguồn nhân lực, bảng dự trù nguồn nhân lực trong thời gian ngắn hạn để đáp ứng các nhu cầu trong tƣơng lai gần. Bộ phận tuyển dụng sẽ lọc ra các phòng ban, xƣởng sẽ cần những lao động nào, số lƣợng lao động để thực hiện hoạt động trong phịng ban, phân xƣởng đó. Thực hiện dự trù nhân viên sẽ thực hiện cơng việc tồn phần hoặc cơng việc bán thời gian.
Bƣớc 3 : Tiến hành lập kế hoạch nhân sự
Từ các bƣớc kiểm tra nguồn nhân sự và dự báo nhu cầu nhân sự trong tổ chức. Bộ phận tuyển dụng của Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia sẽ bắt đầu lên kế hoạch, lập bảng báo cáo dự trù nguồn nhân đang thừa hoặc thiếu lao động hay cần thay đổi lao động ở các bộ phận trong cơng ty. Và từ đó xác định các mục tiêu, kế hoạch chiến lƣợc để giải quyết tình trạng lao động hiện tại của cơng ty một cách phù hợp nhất. Ngoài ra bộ phận tuyển dụng có có nhiệm vụ thuyên chuyển các kế hoạch cho bộ phận lƣơng, thƣởng lập các báo cáo tuyển dụng , hoạch định chi phí tuyển dụng , chi phí thơi việc , … Việc tiến hành lập các kế hoạch nhân sự này, sẽ giúp cho quá trình quản trị nguồn nhân lực giảm sự chênh lệch về lƣợng và chất , giúp cơng ty có hƣớng đi và mục tiêu về nhân sự đúng đắn để nâng cao hiệu quả chất lƣợng nhân sự.
Bƣớc 4 : Đánh giá tình hình thực hiện hoạch định nguồn nhân sự
Sau khi hoàn thành bản kế hoạch dự trù nhân sự, chi phí thực hiện thay đổi cơng tác nhân sự … bộ phận nhân sự có nhiệm vụ bàn giao và đƣa lên cho trƣởng phòng nhân sự và Ban giám đốc xem xét và phê duyệt. Đồng thời đánh giá tiến độ hồn thành cơng việc của các thành viên, bộ phận có liên quan trong cơng tác hoạch định nhân lực.
3.3.1.2 Phƣơng pháp hoạch định chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực của Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia
64
Do nhiều yếu tố tác động ( tài chính, nhân lực,… ) vì thế Ban Giam đốc Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia quyết định chọn phƣơng pháp hoạch định chiến lực nhân sự ngắn hạn vì khơng có thời gian nhiều để thực hiện cách chiến lƣợc hoạch định, chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực, thời gian chủ yếu của họ là dành cho giải quyết những vấn đề tác nghiệp hàng ngày của cơng ty. Và chính vì lý do nhƣ thế, khiến họ ít có thời gian để quan tâm đến vấn đề hoạch định dài hạn. Bên cạnh đó, do khơng quen với việc hoạch định chiến lƣợc nên cơng ty chƣa có nhận thức đƣợc tác dụng của hoạch định chiến lƣợc nguồn nhân lực dài hạn. Tuy nhiên khi đƣợc hỏi về chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực công ty trong tƣơng lai anh Nguyễn Ngọc Huy – Giám đốc công ty cho biết : “Trong
tương Ban giám đốc sẽ cố gắng để có thể xây dựng một chiến lược hoạch định nguồn nhân lực để giúp cơng ty có thể lựa chọn dễ dàng những ứng viên tiềm năng chất lượng, thúc đẩy năng suất kinh doanh cũng như hiệu quả sản xuất ngày càng tăng cao tiến bộ.”
Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia đƣợc triển khai, xây dựng và tổng kết theo chu kỳ mỗi năm, kế hoạch nhân sự đƣợc hƣớng tới các mục tiêu quan trọng theo từng kì của năm. Tùy vào yêu cầu của công tác từng mặt mà tiếp tục phân nhỏ công tác phát triển nhân lực thành từng giai đoạn thành các kế hoạch quý, kế hoạch tháng. Hệ thống kế hoạch nguồn nhân lực của công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia đƣợc thiết lập đồng bộ, tuân thủ các quy định của pháp luật và có tính khả thi tốt. Các kế hoạch đã quan tâm khá tồn diện đến các khía cạnh nhƣ : mục tiêu, nội dung và cách thức hoạt động công việc, nguồn dự trù, quy định tiến độ và trách nhiệm cá nhân.
