II Một số chỉ tiờu phõn tớch hiệu quả
b. Cỏc phương phỏp hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu
3.3.4.2. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu
Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu là việc sử dụng cỏc tài liệu kế toỏn phản ỏnh, kiểm tra giỏm sỏt cỏc đối tượng kế toỏn cú nội dung kinh tế ở dạng tổng quỏt Do kế toỏn chi tiết khụng phản ỏnh một cỏch đầy đủ số hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của toàn doanh nghiệp theo chỉ tiờu giỏ trị, mà chỉ cú kế toỏn tổng hợp mới đỏp ứng được yờu cầu này. Do vậy phải kết hợp cả kế toỏn chi tiết và kế toỏn tổng hợp.
Tuỳ doanh nghiệp ỏp dụng phương phỏp kiểm kờ hàng tồn kho nào mà kế toỏn mở cỏc tài khoản tổng hợp ghi chộp sổ kế toỏn và xỏc định hàng tồn kho cho phự hợp.
a.Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo kờ khai thường xuyờn ( KKTX) a1.Đặc điểm
Phương phỏp KKTX là phương phỏp kế toỏn phải tổ chức ghi chộp một cỏch thường xuyờn liờn tục và cú hệ thống cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trờn cỏc tài khoản kế toỏn hàng tồn kho.
+ Ưu điểm: Phương phỏp cú độ chớnh xỏc cao, cung cấp thụng tin về hàng
tồn kho một cỏch kịp thời, cập nhật.
+ Nhược điểm: Đối với những doanh nghiệp cú nhiều chủng loại vật tư, hàng
húa cú giỏ trị thấp, thường xuyờn xuất dựng, xuất bỏn thỡ sử dụng phuơng phỏp KKTX sẽ rất tốn cụng sức.
a2.Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 152 “ Nguyờn vật liệu ”. Tài khoản này được dựng phản ỏnh trị giỏ hiện cú và sự biến động NVL theo giỏ vốn thực tế.
Tài khoản 152 cú thể được mở thành tài khoản cấp 2, để phản ỏnh chi tiết theo từng loại NVL phự hợp với cỏc phõn loại nội dung kinh tế và yờu cầu kế toỏn quản trị của doanh nghiệp bao gồm :
+ Tài khoản 152.1 : Nguyờn vật liệu chớnh + Tài khoản 152.2 : Nguyờn vật liệu phụ + Tài khoản 152.3 : Nhiờn liệu
+ Tài khoản 152.4 : Phụ tựng thay thế
+ Tài khoản 152.5: Vật liệu và thiết bị XDCB + Tài khoản 152.8: Nguyờn vật liệu khỏc
Trong từng tài khoản cấp 2 lại cú thể chia thành tài khoản cấp 3, 4.... tới từng nhúm, thứ NVL tuỳ thuộc vào yờu cầu quản lý tài sản của doanh nghiệp.
- Tài khoản 151: “ Hàng mua đang đi đường ” Tài khoản này dung để phản ỏnh giỏ trị của vật tư hàng hoỏ mà doanh nghiệp đó mua, đó thanh toỏn tiền hoặc đó chấp nhận thanh toỏn, đó thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối thỏng chưa về nhập kho ( kể cả số đang gửi cho người bỏn
- Tài khoản 133: “Thuế giỏ trị gia tăng được khấu trừ ” TGTGT. Tài khoản phản ỏnh GTGT đầu vào đựơc khấu trừ, đó khấu trừ và được khấu trừ đối với cỏc doanh nghiệp tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ.
Tài khoản 133 cú hai tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 133.1: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng húa - dịch vụ.
+ Tài khoản 133.2: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TSCĐ.
- Tài khoản 331:” Phải trả người bỏn”: Được dựng theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn giữa doanh nghiệp với người bỏn, người nhận thầu về cỏc khoản vật tư, hàng hoỏ, lao động theo hợp đồng kinh tế đó kớ kết.
Tuỳ theo yờu cầu quản lớ của doanh nghiệp, TK 331“ Phải trả cho người bỏn ” cần được mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể, từng người bỏn, từng người nhận thầu.
Ngoài ra quỏ trỡnh hạch toỏn kế toỏn cũn sử dụng một số tài khoản liờn quan khỏc như : TK 111, 112, 141, 128, 222, 411, 621, 627, 641, 642 .........
