CHƢƠNG 2 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ GIA
3.1 BỘ PHẬN PHỤ TRÁCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG
CƠNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ GIA
Có thể nói là phịng nhân sự của Cơng ty Cổ Phần Quốc Tế Gia là nơi đảm nhiệm và phụ trách về các hoạt động về nhân sự của công ty nhƣ : Tuyển dụng , đào tạo , đánh giá, đãi ngộ và hành chính nhân sự,…phịng sẽ chia ra nhiều bộ phận và mỗi bộ phận đều có một chức năng và nhiệm vụ riêng biệt, tuy nhiên đôi khi mỗi phịng ban sẽ có tƣơng tác với nhau để thực hiện tốt cơng việc
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức phịng nhân sự Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia
( Nguồn phòng nhân sự )
3.1.1 Trƣởng phịng nhân sự
- Vị trí : 1 ngƣời
55
3.1.1.1 Chức năng :
Trƣởng phòng nhân sự là ngƣời đứng đầu bộ phận nhân sự của Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia. Là ngƣời có trách nhiệm điều hành mọi cơng việc của nhóm, đồng thời giám sát cơng việc của phịng nhân sự và quản lý nhân viên, hỗ trợ các phòng ban khác, cố vấn ban giam đốc các vấn đề liên quan đến nguồn nhân sự của công ty.
3.1.1.2 Nhiệm vụ :
Nhiệm vụ của trƣởng phịng nhân sự tại cơng ty Cổ Phần Quốc Tế Gia định hƣớng cho các bộ phận khác của phòng nhân sự về các mục tiêu tuyển dụng mới, đào tạo lãnh đạo, nâng cao chuyên môn lao động. Trƣởng phịng nhân sự có nhiệm vụ tiến hành đánh giá nhu cầu định kỳ vào mỗi quý của công ty để xác định hiệu suất làm việc của nhân viên nhằm đƣa ra các quyết định, kế hoạch đào tạo cải thiện kỹ năng cho ngƣời lao động trong tổ chức. Ngoài ra trƣởng phịng nhân sự cịn có nhiệm vụ đƣa ra các giải pháp chiến lƣợc nhằm đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực của ban lãnh đạo đề ra. Đồng thời thực hiện cơng việc giám sát các quy trình tuyển dụng và tuyển chọn đồng thời chịu trách nhiệm cho các quyết định liên quan đến tuyển dụng và giữ chân nhân tài cho công ty. Không những vậy, trƣởng phòng nhân sự còn là ngƣời lập ngân sách nhân sự, hoạch định nguồn nhân lực để phục vụ lợi ích sản xuất kinh doanh, đồng thời đánh giá, chỉ đạo khen
thƣởng, kỷ luật nhân viên. Xây dựng những chính sách thay thế và bổ sung nhân sự.
3.1.2 Bộ phận tuyển dụng - Vị trí : 6 ngƣời - Vị trí : 6 ngƣời
- Tên trƣởng nhóm phụ trách : Trần Thị Thùy Trâm
3.1.2.1 Chức năng
Bộ phận tuyển dụng của cơng ty Cổ Phần Quốc Tế Gia là nhóm có chức năng thực hiện các chiến lƣợc tuyển dụng, tìm kiếm nguồn nhân lực cho tổ chức thực hiện và đáp ứng các yêu cầu tuyển dụng mà ban lãnh đạo và trƣởng phòng nhân sự đã đề ra.
56
3.1.2.2 Nhiệm vụ
Nhiệm vụ của bộ phận tuyển dụng tại Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia là tiến hành lập các kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng để đáp ứng các nhu cầu hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Bộ phận tuyển dụng có nhiệm vụ tiếp cận các kênh truyền thông đƣa thông tin tuyển dụng đến với các ứng viên tiềm năng, tạo mối liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực chất lƣợng, đồng thời bộ phận tuyển dụng cần đề xuất với cấp trên các ý tƣởng để nâng cao chất lƣợng tuyển dụng, chất lƣợng công việc của nhân viên tại cơng ty nói chung và bộ phận nhân sự nói riêng.Ngồi ra bộ phận tuyển dụng trong công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia cần phối hợp với các phịng ban khác để tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng của từng phịng. Từ đó đƣa ra các quyết định đăng nội dung tìm kiếm ứng viên phù hợp với từng bộ phận nhằm giúp cơng ty nói chung và các phịng ban nói riêng đạt đƣợc những hiệu quả tốt nhất trong công việc.