3.3.2 Thực trạng tuyển dụng nguồn nhân lực tại Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia 3.3.2.3 Nguồn tuyển dụng lao động của Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia
Nguồn tuyển dụng ở Công ty bao gồm hai nguồn là nguồn nội bộ và nguồn bên ngoài doanh nghiệp.
Bảng 3.1. Cơ cấu lao động đƣợc tuyển từ các nguồn của công ty giai đoạn 2019 – 2021
65
Năm Tổng số tuyển
lao động Từ nguồn nội bộ Từ nguồn bên ngoài
2019 26 5 12.5% 21 87.5%
2020 33 0 0% 33 100%
2021 37 8 18.54% 29 81.56%
( Nguồn: Phòng nhân sự )
Nguồn nội bộ:
Nguồn tuyển dụng bên trong luôn đƣợc công ty ƣu tiên hàng đầu, năm 2021 chiếm 18.54% so với nguồn tuyển dụng bên ngoài: Nguyên nhân là tuyển dụng thông qua sự giới thiệu từ ngƣời thân, ngƣời quen của cán bộ công nhân viên công ty; đối với hồ sơ ứng viên không phù hợp với yêu cầu công việc hiện tại đƣợc công ty lƣu trữ lại để sử dụng nếu ứng viên đó phù hợp với các cơng việc trong tƣơng lai. Ngồi ra cịn ngun nhân sâu xa là do sự ảnh hƣởng của Covid19 đã khiến nguồn nhân lực trong tổ chức bị suy giảm, việc chuyển giao công tác từ nguồn nhân lực nội bộ là nhiệm vụ thiết yếu để duy trì cơng tác quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức.
Nguồn bên ngồi:
Nhìn vào bảng trên ta thấy số hồ sơ thu đƣợc từ nguồn tuyển dụng bên ngồi ln lớn hơn nhiều lần so với nguồn nội bộ, năm 2020 chiếm 100% so với nguồn tuyển nội bộ.Nguyên nhân là sự thay đổi đột ngột của nền kinh tế thị trƣờng 2020, nhu cầu sản xuất và tiêu thụ lúa gạo trong năm tăng cao, từ đó việc tuyển dụng nguồn nhân lực vào thời điểm này là cần thiết, thơng qua đó ta thấy nhu cầu thị trƣờng tăng thì nhu cầu nguồn nhân lực trong tổ chức sẽ tăng theo. Việc sử dụng lao động ngồi tổ chức sẽ giúp tổ chức tìm kiếm đƣợc những ứng viên tiềm năng, nguồn lao động trẻ đầy sáng tạo cho cơng ty. Điều đó chứng tỏ nguồn tuyển này rất đƣợc công ty chú trọng. Công ty chủ yếu áp dụng phƣơng pháp tuyển dụng sau: tuyển dụng thông qua phƣơng tiện thông tin đại chúng: mạng xã hội, các trang web việc làm (Chợ Tốt, LinkedIn, Career Builder,
66
3.3.2.4 Quy trình tuyển dụng của Cơng ty Cổ Phần Quốc Tế Gia
Việc tuyển dụng lao động đƣợc thực hiện căn cứ dựa theo kế hoạch kinh doanh, nhu cầu thực tế của Công ty. Định biên lao động hàng năm do Hội đồng quản trị của Công ty phê duyệt dựa trên các quy định, chính sách tiêu chuẩn vị trí cơng việc, mơ tả công việc. Việc tuyển dụng đƣợc tiến hành cơng khai, minh bạch
Hình 3.3 Quy trình tuyển dụng tại Cơng ty Cổ Phần Quốc Tế Gia
Bước 1: Xác định nhu cầu
Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ những nguồn sau: theo yêu cầu của cấp trên, phòng Nhân sự đề nghị, theo yêu cầu của các bộ phận từ nhà máy sản xuất. Căn cứ vào nhu cầu của các bộ phận để lập nên kế hoạch tuyển dụng bao gồm một số nội dung nhƣ
67
sau: Mục đích tuyển dụng cho cơng việc nào. Điều kiện đòi hỏi ngƣời dự tuyển phải đáp ứng đƣợc về: tay nghề, trình độ chuyên mơn, kỹ thuật và những điều kiện khác theo tính chất của cơng việc. Phân tích số lƣợng lao động, loại lao động cần cần tuyển dụng và thời gian cần nhân sự.