* Sổ sỏch kế toỏn NVL phản ỏnh:
Đối với NVL kế toỏn sử dụng cỏc sổ sỏch sau : - Sổ chi tiết TK 152 “Nguyờn liệu, vật liệu” - Sổ chi tiờt TK 331 “ Phải trả người bỏn ” Đối với nguyờn vật liệu xuất kho kế toỏn sử dụng :
- Bảng phõn bổ nguyờn vật liệu. Ngoài ra, tuỳ từng hỡnh thức kế toỏn mà doanh nghiệp sử dụng sổ sỏch như: Sổ (thẻ) kho, sổ kế toỏn chi tiết NVL, sổ đối chiếu lũn chuyển, sổ số dư. Ngồi sổ kế toỏn trờn cũn cú thể mở bảng kờ nhập, bảng kờ xuất, bảng kờ tổng hợp nhập – xuất - tồn.
a3.Phương phỏp kế toỏn cỏc nghiệp vụ
Cỏc nghiệp vụ kinh tế chủ yếu diễn ra trong doanh nghiệp là tỡnh hỡnh xuất, nhập nguyờn vật liệu. Trong mọi trường hợp nhập do nguồn nào hay xuất với mục đớch gỡ thỡ doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục nhập xuất theo quy định. Căn cứ vào cỏc chứng từ mà phản ỏnh trờn cỏc tài khoản và sổ kế toỏn tổng hợp liờn quan. Cuối thỏng đối chiếu , kiểm tra với số liệu của kế toỏn chi tiết.
b. Kế toỏn tổng hợp NVL theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ (KKĐK) b1. Đặc điểm
Phương phỏp kiểm kờ định kỳ là phương phỏp kế toỏn khụng tổ chức việc ghi chộp một cỏch thường xuyờn, liờn tục cỏc nghiệp vụ nhập, xuất tồn kho của NVL trờn cỏc tài khoản tồn kho. Cỏc tài khoản này chỉ phỏn ỏnh giỏ trị vốn thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
Việc xỏc định giỏ vốn thực tế của NVL xuất kho khụng căn cứ vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào kết quả kiểm kờ cuối kỳ để tớnh theo cụng thức:
Giỏ vốn thực tế Trị giỏ vốn Trị giỏ vốn Trị giỏ vốn thực tế NVL xuất dựng = thực tế NVL + thực tế NVL - NVL tồn trong kỳ tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ cuối kỳ
- Ưu điểm: Việc ghi chộp đơn giản, gọn nhẹ do khụng phải đối chiếu giữa số
- Nhược điểm: Trờn tài khoản tổng hợp khụng thể hiện rừ giỏ trị NVL xuất
dựng (hay bỏn) cho từng đối tượng, cho từng nhu cầu khỏc nhau sản xuất hay phục vụ sản xuất, quản lớ doanh nghiệp ... hơn nữa cũng khụng theo dừi được số mất mỏt hư hỏng (nếu cú). Độ chớnh xỏc của phương phỏp này khụng cao mặc dự tiết kiệm được cụng tỏc ghi chộp.
- Điều kiện ỏp dụng: ỏp dụng cho cỏc doanh nhiệp sản xuất cú quy mụ nhỏ,
chỉ tiến hành một loạt hoạt động hoặc ở cỏc doanh nghiệp thương mại kinh doanh cỏc mặt hàng cú giỏ trị thấp, mặt hàng nhiều.
b2.Tài khoản kế toỏn sử dụng
Theo phương phỏp này tỡnh hỡnh nhập, xuất NVL khụng phản ỏnh ở cỏc tài khoản 151, 152 mà phản ỏnh ở tài khoản 611 “ mua hàng ”.Tài khoản này dựng để phản ỏnh trị giỏ vốn thực tế của NVL tăng, giảm trong kỳ.
- Tài khoản 611“ Mua hàng ”. Tài khoản này khụng cú số dư và đựơc mở chi tiết hai tài khoản cấp 2.
+ Tài khoản 611.1 - Mua nguyờn vật liệu + Tài khoản 611.2 - Mua hàng hoỏ
Tài khoản 152 và tài khoản 151 khụng dựng để theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất trong kỳ mà chỉ dựng kết chuyển giỏ trị thực tế NVL và hàng hoỏ mua đi đưũng vào lỳc đầu kỳ và cuối kỳ vào TK 611 “ mua hàng ”.