3.1.3 Bộ phận lƣơng thƣởng và phúc lợi
- Vị trí : 6 ngƣời
- Tên trƣởng nhóm phụ trách : Lê Thị Thu Thảo
3.1.3.1 Chức năng
Bộ phận lƣơng thƣởng và phúc lợi là bộ phận đƣợc công ty quan tâm đến nhiều nhất. Nhân viên của bộ phận này có chức năng xây dựng và quản lý hệ thống tiền lƣơng thƣởng, phúc lợi, khen thƣởng và các chính sách khác của cơng ty. Tất cả những công việc này ln đảm bảo tính cơng bằng về quyền lợi của cơng nhân viên trong công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia
3.1.3.2 Nhiệm vụ
Cơng việc chính của bộ phận lƣơng thƣởng và phúc lợi của Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia là kiểm tra, giám sát, chấm công công việc và thực hiện nội quy lao động giờ giấc làm việc của toàn bộ nhân viên. Quản lý chế độ nghỉ phép, nghỉ lễ tăng ca và các chế độ khác theo nội quy của doanh nghiệp. Đồng thời bộ phần này cịn đảm nhận tính tốn và
57
làm thủ tục chi lƣơng, thƣởng hàng tháng và vào các dịp lễ, tết. Ngồi ra bộ phận này cịn đảm nhận tổ chức lƣu trữ, sắp xếp, cập nhật và bảo quản hồ sơ lƣơng, các hồ sơ đề bạt thăng tiến, đề nghị tăng lƣơng, kỷ luật hạ lƣơng, hồ sơ bàn giao thôi việc và những chức từ khác liên quan đến lƣơng ,… Thực hiện các chính sách bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn , tham gia đề xuất các chính sách lƣơng thƣởng, phúc lợi, chính sách lƣơng, khen thƣởng cho trƣởng phòng nhân sự và ban giám đốc ,…
3.1.4 Bộ phận hành chính nhân sự
- Vị trí : 5 ngƣời
- Tên trƣởng nhóm phụ trách : Lê Minh Hồng
3.1.4.1 Chức năng
Bộ phận hành chính có chức năng là bộ phận chịu trách nhiệm về những giấy tờ, thủ tục, hồ sơ liên quan đến nhân viên và công ty.đảm nhận các nhiệm vụ cơng việc liên quan đến hành chính nhân sự
3.1.4.2 Nhiệm vụ
Nhiệm vụ của bộ phận này là thực hiện các công tác văn thƣ, lƣu trữ, là đầu mối tiếp nhận các công văn, tài liệu đƣợc gửi đến công ty, phân loại và trình giám đốc xử lý. Các tài liệu, văn bản của Công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia đƣợc đảm nhiệm bởi bộ phận hành chính gửi đến cho các cá nhân tổ chức, liên quan. Ngoài ra bộ phận hành chính nhân sự cịn đảm nhận quản lý con dấu của cơng ty theo quy định của Nhà nƣớc, quản lý bảo mật sao lƣu văn bản theo quy định, cung cấp các chứng từ qua trọng khi Ban giám đốc chỉ đạo. Việc lƣu trữ, quản lý các văn phòng phẩm, trang thiết bị vật tƣ văn phòng, sắp xếp lịch họp, cuộc hẹn đối tác,… cũng là nhiệm vụ do bộ phận hành chính nhân sự đảm nhận phụ trách và triển khai thực hiện.
3.1.5 Bộ phận đào tạo và phát triển
58 - Tên trƣởng nhóm phụ trách : Vũ Thị Thùy Linh
3.1.5.1 Chức năng
Bộ phận đào tạo và phát triển của Cơng ty Cổ Phần Quốc Tế Gia có chức năng cải thiện hiệu suất làm việc của nhóm hoặc cá nhân lao động trong tổ chức bằng cách bồi dƣỡng kiến thức, rèn luyện các kỹ năng cần thiết cho nhân viên. Có thể nói, đây là một bộ phận quan trọng trong công ty Cổ Phần Quốc Tế Gia vì nó góp phần thúc đẩy nâng cao chất lƣợng lao động tổ chức trong công ty. Giúp cho lực lƣợng lao động ngày càng phát triển hiệu quả năng lực làm việc, nâng cao năng suất công việc.
3.1.5.2 Nhiệm vụ
Sau khi đƣợc sự điều phối của trƣởng bộ phận nhân sự, danh sách đào tạo nguồn nhân lực trong cơng ty. Bộ phận đào có nhiệm vụ tiếp nhận và tiến hành lập kế hoạch triển khai các khóa đào tạo, bồ dƣỡng cho nhân viên nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc. Việc xây dựng các giáo án đào tạo đƣợc diễn ra theo đúng trình tự và kế hoạch mà trƣởng phòng nhân sự đã điều phối cho bộ phận. Ngồi ra bộ phận đào tạo cịn đảm nhận nhiệm vụ đánh giá, theo dõi các chƣơng trình đào tạo đã thực hiện đồng thời hƣớng dẫn nội quy đào tạo nghiệp vụ và phổ biến văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên mới.