Sau đó chuyển nhu cầu tuyển dụng Trƣởng phịng nhân sự Cơng ty Cổ Phần Quốc Tế Gia. Trƣởng phịng nhân sự có trách nhiệm lập sơ bộ kế hoạch tuyển dụng, đƣa ra ý kiến thảo luận với bộ phận có nhu cầu, nếu thấy phù hợp thì đợi giám đốc duyệt.
Bước 2. Lập kế hoạch tuyển dụng
Sau khi xác lập nhu cầu tuyển dụng thì cơng ty sẽ tiến hành vào đó để xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng. Kế hoạch tuyển dụng đƣợc giám đốc nhân sự lập và gửi cho Giám đốc xem xét và phê duyệt. Bảng kế hoạch bao gồm số lƣợng và điều kiện tuyển dụng từng công việc, phƣơng thức tuyển dụng và nguồn tuyển dụng, thời gian tiếp nhận hồ sợ và cuối cùng là thời gian phỏng vấn ứng viên
Sau đó, Trƣởng bộ phận Nhân sự sẽ trình giám đốc phê duyệt bao gồm có chi phí tuyển dụng. Nếu kế hoạch có sai sót dẫn đến giám đốc khơng nhất trí thì Trƣởng bộ phận nhân sự cùng sẽ trình bày ý kiến của mình và đƣa ra một kế hoạch thống nhất.
Bước 3. Thông báo tuyển dụng
Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng đã đƣợc thông qua Giám đốc công ty duyệt, bộ phận phịng nhân sự ra thơng báo tuyển dụng. Nội dung một thông báo tuyển dụng thƣờng bao gồm những nội dung: tên cơng ty, vị trí của cơng việc cần tuyển dụng, u cầu trình độ chun mơn, độ tuổi, giới tính, sức khỏe, kinh nghiệm, ngoại ngữ, các hồ sơ cần thiết, hạn nộp hồ sơ và địa chỉ liên hệ.
Sau khi thu hút ứng viên từ các nguồn khác nhau để xin việc, công ty tiến hành quá trình tuyển chọn đề tìm ra ngƣời phù hợp với các yêu cầu của công việc.
68
Sau khi tin tuyển dụng đƣợc đăng tải, thì bộ phận nhân sự của công ty sẽ tiếp nhận hồ sơ từ các nguồn nhƣ: hồ sơ gốc, hồ sơ online từ các trang đăng tin tuyển việc làm, mạng xã hội,… Hồ sơ thƣờng bao gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, văn bằng chứng chỉ, giấy khai sinh bản sao, chứng minh nhân dân bản sao, giấy chứng nhận sức khỏe, hộ khẩu bản sao (đối với hồ sơ gốc); CV, sơ yếu lý lịch online (đối với hồ sơ online) các hồ sơ khác bổ sung sau khi đến phỏng vấn.
Bước 5. Chọn lọc hồ sơ
Bộ phận phòng nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra và lựa chọn ra các ứng viên thông qua các hồ sơ đã nộp. Sau đó sẽ lên kế hoạch thơng báo cụ thể về thời gian cũng nhƣ địa điểm phỏng vấn.
Bước 6. Tổ chức phỏng vấn
Cán bộ của bộ phận nhân sự sẽ kết hợp với phịng ban có nhu cầu tuyển dụng để lên kế hoạch phỏng vấn. Đối với vị trí tuyển dụng là lao động thời vụ hay cơng nhân sản xuất. Việc phỏng vấn sẽ do bộ phận tuyển dụng trong phòng nhân sự và trƣởng phòng nhân sự tham gia tiến hành thực hiện.
- Đối với nhan viên lao động trực tiếp: Có một vịng phỏng vấn. Tiến hành hỏi những câu hỏi có liên quan đến ngành, nghề.
- Đối với nhân viên văn phịng, cán bộ, trƣởng phịng : Có hai vịng phỏng vấn. Vòng đầu tiên là phỏng vấn sơ bộ do phòng Nhân sự và trƣởng bộ phận tuyển dụng tiến hành. Vòng hai là vòng phỏng vấn chuyên sâu sẽ có sự góp mặt cao hơn là giám đốc của cơng ty. Tại vịng này, hội đồng phỏng vấn sẽ đặt ra những câu hỏi có liên quan đến chun mơn. Trong suốt quá trình phỏng vấn, hội đồng sẽ chú ý nhiều đến sự tự tin và điều chỉnh cuộc nói chuyện đi đúng hƣớng. hội đồng phỏng vấn cũng tạo cơ hội để ứng viên có thể đăt câu hỏi và giải đáp những thắc mắc đó.