Ngoài ra kế toỏn cũn sử dụng một số tài khoản liờn quan khỏc: TK 111, 112, 141, 333, 621, 627, 642
b3.Phương phỏp kế toỏn cỏc nghiệp vụ
*Căn cứ vào giỏ trị thực tế của NVL, hàng mua đang đi đưũng kỳ trước kết chuyển vào TK 611.1 lỳc đầu kỳ này.
Nợ TK 611.1
Cú TK 151, 152 , 153
* Trong kỳ khi mua nguyờn vật liệu, căn cứ vào hoỏ đơn và cỏc chứng từ cú liờn quan khỏc ghi sổ như sau :
- Giỏ thực tế nguyờn vật liệu nhập kho Nợ TK 611.1
Cú TK 111, 112, 141: trả tiền ngay Cú TK 331: chưa thanh toỏn
Nợ TK 331
Cú TK 611.1
-Giỏ trị hàng mua giảm giỏ, trả lại (do chất lượng kộm, khụng đỳng quy đinh của hợp đồng)
Nợ TK 111, 112: nếu thu lại ngay Nợ TK 138.8: chưa thu đựơc ngay Nợ TK 331: trừ vào nợ
Cú TK 611.1: giỏ trị hàng mua giảm giỏ trả lại
Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kờ NVL, kiểm kờ xỏc định giỏ trị thực tế NVL xuất dựng trong kỳ. Để xỏc định được giỏ trị thực tế của lượng nguyờn liệu xuất dựng cho từng nhu cầu, đối tượng, cho sản xuất, mất mỏt hao hụt...Kế toỏn
phải kết hợp với số liệu hạch toỏn chi tiết mới cú thể xỏc định được (do kế toỏn tổng hợp khụng theo dừi ghi chộp tỡnh hỡnh sản xuất dựng liờn tục trờn cơ sở cỏc chứng từ xuất).
Sơ đồ hạch toỏn nguyờn vật liệu theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ được khỏi quỏt bằng sơ đồ sau:
TK 151,152 TK 611(6111) TK 621 (1) (8) TK 111,112, 141 TK 627,641,642 (2a) (9) TK 133(1331) TK 111, 122 (10a) (2b) TK 331, 311, 341 (3) (4b) TK 133 (4a) (10b) TK 333 (3333) (5) TK 1381, 334, 811 (11) TK 411 TK 412 (6) (12) TK 412 TK 632 (7) (13)
- Đầu kỡ: căn cứ vào giỏ trị thực tế NVL đang đi đường và tồn kho đầu kỡ kết chuyển vào TK 611 (6111). Trong kỡ khi mua NVL căn cứ vào cỏc hoỏ đơn, chứng từ liờn quan kế toỏn ghi sổ phản ỏnh trực tiếp vào TK 611 (6111).
- Cuối kỡ: căn cứ vào kết quả kiểm kờ, kế toỏn chuyển giỏ trị NVL chưa sủ dụng và xỏc định giỏ trị xuất dựng. Để xỏc định giỏ trị xuất dựng của từng loại cho sản xuất kế toỏn phải kết hợp với kế toỏn chi tiết mới cú thể xỏc định được do kế toỏn tổng hợp khụng theo dừi xuất liờn tục.
Chỳ thớch
(1): Kết chuyển trị giỏ thực tế NVL tồn kho đi đường đầu kỡ (2a): Mua, nhập NVL trong kỡ
(2b): Thuế VAT phải nộp (3): Mua NVL thanh toỏn ngay
(4): Mua NVL chưa trả tiền, trả bằng tiền vay (4b): Thuế VAT phải nộp
(5): Thuế nhập khẩu hàng mua (6): Nhập NVL từ cỏc nguồn khỏc (7): Chờnh lệch đỏnh giỏ tăng NVL
(8): Kết chuyển số NVL xuất dựng cho SXKD vào cuối kỡ
(9): Tinh số NVL xuất cho SX chung, bỏn hàng và quản lớ doanh nghiệp (10a): Được hưởng giảm giỏ, giỏ trị hàng mua bị trả lại
(* Hỡnh thức nhật ký chung 10b): Thuế VAT được hưởng tương ứng (11): Giỏ trị NVL bị thiếu hụt mất mỏt
(12): Chờnh lệch đỏnh giỏ giảm NVL (13): Giỏ trị NVL xuất bỏn