1.2 Quản trị vốn lưu động của doanh nghiệp
1.2.2.5. Quản trị các khoản phải thu, phải trả
Việc chiếm dụng vốn lẫn nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh là một nét đặc trưng trong quan hệ kinh tế giữa các chủ thể, thậm chí cịn được coi là một “sách lược” trong kinh doanh trên thị trường. Các khoản phải thu chính là số vốn doanh nghiệp bị chiếm dụng, các khoản phải trả là số vốn doanh nghiệp đi chiếm dụng.
Độ lớn các khoản phải thu, phải trả phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tốc độ thu hồi hay trả công nợ cũ, tốc độ tạo ra nợ mới và sự tác động của các yếu tố chung nằm ngồi sự kiểm sốt của doanh nghiệp như chu kỳ suy thoái của nền kinh tế, khủng hoảng tiền tệ… Doanh nghiệp đặc biệt chú ý tới các nhân tố mà mình có thể kiểm sốt được, tác động lớn tới chất lượng của các khoản phải thu, phải trả. Đó là chính sách tín dụng.
* Chính sách tín dụng:
Khi thực hiện các chính sách tín dụng, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:
- Phải xác định được các tiêu chuẩn tín dụng tức là sức mạnh tài chính tối thiểu mà có thể chấp nhận được các khoản mua và bán chịu.
- Chiết khấu tiền mặt: Là việc nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền sớm bằng cách thực hiện việc giảm giá đối với các trường hợp mua hàng bằng tiền mặt hoặc trả tiền trước thời hạn.
- Thời hạn bán chịu: Là độ dài thời gian của các khoản tín dụng.
- Chính sách thu tiền và biện pháp xử lý với các khoản tín dụng quá hạn. Các yếu tố trên tác động mạnh mẽ đến doanh thu bán hàng của doanh nghiệp, chẳng hạn doanh thu sẽ có xu hướng tăng lên khi các tiêu chuẩn tín dụng được
gắt gao. Tuy nhiên, trong việc thiết lập chính sách tín dụng và tổ chức thực hiện nó, người làm cơng tác quản lý tài chính phải xác minh được phẩm chất tín dụng của khách hàng trên cơ sở đó thiết lập các tiêu chuẩn tín dụng thích hợp, bởi nếu các tiêu chuẩn tín dụng q cao có thể loại bỏ nhiều khách hàng tiềm năng do đó làm giảm lợi nhuận. Ngược lại, nếu tiêu chuẩn tín dụng quá thấp sẽ làm tăng doanh số bán nhưng đồng thời cũng làm cho rủi ro tín dụng tăng, gia tăng các khoản nợ khó địi, chi phí thu tiền tăng lên.
* Theo dõi các khoản phải thu, phải trả:
Người làm cơng tác quản lý tài chính phải theo dõi thường xuyên các khoản phải thu nhằm xác định đúng thực trạng của chúng và đánh giá đúng tính hữu hiệu của chính sách thu tiền của doanh nghiệp, kịp thời phát hiện các khoản tín dụng có vấn đề để có biện pháp giải quyết thích ứng. Để theo dõi các khoản phải thu, phải trả có thể sử dụng các cơng cụ sau đây.
- Kỳ thu, trả tiền bình quân:
Kỳ thu tiền bình quân phản ánh số ngày cần thiết để thu được các khoản phải thu, kỳ trả tiền bình quân phản ánh số ngày cần thiết để doanh nghiệp trả các khoản phải trả, được xác định theo cơng thức:
+ Kì thu tiền bình quân = Doanhthub á n ch ịu b ì nh qu â nc á c kho ả n ph ả ithu + Vòng quay khoản phải thu = DoanhthuthuầnKhoản phải thu
Mục tiêu trong quản lý các khoản phải thu, phải trả của doanh nghiệp là “thu sớm và trả muộn”. Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp thành công trong việc thực hiện như trên, khách hàng và nhà cung cấp bị thiệt, và sự đánh đổi ở đây chính là sự tác động đối với mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các đối tác trên. Cho nên, kỳ thu tiền bình quân cao hay thấp trong nhiều
trường hợp chưa thể có kết luận chắc chắn là tốt hay xấu mà còn phải xem xét lại mục tiêu và chính sách của doanh nghiệp như mở rộng thị trường, chính sách tín dụng, quan hệ khách hàng…
- Phân tích tuổi của các khoản phải thu: Phương pháp này dựa trên thời gian biểu về tuổi của các khoản phải thu tức là khoảng thời gian có thể thu được tiền của các khoản phải thu để phân tích. Sự phân tích theo phương pháp này có tác dụng rất hữu hiệu, nhất là khi các khoản phải thu được xem xét dưới góc độ sự biến động về thời gian. Nó cho phép tạo ra một phương pháp theo dõi hiệu quả đối với các khoản phải thu, tất nhiên, phương pháp này có hạn chế là nó chịu sự chi phối mạnh mẽ của doanh số bán theo thời vụ. Khi doanh thu bán thay đổi thất thường, biểu thời gian sẽ cho thấy sự thay đổi rất lớn mặt dù mơ hình thanh tốn khơng thay đổi.
- Mơ hình số dư các khoản phải thu: Phương pháp này đo lường phần doanh số bán chịu của mỗi tháng vẫn chưa thu được tiền tại thời điểm cuối tháng đó và tại thời điểm kết thúc của tháng tiếp theo. Ưu điểm của mơ hình này so với mơ hình phân tích tuổi của các khoản phải thu là nó hồn tồn khơng chịu sự tác động của yếu tố thời vụ mức biến động của doanh số bán không ảnh hưởng tới sự phân bổ hợp lý những khoản nợ tồn đọng theo thời gian.