69
Sau khi có sự thống nhất về việc lựa chọn ứng viên phù hợp nhất, phòng Nhân sự sẽ gọi điện hoặc gửi mail để thông tin về kết quả phỏng vấn cho ứng viên. Đồng thời, thông báo về địa điểm, thời gian bắt đầu thử việc.
Bước 8. Thử việc
Công ty thực hiện ký hợp đồng thử việc. Thời gian thử việc tùy vào vị trí cơng việc mà ngƣời lao động đảm nhiệm:
- Thời gian thử việc đối với công nhân: 15 ngày - Thời gian thử việc đối với cán bộ trung cấp: 1 tháng
- Thời gian thử việc đối với cán bộ tốt nghiệp cao đẳng, đại học: 3 tháng
Khi kết thúc thử việc, ngƣời lao động sẽ tự đánh giá năng lực của bản thân mình xem liệu mình có phù hợp với công việc ở công ty nữa hay không. Đồng thời, trƣởng bộ phận cũng sẽ tiến hành đánh giá kết quả thử việc của nhân viên mới. Kết quả đó sẽ bao gồm: chất lƣợng cơng việc, mức độ hồn thành cơng việc, kiến thức, kỷ luật, khả năng giao tiếp,...
Bước 9. Ra quyết định tuyển dụng
Sau thời gian thử việc, nhân viên sẽ tiến hành nộp bổ sung những bằng cấp, chứng chỉ và giấy tờ hồ sơ liên quan để tiến hành nhận việc chính thức. Việc ra quyết định tuyển dụng đƣợc thực hiện dựa trên những đánh giá về nhân viên của bộ phận nhân sự và đƣợc quyết định bởi Ban Giám Đốc. 3.3.3 Thực trạng công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia
3.3.3.1 Xác định phƣơng pháp đào tạo của Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia
Chƣơng trình đào tạo cơng việc bao gồm những mơn học, bài giảng mà thơng qua đó thể hiện những kỹ năng kiến thức mà ngƣời lao động sẽ đƣợc tiếp thu sau mỗi khóa
70
học. Hiện nay, cơng ty Cổ Phần Quốc Tế Gia đã xây dựng chƣơng trình đào tạo khá hợp lý và đầy đủ về cả kiến thức kỹ năng, thời gian đào tạo.
Cơng tác xây dựng chƣơng trình đào tạo thƣờng đƣợc thực hiện bởi cấp quản lý của công ty. Bộ phận nhân sự sẽ phối hợp với các giảng viên đào tạo, xây dựng một chƣơng trình đào tạo hồn chỉnh, đƣa ra các kế hoạch chi tiết cho chƣơng trình đào tạo nguồn nhân lực trong tổ chức.
Mục tiêu của chƣơng trình đào tạo, là giúp cho lực lƣợng lao động thực hiện tốt các kỹ năng, nghiệp vụ, chỉ dẫn cho họ những cách thức để thực hiện công việc một cách hiệu quả, giúp nhân viên nhanh chóng đáp ứng đƣợc các nhu cầu mục tiêu của cơng ty. Do đó nội dung đào tạo chủ yếu bao gồm : lịch sử hình thành, văn hóa tổ chức của cơng ty, nội quy cơng ty chính sách đãi ngộ với nhân viên mới tuyển dụng. Với các nhân viên phòng ban đƣợc cử đi đào tạo, sẽ đƣợc đào tạo các kỹ năng nghiệp vụ, kỹ năng tổ chức , kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng bán hàng ,… Đối với từng vị trí trong cơng ty, vị trí chức danh cơng việc khác nhau đặt ra những yêu cầu về kiến thức khác nhau. Ví dụ nhƣ trƣởng phịng, phó phịng thì yếu tố kỹ năng quản lý; đối với nhân viên nghiên cứu thì yêu cầu kiến thức chuyên môn, đối với nhân viên phịng ban thì yếu tố về tn thủ kỷ luật, các kỹ năng là yêu cầu kiến thức bắt buộc. Thông qua các phƣơng pháp đào tạo sẽ giúp cho nhân viên Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia nâng cao trình độ tay nghề, phát triển năng lực của bản thân, từ đó giúp cho nhân viên có đƣợc lƣợng kiến thức cơng việc ổn định và cần thiết để thực hiện các công tác tại Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia đƣợc thực hiện một cách tốt nhất và hiệu quả nhất.
Bảng 3.2 Số lƣợt ngƣời đƣợc đào tạo theo các phƣơng pháp đào tạo tại Công ty